Wywiad Kingi Ludwikowskiej z Zygmuntem Kopaczem
Wraz z wejściem w życie elektronizacji Zamówień Publicznych, narodziło się wiele nowych wątpliwości, których nie było za czasu panowania papieru. Jedną z nich jest podejście do kopii i oryginału, jeśli mówimy o dokumencie elektronicznym podpisanym podpisem kwalifikowanym. Sprawdź, kiedy dokument elektroniczny jest oryginałem, a kiedy kopią, czytając poniższy wywiad!
Kinga Ludwikowska: Zygmuncie, dziś będziemy rozważali zagadnienie kopii i oryginału w kontekście elektronicznych zamówień. Jak aktualnie jest z oryginalnością elektronicznych dokumentów?
Zygmunt Kopacz: Jest inaczej. Inaczej niż było w papierze. Sprawa w papierze była stosunkowo prosta. Jest czerwona pieczątka, podpis niebieskim długopisem, lekko odciśnięty – to oryginał! Najczęściej 1 lub 2 sztuki oryginału. Teraz sytuacja się zmieniła.
KL: Właśnie, bo zawsze na szkoleniach mówimy o innym podejściu – o podejściu elektronicznym, a nie papierowym. Zatem nie będziemy już rozmawiać o papierze, tylko o plikach. Zgadza się?
ZK: Tak, dokładnie. Musimy mówić i myśleć o plikach i wyrwać myślenie papierowe, by zacząć myśleć elektronicznie.
KL: Podaj proszę jakieś przykłady. Gdzie powinniśmy zacząć wykorzystywać to myślenie elektroniczne?
ZK: Pierwsza kwestia: oryginalność dokumentu. Ile jest oryginałów papierowych dokumentu?
KL: Tyle, ile zostało podpisanych.
ZK: A ile jest oryginałów elektronicznych dokumentu?
KL: Teoretycznie nieskończona ilość.
ZK: Dokładnie. Mało tego, nie mamy wpływu, na to ile ich będzie. Wykonawca u siebie pobiera plik. Może go skopiować i wytworzyć nieskończoną ilość kopii (de facto kolejnych oryginałów). Operator platformy może przy robieniu kopii serwerów powielić plik. Zamawiający może wielokrotnie pobrać plik i wysłać go do wielu osób, więc na skrzynkach mailowych, a potem na pulpitach będzie wiele oryginałów. A każdy z odbiorców pliku może stworzyć kopię pliku. Mamy zatem wiele oryginałów, chociaż na początku przecież powstał tylko jeden plik.
KL: Chcesz mi zatem powiedzieć, że oryginalny plik nie istnieje? Że nie ma tego jednego, najważniejszego pliku?
ZK: Oryginał istnieje. Możemy o nim mówić, ale w innym kontekście. Nie w kontekście sztuka za sztukę. Oryginalnych plików może być nieskończona ilość. Każda kopia pliku jest równa oryginałowi.
KL: Nawet kopia kopii?
ZK: Tak. Możemy rozważyć to pod kątem technicznym.
Technicznie rzecz ujmując, każdy kolejny skopiowany plik będzie miał tę samą sumę kontrolną, np.:
SHA256: 7CE7F3129BB3E906BCF3742D3A51559A59810725C0D29314527781EA63E0B8D8
Skopiowanie tego pliku wielokrotnie, nie sprawi, że suma kontrolna się zmieni. To będzie z całą pewnością ten sam plik, z taką samą sumą kontrolną.
A jak sprawdzić sumę kontrolną pliku znajdziesz na – przetargOS! 👇
KL: Czy to znaczy, że suma kontrolna jest wyznacznikiem oryginalności pliku?
ZK: Tak i nie. Bo przecież ta sama osoba mogła na tym samym komputerze, tym samym podpisem, podpisać plik, wysłać go, usunąć i podpisać ponownie nowy plik tej samej treści. Mamy więc kolejny plik o tej samej treści, tak samo podpisany, przez tę samą osobę, o identycznym wyglądzie, ALE innej sumie kontrolnej!
KL: Który plik w takim przypadku będzie oryginalny? Pierwszy, czy nowy?
ZK: Sedno polega na tym, że oba. Suma kontrolna nie jest wyznacznikiem absolutnym, ponieważ mogą istnieć inne „dokumenty” które są podpisane, mają identyczną treść (poza datą złożenia podpisu), ale inną sumę kontrolną. Zatem podejście stricte techniczne, zero-jedynkowe odpada.
KL: Jak zatem określać oryginalność pliku, jeżeli nie technicznie i nie przez sumy kontrolne?
ZK: Funkcjonalnie. Musimy sobie odpowiedzieć na pytanie: „Czy na tym dokumencie podpisała się odpowiednia osoba”? Jeżeli dokument/plik ma treść i jest tam podpis osoby uprawnionej do reprezentacji, to mamy oryginał.
KL: Co w przypadku reprezentacji 2-osobowej? Naniesienie kolejnego podpisu sprawi, że zmieni nam się suma kontrolna pliku. Czy to znaczy, że nie mamy oryginału?
ZK: Nie, to znaczy, że oba podpisy są ważne, pomimo naniesienia kolejnego podpisu.
KL: A co jeżeli do podpisów zarządu firmy, dojdzie na koniec podpis pana księgowego, który nie jest w reprezentacji? Czy to dyskwalifikuje plik jako oryginał? Bo przecież po zarządzie zostały naniesione na pliku kolejne zmiany, które przez zarząd nie zostały zaakceptowane podpisem.
ZK: To nadal jest oryginał.
KL: Drążę dalej. A co jeśli na dokumencie referencji, wystawionych dla wykonawcy, podpisze się dodatkowo wykonawca?
ZK: Dokładnie ta sama sytuacja. To nic. Wciąż mamy oryginał. Funkcjonalnie cały czas mamy oświadczenie, podpisane przez odpowiednią osobę. Naniesienie kolejnego podpisu nic nie zmienia. Nie ma jednak potrzeby podpisywania się przez wykonawcę.
KL: Mieliśmy odejść od myślenia papierowego, ale zróbmy małe porównanie. Czy zgięcie kartki oryginalnej “psuje” dokument?
ZK: Jeśli da się odczytać podpis i treść – nie. Podobnie jak spakowanie pliku do ZIPa.
KL: Czy dziurkowanie kartki “psuje” dokument?
ZK: Jeśli da się odczytać podpis i treść – nie. Podobnie jak naniesienie pieczęci elektronicznej na plik.
KL: Czy zalanie kawą kartki “psuje” dokument?
ZK: Jeśli da się odczytać podpis i treść – nie. Podobnie jak naniesienie kilku podpisów na jeden plik.
O ile nie została naruszona integralność danych, a podpisy są złożone poprawnie przez osoby do tego uprawnione, nie ma znaczenia czy nasza “elektroniczna kartka” jest zgięta, podziurkowana, czy zalana kawą — jest oryginalna. Pomimo tego, że jest minimalnie inna niż np. ta, którą przedstawił wystawiający referencje. I pomimo tego, że może mieć inną sumę kontrolną.
KL: Rada na koniec dla naszych czytelników?
ZK: Do zagadnienia oryginalności plików, trzeba podchodzić racjonalnie.
KL: A jak po długich godzinach walki stracicie cierpliwość, pamiętajcie, że macie u nas wsparcie w postaci: szkoleń, platformy edukacyjnej dla zamówień publicznych oraz codziennych newsów na przetargowa.pl!
Dowiedz się więcej! Obejrzyj odcinek o kopii i oryginale i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇
