Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych jest już z nami kwartał od kiedy zaczęła obowiązywać. Jednym z kluczowych aktów wykonawczych wydanym na podstawie ustawy jest Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Rozporządzenie).
Ten akt zastąpił Rozporządzenie Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Rozporządzenie 2016). Oprócz podmiotowych środków dowodowych uregulowano już bezpośrednio w nowym pzp są również przedmiotowe środki dowodowe.
Czym są podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe? Jakie odrębności wprowadziły nowe przepisy w porównaniu z tymi poprzednio obowiązującymi? O tym m.in. będzie mowa w niniejszym artykule.
Definicja przedmiotowych środków dowodowych
Zgodnie z art. 7 pkt 20 pzp przedmiotowymi środkami dowodowymi są środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia.
Przedmiotowe środki dowodowe mogą przybrać postać oznakowań (etykiet), certyfikatów, dokumentów bądź też innych środków. Zamawiający wskazuje je w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Przedmiotowe środki dowodowe mogą służyć:
- ocenie zgodności zaoferowanego świadczenia z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiąc podstawę weryfikacji poprawności merytorycznej oferty – np. zamawiający wymaga załączenia do oferty dokumentu potwierdzającego, że oferowany nam komputer spełnia parametr głośności określony w OPZ,
- potwierdzaniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert – np. zamawiający przyznaje dodatkowe punkty za jak najniższą wagę komputera – chcą mieć pewność, że oferowany komputer posiada taką wagę, jaką zadeklarował wykonawca w ofercie, zamawiający wymaga załączenia do oferty również dokumentu wystawionego przez producenta lub autoryzowanego dystrybutora oferowanego sprzętu, który potwierdzi wagę komputera.
Etykieta
Zgodnie z pzp, Zamawiający może w opisie przedmiotu zamówienia, opisie kryteriów oceny ofert lub w wymaganiach związanych z realizacją zamówienia żądać od Wykonawcy określonej etykiety (w przypadku zamówień o szczególnych cechach środowiskowych, społecznych lub innych). Czym jest etykieta? Na wstępie należy wskazać, że jej brzmienie w nowym pzp jest inne, niż wskazywałoby na to powszechnie używane znaczenie tego słowa.
Zgodnie z pzp przez etykietę należy rozumieć każdy dokument (w tym zaświadczenie lub poświadczenie), który potwierdza, że obiekt budowlany, produkt, usługa, proces lub procedura spełniają wymagania konieczne do uzyskania etykiety. Etykieta jest wymagana w celu potwierdzenia zgodności oferowanych robót budowlanych, dostaw lub usług z wymaganymi cechami.
Certyfikat
Innym rodzajem przedmiotowego środka dowodowego jest certyfikat. Zamawiający może żądać od Wykonawców złożenia certyfikatu wydanego przez jednostkę oceniającą zgodność lub sprawozdania z badań przeprowadzonych przez tę jednostkę.
Inne przedmiotowe środki dowodowe
Nowe pzp zawiera otwarty katalog przedmiotowych środków dowodowych, niemniej Zamawiający nie ma nieograniczonej swobody w żądaniu tego typu dokumentów. Nowe pzp wymaga, by przedmiotowe środki dowodowe były proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i z nim związane. Żądanie przedmiotowych środków dowodowych nie może ograniczać uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.
Jednocześnie warto pamiętać, że zamawiający musi zaakceptować równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeśli potwierdzają, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria.
Niezłożenie przedmiotowych środków dowodowych
Jeżeli Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie tylko wtedy, gdy przewidział taką możliwość w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Należy pamiętać, że niezłożenie przedmiotowych środków dowodowych z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego, spowoduje zatrzymanie wadium, jeżeli jego oferta miałaby szansę zostać uznana jako najkorzystniejsza.
Podmiotowe środki dowodowe
Rozporządzenie określa podmiotowe środki dowodowe (definiuje je art. 7 pkt 17 pzp, jako środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp) oraz inne dokumenty lub oświadczenia, a nie ogólnie rodzaje dokumentów, jak to było uregulowane w Rozporządzeniu 2016.
