Workspace w zamówieniach publicznych
Dotychczas spotkałem się z przekonaniem wśród wielu zamawiających, że praca w sposób tradycyjny, korzystając z pakietu biurowego na swoim komputerze jest w pełni wystarczająca.
Mit niezastąpionego arkusza kalkulacyjnego od znanej firmy wraz z procesorem tekstu powoli przechodzi do lamusa, a prym zaczyna wieść praca w chmurze.
Dziś chciałbym przedstawić w jaki sposób możemy zacząć pracę w chmurze i jak to robić efektywnie.
Jak zacząć pracować w chmurze?
Podczas spotkania z jednym z naszych Klientów, na którym rozmawialiśmy o potrzebach zespołu ds. zamówień publicznych, udało nam się zidentyfikować obszary, które potencjalnie wymagają usprawnień – niskim kosztem rzecz jasna.
Podczas długiej rozmowy poznaliśmy pracę zespołu oraz procesy, które nie wydawały się być odmienne od innych poznanych wcześniej procesach w jednostkach publicznych.
A w takich przypadkach zasada jest banalnie prosta – skoro procesy i sama praca zespołu była podobna do innych praca innych zespołów w innych jednostkach, to podobnie będzie ze wszelkimi problemami jakie można w procesie zidentyfikować.
Tym razem było tak, jak oczekiwałem, stąd po szybkim rozpoznaniu się w sytuacji, mogłem przejść do propozycji rozwiązań, które jak się okazało – nie były kosztowną inwestycją, a znacznie poprawiło efektywność zespołu.
Problemy zespołu ds. zamówień publicznych
Wspomniałem wcześniej o problemach, które możemy zidentyfikować w wielu jednostkach publicznych oraz tym, że są one zazwyczaj spójne.
Ktoś by mógł mi zarzucić “Ale jak to, przecież nasza jednostka jest inna i ma zupełnie inne problemy!” – i co do zasady mogę się z tym zgodzić, jednak jeżeli identyfikujesz w swoim zespole, poniższe problemy lub choć część, oznacza to, że ten artykuł jest dla Ciebie.
Zidentyfikowane problemy, jakie możemy spotkać w zespołach ds. zamówień publicznych:
- Brak ustrukturyzowanego procesu zbierania zapotrzebowania od jednostek merytorycznych,
- Ciągłe przesyłanie sobie wzajemnie dokumentacji przetargowej na maila,
- Praca na wielu różnych plikach lokalnie na swoim komputerze
- Konieczność przesyłania kolejnej wersji dokumentacji przetargowej przy chęci otrzymania opinii
- Zbieranie danych o umowach, ofertach, wykonawcach w arkuszu kalkulacyjnym, który przesyłany jest przez mail do poszczególnych osób
- i wiele więcej…
Podsumowując, zidentyfikowane problemy to zazwyczaj praca na dokumentach i arkuszach kalkulacyjnych, które są zapisywane lokalnie na komputerze, a gdy chcemy, aby ktoś wraz z nami współtworzył taki plik lub po prostu wprowadził do niego swoje komentarze / udzielił nam opinii lub rady, to musimy mu taki załącznik wysłać.
Rozwiązanie problemów
W takich przypadkach rozwiązanie jest banalne – chmura. Bezpieczna, skalowalna, w pełni zgodna z wszelkimi normami bezpieczeństwa i zlokalizowana w Polsce chmura – a dokładniej pakiet biurowy w chmurze.
Czy da się mieć wszystkie dokumenty, które masz na komputerze w formie lokalnej w chmurze, z dostępem online i możliwością współtworzenia przez wiele osób jednocześnie, zachowując jednocześnie bezpieczeństwo na najwyższym poziomie i dbając o to, kto ma dostęp do wspomnianych dokumentów? Tak, da się!
O jakich rozwiązaniach mowa?
Mowa tutaj o Google Workspace oraz Microsoft 365 Online.
Pozwalają one na korzystanie z programów takich jak Word, Excel, PowerPoint i innych w sieci Web (online) za pośrednictwem swojego dedykowanego konta użytkownika. Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej o tych rozwiązaniach, czym jest pakiet biurowy w chmurze i jakie istnieją rozwiązania, opowiadam wraz z Justyną w poniższym filmie, który dostępny jest na kanale PRZETARGowa na YouTube! 👇
Co mi daje praca w chmurze?
Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala nam na wykonywanie naszej pracy, którą dotychczas wykonywaliśmy na naszym komputerze, w sieci, oznacza to, że nie ważne czy będziemy pracować w biurze, czy w domu, to zawsze będziemy mieli dostęp do tych samych dokumentów.
Takie proste, ale efektywne rozwiązania oparte o pracę w chmurze pozwalają nam:
- Uniknąć przesyłania między sobą załączników, gdyż wszyscy zainteresowani pracują w trybie online na jednym pliku, wspólnie mogąc go edytować, przeglądać, komentować – wyobraź sobie, że wraz z dwójką innych osób możecie pracować na jednym dokumencie SWZ, poprawiać go i opiniować, a na samym końcu udostępnić go np. radcy prawnemu i to wszystko bez wysyłania sobie wzajemnie dziesiątek maili.
- Organizacja dokumentów w foldery zarządzając przy tym uprawnieniami – każdy z Twoich współpracowników może mieć dostęp tylko do wyznaczonych folderów (np. każde postępowanie to jeden konkretny folder) i dokumentów. Wszystko masz w jednym miejscu, tak jakbyś miał szafę z segregatorami.
- Ułatwiać współpracę i komunikację w zespole – dzięki pracy w chmurze możemy łatwo udostępniać dokumenty, dodawać komentarze, proponować zmiany i dyskutować na temat konkretnych zagadnień. Każdy członek zespołu ma dostęp do tych samych materiałów, co przyspiesza procesy decyzyjne i eliminuje niepotrzebne opóźnienia.
- Zmniejszać ryzyko utraty danych – praca w chmurze zapewnia automatyczną synchronizację i tworzenie kopii zapasowych. Nie musisz się martwić o utratę danych z powodu awarii komputera czy uszkodzenia nośnika, ponieważ wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane w chmurze.
- Ułatwiać dostęp do danych i dokumentów z różnych urządzeń – niezależnie od tego, czy pracujesz na komputerze, tablecie czy smartfonie, możesz mieć dostęp do swoich dokumentów i pracować nad nimi w dowolnym miejscu i o dowolnej porze. To daje większą elastyczność i umożliwia efektywne zarządzanie czasem pracy.
- Wspierać monitorowanie postępów i raportowanie – dzięki chmurze możemy łatwo śledzić postępy prac, zobaczyć kto dokonał jakich zmian i kiedy. To ułatwia kontrolę i raportowanie w ramach projektów czy procesów zamówień publicznych.
- Zwiększać bezpieczeństwo danych – usługi takie jak Google Workspace czy Microsoft 365 Online zapewniają rozbudowane mechanizmy bezpieczeństwa, m.in. szyfrowanie danych, uwierzytelnianie dwuskładnikowe czy role i uprawnienia użytkowników. Dzięki temu możemy mieć pewność, że nasze dane są chronione i dostęp do nich ma tylko odpowiednio upoważniona osoba.
- Optymalizować koszty i zwiększać efektywność operacyjną – praca w chmurze pozwala zaoszczędzić na kosztach licencji, utrzymania serwerów czy innych infrastruktur IT. Ponadto, eliminuje konieczność utrzymywania i aktualizowania oprogramowania na każdym komputerze w zespole. To skutkuje większą elastycznością i efektywnością operacyjną.
Praca w chmurze to coraz bardziej popularne rozwiązanie w dzisiejszym świecie biznesu. Pozwala na lepszą organizację, skuteczniejszą komunikację i zwiększenie wydajności zespołów. Dlatego warto rozważyć wdrożenie takiego rozwiązania, zwłaszcza w przypadku zespołów ds. zamówień publicznych, gdzie efektywność pracy i kontrola dokumentów są kluczowe.
Konkretne zastosowanie
Skoro już wiemy jakie możliwości daje nam przejście na pracę w chmurze, zastanówmy się co możemy w pierwszej kolejności wdrożyć w swoim zespole – jak w praktyce stosować pakiet biurowy online?
