Udział w przetargu publicznym wiąże się z wieloma wyzwaniami, z którymi musi zmierzyć się oferent. Jednym z takich wyzwań jest konieczność wniesienia wadium. Jest to zabezpieczenie interesów zamawiającego przed niesumiennym postępowaniem przedsiębiorców w całym okresie związania ofertą. Zgodnie z nową ustawą Prawo zamówień publicznych, wadium ma charakter fakultatywny, zależne jest więc od woli zamawiającego. Praktyka pokazuje jednak, że instytucja ta cieszy się niesłabnącym zainteresowaniem i wymóg wniesienia wadium pojawia się w wielu przetargach.
Jak możemy zabezpieczyć wadium
Do tej pory na rynku dostępne były dwa rozwiązania. Pierwsze, stosunkowo szybkie, wiąże się z koniecznością wpłaty wadium w formie pieniężnej. W takim przypadku oferent, zainteresowany wzięciem udziału w przetargu, musi dokonać przelewu określonej kwoty, odpowiadającej wysokości wadium, ze swojego konta bankowego na konto zamawiającego.
Rozwiązanie takie jest szybkie, wiąże się jednak z koniecznością zamrożenia własnych pieniędzy, co najmniej na okres związania ofertą. Drugie rozwiązanie pozwala oferentowi wnieść wadium w formie dokumentacyjnej, przede wszystkim w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Gwarancje są jednym z najpopularniejszych rozwiązań dostępnych na rynku i przyczyniają się do sprawniejszego funkcjonowania firmy, poprawiają jej płynność finansową, a także podnoszą wiarygodność wobec zamawiających. Pozwalają również na uczestnictwo w wielu przetargach jednocześnie, bez konieczności zamrażania własnych pieniędzy, czy też posiłkowania się kredytami bankowymi. Gwarancje są więc alternatywą dla wadium w formie pieniężnej.
Standardowe etapy pozyskana gwarancji
Przyjrzyjmy się teraz bliżej klasycznemu procesowi pozyskania gwarancji zapłaty wadium, w ramach którego możemy wyróżnić kilka etapów. Pierwszym krokiem jest złożenie do towarzystwa ubezpieczeniowego wypełnionego wniosku o limit, wraz z dokumentami przedsiębiorcy. Są one niezbędne do dokonania oceny ryzyka pod kątem możliwości nawiązania współpracy w obszarze gwarancji. Wśród wymaganych dokumentów należy wskazać między innymi dokumenty rejestrowe, sprawozdania finansowe, opinie i zaświadczenia rynkowe. Drugim etapem jest analiza ryzyka dokonywana przez towarzystwo ubezpieczeniowe, czyli gwaranta, na podstawie dostarczonych dokumentów. Na tym etapie gwarant ocenia przedsiębiorcę, jego doświadczenie rynkowe, kondycję finansową oraz portfel zamówień. Analizie podlega również sposób zabezpieczenia roszczeń regresowych gwaranta (obligatoryjnym zabezpieczeniem są weksle własne in blanco). Przedsiębiorca musi się również liczyć z dodatkowymi pytaniami ze strony gwaranta, które mogą pojawić się w trakcie oceny ryzyka.
Jeżeli etap ten zakończy się pozytywnie, gwarant przygotowuje umowę limitową oraz uzgodnione zabezpieczenia do podpisu przedsiębiorcy, przy czym taki podpis musi być złożony w obecności towarzystwa ubezpieczeniowego (ustawa Prawo wekslowe dopuszcza tylko własnoręczne podpisy na wekslach). Po uzyskaniu umowy limitowej możemy przejść do ostatniego etapu, związanego z uzyskaniem konkretnej gwarancji zapłaty wadium. W tym celu przedsiębiorca-oferent musi złożyć wniosek o gwarancję wraz ze specyfikacją warunków zamówienia. Gwarant dokonuje następnie analizy ryzyka związanego z udzieleniem takiej gwarancji – na tym etapie również mogą pojawić się dodatkowe pytania. W przypadku pozytywnej oceny gwarant wysyła do akceptacji przedsiębiorcy draft gwarancji zapłaty wadium oraz dokument, zawierający wyliczenie składki należnej do zapłaty, a po opłaceniu składki przedsiębiorca otrzymuje podpisaną gwarancję.
Jak widać na powyższym przykładzie, klasyczny proces uzyskania gwarancji jest czasochłonny, szczególnie gdy jest to pierwsza gwarancja. Może on potrwać od kilku dni do nawet kilku tygodni. Dlatego świadomy przedsiębiorca, który chce korzystać z dokumentacyjnej formy zabezpieczania wadium, powinien z odpowiednim wyprzedzeniem wystąpić do gwaranta o uruchomienie umowy limitowej. Przedsiębiorca powinien się również liczyć z koniecznością zebrania i dostarczenia niezbędnych dokumentów i informacji, a także z koniecznością pojawienia się w jednostce operacyjnej gwaranta w celu podpisania dokumentów. Mimo tych trudności gwarancje ubezpieczeniowe cieszą się niesłabnącym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców, gdyż są ważnym elementem finansującym działalność firm na polskim rynku.
Wadium online w kilka minut
Uwzględniając wyzwania, z którymi muszą się mierzyć przedsiębiorcy, przygotowaliśmy alternatywne rozwiązanie do istniejących procesów. Rozwiązanie to pozwala przedsiębiorcom uzyskać zabezpieczenie w formie gwarancji zapłaty wadium, a więc tak jak w procesie klasycznym, ale znacznie szybciej (wystarczy kilka minut) i przy zachowaniu minimum formalności. Automatyczny proces, bo o nim tu mowa, dostępny jest na stronie platformazakupowa.pl. Przedsiębiorca zainteresowany uzyskaniem zabezpieczenia w formie gwarancji musi kliknąć w link dostępny na stronie przetargu, a następnie podać tylko trzy parametry: swój numer NIP, kwotę potrzebnego wadium i okres związania ofertą. W oparciu o te trzy parametry system dokonuje walidacji oferenta i w przypadku pozytywnej weryfikacji, przedsiębiorca otrzyma propozycję zawarcia uproszczonej umowy limitowej, w ramach której będą mogły być wystawiane gwarancje zapłaty wadium.
Po uzupełnieniu informacji dotyczących przetargu i po zaakceptowaniu przedstawionych warunków wystarczy opłacić składkę za wnioskowaną gwarancję, a następnie podpisać w formie elektronicznej umowę limitową. A wszystko to w ciągu zaledwie kilku minut. Warto też podkreślić, że rozwiązanie to pozwala znacząco zminimalizować koszty po stronie przedsiębiorcy, gdyż odpada konieczność dostarczenia dokumentów do towarzystwa ubezpieczeniowego, nie ma też potrzeby podpisywania dokumentacji w obecności gwaranta, gdyż wszystko odbywa się elektronicznie. Proces został skrócony do niezbędnego minimum, a efektem końcowym jest gwarancja, którą oferent może skutecznie złożyć w postępowaniu przetargowym, do którego zamierza przystąpić. Zachęcamy do bliższego zapoznania się z nowym rozwiązaniem.
Klasyczny proces uzyskania gwarancji jest czasochłonny, szczególnie gdy jest to pierwsza gwarancja. Może on potrwać od kilku dni do nawet kilku tygodni. Automatyzacja tego procesu dostępna na stronie platformazakupowa.pl skraca ten czas do minut.