Nowością w porównaniu z poprzednio obowiązującymi przepisami jest to, że Rozporządzenie wprost wskazuje, który dokument składa się na potwierdzenie danej przesłanki wykluczenia. Przykładowo Rozporządzenie wprost wskazuje, że informacja z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych ma potwierdzać obligatoryjną przesłankę wykluczenia z art. 108 ust. 2 pzp, natomiast oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp ma potwierdzać obligatoryjną przesłankę wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 3 pzp.
Można zakładać, że ułatwi to Zamawiającym prawidłowe formułowanie listy dokumentów żądanych od wykonawców na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu z postępowania.
Nowe zasady ważności dokumentów
Rozporządzenie określa okres ważności dokumentów jako „sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące/ 6 miesięcy przed dniem złożenia” a nie – jak to było określone w Rozporządzeniu 2016 – „nie wcześniej niż 3 miesiące/ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu”.
Tym samym przedkładane będą dokumenty bardziej aktualne w dniu ich złożenia Zamawiającemu. O ile we wcześniejszym stanie prawnym zebranie stosownych dokumentów przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert dawało Wykonawcy w tym dniu gwarancję, że dokumenty będą prawidłowe pod względem daty wystawienia, o tyle aktualnie mogą się one zdezaktualizować np. wskutek przedłużającego się badania ofert przez zamawiającego.
Okresy ważności dokumentów z KRS i CEiDG oraz dłuższa ważność informacji banku i SKOK
Rozporządzenie stanowi, że odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, składane jako środek służący potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia na podstawie przesłanki z art. 109 ust. 1 pkt 4 pzp (przesłanka związana z likwidacją lub upadłością), muszą być sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
Rozporządzenie 2016 nie doprecyzowywało terminu, w jakim miały zostać sporządzone omawiane dokumenty. Rozporządzenie przywraca obowiązujące dawniej rozwiązanie, że informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej ma zostać wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem (poprzednio był to tylko miesiąc).
Mniej oświadczeń dotyczących przynależności do grupy kapitałowej
Oświadczenie dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej z innym Wykonawcą, który złożył ofertę/ofertę częściową/wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składane będzie, co do zasady tylko przez Wykonawcę, który złożył najwyżej ocenioną ofertę, a nie przez wszystkich Wykonawców ubiegających się o udzielenie danego zamówienia.
Ta zmiana z pewnością znacznie odformalizuje procedurę. Wyjątek od powyższej zasady ustanawia art. 126 ust. 2 pzp, który dla procedur kilkuetapowych przewiduje możliwość wezwania wszystkich Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, w tym wskazanego powyżej.
Dodatkowy dokument w największych przetargach
W przetargach o największych – z punktu widzenia pzp – wartości (równej lub przekraczającej dla robót budowlanych – 20 000 000 euro, tj. 85 386 000 złotych, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro, tj. 42 693 000 złotych) w Rozporządzeniu pojawił się obowiązek żądania nowego dokumentu. Dokumentem tym jest informacja z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, której Zamawiający ma obowiązek żądać od Wykonawców w celu potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie obligatoryjnej przesłanki z art. 108 ust. 2 pzp. Przepis art. 108 ust. 2 pzp nie miał odpowiednika w dotychczasowym stanie prawnym. Taki dokument powinien być sporządzony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
Oświadczenia zagranicznego Wykonawcy
Ustawodawca doprecyzował, że Wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium RP są zobowiązani przedłożyć oświadczenie Wykonawcy, również w sytuacji, gdy dokumenty wystawione w kraju siedziby lub miejscu zamieszkania Wykonawcy nie obejmują wszystkich szczegółowo opisanych przypadków wykluczenia. W Rozporządzeniu 2016 obowiązek przedłożenia oświadczenia literalnie dotyczył sytuacji, w której w kraju siedziby lub miejsca zamieszkania wykonawcy nie wydawano danego dokumentu.
W Rozporządzeniu wskazano, że jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów żądanych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków szczegółowo opisanych w treści ww. aktu wykonawczego, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone pod przysięgą, a dopiero w przypadku, gdy w danym kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, zastępuje się je oświadczeniem złożonym przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy.
Zmiana miejsca wystawienia dokumentów potwierdzających niekaralność osób pełniących funkcje kierownicze u Wykonawcy
W Rozporządzeniu wskazano, że dokumenty i oświadczenia potwierdzające niekaralność osób pełniących funkcje kierownicze u Wykonawcy powinny być wystawione w miejscu zamieszkania lub siedzibie Wykonawcy, a nie w miejscu zamieszkania danej osoby, tak jak to było uregulowane w Rozporządzeniu 2016.
Jest to rozwiązanie, które zdejmuje z Zamawiających dodatkowy obowiązek ustalania miejsca zamieszkania wszystkich osób, które zgodnie z przepisami muszą wykazać niekaralność. Jednocześnie takie ujednolicenie zasad powinno ułatwić Wykonawcom przygotowanie dokumentów i pozwoli uniknąć najczęstszego do tej pory błędu w tym zakresie, polegającego na składaniu wszystkich dokumentów wystawionych właśnie w kraju siedziby lub miejsca zamieszkania Wykonawcy.
Powyższe dotyczy również sytuacji, w której Wykonawca ma siedzibę na terytorium Polski, natomiast osoby wchodzące w skład organów takiego Wykonawcy mają miejsce zamieszkania poza terytorium Polski. W takim przypadku Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć informację z Krajowego Rejestru Karnego.
Zatem przykładowo polski Wykonawca, którego prezes ma miejsce zamieszkania w Szwecji przedstawi informację z polskiego Krajowego Rejestru Karnego, do której dodatkowo zostanie załączona informacja z rejestru odnosząca się do Szwecji, ale o takie zaświadczenie wystąpi już polski urząd, a nie Wykonawca.
Inne zmiany w Rozporządzeniu
Rozporządzenie zawiera otwarty (przykładowy) katalog dokumentów, jakich Zamawiający może żądać na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej.
Ustawodawca obecnie przesądził w Rozporządzeniu, że w sytuacji, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji robót budowlanych, dostaw lub usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, przedkładany przez niego wykaz zrealizowanych robót budowlanych, dostaw lub usług, dotyczy tych robót budowlanych, dostaw lub usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
Dodatkowo Rozporządzenie zalicza do podmiotowych środków dowodowych (w ramach zdolności technicznej lub zawodowej) m.in. dokumenty składane na potwierdzenie spełniania wymagań w zakresie norm zarządzania jakością oraz systemów lub norm zarządzania środowiskowego oraz próbki, opisy lub fotografie dostarczanych produktów. Rozporządzenie 2016 zaliczało ww. dokumenty do dokumentów składanych w celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego (czyli do tzw. dokumentów przedmiotowych, aktualnie nazywanych przedmiotowymi środkami dowodami).
Jednocześnie warto wiedzieć, że do kategorii innych oświadczeń lub dokumentów zaliczono dokumenty wykazujące umocowanie danej osoby do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, podmiotu na zasobach, którego polega oraz podwykonawcy niebędącego podmiotem.
Rozporządzenie stanowi również, że jeżeli Wykonawca wskaże Zamawiającemu, iż może on pobrać samodzielnie podmiotowe środki dowodowe lub inne dokumenty pod określonymi adresami internetowymi z ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, to Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedstawienia tłumaczenia na język polski pobranych samodzielnie przez Zamawiającego podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów.
Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w Rozporządzeniu składa się w formie elektronicznej, w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w formie pisemnej lub w formie dokumentowej.
Dobre zmiany
Przyjęte w pzp oraz Rozporządzeniu zmiany w zakresie dokumentów to krok w dobrą stronę. Wykonawcy, w tym podmioty zagraniczne, w końcu będą mieć większą pewność co do składanych przez siebie dokumentów, bez konieczności prowadzenia polemiki z Zamawiającym na etapie badania ofert czy konieczności bronienia swoich racji przed Krajową Izbą Odwoławczą.
Każdą zmianę przepisów, która pozwala odformalizować i uprościć procedury zamówieniowe, należy oceniać pozytywnie. Pozostaje mieć tylko nadzieję, że stosowanie nowych udogodnień dokumentacyjnych pozwoli zwiększyć liczbę ważnych ofert składanych w postępowaniach.
