Ciekawi Cię, jakie są objawy wypalenia zawodowego w zamówieniach publicznych? To idealny tekst dla Ciebie! Stanowi on drugą część publikacji Małgorzaty Węgiel – wypalenie zawodowe w zamówieniach publicznych. Jednocześnie jest to fragment jej książki, która niedługo zostanie wydana. Zachęcamy do lektury!
13. Brak reakcji (Mówmy po imieniu – ignorancja) merytorystów lub nierzetelne odpowiedzi na pytania zadane przez wykonawców w toku przetargu, które wstyd publikować z obawy przed wyśmianiem. Odpowiedź typu zgodnie z SWZ. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu. Przedmiar ma charakter jedynie pomocniczy itp. To dział zamówień ma problem, to jest jego termin do dochowania. Napisz cokolwiek. Czemu nie godzisz się na obniżenie parametru?
14. Brak (Jakiegokolwiek!) rzetelnego planowania. Po to zbiera się zapotrzebowania, aby skleić z tego plan zamówień / plan postępowań by wytyczał sposób procedowania w skali roku. Niestety koncepcja zakupów często zmienia się. Czy łączyć je ze sobą? Czy jest to jedno zamówienie? Czy zakres robót w budynku A i budynku B będzie taki sam w tym samym czasie? Czy w ogóle ktoś poinformował o zmianach dział zamówień? Czy mamy pieniądze na ten przetarg, jeśli tak to ile?
15. Przekonanie szefostwa oraz wydziałów merytorycznych, że dokąd nie wpłynie nowy wniosek o wszczęcie przetargu to dział zamówień przymiera nudą. Przekonanie, że praca zamówieniowca kończy się z chwilą odszyfrowania ofert, bo już wtedy wiadomo kto wygrał przetarg (A to ciekawe, co nie?) Pisma, ogłoszenia, protokół, doprowadzenie do zawarcia umowy, zwrot wadium, archiwizacja, sprawozdawczość itp. itd. w zasadzie ma znaczenie drugorzędne i robi się samo.
16. Niedocenienie pracy kluczowego wydziału w strukturze urzędu, przekłada się na brak motywacji. Motywacją do pracy nie musi być tylko podwyżka lub premia (Nie oszukujmy się, sprzedajemy swój czas w zamian na pensję, więc kasa to najlepsza motywacja. Prawdą jest i to psychologicznie jest udowodnione, że do dobrego szybko się człowiek przyzwyczaja i z podwyżki cieszy się… Ale krótko i raz). Przyzwolenie szefostwa lub złe traktowanie przez szefostwo pracowników urzędu – nie jako osób, na których można polegać, lecz jako próba pokazania swojej wyższości i żądzy władzy – stanowi jeden z powodów zmiany pracy przez doświadczonych pracowników. Bez doświadczonego pracownika merytorycznego czy doświadczonego pracownika ds. zamówień może wszystko to, co zostało wypracowane przez lata może ulec zatraceniu. Byłam świadkiem, gdy wszyscy doświadczeni pracownicy (Wszyscy – i merytoryczni i cały dział zamówień) odeszli lub zostali dyscyplinarnie zwolnieni. Przetargi miały robić nowe (Lepsze) osoby. Proszę bardzo. Nie mój cyrk i nie moje małpy. Ja tam nie pracuje. Po prostu znamy się, a wieści szybko się rozchodzą. Życzę powodzenia i współczuję. Tylko, że nagle telefon do nas, żeby pomóc itp. Bo odrzucili ofertę podpisaną podpisem wewnętrznym. Nie umieli jej otworzyć, więc uznali, że ten przesłany plik z dziwnym rozszerzeniem nie jest ofertą i nie da się go otworzyć.
Ta oferta była dobra i najtańsza. Wykonawca wniósł odwołanie. Patrzę ten plik, otwiera się. Mogę odczytać treść oferty i rzeczywiście to najniższa cena. Plik podpisany prawidłowo. Wykonawca miał rację. Przez brak umiejętności nowych pracowników zamawiającego mógł nie uzyskać tego kontraktu. Podobna sytuacja. Dzwoni do mnie wykonawca. Gosia, słuchaj. Mój program do podpisywania automatycznie każdy plik (Ofertę) chce podpisywać podpisem elektronicznym wewnętrznym. To, co mi program wypluwa, ten pliczek składam jako ofertę. W ten sposób składałem i do was i nigdy nie dostawałem pisma, że moja oferta jest odrzucona. Inny zamawiający mnie odrzucił. Spojrzałem na informację z otwarcia. Gdyby otworzyli moją ofertę byłbym najtańszy i prawdopodobnie bym wygrał. Gdyby nie to, że ta robota jest blisko i dlatego mi zależy na niej, to bym dał se spokój z odwołaniem i z wpisem do odwołania. Czy mogę dać im Twój numer to im to wytłumaczysz? Możesz im zrobić screeny co mają wciskać po kolei sprawdzając podpis, bo oni tego nie wiedzą? Mnie nie słuchają, ale jak powiem Twoje nazwisko to Ciebie posłuchają.
Pomogłam. Ten zamawiający w końcu otworzył ofertę podpisaną podpisem wewnętrznym. Zrobił nowy wybór oferty. Wykonawca wygrał. Żeby sytuacja się nie powtórzyła pokazałam temu wykonawcy jak w swoim programie do podpisywania ma ustawić, aby domyślnie podpisywać plik w .pdf i umieszczać znacznik czasu. Oraz żeby nie było wątpliwości, aby ustawił sobie jako znacznik graficzny podpisu logo swojej firmy. To może wydawać się z pozoru śmieszne. Gdy wchodzą w grę przetargi, duże kwoty, brak przygotowania do tej pracy, odwołanie to wcale do śmiechu nie jest.
17. Brak szkoleń, kursów, nagród, dobrego słowa oraz frustracja tym wywołana, podczas gdy innym pracownikom takie szkolenia czy dofinansowanie do kursów / studiów jest zapewnione. Urząd Zamówień Publicznych wiele czasu poświęcił projektowi profesjonalizacja kadr. Trend słuszny, aczkolwiek sam UZP jest małym zamawiającym i w mojej ocenie nie boryka się na co dzień z bolączkami pracy przy ciągłym organizowaniu oraz przeprowadzaniu przetargów. W zamówieniowym środowisku legendarne stało się powiedzenie „Jeśli wytrzymasz rok w pracy u średniego lub dużego zamawiacza, to będzie prawdziwa lekcja i najprawdziwsza szkoła życia”. Zadaje sobie sprawę, że poruszam dość niewygodne kwestie, które nie przystojną właściwej wizji profesjonalizacji. Jednakże, publikacja ma charakter nie tyle naukowy, co wymiar praktyczny (Może i publicystyczny), stąd takie dygresje w temacie szeroko pojętej zamówieniowej edukacji i bolączek.
18. Bagatelizowanie problemów, z którymi mierzy się dział zamówień. Nie każdy może sięgnąć po pomoc prawnika czy wynająć kancelarię by opracowała opinię prawną aby przedłożyć ją kontroli, co jest mile widziane. Swoją drogą, dlaczego w dobrym tonie jest przedstawianie kontrolerom i dobrze to wygląda opinii prawnych przez naszego lub specjalnie wynajętego prawnika? Pogłębia to bolesną prawdę – radź sobie sam. A skoro kontrola sformułowała jakieś (Nawet absurdalne!) zarzuty wobec sprawdzanego przetargu to oznacza, że zrobiłeś źle dziale zamówień. Fama już szerzy się na urzędzie, że w zamówieniach dzieje się źle bo kontrola coś znalazła! A to oznacza, że dziale zamówień nie jesteś taki idealny! Jak zatem dziale zamówień masz czelność pouczać wydziały merytoryczne jak robić przetarg, skoro sam robisz błędy?
19. Opór i przerzucanie się obowiązkami i odpowiedzialnością przed zmianami. Praca w zamówieniach publicznych to ciągła zmiana, w tym zmiany ustawy Pzp. Ustawodawca wprowadziwszy zmianę np. obowiązkowej waloryzacji dla kontraktów powyżej 6 miesięcy, z jednoczesnym przerzuceniem jej na zamawiającego jako autora postanowień umowy, wypracowania sposobu jej stosowania (Oczywiście bez wskaźników GUSu do każdego przedmiotu zamówienia np. dostaw żywności) zaskoczył wielu – zwłaszcza, nie wskazując na dodatkowe źródło finansowania w dobie kryzysu. Waloryzacja to nic innego jak połączenie interesu obu stron jak i uniknięcia pozorności jej zapisów. Najwięksi zamawiający mogą z pewnością liczyć na sztab osób działu prawnego, analityków, kosztorysantów, programistów być może matematyków służących pomocą w opracowaniu wzoru dla klauzuli waloryzacyjnej. Niemniej dla jednoosobowego działu zamówień, w myśl maksymy „Zamówienia to ja”, niechęci, niewiedzy, braku przygotowania ku temu działów merytorycznych z pewnością nie obyło się bez konfliktów na tle „A kto ma to robić”? I dlaczego to zawsze jest dział zamówień – jak coś jest napisane w ustawie Pzp, wszyscy oczekują, że to dział zamówień się tym zajmie – i to niezależnie od tego, że jest do dokument merytoryczny!
Co prawda, aby uniknąć zapisów waloryzacyjnych jest możliwość łącznego szacowania w ujęciu rocznym (Całości trwania projektu), a następnie dzielenia zamówienia na mniejsze części np. ogłaszanie w ciągu roku dwóch przetargów z umowami trwającymi po 6 miesięcy zamiast jednej na 12 miesięcy lub po prostu kilku przetargów (I umów) z jednorazowymi zakupami. Przytoczone rozwiązanie jest korzystne przy standardowych dostawach i usługach. Ale wręcz niemożliwe przy wielomilionowych, wielobranżowych i długotrwałych umowach na roboty budowlane, zwłaszcza w kontekście waloryzacji na podstawie tzw. koszyków waloryzacyjnych (Wielu czynników cenotwórczych, które mają bezpośredni wpływ na wypłacone ostateczne wynagrodzenie). Waloryzacja jest trudnym tematem i nigdy nie będzie sprawiedliwa. Czołowym założeniem wprowadzenia obowiązkowej waloryzacji jest zachowanie równowagi ekonomicznej stron umowy (W górę i w dół). Jeśli zamawiający jest chytry i przerzuci na wykonawcę większą skalę ryzyk waloryzacyjnych to z pewnością oferty będą droższe w obawie wykonawców przed nieskutecznym wnioskiem waloryzacyjnym i po prostu z możliwością nie otrzymania środków.
Waloryzacyjny wskaźnik GUS jest bezpieczny dla zamawiającego. Po pierwsze jest niemożliwy do podważenia, a po drugie bezpłatny. Jak to w statystyce bywa pojawia się z opóźnieniem oraz nie jest rzeczywisty, ale to szczegół. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie by posługiwać się wskaźnikami Sekocenbudu czy Orgbudu. Niestety jak to w budżetówce bywa, większość urzędów nie ma wykupionych dostępów do programów do kosztorysowania, które zaciągają dane z wymienionych stron ani przeszkolonych pracowników ku temu. Zatem czy taki obowiązek dostępu do płatnych serwisów znów ma być przerzucony na wykonawcę? Co ważne, waloryzacja w zamyśle ustawodawcy nie jest remedium na pokrycie zaniżonej ceny na etapie ofertowania. Za ewentualne pretensje z tego tytułu nie odpowiada przecież dział zamówień. Niejednokrotnie wszelkie zmiany ustawowe mylnie utożsamiane są z pomysłami działu zamówień, a nie obowiązkami ustawowymi.
20. Działy merytoryczne planując dokonanie zakupu patrzą na niego jednostkowo i subiektywnie, bez rozróżnienia na zakupu jednorazowe w skali roku oraz sukcesywne. Co się stanie, gdy zakupię sprzęt komputerowy za 5.000,00 zł? Jest mi on potrzebny na już. Nie rozumiem, dlaczego powstała afera, skoro to wartościowo jest mały zakup na małą kwotę? Dział zamówień spogląda globalnie na całość zakupów w jednostce. Podobny sprzęt komputerowy planuje zakupić dział A, dział B, dział C, dział D, dział E. Samowolny zakup, poza planem właśnie tej jednej sztuki sprzętu może spowodować, że w ujęciu całościowym przekraczamy próg ustawowy i należało zrobić przetarg.
Pomimo funkcjonującego w jednostce wewnętrznego regulaminu zakupowego, który nakazuje zawsze najpierw planować, potem oszacować wartość zamówienia i skonfrontować go z planem zakupów w celu ustalenia procedury, służbowa ścieżka zakupów nie dostała dochowana, a faktura za sprzęt opłacona. Do działu zamówień nie trafiają przecież faktury zakupowe, a o zakupie dowiedzieliśmy się przypadkiem. Może się zdarzyć czysta arogancja wydziałów merytorycznych, które albo nie sporządzą wniosku zakupowego zgodnie z regulaminem, a przekażą do księgowości fakturę z terminem płatności na dziś albo nie wprowadzą faktury na platformę zakupową bo nie mają ochoty, czasu itp. Nie oszukasz działu zamówień! Prędzej czy później to się wyda! Kto opisywał fakturę? Kierowniku działu, podpisałeś się na tej fakturze? Jesteś współwinny.
21. Pomimo braku zapewnienia w budżecie środków na przeprowadzenie całości inwestycji, kierownictwo nalega na wszczęcie przetargu. Po pracochłonnej i czasochłonnej procedurze okazuje się, że postępowanie należy unieważnić z powodu braku środków. Super co nie? Co do zasady, celem prowadzenia każdej procedury jest zawarcie ważnej umowy, a nie powtarzanie procedury z nadzieją na niższe ceny. Nie da się robić bez kasy! Po zapoznaniu się z cenami z unieważnionego postępowania, zakres zamówienia zostaje okrojony – tzw. etapowanie bez przeprowadzenia oczywistej analizy co jest bardziej korzystne i opłacalne (Co wiąże się od nowa z koniecznością przygotowania procedury, w tym wsadu merytorycznego – wyszczególnienia z całościowego projektu budowlanego tylko tego zakresu objętego nowym przetargiem, oraz kosztami związanymi z uaktualnieniem kosztorysów – ale czy to dla działu zamówień jest jakiś problem? Pamięć kierownictwa jest ulotna). Na etapie realizacji zadania okazuje się, że nie jest przewidziany jego pełen zakres, zatem kto podjął decyzje jakie prace i dlaczego nie będą wykonane, skoro są niezbędne? Dlaczego zakres zaplanowanych prac jest za mały? To nie pasuje to wizji inwestycji w roku wyborczym!
22. Planowanie wprowadzenia jawnego rejestru umów od kwoty 500 zł przysporzy dodatkowej pracy wszystkim urzędnikom w całym kraju. Co prawda obowiązywanie przepisu zostało odroczone, nie ma przygotowanego rządowego systemu, który te dane pomieści, a sam przepis wejdzie w życie od stycznia 2026 r. W celu poprawy sobie oraz Wam humoru z ciekawością będzie przyglądać się (I komentować oraz pisać zapytania dlaczego tak drogo?) zakupy w UZP, Kancelarii Prezydenta, Kancelarii Sejmu, Ministerstwa Rozwoju itp. Umowy po prostu kojarzone są z działem zamówień. A przecież owy jawny rejestr umów nie wynika z ustawy Pzp, lecz ze zmiany ustawy o finansach publicznych! Te dane zainteresowana osoba może pozyskać zwracając się z wnioskiem o dostęp do informacji publicznej. Wiele urzędów już praktykuje publikowanie na swojej stronie internetowej swoich wydatków by utransparentnić na co przeznaczane są pieniądze podatników. Ja jestem za jawnością wynagrodzeń, począwszy od ujawniania stawki w ogłoszeniu o pracę. O to toczy się spór w kontekście, czy umowa o pracę też ma być ujawniana w rejestrze umów, różne są pomysły i różne są interpretacje.
To, że nie będzie objęta obowiązkiem ujawniania wcale nie oznacza, że nie zmodyfikują tego przepisu i będzie. A kto to wie do końca jak będzie? Czy rejestr tyczy się czy nie tyczy właśnie umów o pracę urzędników. Wiecie co? Ja bym bardzo chciała, ażeby w tym jawnym rejestrze umów były zawarte stawki umowy o pracę – łącznie z dodatkami, premiami, (Których i tak nie mamy) oraz stażowym. Nikt mi nie chce wierzyć jakie na Lubelszczyźnie są stawki za pracę. Niech inni widzą, że to są śmieszne pieniądze. Niech Ci wszyscy krytykanci widzą za ile się pracuje, bo to jest dopiero wrażliwy temat. Pracodawcy często zakazują dzielenia się tą informacją między pracownikami (Jest to źle widziane). Jeszcze inną rzeczą jest przeciwdziałanie dyskryminacji płacowej kobiet i mężczyzn. Zawsze można ich powiadomić o konkursie na wolne stanowisko za jawną pensję.
Ciekawi mnie czy jeśli są skorzy do krytyki, że można inaczej, to pokaż – jest akurat wakat. Startuj, jeśli spełniasz wymagania formalne. Przecież praca w budżetówce to misja a nie robisz tego tylko dla pieniędzy, prawda? Jestem też na standaryzacją. Jeśli masz stanowisko np. inspektora to niezależnie od tego w jakim dziale pracujesz masz płatne tyle samo. Sens tkwi w tym, że skoro np. na stanowisku inspektora wymagane jest wykształcenie wyższe i ileś lat doświadczenia to samo stanowisko oraz wynagrodzenie o tym świadczy. Dziś spotykamy sytuację, że np. ktoś niższy rangą (Bodaj podinspektor, osoba która nie ma ukończonych studiów lub kandydat na nowego pracownika) zarabia podstawy więcej niż Ty Panie inspektorze na teoretycznie wyższym stanowisku. O tym, że nie ma sprawiedliwości wszyscy doskonale wiemy. Studnia nie są wyznacznikiem wartości człowieka i wartości pracownika. Jeśli do pracy w urzędzie wymagane są studia kierunkowe oraz wiedza i doświadczenie to niech to przekłada się na stopień służbowy i wynagrodzenie. W przeciwnym razie po co ta cała hierarchiczna struktura w urzędzie i podległość służbowa? Pic na wodę. Fotomontaż.
To też niezła okazja, kiedy ten rejestr wejdzie w życie do podglądania ile jaki doradca czy kancelaria prawna wzięła kasy za jeden przetarg. Ciekawe się zapowiada. Ktoś będzie podglądać mnie, ale i ja będę podglądać stawki.
23. Nadużywanie przewagi pracodawców (Zawsze będą na silniejszej pozycji) – to pracownik ma być wdzięczny za możliwość pracy (Zwłaszcza w regionach, gdzie o pracę trudniej jak woj. lubelskie), sumiennie wykonywać polecenia, nie wnioskować o podwyżkę, być dyspozycyjnym, a jeśli warunki pracy nie odpowiadają to na Twoje miejsce pracy w urzędzie znajdzie się wielu chętnych (Gdzie są Ci chętni do pracy w zamówieniach publicznych?). Tymczasem jesteśmy świadkami dyskusji o dyrektywie work – life balance tj. skróceniu tygodniowego czasu pracy do 35 godzin. Wszyscy się zgadzamy, że za dużo pracujemy, a życie umyka. Swój czas trzeba szanować, a nie poświęcać całe życie na Pzp! Niby wszyscy tak twierdzą. To czemu po godzinach pracy siedzisz w domu i próbujesz puścić przetarg w nocy czy o 5 rano, kiedy e-zamówienia nie są przeciążone? Czemu jak czegoś nie wiesz to podpytujesz na Grupie Przetargowej z prywatnego konta wieczorem po pracy?
Czemu szukasz orzecznictwa w nocy zamiast spać? Zamówieniowcy, którzy są zawsze w niedoczasie z zaciekawieniem przyglądają się poglądowi, że można skondensować pracę (Poprzypominam, że terminy wyznacza nam ustawa Pzp, a nie wspomniana dyrektywa) by wykonywać ją efektywniej. Wiem po sobie, że najzwyczajniej w świecie wkurza mnie, jak sama mam dużo pracy (Czasem nawet nie zjesz, nie wypijesz herbaty, więc nie udaję że pracuję), a inni przychodzą do mnie do pokoju i gadają na tematy służbowe (A muszę się w tym momencie skupić, choćby obejrzeć webinar – proszę Cię raz na ileś daj mi godzinkę spokoju) gadają o czymś co mnie nie interesuje, nie jest związane z moim zakresem czynności i bez tej wiedzy będą zdrowsza. Ja tam bez potrzeby nie łażę jak nie muszę (Co stanowi zarzut wobec mnie). To krępujące, jak ktoś przesiaduje albo głośno rozmawia przez telefon, gdy potrzebujesz ciszy. To naprawdę nie jest komfortowe.
Nieraz się na mnie ktoś obraził, że wyganiam bo mam robotę, z komentarzem, że przesadzam… Kwitując bo praca księżniczki (Znaczy moja) jest niby najważniejsza w całym urzędzie. Może i nie jest, ale mój błąd w procedurze może skutkować korektą, więc dajcie mi spokój… I po prostu najchętniej bym chciała siedzieć sama, żeby nikomu nie wadzić (Jeśli komuś przeszkadza, że ciągle nie mam czasu. A może po prostu za szybko pracuję?) i żeby nikt bez potrzeby do mnie nie zaglądał, nie rozpraszał. Zamieńmy się miejscami. Ja bardzo chętnie udam się na plotki i kawę, zrobię sobie przerwę, pośmieję się zamiast kiblować w robocie. Mnie nie trzeba sprawdzać i nadzorować, abym przypadkiem się nie obijała, bo i tak moim zdaniem robię za dużo. I uważam, że w takiej sytuacji jesteście Wy wszyscy. I tak na tyle, ile jestem w stanie kondensuję swoją pracę. Chce zrobić co mam zaplanowane na dziś zrobić i wyjść do domu o czasie. Chce mieć życie prywatne.
Nie mam ochoty przesiadywać w urzędzie po godzinach, bo dopiero wtedy mam spokój. Nie chcę wyjść na osobę nietowarzyską, która nie umie się socjalizować i kreować się na ważną (Jestem zwykłym, szarym pracownikiem). Mi brakuje skupienia, ciszy i spokoju. Z wiekiem nie mam już aż tak podzielnej uwagi, irytuje mnie jak ktoś mi przeszkadza, jest w pokoju, gada coś do mnie itp. Nie obchodzi mnie to, że ktoś coś. Tak jak innych nie obchodzą moje problemy w zamówieniach. Czy też tak macie? Czy może jestem przewrażliwiona, marudna, stara, humorzasta i specyficzna? Mówią mi, że jestem zbyt bezpośrednia i od tych zamówień coś mam z głową nie tak (Przyznaję prawdę, że już dawno bzikowałam i nie przeczę. Przynajmniej się nie wypieram i mam świadomość, a to już coś 😉). Męczy mnie to. Jeśli ktoś mi przeszkadza i rozprasza, to ja tracę czas. Każdy z pracowników każdego z urzędu myśli tak samo i chciałby mieć dobre warunki pracy. Ktoś mi przeszkadza, ale i ja komuś przeszkadzam swoim sposobem bycia, upierdliwością lub gadaniem, że zgodnie z ustawą to i tamto, czego mam świadomość. Mam tyle lat co mam. Najmłodsza już nie jestem. Przytyłam itp. Przepracowanych w zamówieniach mam naprawdę dużo lat (Zaczynałam jako studentka na stażu podczas studiów licencjackich).
Zaległego urlopu też mam dużo. Jak patrzę na nowe pokolenie zamówieniowców (Takich osób, które dopiero zaczynają albo zaczęli jakiś czas temu, ale nie są jeszcze gotowi by samodzielnie i naturalnie to ciągnąć) i zanim jeszcze tak na dobre zaczną pracę na całego w zamówieniach, że chcą mieć work – life balance, że nie będą się przepracowywać, ani poświęcać swój czas po godzinach pracy i pracować za psie pieniądze… To z jednej stromy myślę, że dobrze robią. Bo trzeba umieć stawiać granice. Tylko, że zawsze jest ta druga strona. Jak już się wciągniesz i okazuje się, że kontrola, odwołanie, pytania do przetargu kolidują z Twoimi planami, z Twoim urlopem, to ciekawe czy szef da Ci wolne? Albo jesteś odpowiedzialny za pracę albo nie. Jak masz być odpowiedzialny za pracę mając świadomość, że jeśli zaliczysz potknięcie Twój pracodawca bez skrupułów się Ciebie pozbędzie?
Przyznaję, sama przed sobą że chyba ta socjalizacja mi nie wychodzi. Najlepiej mi wychodzi praca samemu w skupieniu. Dla mnie wtedy jest najlepiej. Jest też mniejsze prawdopodobieństwo, że coś przeoczysz gdy chcesz puścić przetarg, a ktoś inny coś Ci gada nad głową i oczekuje uwagi. Ciekawe jak współpracownicy na mnie patrzą? To, że jak na dziwoląga to wiem, bo tak patrzą na każdego zamówieniowca. Czy myślą, że jestem towarzyska czy nietowarzyska?
Czy rozwiązaniem jest praca zdalna? Mogłaby być. Tyle, że przez maila dłużej to wszystko trwa – weź zbierz podpisy – wysyłaj maile niech podpisze ten sam plik najpierw jeden i odeśle, potem drugi… Albo co lepsze, jak opieprzyć merytorycznego w mailu? Tak czy owak część czynności kancelaryjnych i tak fizycznie ktoś musi wykonać z budynku urzędu.
24. Czas pracowników i zużywanych zasobów zamawiającego też kosztuje, co jest w całym tym zamieszaniu najmniej ważne. Liczy się efekt np. zakup czy inwestycja, którą można się pochwalić i zrobić zdjęcie przy odbiorze jak i zamieścić w mediach społecznościowych. Celem wszczęcia każdego zamówienia publicznego jest zaspokojenie jakiejś potrzeby publicznej. Ciągłe unieważnianie, wszczynanie od nowa, zrywanie umów, niezrealizowanie zakupu inwestycji niweczy ten cel i całokształt zamówieniowej pracy. Bo nie wygrał ulubiony wykonawca, a inny robi to źle, choć nawet jeszcze nie zaczął?
25. Dla ustawodawcy to wszystko jest takie proste. Niestety nie da się w życiu łatwo do tego podejść. Z chwilą uruchomienia przetargu zamawiający niejako oświadcza swoją wolę, że chce coś kupić. Wykonawca poprzez złożenie oferty (Oferta sama w sobie jest oświadczeniem woli) oświadcza, że jest w chętny i jest w stanie owo zamówienie zrealizować. Ostatnio rozmawiałam z koleżanką od zamówień, która pracuje w szpitalu. Padł temat, że zaraz będzie wszczynać postępowanie na leki. Słucham i słucham, i nagle zdałam głupie pytanie. Skoro w ustawie w klauzulach abuzywnych masz zagwarantować ile tych leków kupisz, to jak to robisz?
Na myśli mam nie tyle standardowe leki, które na pewno kupisz, bodaj za zapas po starej cenie ze starej umowy bo one na pewno pójdą, a drogie i niestandardowe np. jeden pakiet na 1 sztukę leku ratującego życie (Nie na opakowanie, ale na jedną sztukę leku)? Wykonawca jest przecież w gotowości dostarczyć ten lek, czeka tylko na zamówienie. Nie da się przewidzieć wypadku, nieplanowanych operacji, ilości pacjentów którzy będą takiego leku potrzebować, o ile w ogóle w trakcie trwania umowy wystąpi konieczność zakupu takiego leku. Może się zdarzyć, że nie kupisz tego leku. Teraz, niech jakaś kontrola przyczepi się, że nie zakupiono tego drogiego leku z krótkim terminem ważności. Niech druga kontrola przyczepi się, że czemu kupiono ten sam lek i wydano środki publiczne, a on nie był potrzebny i się zmarnował? Co nie zrobisz to źle.
26. Nacisk na wykonawcę by wykonał prace nieujęte w dokumentacji technicznej, ujęte w ilości mniejszej niż w rzeczywistości w projekcie budowlanym (Tego czego nie było ujęte też rzecz jasna), bez sporządzenia stosownego aneksu do umowy i tym samym podwyższenia wynagrodzenia. Wykonawca nie jest wrogiem zamawiającego. Nie można go traktować, jako że podpisał umowę to niech teraz robi i nie marudzi, że coś jest nie tak. Przecież wiedział co podpisywał, więc w czym rzecz? Godził się na to, co było w projekcie budowlanym, a nie godził się na to, że zrobi wszystko ponad projekt w tej cenie. Partnerskie podejście owocuje! Wykonawcy na zamówieniowym ryneczku także wystawiają opinię zamawiającym. Współpraca z merytorycznymi i właśnie z wykonawcami naprawdę się opłaca. Jej najszczerszym wyrazem, są słowa wykonawców, że u Was widać, że chcecie coś zrobić. U innych, jak się napisze pismo o aneks, czy jest problem to udają, że go nie ma. U Was wszystkie kwity są w terminie, wszystko elektronicznie, nie ma zbędnego wybrzydzania i betonu. Z ust różnych wykonawców, taka pochwała jest bezcenna! To jest pochwała nie dla mnie, ale dla moich współpracowników!
27. Oferowane na rynku szkolenia nakierowane są na wiedzę ogólną np. o elektronizacji zamówień publicznych. Wszyscy wolelibyśmy, aby UZP nagrywał filmiki na swój kanał na YouTube jak postąpić w danych okolicznościach – na konkretnym kazusie np. wypełnienie nowego formularza ogłoszenia w procedurze unijnej z podziałem na pakiety czy naruszenia, które najczęściej padają na kontroli uprzedniej, czy na co skarżą się najczęściej osoby wnioskujące o kontrolę doraźną. Skoro wszyscy wymagają od nas, żeby dobrze pracować, to najpierw nas przeszkólcie. Nawet forma przekazania wiedzy przez krótki filmik jest dziś standardem. Wiedza na konkretnych przykładach szybciej i łatwiej się utrwala. Taki filmik obejrzą wszyscy – zamawiający, wykonawcy i kontrolerzy. Jeśli taki filmik będzie firmowany logiem UZP to będzie najlepsza reklama. To dopiero jest intensyfikacja działań edukacyjnych, żeby się szkolić i samodoskonalić.
