Jak działa automatyczne szyfrowanie i odszyfrowanie ofert na jeden klik?
Dlaczego nie warto komplikować sobie pracy niestabilnym miniPortalem, gdzie nikt nie odpowiada za unieważnione postępowania?
Czego dotyczy punkt 11 regulaminu korzystania z systemu miniPortal?
Co by było, gdyby odszyfrowanie ofert trwało 15 sekund?
Może to się wydawać abstrakcją, gdy spojrzymy na miniPortal. platformazakupowa.pl pozwala zaszyfrować (Wykonawca) oraz odszyfrować (Zamawiający) ofertę w mgnieniu oka. Bądźmy precyzyjni, w około sześć mrugnięć oka 🙂
Nie bójmy się prostych rozwiązań, gdyż:
Prostota jest szczytem wyrafinowania.
Leonardo da Vinci.
Ale do rzeczy!
Inspiracją do automatycznego szyfrowania i odszyfrowania ofert był przypadek jednego z Zamawiających, któremu nie wystarczył jeden dzień na otwarcie wszystkich ofert w postępowaniu przeprowadzonym za pośrednictwem miniPortalu.
Abyśmy lepiej zrozumieli skalę problemów, przytoczę dwa przykłady, które miały miejsce na miniPortalu+ePUAP.
Przykład nr 1
Dlaczego moja oferta nie pojawiła się u Zamawiającego, pomimo że złożyłem ją w terminie?
W jednym z postępowań unijnych Wykonawca miał czas na złożenie oferty do godz. 10:00, otwarcie ofert wyznaczone było na godz. 11:00. Wykonawca złożył ofertę przed godziną 10:00. O godz. 11:00, nastąpiło otwarcie ofert. Wśród nich nie było śladu po ofercie wyżej wymienionego Wykonawcy.
Co się stało? Okazało się, że oferta, którą składał Wykonawca, dotarła z kilkugodzinnym opóźnieniem i podczas otwarcia Zamawiający jej nie widział.
Ewidentny błąd narzędzia. Należy pamiętać, że miniPortal jest powiązany z ePUAPem, który według mojej opinii nie jest stabilnym narzędziem, co zresztą doskonale potwierdziło UZP w swoim komunikacie pod koniec kwietnia, prosząc Zamawiających, aby nie planowali otwarcia ofert w przetargach podczas „majówki”, gdyż kolidowało to ze składaniem PIT.
Przytoczę fragment artykułu z byłą Minister Cyfryzacji Anną Streżyńską (źródło):
W systemie, który kosztował ponad 120 mln zł, zarejestrowało się ok. 580 tys. osób, choć aktywnie korzysta połowa z nich, a i to głównie urzędnicy. Mało tego, wystarczy jedynie 600 procesów jednocześnie, by system odmawiał współpracy.
Sytuacji związanych z tak dużym opóźnieniem przesłania ofert przez Wykonawców było z pewnością dużo więcej, ponieważ sami Zamawiający, podczas moich spotkań z nimi, potwierdzali, że tego typu sytuacje nie są wyssane z palca.
Przykład nr 2
Niewiedza Wykonawców – podwójne szyfrowanie i stosowanie tego samego klucza do kilku postępowań
Może się to wydawać błahe, ale tak, zgadza się, Wykonawcy, którzy nie mają doświadczenia w ofertowaniu elektronicznym, mieli spore trudności z zaszyfrowaniem samodzielnie ofert poprzez narzędzie UZP. Zdarzały się przypadki, gdy Wykonawca po zaszyfrowaniu oferty, zrobił to raz jeszcze. Jaki był tego efekt? Zamawiający nie był w stanie takiej oferty odszyfrować (czytaj więcej).
Stosowanie tego samego klucza do różnych postępowań to błąd najczęściej popełniany przez Wykonawców. Mówiąc krótko, zastosowanie klucza publicznego z zupełnie innego postępowania uniemożliwia odszyfrowanie takiej oferty przez Zamawiającego.
Powyższe przykłady to tylko kropla w morzu, ale ważniejsze są liczby. Średnia ofert w przetargach na platformazakupowa.pl i średnia ofert w Polsce w 2018 (więcej):
Mogłoby się wydawać, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert i pewnie na miniPortalu tak jest. My też byliśmy przekonani, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert po 18.10.2018. Tak zapewne by było, gdyby nie nasze wsparcie i pomoc Wykonawcom na każdym etapie przygotowywania oferty, a kluczowym procesem jest szyfrowanie ofert.
Takie podejście doprowadziło nas do bardzo dobrej skuteczności w przetargach, czyli średniej 5,37 oferty na przetarg wobec 2,19 oferty na przetarg w Polsce w 2018 (czytaj więcej). Zauważalnie podnosimy średnią krajową i jesteśmy z tego dumni 🙂
Jak to działa w praktyce?
Jeśli jesteś Wykonawcą, wystarczy, że:
- wejdziesz na stronę danego postępowania,
- zapoznasz się bez konieczności rejestracji ze specyfikacją i dokumentacją, którą zamieścił Zamawiający,
- przygotujesz i podpiszesz ofertę oraz niezbędne dokumenty podpisem kwalifikowanym,
- wgrasz pliki we wskazanym miejscu i klikniesz “złóż ofertę”.
- Moment kliknięcia uruchamia automatyczne szyfrowanie oraz wysyłkę oferty dla Zamawiającego.
Jeśli jesteś Zamawiającym, wystarczy, że we wskazanym terminie otwarcia ofert, zalogujesz się na swoje konto, przejdziesz do danego postępowania i klikniesz w “magiczny” pomarańczowy przycisk “Odszyfruj oferty”. Po dosłownie kilku sekundach, system za Ciebie odszyfruje wszystkie złożone w terminie oferty.
Najprościej jest zrobić system zawiły, gdyż nie trzeba myśleć. Aby zrobić coś bezpiecznego i prostego, trzeba mieć kompetencje. Nasze 10-letnie doświadczenie na rynku pokazało, że użytkownicy nie oczekują fajerwerków, tylko skutecznego, prostego i bezpiecznego systemu.
Bezpieczeństwo
Klucz do zaszyfrowanej oferty jest przechowywany u czołowej spółki IT na świecie, która loguje każdą próbę pobrania klucza. Daje to bardzo dużą transparentność i bezpieczeństwo przechowywanych ofert. Może dlatego do dnia dzisiejszego, pomimo wystawionych na platformie 2000 przetargów, żaden Wykonawca nie złożył odwołania do KIO z tytułu źle działającego systemu?
Prawda, że brzmi nieprawdopodobnie?
A ile przy tym zaoszczędzisz zdrowia i czasu ????.
Pamiętaj, w dużej mierze to od Ciebie zależy, jakich użyjesz narzędzi do zrealizowania zamówień! Błędem jest częste myślenie przez Zamawiających, że system taki jest drogi i niedostępny. Jeżeli nasz najmniejszy Klient to trzytysięczna gmina, to dowód, że i Ciebie stać na nasze wsparcie dla Ciebie i Wykonawców!
Przygotowaliśmy również szersze porównanie pomiędzy okrojonym rozwiązaniem UZP, a platformazakupowa.pl. Zachęcam do zapoznania się (czytaj więcej).
