Minęło 15 miesięcy od elektronizacji postępowań zgodnie z Prawem UE. Poprzednie podsumowanie przygotowaliśmy 19 czerwca 2019 i jest dostępne pod linkiem. Co wydarzyło się podczas tych 15 miesięcy?
Brak doświadczenia
Na wstępie musimy się przyznać do naszej „słabości”, czyli braku doświadczenia z Krajową Izbą Odwoławczą. Pomimo przeprowadzenia na platformie, od 18 października 2018 do 23 stycznia 2020, 4423 postępowań zgodnie z ustawą Pzp oraz dyrektywą UE (2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. i 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r.) dotąd żaden wykonawca nie odwołał się do KIO, powołując się na niewłaściwe działanie systemu. Byliśmy na jednym z odwołań naszego Klienta, aby mu pomóc w linii obrony, jednak odwołanie to było spowodowane Jego błędem podczas procedury otwarcia ofert. Wykonawca podpisał plik wewnętrznie z rozszerzeniem dostawcy podpisu. Okazało się, że podczas sesji otwarcia ofert, na komputerze, z którego korzystał Zamawiający, nie było tego programu i to sprawiło, że plik się nie otworzył. Po zamknięciu sesji otwarcia, Zamawiający podszedł do komputera i okazało się, że plik da się otworzyć. Niezwłocznie dodał ofertę i opublikował informację z otwarcia.
Niestety KIO unieważniła wybór tej oferty, a dla nas była to cenna lekcja, by udoskonalić instrukcje dla naszych Klientów. Rozszerzyliśmy ją o zapisy zawierające informacje o tym, co komputer podczas sesji otwarcia powinien mieć zainstalowane, aby uniknąć podobnego zdarzenia. Była to cenna lekcja, jednak niezwiązana z błędem systemu. Te związane z działaniem systemu zdarzały się, jednak były bardzo szybko naprawiane, co powodowało, że nie kończyły się odwołaniem, głównie na skutek szybkich decyzji Zamawiających.
Czy średnia ilość ma znaczenie?
Choć panuje niekiedy przekonanie Zamawiających, że średnia ilość ofert nie ma znaczenia, to jednak statystyka jest nieubłagana. Im więcej ofert, tym większa szansa na oferty dobrej jakości, a im więcej ofert dobrej jakości, tym niższa cena.
Tu też mamy dobrą wiadomość. W 4423 postępowaniach, wystawionych po 18.10.2018 i zakończonych przed 24.01.2020, średnia ilość ofert na przetarg wyniosła 4,28. To wynik o ponad 95% lepszy niż średnia krajowa, czyli 2,19 oferty na przetarg w 2018 roku!
Poprzedni wynik 5,37 oferty był lepszy. Nasuwa się pytanie, skąd ten spadek (czytaj więcej)?
Spadek jest związany z tym, że w początkowym okresie elektronizacji najwięcej Klientów pozyskaliśmy wśród szpitali, które znacząco zawyżają średnią krajową. Obecnie ta proporcja się zmniejsza i mamy bardzo duży wzrost liczby Zamawiających klasycznych. Dodatkowo, wygrany przez nas największy dotąd przetarg dla polskiej armiii (czytaj więcej) sprawi, że statystyka ta może być w przyszłości gorsza niż obecne wyniki. MON ma dużo specjalistycznych przetargów, w których nie biorą udziału “masowi” wykonawcy. Do tego wymagania są bardzo wysoko postawione i nie spełnia ich każdy wykonawca. Niemniej jednak jestem przekonany, że będzie to dużo wyżej niż średnia krajowa.
Skąd tak dobre wyniki?
W naszym kraju, kiedy ktoś osiągnie sukces, często z przyzwyczajenia mówimy „Udało Ci się.” (pewnie za sprawą PRL). Niekiedy może i szczęście sprzyja komuś bardziej, ale z reguły pod “udało Ci się” kryje się ciężka praca. Nasz sukces jest efektem ciężkiej pracy całego zespołu, od doradców ds. elektronizacji poprzez IT aż po wsparcie i obsługę Klienta. Ponadto, pomimo że nie wymagamy od wykonawców zakładania kont na platformie, to jednak mamy ponad 1100 rejestracji nowych firm każdego miesiąca i baza liczy już ponad 132 tys wykonawców (stan na 31.12.2019). Ponad 10 lat wsłuchiwaliśmy się w Ich potrzeby, w rezultacie czego stworzyliśmy najbardziej przyjazny system na rynku, gdzie złożenie oferty zajmuje kilka minut. Nasz wykonawca nie usłyszy w wyroku KIO, że zabrał się za składanie oferty zbyt późno, gdyż składał ją tylko z 1,5h wyprzedzeniem i w jego ruchy wkradła się nerwowość 🙂
Dyrektor Szpitala Średzkiego Serca Jezusowego Paweł Dopierała opowiedział mi nawet historię, która dała mi do myślenia odnośnie dziejących się zmian (czytaj więcej). Jeden z wykonawców otrzymał wycenę od producenta na 1h przed zakończeniem zbierania ofert. Zdążył ją skonsultować, zmienić i złożyć ponownie, wycofując swoją pierwotną ofertę. Dał radę, a w jego działanie nie wkradła się nerwowość :-). O dziwo wygrał z… producentem, który wcześniej dał mu rabat ze względu na ich długoletnią współpracę.
Tak więc moi Drodzy, nic nie dzieje się bez przyczyny, a każdy sukces jest obarczony wielkim wysiłkiem zespołu.
Nie czekaj aż będzie za późno
Niektórzy z Zamawiających czekają do ostatniej chwili na pełną elektronizację. Wg nas czekanie niesie za sobą więcej ryzyk niż stopniowe działanie (wdrażanie). Jest wielu Zamawiających, który prowadzą już postępowania w progu krajowym. Niektórzy 100% ofert zbierają elektronicznie (czytaj więcej), a niektórzy dają wybór wykonawcom (czytaj więcej).
Nieważne jak, ważne że wykonawcy będą przygotowani. Kiedy dajemy wykonawcy wybór co do sposobu złożenia oferty, to on decyduje co jest dla niego lepsze. W takich postępowaniach jest znacznie więcej ofert niż w tych, w których zbieramy oferty tylko w formie papierowej. Naszym Zamawiającym proponujemy nawet, że jeżeli nie będzie ofert, to za takie postępowanie nic nie zapłacą. Zapłacą tylko wtedy, gdy postępowanie będzie miało wartość, czyli oferty. Nie boimy się takiego podejścia, gdyż znamy wartość usług, jakie świadczymy.
Jak uruchomić platformazakupowa.pl?
- Wyceń usługę (link do wyceny)
- Sprawdź, czy masz budżet i jeżeli tak, przejdź do punktu 3
- Skontaktuj się ze swoim opiekunem regionalnym, do którego kontakt dostałeś w punkcie 1, celem ustalenia zakresu współpracy
- Podpisz umowę
- Przejdź szkolenie i publikuj pierwsze postępowania
- Ciesz się zasłużonym spokojem i oszczędnościami dla swojej jednostki
Jak dotąd ten proces trwał najkrócej kilka godzin, a najdłużej 25 dni. Było to przy realizacji umowy z Wojskiem, którą podpisaliśmy 5 grudnia 2019, a 30 grudnia 2019 była już przeszkolona ostatnia z 71 jednostek. Warto zaznaczyć, że każda jednostka miała szkolenie stacjonarne. Nasz zespół trenerów jest na tyle rozbudowany, że w każdej chwili jesteśmy wstanie Państwa przeszkolić, spotkać się, a także skonsultować się z nami.
To naprawdę nie jest trudne, a jeżeli masz wątpliwości, umowę możesz podpisać na jedno postępowanie. Gdy spodoba Ci się nasze podejście do współpracy i jakość obsługi, umowę możesz rozszerzyć. Jesteśmy przekonani, że Ci się spodoba, tylko daj nam szansę, aby poczuć różnicę.
W każdej chwili mogą Państwo umówić się z nami na wideokonferencję (kliknij tutaj) lub zapisać się na otwarte warsztaty Pzp (kliknij tutaj).
Pozdrawiamy,
Zespół Open Nexus