28. Każdy pracownik działu zamówień publicznych chce wykonywać swoją pracę po prostu dobrze, odpowiedzialnie, spać spokojnie. Chce tak jak inni typowi pracownicy urzędu poświęcić na pracę osiem godzin dziennie, a nie ciągle walczyć z chronicznym brakiem czasu by wykonać swoje (I innych) obowiązki. Niestety, zamówienia publiczne są ciągle kontrolowane oraz komentowane niekoniecznie przez specjalistów w tej dziedzinie. Wizja odpisywania na absurdalne zarzuty kontroli (Nie zawsze oczywiście), wizja odwołania, wizja sprawy w sądzie i gromadzenia dowodów (Być może Sądzie Polubownym przy Prokuratorii Generalnej RP) nie napawa optymizmem. Z moich obserwacji z pracy w różnych urzędach, wynika, że zazwyczaj wszyscy nastawieni są do działu zamówień wrogo, jako osób blokujących sprawne i szybkie procedowanie oraz niepotrzebnie ingerujących w opis przedmiotu zamówienia. A tymczasem ja kochany merytoryczny ratuję Ci skórę czepiając się np. o nazwy własne w opz!
29. Za mało uwagi poświęca się na etap przygotowawczy postępowania, gdyż na etapie przetargu ogromna ilość pytań prowadzi do paraliżu. Dział zamówień dba o stronę formalno – prawną postępowania, nierzadko wyłapując błędy we wsadzie merytorycznym, które przed ogłoszeniem przetargu można skorygować (A nawet w trakcie trwania postępowania poprzez zmianę ogłoszenia o zamówieniu i SWZ oraz wydłużenie terminu składania ofert. Uwaga. W przetargu nieograniczonym zmiana istotna niesie ze sobą konieczność unieważnienia postępowania na podstawie art. 90 ust. 3 w powiązaniu z art. 256 ustawy Pzp. Największą bolączką jak zwykle jest niespójny zakres robót objętych dofinansowywaniem ze środków zewnętrznych a zakresem prac objętych dokumentacją techniczną budowlaną / opis przedmiotu zamówienia, które to wykraczają poza wiedzę oraz odpowiedzialność za pracę działu zamówień. Innymi słowy, jakiej jakości wsad i zakres merytoryczny (Np. projekt budowlany) zostanie przekazany do działu zamówień, a następnie załączony jako załącznik do SWZ, służący wycenie oferty, a także będący przedmiotem odbioru, takich efektów na późniejszym etapie można się spodziewać. Dział zamówień może zerknąć na jakiś prosty opis zamówienia i pomóc go skorygować przed ogłoszeniem przetargu. Nie ma takiej możliwości, w momencie gdy dostaje zaakceptowany i opieczętowany projekt budowlany, który wrócił ze Starostwa, bo to nie jest ten etap.
Nieskoordynowanie powyższego oznaczać będzie problemy na etapie rozliczania projektu z instytucją dofinansowującą kosztem kosztów kwalifikowanych zadania. Co prawda zwracałam uwagę, że na etap przygotowawczy postępowania poświęca się za mało czasu i uwagi – jednocześnie negatywnie postrzegając obowiązek sporządzenia raportu z analizy potrzeb i wymagań w postępowaniach unijnych, który ma za zadanie właśnie wzmocnić ten etap. Wyjątkami, kiedy nie ma ustawowego obowiązku jego sporządzenia są negocjacje bez ogłoszenia ze względu na pilną potrzebę oraz w trybie unijnej wolnej ręki ze względu na konieczność natychmiastowego wykonania zamówienia. Teoretycznie dokument ten ma za zadanie dokonania symulacji odnośnie co się bardziej opłaca make or buy oraz ma pomóc lepiej gospodarować środkami publicznymi. W praktyce jednak, aby stworzyć fachową analizę w kontekście konkurencyjności rynku oraz produktów, nowości na rynku, postępu technologicznego trzeba po prostu być specjalistą w danej dziedzinie. Nierzadko na rynku prywatnym nawet doradcy w jakieś wąskiej dziedzinie nie nadążają za nowościami oraz potencjalnymi możliwościami, a takiego podejścia oczekuje się od słabo wynagradzanych urzędników, którzy nie mają dostępu do takiej wiedzy oraz przy odmawianiu im podstawowych szkoleń? Nie można narzucać wykonawcy sposobu realizacji zamówienia, więc wizja zamawiającego poczyniona w analizie, skonfrontowana z możliwościami finansowymi, do momentu zakończenia zadania może od siebie odbiegać. Czasem wykonawca może dać dobre rady jak coś usprawnić. Sama analiza ma (Dla mnie nie ma, miałaby) sens przy zakupach inwestycyjnych, gdzie warto zastanowić się nad wyborem technologii, czy zakupem dóbr innowacyjnych.
Niestety zamawiający nie wyprodukuje sobie sam leków, nie wytworzy sam papieru do drukarki, paliwa, energii elektrycznej (Może zainwestować w fotowoltaikę – odeprze ktoś złośliwy. Jak ma zainwestować, jak nie ma pieniędzy na bieżące potrzeby?), a jednak musi w raporcie z analizy dochodzić do wniosków oczywistych tj. pewne działy i produkty na rynku objęte są działalnością regulowaną państwa jak koncesjonowanie obrotu paliwami. Sedno analizy odnosi się do tego jak kupić. Może są i tańsze metody zaspokojenia Twojej potrzeby. Tylko, że właśnie wybranie rozwiązania droższego może wiązać się z komfortem i niezawodnością. Jak policzyć komfort pracy, komfort posiadania i użytkowania lepszego jakościowo komputera? Tego, którego planują kupić Tobie! Chciałbyś pracować na sprzęcie, który się wiesza, bo na lepszy nie ma pieniędzy? Żadne normy należności nie odnoszą się do walorów estetycznych czy kolorystycznych, a to też kosztuje. To, co dla jednych jest standardem, to dla drugich fanaberią. Mam taką teorię, że zawsze najłatwiej zaoszczędzić na ludziach, obcinając na wszystko fundusze i oczywiście w tym roku podwyżek nie będzie. Proszę nic nie kupować, bo nie ma pieniędzy. Czyli odmawia się wymiany starych komputerów na nowe i sprawne. Czyli dopiero jak padną to się kupi nowe? Jeśli nie pracujesz w chmurze to danych z tych starych komputerów, które padły nie da się uratować. A na głupoty pieniądze są? Sam pracuj na przestarzałym sprzęcie, który się zawiesza i jest awaryjny. Ile czasu więcej będzie to trwać? Ile więcej papieru, tuszu, prądu, wezwań serwisu będzie to kosztować? Ile czasu nowy sprzęt będzie wyłączony z użytku bo będzie w naprawie?
30. Występujące problemy ze zdobyciem rzetelnych wykonawców, w których profesjonalizm można wierzyć. Nienaturalnym jest obwinianie dział zamówień za wybranie wykonawcy, który choć wzorcowo przedstawia swoje dokumenty na etapie przetargu, w rzeczywistości nieterminowo realizuje zadanie bądź wcale go nie realizuje. Z jednej strony po to się stawia proporcjonalne warunki udziału w postępowaniu, wymaga fakultatywnych podstaw wykluczenia, żąda wniesienia wadium aby wybrać dobrego i zdolnego do wykonania zamówienia wykonawcę. Nie myślcie sobie, że wykonawcy nie potrafią zaskakiwać. Z wykonawcą x rozwiązaliśmy umowę – okazał się nierzetelny itp. Jeśli doszło by to odstąpienia od umowy to promesa z Polskiego Ładu o tą wysokość kar umownych była by pomniejszona. Sąd zawsze zmiarkuje kary, więc w pełnej wysokości ich nie odzyskasz.
Nauczona tym, że owszem rozstaliśmy się polubownie z tym nierzetelnym wykonawcą, aby na przyszłość uniknąć takiej sytuacji w następnym postępowaniach zaczęłam stosować fakultatywne przesłanki wykluczenia – za naruszenie obowiązków zawodowych oraz za niezrealizowanie wcześniejszej umowy. Ładnie pięknie zastrzegam w ogłoszeniu i SWZ, że tak zrobię itp. A tu nagle odszyfrowuje oferty i widzę nazwę firmy, która okazała się być nierzetelna. Myślę, nic z tego kochanieńki. Sprawdzam ich. Okazuje się, że tamta firma była zarejestrowana w KRSie z tymi samymi nazwiskami, tym samym adresem co ta, która złożyła ofertę. Ta firma, które złożyła ofertę jest zarejestrowana w CEIDG pod taką samą nazwą. Owszem ci sami właściciele firmy, ten sam adres, ale w obrocie gospodarczym to jest inny podmiot, z innymi danymi rejestrowymi – nie ten z którym był problem. To nie ten wykonawca, z którym podpisaliśmy porozumienie o rozwiązaniu umowy. Takie kombinacje. Czy to są uczciwe praktyki wykonawców? Czytając SWZ i składając ofertę wykonawca miał świadomość, że wykluczę, a tym samym odrzucę go, to wystartował pod inną firmą i nie musiał udowadniać samooczyszczenia.
Z drugiej strony na każde dodatkowe wymagania rynek zareaguje. Brak ofert też jest reakcją i sugestią, że to może być wymaganie nadmierne, a terminy są nierealne. Od zawsze największą barierą w uzyskaniu zamówienia jest wadium, warunki udziału w postępowaniu, oraz co może budzić mieszane uczucia poza cenowe kryteria oceny ofert. Przy standardowych, powtarzalnych, dość prostych zamówieniach wykonawcy z natury i niezmiennie konkurują między sobą ceną oraz nie zawsze przychylnie podchodzą (Choć to nie jest regułą) do forsowanego przez UZP punktowania szeroko pojętej jakości (Nie mylić z właściwościami wykonawcy – co jest na kanwie zamówieniowych zasad udzielania zamówień publicznych niedowolne). Taka kryterialność ma sens przy specjalistycznym przedmiocie zamówienia, gdzie cena nie musi stanowić tych magicznych 60 na 100 pkt. Próba wyważenia stosownych warunków, podstaw wykluczenia oraz dokumentów na ich dowód to nie lada wyzwanie.
Na warunki udziału w postępowaniu żąda się – zgodnie z katalogiem dokumentów z rozporządzenia tzw. dokumentów pozytywnych. A zatem pokaż mi drogi wykonawco, że spełniasz warunki, że posiadasz ludzi, posiadasz pieniądze na koncie, posiadasz sprzęt i posiadasz doświadczenie. Zarówno w postępowaniach krajowych jak i unijnych nie ma obowiązku stawiania warunków udziału w postępowaniu. Na podstawy wykluczenia żąda się – zgodnie z katalogiem dokumentów z rozporządzenia tzw. dokumentów negatywnych. A zatem pokaż mi drogi wykonawco, że nie podlegasz wykluczeniu, że nie figurujesz w rejestrach, że nie masz zaległości w płaceniu ciężarów publicznoprawnych. W postępowaniach krajowych, w celu wykazania braku podstaw wykluczenia można poprzestać tylko na oświadczeniu wstępnym o braku podstaw wykluczenia, jak i na potwierdzenie podstaw wykluczenia żądać dokumentów (Do wyboru).
W postępowaniu unijnym jest obowiązek żądania dokumentów na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia. Można także pójść na kompromis – tzn. zamiast dokumentów na potwierdzenie powyższego żądać podmiotowego środka dowodowego w postaci oświadczenia wykonawcy w tym zakresie (§ 3 rozporządzenia o środkach dowodowych czyli podmiotowy środek dowodowy o braku podstaw wykluczenia – oświadczenie o aktualności informacji dla postępowań krajowych składane na wezwanie przez wykonawcę najwyżej ocenionego) i § 10 rozporządzenia o środkach dowodowych (Podmiotowy środek dowodowy – oświadczenie o spełnianiu przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dla postępowań zarówno krajowych i unijnych składane na wezwanie przez wykonawcę najwyżej ocenionego). Choć jaki jest sens ich wymagania bez sprawdzenia, bazując jedynie na oświadczeniu składanym pod odpowiedzialnością karną? Cały wywód polega zatem na tym, aby umiejętnie dobrać zarówno przedmiotowe i podmiotowe dowodowe do specyfiki przedmiotu zamówienia.
Moim zdaniem, niezależnie od polemik i wątpliwości zamawiającego, jeśli zadanie zakończy się sukcesem każdorazowo można się spodziewać zarzutu, że zamawiający są czepliwi i po co było żądać nadmiarowych dokumentów? Po co działowi zamówień były owe oświadczenia? Natomiast, w każdorazowym przypadku niepowodzenia można spodziewać się zarzutu, a po co było wybierać tę firmę? Dlaczego nie było wymaganych dokumentów lub było ich za mało? Jak wyście ich wybrali? A zalecenie pokontrolne będzie brzmiało w stylu jednak stawiania owych barier dla wykonawców. Z drugiej strony, rozmawiając z kontrolerami, usłyszałam takie słowa „Widać, że znasz się na zamówieniach i masz wyczucie. Postępowanie zakończyło się powodzeniem bo nie nastawiała Pani nie wiadomo jakich warunków”.
31. Naturalnym jest, że cały projekt umowy, dołączany jako załącznik do SWZ winien być choć przeczytany oraz uzgodniony ze wszystkimi osobami, które będą realizować dane zamówienie (Tak. Jasne, na pewno tak jest 😉). Nienaturalnym, ale jakże życiowym przykładem jest, zaczynanie zapoznawani się z treścią umowy oraz skupianie się głównie na rozdziale odnośnie przewidzianych zmian umowy, z góry wiedząc, że bez tego zadanie się nie powiedzie (Zapomnij, że w pierwotnym terminie i zakresie). Samo przewidzenie przesłanek zmian umowy jest aspektem pozytywnym, jednakże nie powinno to być głównym przedmiotem rozważań kosztem reszty zapisów umownych.
32. Pracownicy działu zamówień postrzegani są jako prawnicy (Stworzą umowę pod każde postępowanie bez zaangażowania innych odpowiedzialnych za to zadanie osób), jako merytoryści (A niech zamówieniowiec sprawdza opz czy gdzieś się przypadkiem ze sobą nie wyklucza. Projekt budowlany prosto od projektanta trafia do działu zamówień (Niech dział zamówień się martwi) wraz z meldunkiem do szefa, że już jest w zamówieniach i zaraz będzie przetarg. A czemu w ogóle nie jest jeszcze wszczęty? Następnie jako osoby odpowiedzialne za rozliczanie projektów zewnętrznych (Niech dział zamówień przeczyta wielostronicową umowę o dofinansowanie (Jeżeli w ogóle zostanie ona przekazana do działu zamówień), czy są tam zawarte aspekty rzutujące na przetarg np. klauzule społeczne, niech dział zamówień martwi się o odpowiednie logotypy oraz odbiory i płatności zgodne z okienkami płatniczymi. Pamiętaj przy tym (Oczywiście dziale zamówień bo któż inny) o kontrolowaniu umów podwykonawczych, a potem pisz za innych żmudne wyjaśnienia dla kontroli. A co robi reszta?
33. Zbyt pobłażliwe traktowanie trybu z wolnej ręki jako szansy na przeprowadzenie postępowania w trybie bezkonkurencyjnym. Przecież wykonawca sam wie, co ma zrobić! Merytorysta to nawet się ucieszy z wolnej ręki, jak się nie powiodło pierwsze postępowanie. To nawet lepiej bo zaprosimy kogo chcemy. Przecież dział zamówień obrobi kwity, to w czym rzecz? Coś tam wpisze w uzasadnieniu. Nie wiem, co bo tego nie będę czytać.