Konkretne użycie takich rozwiązań omówiliśmy w poniższym materiale na kanale PRZETARGowa na YouTube! 👇
1) Lista wykonawców z którymi mamy podpisaną umowę:
– Możemy stworzyć wspólny dokument w chmurze, w którym będziemy gromadzić informacje dotyczące wykonawców, z którymi mamy podpisaną umowę. Każdy członek zespołu będzie miał dostęp do tego dokumentu i będzie mógł aktualizować lub dodawać informacje na bieżąco. Możemy również dodać komentarze i zastosować filtracje, aby łatwo odnaleźć potrzebne nam informacje. W ten sposób unikniemy konieczności przesyłania sobie pliku z danymi i będziemy mieć zawsze aktualne informacje pod ręką.
2) Lista prowadzonych postępowań przetargowych:
– Podobnie jak w przypadku listy wykonawców, możemy stworzyć wspólny dokument w chmurze, w którym będziemy gromadzić informacje o prowadzonych postępowaniach przetargowych. Możemy uwzględnić takie informacje jak numer postępowania, daty ważne dla danego postępowania, dane kontaktowe osób odpowiedzialnych itp. Dzięki pracy w chmurze zespołowi będzie łatwo monitorować postępy w każdym postępowaniu, a także udzielać komentarzy i uwag.
3) Kalkulator oceny ofert:
– W chmurze możemy stworzyć kalkulator oceny ofert, który będzie służył do obliczania punktacji ofert w ramach postępowań przetargowych. Możemy wprowadzić wszystkie potrzebne dane do kalkulatora, takie jak wagi kryteriów, wartość maksymalna punktacji itp. Każdy członek zespołu będzie mógł wprowadzać oceny ofert i na bieżąco śledzić wyniki. To ułatwi proces oceny ofert i zapewni większą transparentność postępowania.
4) Lista zadań do wykonania:
Chmura umożliwia również tworzenie i zarządzanie listą zadań do wykonania w zespole. Możemy stworzyć wspólną listę w chmurze, w której będziemy rejestrować zadania, przypisywać je do konkretnych członków zespołu, określać terminy wykonania i śledzić postępy. Dzięki temu każdy będzie dokładnie wiedział, jakie zadania ma do wykonania i jakie są priorytety. To poprawi organizację pracy i efektywność zespołu.
Wprowadzenie powyższych rozwiązań w swoim zespole ds. zamówień publicznych pozwoli na lepszą kontrolę dokumentów, bardziej efektywną komunikację i łatwiejsze zarządzanie procesami, co przekłada się na skrócenie czasu realizacji zamówień publicznych i poprawę jakości pracy zespołu.
Wnioski na podsumowanie
Praca w chmurze to rozwiązanie, które rewolucjonizuje sposób, w jaki wykonujemy nasze zadania w zespołach ds. zamówień publicznych. Daje nam więcej elastyczności, efektywności i bezpieczeństwa, jednocześnie eliminując wiele frustrujących problemów związanych z tradycyjnymi narzędziami pracy biurowej.
Wdrożenie pakietu biurowego online, takiego jak Google Workspace czy Microsoft 365 Online, pozwoli nam na lepszą organizację procesów, współpracę zespołową, monitorowanie postępów i efektywniejszą komunikację. Możemy przechowywać wszystkie dokumenty w chmurze, udostępniać je innym członkom zespołu, wspólnie je edytować i komentować, a także mieć dostęp do nich z każdego urządzenia i miejsca.
Przejście na pracę w chmurze nie musi być trudne ani kosztowne. Możemy zacząć od małych kroków, wdrażając konkretne rozwiązania do naszych codziennych zadań, takie jak organizacja listy wykonawców, prowadzonych postępowań przetargowych, kalkulator oceny ofert czy listy zadań do wykonania. To pozwoli nam szybko odczuć korzyści i zmotywować zespół do dalszych innowacji w pracy.
Pracując w chmurze, możemy mieć pewność, że nasze dane są bezpieczne, dostęp do nich jest rozgraniczony tylko dla odpowiednich osób, a nasza praca staje się bardziej efektywna i elastyczna. Dlatego warto rozważyć wprowadzenie takiego rozwiązania w swoim zespole ds. zamówień publicznych i przyspieszyć realizację zamówień publicznych, jednocześnie poprawiając jakość naszej pracy i zadowolenie zespołu.
DOWIEDZ się WIĘCEJ! Zobacz odcinek SCRUM w ZAMÓWIENIACH publicznych. Co to jest i czemu WARTO? i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇
