W marcu odbyła się seria webinarów z openNexus o protokole postępowania o udzielenie zamówienia. Dyskusja była zażarta! Na czacie padło wiele pytań, na które odpowiemy w dzisiejszym artykule. Nagrania webinarów dostępne są na przetargOS w wersji free.
Dla większości Zamawiających protokół postępowania to zbędny formalizm i obowiązek, o którym trzeba pamiętać. Ale czy to słuszne podejście? Przekonajmy się, do czego jeszcze może nam posłużyć protokół postępowania!
Kiedy należy sporządzić protokół postępowania o udzielenie zamówienia?
Na bieżąco – Zamawiający zobowiązany jest dokumentować przebieg postępowania, sporządzając w jego toku protokół postępowania o udzielenie zamówienia – a więc należy go prowadzić na bieżąco.
Czy w trakcie postępowania protokół udostępniamy do momentu, który wypełniliśmy, czy cały (tzn. wszystkie strony) z pustymi rubrykami?
Odpowiedź od naszej ekspertki Moniki Tecław: Nie robię kilku protokołów do jednego postępowania, na podstawie uzupełnienia (spotkałam się z taką praktyką). Kolejny plik po niewielkim uzupełnieniu. Dla mnie to zaśmiecanie dysku. Wysyłam całość protokołu z uzupełnionymi tymi informacjami, które faktycznie są zrobione. Wiadome jest, że jeżeli nie dokonano wyboru oferty, nie będzie takiej informacji w protokole. Nie ujawnia się załączników, to wykaz listy załączników jeżeli jest uzupełniany na bieżąco, zostawiam. I tyle. Załącznik jest dodatkowym dokumentem, ale jego określenie na końcu protokołu to niejako „spis treści” tych załączników.
Czy w protokole postępowania o udzielenie zamówienia wartość zamówienia można wypełnić po otwarciu ofert?
Dobrą praktyką jest wypełnienie tego od razu. Ale jest też możliwość wpisania wartości po otwarciu ofert. Trzeba jednak uważać, aby nie pomylić jej z kwotą przeznaczoną na realizację zamówienia. Wiemy, że to drobiazg, ale zmęczenie robi swoje.
Jeżeli dokonaliśmy czynności unieważnienia wyboru najkorzystniejszej oferty (czyli robimy krok do tyłu) to powinniśmy udostępnić protokół sprzed dnia wyboru, czy na dzień wpłynięcia wniosku o udostępnienie protokołu?
Na dzień wpłynięcia wniosku, ponieważ każdy krok ma znaczenie. Dokonano ponownej oceny ofert, ale to nie znaczy, że poprzednia ocena jest ważniejsza niż kolejna (poprawiająca). Obie są ważne. Obie są jawne w protokole.
Czy protokół postępowania o udzielenie zamówienia musi być podpisany?
Odpowiedź od naszej ekspertki Justyny Jaworskiej – suplement z dnia 22.05.2024 r. kontekst wypowiedzi dotyczy podpisów komisji przetargowej / osób wykonujących czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania: Uważam, że każda forma jest dopuszczalna. Podpis elektroniczny, odręczny, zaufany, komputerowy, osobisty, komputerowy i bez podpisu. Nie ma w przepisach ścieżki i obowiązku mówiącego o tym, że protokół ma być podpisany. Kontrowersją jest to, że na wzorze protokołu pozostawione miejsce na podpis. Ale nie ma żadnej podstawy prawnej, mówiącej o tym, że protokół postępowania o udzielenie zamówienia należy podpisać. Co natomiast zrobić, gdy nie podpiszę protokołu, a kontrola to podważy? Poprosić kontrolującego o wskazanie podstawy prawnej. Jeśli argumentacją kontrolującego będzie to, że na wzorze protokołu istnieje miejsce na podpis – pamiętajmy, jest to tylko wzór, który można dopasować do swoich potrzeb.
Czy protokół jest dokumentem zamówienia?
Nie. Więcej informacji o dokumentach zamówienia przeczytasz w artykule: >>> Czy PROTOKÓŁ postępowania jest DOKUMENTEM zamówienia?
Co jest załącznikiem do protokołu?
Załącznikami do protokołu są w szczególności (zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy Pzp):
- oferty,
- opinie biegłych,
- oświadczenia,
- informacja z zebrania z wykonawcami,
- zawiadomienia,
- wnioski,
- inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców,
- umowa w sprawie zamówienia publicznego.
Sam protokół w swojej treści woła też o załączenie dowodów zamieszczenia ogłoszeń czy dokumentu powołującego komisję przetargową.
Czy wszystkie załączniki do protokołu są jawne dopiero po wyborze oferty?
Tak, wszystkie załączniki do protokołu są jawne dopiero po wyborze najkorzystniejszej oferty. Wynika to z treści ustawy, którą niestety trzeba czytać bardzo dokładnie, skupiając się na pojedynczych słowach. W art. 74.2 jest napisane: „Załączniki do protokołu postępowania udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty albo po unieważnieniu postępowania (…)”.
Czy jeżeli w ofercie są załączone pełnomocnictwa zawierające np. pesel, nr dowodu osobistego to czy udostępniać w oryginale, czy zanonimizowane? Czy są opinie prawne w tej sprawie?
Pełnomocnictwa z danymi „wrażliwymi” warto rozważyć względem RODO. W tym wypadku opinia inspektora RODO ma wpływ. Cytując naszą ekspertkę Monikę Tecław: „Generalna zasada jest taka, że do zakończenia postępowania wszystkie dokumenty są jawne, w tym właśnie pesel, nr dowodu”.
Warto pamiętać, że art. 18 ust. 6 ustawy Pzp wskazuje, że zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, w celu umożliwienia skorzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX, do upływu terminu na ich wniesienie. Warto zapoznać się dokładnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) wskazanym powyżej, w szczególności z art. 18 i następne.
Wiemy, że może się to mylić, bo w ustawie PZP art. 18 dotyczy jawności postępowania, ale w rozporządzeniu 2016/679 PEiR wskazano ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania.
W rozporządzeniu w sprawie protokołów postępowania ustawodawca dopuścił możliwość przekazywania kopii załączników, tym samym ingerencja w proces anonimizacji jest zdecydowanie łatwiejsza i możliwa do wykonania. Ale dopiero po upływie terminu wniesienia odwołania.
W którym punkcie protokołu postępowania przedstawiamy powody niedokonania podziału zamówienia na części?
Powody niedokonania podziału zamówienia na części, zgodnie z art. 91 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający wskazuje w dokumentach zamówienia, tj. np. SWZ czy zaproszenie do negocjacji. Dokumenty te stanowić będą załączniki do protokołu.
Czy dla zamówień „krajowych” również musimy przeliczyć wartość szacunkową na euro?
Tak, ponieważ należy udowodnić, że wartość nie przekracza progów unijnych. Ustawodawca unijny wskazuje progi, w jakich obowiązuje dyrektywa. Dlatego, aby przestrzegać prawa unijnego, należy przeliczać na aktualny (wskazany w rozporządzeniu raz na dwa lata) kurs euro dla zamówień publicznych. W roku 2024–25 wartość 1 euro dla zamówień publicznych wynosi: 4,6371 zł.
Co Zamawiającemu grozi za błędy popełnione w protokole?
To zależy. Kontrola najprawdopodobniej wskaże pomyłki, a następnie należy poprawić treść protokołu. Czasami zdarza się, że protokół jest poprawny, a ogłoszenie nie. Wtedy jest większy problem. Jeżeli postępowanie zostało zakończone, to nie wolno poprawiać protokołu. Można jedynie sporządzić notatkę korygującą do protokołu. Podobnie, jak do uwzględnienia wniosku wykonawcy o zmianie danych.
A jeśli jeszcze nie generujesz protokołu postępowania na 2 kliknięcia, tak jak 130 jednostek, koniecznie sprawdź generator dokumentów od openNexus!