34. Pamiętanie o różnicach w prowadzeniu postępowań w różnych trybach – klasyczny przykład to wysokość wadium w trybie podstawowym oraz w trybie przetargu nieograniczonego różni się. Tak samo oświadczenie wstępne – w postępowaniach krajowych oświadczenie składane jest na druku przygotowanym przez zamawiającego (Nie ma jednego wzoru), a w postępowaniach unijnych na wzorze formularza Jedza. Innym wartym uwagi przypadkiem jest zamówienie z wolnej ręki oraz wyjątek, o którym mowa w § 9 ust. 2 pkt 3) rozporządzenia o dokumentach tj. okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa w § 9 ust. 1 pkt 1), 2) i 9), liczy się wstecz od dnia złożenia podmiotowego środka dowodowego, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt 1), 2) i 9), w przypadkach, o których mowa w art. 217 ust. 2 ustawy.
35. Warstwa techniczna i nowe wyzwania z Czat Botem. Czy istnieje obawa, że nasz zawód zniknie? Czy naszą pracę przy przetargach będzie wykonywał program komputerowy? Spokojnie, tam gdzie będą środki publiczne zawsze będzie praca. Czy program jest w stanie nauczyć się sztuki prowadzenia negocjacji? Czy będzie cechował się zamówieniową intuicją czy może zamówieniowym cwaniactwem? Z ciekawości na etapie pisania książki wkleiłam jej wstęp do programu Chat GPT. Owy program, który nigdy przecież nie przeprowadził żadnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego po rozpoznaniu tekstu podsumował, że autorka ma cyt. „Szerokie doświadczenie w dziedzinie zamówień publicznych i chce podzielić się swoją wiedzą z praktykami w sposób przystępny i interesujący”. Czy takie stwierdzenie można traktować jako komplement czy też jako przytyk to od sztucznej inteligencji?
Nasuwa się pytanie, czy taka forma sztucznej inteligencji od teraz będzie zdolna napisać artykuły, felietony czy nawet książki o zamówieniach publicznych? Po wprowadzeniu takiego polecenia, program przystąpił do pisania książki. Uwaga na ten moment baza wiedzy jaką on dysponuje to wrzesień 2021 r. – zatem on myli starą ustawę z nową, z tym, że on się cały czas uczy i się nauczy. Po prowadzeniu zapytania „Małgorzata Węgiel Pzp” system nie był w stanie wyszukać danych o autorce. Zapewne Wy mnie znacie, a program nie. Prezes UZP Pan Hubert Nowak wielokrotnie w swoich wystąpieniach przytaczał słowa „Kiedyś było fiction, a teraz jest science”. Postęp technologiczny jest ogromny. Zarządzanie zmianą polega właśnie na nadążaniu za trendami i być może wykorzystanie ich w codziennej pracy zamówieniowca. Program może się przydać jako asystent do edycji tekstu. Niemniej pewnie zauważyliście, że książka ma niedociągnięcia stylistyczne (Celowe i niecelowe). Ponoć używam regionalizmów. Nie wspomnę o graniu na Waszych zamówieniowych uczuciach i emocjach, a tego na pewno czat nie potrafi.
36. Niejednolite orzecznictwo, które nie jest dostępne na bieżąco i bezpłatnie. Okoliczności faktyczne zawsze są ocenne dla stron sporu. Często przywołujemy się orzecznictwo sądów powszechnych. Patrzysz kto podjął ten wyrok? Sąd rejonowy czy inny? Orzeczenia KIO wszystkie są sobie równe. Zawsze znajdziesz orzeczenia na tak i na nie. Które jest lepsze i ważniejsze?
37. Na zamawiającego zostały przerzucone kompetencje quasi wywiadowni gospodarczej i śledczych tj. ma zaradzić konfliktowi interesów, ma nie dopuścić do udzielenia zamówienia firmie rosyjskiej, ma ocenić czy wykonawca skutecznie udowodnił samooczyszczenie… To chyba nie jest kompetencja przeciętnego urzędu… Ma pochylić się nad subsydiami zagranicznymi (O wartości co najmniej 250 mln euro i subsydium co najmniej 4 mln euro), ma ocenić czy prawidłowo została zastrzeżona tajemnica przedsiębiorstwa. Mamy też sprawdzać i sprawozdawać o elektromobilności. Weź dochodź czy jest zastosowana właściwa stawka podatku VAT itp. Co jeszcze?
38. Zamówienia publiczne to bardzo rozległy i z pewnością nie nudny temat. Aby być na bieżąco potrzeba wprawy i czasu by śledzić linię orzeczniczą, czytać wartościowe publikacje i komentarze. Skoro jest to tak absorbujące czas wyzwanie, to nasuwa się pytanie tendencyjne kiedy znaleźć czas na pracę, skoro cały czas system wymaga bieżącego śledzenia zamówieniowego rynku?
39. Roszczeniowość wydziałów merytorycznych. Na prawdę w dziale zamówień nie pracują osoby bezczelne, czepialskie oraz których hobby jest bycie zakupowym hamulcowym i plucie jadem. Do tego zazdrość. Jak długo da się funkcjonować w tak toksycznej atmosferze? Niezadowolenie pracowników merytorycznych ze współpracy niejednokrotnie wynika z tego, że dział zamówień wymaga wykazania się wiedzą merytoryczną. Wszyscy znany donosy do szefostwa, że ciągle narzekamy. Natomiast, kiedy zaistnieje potrzeba ratowania postępowania wydziały merytoryczne są szczególnie miłe oraz skłonne do współpracy – co daje wyraz jakie w większości urzędów jest podejście do działu zamówień.
40. Czy dobre strony pracy w zamówieniach publicznych istnieją? Niewątpliwie, prowadzenie każdego rodzaju z postępowań tj. dostaw, usług i robót budowlanych przyczynia się pogłębiania wiedzy na różne tematy, w tym o opisie przedmiotu zamówienia. Może nie tyle stajemy się specami od tego czego przetarg dotyczy, lecz z pewnością służy to pogłębieniu wiedzy ogólnej.
41. Wiara w to, ze Pzp to tylko przeszkoda i ograniczana konkurencję. Ustawa nie jest idealna. Jej zamiarem jest właśnie sprzyjaniu wolnej konkurencji, co jest oczkiem w głowie ustawodawcy szczególnie unijnego. Owszem w opz nie pada wprost nazwa konkretnego produktu, ale wprawione oko speca wyłapie, że pośrednio lub bezpośrednio jest on wskazany.
42. Brak wyobraźni i doświadczenia. Przejawem tego może być powtarzające się pytanie i nacisk na szybkie jego ogłoszenie i rozstrzygnięcie. Czy możesz ogłosić przetarg, a międzyczasie dorobię opz? Dlaczego (Jeszcze?) przetarg nie jest ogłoszony pyta wydział merytoryczny, który nie przygotował materiałów do jego wszczęcia? Możemy puścić same kosztorysy, bez załączania projektu budowlanego? Spieszy się nam, dlatego pytam. Ja też się pytam. Skoro nie dajesz wykonawcy dokumentów co ma wycenić, to jak ma to wycenić?
