Wyniki ankiety przeprowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych
Kolejny głos w naszym cyklu komentarzy do wyników ankiety Urzędu Zamówień Publicznych. Tym razem przyjrzymy się im z punktu widzenia zamawiającego. O komentarz poprosiliśmy Panią Magdalenę Mrówkę, członka Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Rzeczoznawców i Konsultantów Zamówień Publicznych w Warszawie.
Co na temat profesjonalizacji mówi Unia Europejska?
Na wstępie pragnę przytoczyć treść Zalecenia Komisji (UE) 2017/1805 z dnia 3 października 2017r. Budowanie struktur na potrzeby profesjonalizacji zamówień publicznych (Dz.Urz.UE 259/28 z dnia 7 października 2017r.), które w swojej treści, z uwzględnieniem postanowień Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, zwraca szczególną uwagę na funkcjonowanie systemu zamówień publicznych. Zamówienia publiczne są instrumentem służącym osiągnięciu inteligentnego i trwałego wzrostu, który sprzyja włączeniu społecznemu. Ponadto wydajne, skuteczne i konkurencyjne procedury udzielania zamówień publicznych mają zasadnicze znaczenie dla dobrze funkcjonującego jednolitego rynku oraz stanowią ważny kanał dla inwestycji europejskich. Zatem zapewnienie skutecznego stosowania zasad dotyczących zamówień publicznych na wszystkich poziomach jest konieczne, aby w pełni wykorzystać możliwości rozwoju w zakresie inwestycji europejskich. Dla osiągnięcia powyższych celów należy zagwarantować najbardziej efektywne wykorzystanie funduszy publicznych. Tym samym dążenie do wzmocnienia i wspierania profesjonalizmu wśród praktyków zamówień publicznych może ugruntować wpływ zamówień publicznych na całą gospodarkę.
Poprawa umiejętności i kompetencji zawodowych
Cel profesjonalizacji systemu zamówień publicznych
Samo zagadnienie należy rozumieć szeroko, jako odzwierciedlenie ogólnej poprawy całego zakresu umiejętności i kompetencji zawodowych, wiedzy i doświadczenia osób prowadzących zadania związane z zamówieniami publicznymi lub uczestniczących w takich zadaniach. Aby skutecznie przeprowadzić profesjonalizację zamówień publicznych oraz osiągnąć zamierzony efekt, należy również zapewnić uczestnikom systemu odpowiednie narzędzia, wsparcie i strukturę polityki instytucjonalnej. W związku z tym skuteczna strategia profesjonalizacji powinna opierać się na ogólnym podejściu strategicznym zgodnie z trzema uzupełniającymi się celami:
Cel nr 1. Rozwój odpowiedniej struktury strategii na potrzeby profesjonalizacji, a mianowicie określenie wyraźnego podziału obowiązków i zadań instytucji
na centralnym szczeblu administracji oraz wspieranie wszelkich działań podmiotów na szczeblu lokalnym, regionalnym i sektorowym.
Cel nr 2. Zasoby ludzkie – możliwość rozwoju zawodowego i zarządzania przebiegiem kariery zawodowej praktyków zamówień publicznych.
Cel nr 3. System – dostarczenie odpowiednich instrumentów m.in. szkolenia, wsparcie, fachowa wiedza, wymiana dobrych praktyk, umożliwiających podniesienie kwalifikacji oraz zmotywowanie do działania i kształcenia uczestników systemu zamówień publicznych.
Komisja Europejska w przedmiotowym dokumencie zawarła również wytyczne i zalecenia w zakresie realizacji powyższych trzech celów.
Specjalizacje Zamawiających
W mojej ocenie osoby zajmujące się zamówieniami publicznymi piastują samodzielne stanowiska, bądź są to niewielkie działy (2-3 osobowe), w których pracownicy wzajemnie się zastępują w pełnym zakresie powierzonych im czynności służbowych. Wówczas, co do zasady, wszyscy współpracownicy mają tożsamy zakres obowiązków i w zakresie zamówień publicznych winni posiadać wszechstronną wiedzę i ,,płynnie” poruszać się po całym obszarze zamówień publicznych.
W instytucjach, które w swoich strukturach organizacyjnych posiadają rozbudowane działy zamówień publicznych tj. powyżej 5 osób, zwyczajowo następuje podział zakresu obowiązków na poszczególnych współpracowników. W takich organizacjach pracownicy wówczas specjalizują się w danej dziedzinie np. postępowania do 30 tys. euro, postępowania na dostawy lub usługi lub roboty budowlane itp.
Przyjęcie drugiego modelu pracy działu zamówień publicznych ma swoje plusy i minusy. Korzyścią na pewno jest wysoko wyspecjalizowana kadra w danym rodzaju lub trybie zamówień, aczkolwiek należy zadać sobie pytanie, czy profesjonalna kadra zamówień publicznych powinna ograniczać się tylko do jednego rodzaju, bądź trybu postępowań? Czy wskazane jest jednak, aby posiadana przez pracowników wiedza była szeroko pojęta i obejmowała swoim zakresem wszystkie ustawowe zagadnienia?
W moim przekonaniu, z korzyścią dla zamawiającego, jest posiadanie kadry pracowniczej, w której wszyscy uczestnicy potrafią swobodnie poruszać się po przepisach ustawy w pełnym jej obszarze. W przypadku zespołów kilkuosobowych, kolejną współmierną korzyścią niematerialną, jest wzajemne wsparcie pracowników oraz wymiana spostrzeżeń, wiedzy i doświadczenia, co zdecydowanie może mieć pozytywny wpływ na atmosferę współpracowników oraz zmniejszenie ryzyka czynników stresogennych.
Najczęstsze obawy Zamawiających?
Kolejnym zagadnieniem, które zwróciło moją uwagę, po przeanalizowaniu wyników ankiety, jest stopień posiadanej wiedzy oraz umiejętności w zakresie postępowań powyżej progów krajowych (tzw. ,,postępowania unijne”) i w konsekwencji przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w formie elektronicznej. Wskazane przez ankietowanych zapotrzebowanie na poszczególny zakres tematyczny działań edukacyjnych, pokazuje że zdecydowana większość osób zajmujących się zamówieniami publicznymi ma obawy przed tego rodzaju postępowaniami oraz elektroniczną formą ich przeprowadzania. Pojawiający się lęk prawdopodobnie wynika z niedostatecznej wiedzy oraz praktyki ww. zakresie.
Po przeanalizowaniu wyników ankiety nasuwa się na myśl pytanie o średnią wieku kadry zamówień publicznych. Pośrednio zostało to ujęte w pytaniu o doświadczenie (pytanie nr 5). Domniemywać należy, że średni wiek ankietowanych to 35 +, o czym świadczy ,,doświadczenie powyżej 10 lat”. Informacja na temat średniego wieku ankietowanych (zamawiających) mogłaby być punktem wyjściowym do analizy zagadnienia w temacie: z czego wynika brak zainteresowania studiami podyplomowymi? Brak zainteresowania zdobywaniem wiedzy i podnoszenia kwalifikacji w powyższej formie wynikać może:
- z wysokiej samooceny uczestników ankiety – uważają, że mają długoletnie doświadczenie poparte nabytą przez lata wiedzą i ww. studia nie wniosą nic nowego do ich zawodowego życia,
- samokształcenie – uczestnicy systemu zamówień publicznych zdobywają wiedzę samodzielnie, poprzez szkolenia, webinaria, dostępną literaturę, portale, blogi,
- koszt studiów – może być zbyt wysoki.
Kompetencje miękkie
W moim przekonaniu w ankiecie mogłoby zostać poruszone również zagadnienie dotyczące kompetencji miękkich. Tego rodzaju szkolenia mogą przynieść ogromne korzyści w postaci postawy i samooceny kadry. Rozwój osobisty w ww. zakresie jest bardzo istotny, ponieważ pewność siebie, dobra organizacja pracy, odporność na stres, prawidłowa współpraca zespołowa, skuteczność podejmowanych działań i decyzji etc. mają wpływ na efektywność wykonywania obowiązków oraz niejednokrotnie pracę, jak również postrzeganie komórki działu zamówień publicznych w jednostce.
Jak wykonawcy oceniają zamawiających?
Na uwagę zasługuje również fakt, że ocena wiedzy i doświadczenia zamawiających dokonana przez wykonawców pokrywa się z odczuciami zamawiających w tym zakresie tj. dokształcenia w zakresie postępowań unijnych, znajomości zasad zarządzania projektami, znajomości metod prowadzenia analiz ekonomicznych,
analiz ryzyka i zarządzania ryzykiem, elektronizacji i polepszenia wiedzy merytorycznej na temat regulacji ustawowych, procedur i zagadnień związanych z elektronizacją.
Po analizie całokształtu przeprowadzonych obustronnie ankiet chcę wskazać, iż optymizmem napawa fakt, że zamawiający mają świadomość swoich niedoskonałości w dziedzinie prawa zamówień publicznych, które są spójne z oczekiwaniami wykonawców i tym samym wyrażają chęć pogłębiania wiedzy w tej dziedzinie,
aby być w pełni profesjonalną kadrą, podejmującą wszelkie wyzwania jakie stawia przed zamawiającymi ustawodawca i obowiązujące regulacje w zakresie prawa zamówień publicznych.
Należy zwrócić uwagę, iż zalecenia Komisji Europejskiej w zakresie celu nr 1 oraz celu nr 3 są przez instytucje szczebla centralnego administracji systematycznie realizowane. Podejmowane przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych działania w zakresie profesjonalizacji kadr są skierowane do wszystkich podmiotów systemu zamówień publicznych, ich spektrum jest szerokie i różnorodne, na co wskazuje opracowanie pt. ,,Działania Prezesa UZP wspierające profesjonalizm kadr.” System dostarcza uczestnikom zamówień publicznych wszechstronny wachlarz możliwości i narzędzi, wystarczy tylko śmiało z niego korzystać i dążyć do samorealizacji, podnoszenia kwalifikacji i tym samym skutecznie zarządzać swoją ścieżką kariery.
Gdzie rozwijać kompetencje w zamówieniach publicznych?
Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest procesem złożonym. Wymaga dużej wiedzy, umiejętności i zaangażowania. Dlatego zapraszam Państwa na I KONGRES ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Online. Będę prelegentem w panelu dyskusyjnym o 12:55 wraz z Piotrem Sperczyńskim oraz Grzegorzem Basińskim. Naszą inicjatywę objęto patronatem Urzędu Zamówień Publicznych. Zarezerwuj datę 17 wrzesień | 9:00 – 15:00. Wydarzenie jest w pełni bezpłatne.
Szybki dostęp do artykułów z serii „Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych”:
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych okiem prawnika. Komentarz Joanny Marczewskiej.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych. Okiem prawnika raz jeszcze. Komentarz Elizy Grodzkiej.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych okiem rekrutera. Komentarz Agnieszki Piątkowskiej.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych. Okiem Open Nexus. Komentarz Łukasza Laszczyńskiego.