43. Pracownik merytoryczny, który cokolwiek wie o wszczynanym przetargu wybiera się na urlop od poniedziałku i premedytacją materiały do wszczęcia postępowania przysyła w piątek o godzinie 15:28. Licząc na to, że jak wróci faza przetargu go ominie, a umowa zostanie w magiczny sposób zawarta, po czym zamelduje do szefostwa „To ja zrobiłem przetarg”. Nie będę odbierać telefonów na urlopie, tu masz maila do projektanta w razie pytań wykonawców, ale on i tak nie odpisuje… Radź se. Nikt inny nie orientuje się, ale ja chcę wypocząć i do zobaczenia za 3 tygodnie. Czyli kwity zostały przekazane w piątek przed pójściem do domu. W poniedziałek rano na odprawie służbowej padają słowa, że przecież kwity zostały przekazane do działu zamówień w tamtym tygodniu i też nie wiemy czemu nadal przetarg nie jest wszczęty…
44. Wrażenie (Czy mylne?), że działy merytoryczne albo gubią, albo nie panują nad swoimi dokumentami. Po czym przychodzą do działu zamówień po swoje kwity – a bo u Was jest wersja ostateczna, ta co poszła do przetargu, u siebie jej nie mam, a muszę coś sprawdzić.
45. Bezmyślne przekopiowywanie od innych zamawiających z już wszczętych przetargów opz (Trochę od tego, trochę od tamtego… Czy w ogóle tak stworzony produkt istnieje? Czy raczej mógłby istnieć? Oczywiście można się po wzorować i ukraść fajne zapisy. Nawet jeśli opz to będzie kopiuj – wklej od innego zamawiającego, to dlaczego merytorystom nie przyjdzie na myśl sprawdzić czy nie był on zmieniany? Można przecież powzorować się na skorygowanym opz. Przecież ten sam lub podobny wykonawca zada takie same lub podobne pytania. A tak w ogóle kiedy wreszcie będzie nowa umowa? Poprzedni pracownik ds. zamówień był lepszy – wystarczyło zasygnalizować, że się chce przetarg, a on wszystko ogarniał.
46. Jak wymagać zaangażowania współpracowników, którzy zarabiają po studiach i latach pracy najniższą krajową lub oscylują trochę ponad tę kwotę, a być może mniej niż pracownik działu ZP? Po co się wysilać? Jaka płaca, taka praca. To nie dział ZP jest od motywowania współpracowników. Dział zamówień także potrzebuje motywacji. Gdzie są kierownicy działów merytorycznych? Czy analityczne myślenie boli? Z drugiej strony każdy ma swój zakres czynności za który jest odpowiedzialny i pobiera wynagrodzenie, więc w imię czego to ZP ma poprawiać i podpowiadać o sprawach które go nie dotyczą, na których nie musi się znać? Niech choć raz kontrola przyczepi się do opz, wtedy merytoryczni poniosą konsekwencje i będą mieli nauczkę – bez ciągłych pretensji że w dziale zamówień kazali mi to zmienić. Cierpliwość też ma swoje granice, niech się w końcu zaangażują? To mi ma zależeć? To po co w ogóle są wydziały merytoryczne? By dostać premie czy dodatek w ramach projektu unijnego za wykonaną inwestycję? Oczywiście z pominięciem działu ZP? Ileż razy można być pomijanym? Jak nie czuć złości, zażenowania i niechęci? Uczciwie pracuje się po to by godnie zarabiać. Powodzenie realizacji projektu w dużej mierze zależy od powodzenia przetargu. Jak nie będzie przetargu to kto wykona zamówienie? Co księgowość będzie księgować? Co dział inwestycji będzie odbierać? Nie będzie kupionego sprzętu, mebli, nic.
47. My wszyscy sami wiemy najlepiej co zrobić aby ulepszyć system, co nas ogranicza. Docinki w stylu „Jak Ci się nie podoba to zmień pracę, idź pracować do sklepu na kasę, zwolnij się” u osób które dostrzegają mankamenty jest nie na miejscu. Popracujesz u prywaciarza to docenisz. Pracowałam i nadal pracuję. To życiowe i zamówieniowe doświadczenie winno właśnie służyć jako postulat to zmian ustawy. Nie podoba mi się takie podejście – jak się nie podoba to po co narzekasz? To zmień robotę. Najłatwiej jest rzucić takie hasło. Czy ktoś się zapytał z czego takie podejście wynika i co kuleje? Nie wiem dlaczego wszyscy u góry (Ustawodawca, pracodawca, bezpośredni przełożony) jest głuchy na nasze głosy. Do tego, że wszyscy na górze mają nas gdzieś to przywykłam. Ale nie przywykłam, że wykonując jeden zawód, borykając się z tymi samymi problemami zamówieniowiec tak radzi drugiemu zamówieniowcomi… Ja tego nie rozumiem. Zmień pracę, a nie biadolisz i psujesz nastrój w środowisku na wszystko i wszystkich. Kiedyś dojdziesz to takiego momentu w życiu osobistym i zawodowym, że wspomnisz taką sytuację.
Zamiast rozwiązania spodziewaj się, że ktoś inny po fachu, może młodszy skwituje Cię słowami, że jak się nie podoba po to co zajmujesz miejsce? Zmień robotę, na co czekasz? Zmień robotę to najokrutniejsze co jedna osoba po fachu może powiedzieć drugiej. Kwadratura koła polega na tym, że uczysz się. Jesteś coraz lepszy w tym co robisz. A potem nagle… Jestem gotowa tak zrobić… Bo to tylko praca i nie warto. Ja sama miałam zawahania, jak usłyszałam takie słowa. Tak sobie rozkminiałam. Jeśli ktoś by mnie zechciał zatrudnić na przykład na kasie w sklepie. Jako ekspedientka nie mam obowiązku szlifowania warsztatu zamówieniowca. Mam obowiązek szkolić się jako sprzedawca. Jako ekspedientka na pracę poświęcam tylko tyle czasu, kiedy jest czynny sklep, jest potrzeba i są klienci. Nie będę siedzieć na kasie po zamknięciu sklepu, bo kogo mam obsługiwać? A w zamówieniach po godzinach otwarcia urzędu, będziesz ślęczeć przed komputerem i szukać orzecznictwa… Dlatego przychodzi taki moment, że ludzie mają dość. I odchodzą z zawodu do innego zawodu.
Ten wysiłek i ta droga, którą pokonali w zdobywaniu doświadczenia nic nie znaczy. Ale co tam. Kto z Was będzie czytał te moje tandetne łkania i mierne spostrzeżenia na temat hasła: zmień robotę… Szczerze. Gdy pracowałam na umowę na zastępstwo (Nie miałam pewności co będzie dalej, czy będę pracować) wysyłałam CV gdzie się dało. Trzeba z czegoś żyć. Okazało się, że na kasie (To ciężka i często fizyczna praca) mogłabym zarobić więcej niż pracując w urzędzie, robiąc milionowe przetarg i mając ukończone super studia, pozostawszy z kredytem za te wymarzone studia. Mój mózg eksplodował. Inny przykład. Na moich oczach moja doświadczona koleżanka z branży wolała przenieść się na inne stanowisko, za mniejsze wynagrodzenie niż w dziale zamówień. Spokojniejsza praca i sen w nocy, możliwość wzięcia urlopu, mając małe dziecko było wedle niej tego warte.
48. Zamówieniowcy (Czyli wszyscy przetargowcy ogółem bez rozróżnienia po jakiej stronie stoisz – zamawiający, wykonawca, doradca – to nie ma znaczenia) solidaryzują się ze sobą za pomocą grupy Przetargowa Ustawa Nowa. Po prostu ktoś wrzuci jakieś case study i bezinteresownie może liczyć na cenne wskazówki, komentarze, odesłania, pomoc, wsparcie, dzielenie się opiniami UZP. Poczucie jedności zawodowej było (I jest) szczególnie ważne, gdy weszła w życie nowa ustawa Pzp, podczas pandemii i wojny. W grupie siła. Nie było oficjalnej wykładni jak interpretować przepisy. Nie było nowego orzecznictwa bo ono się dopiero tworzy na naszych oczach. Nie było opinii prawnych UZP. Daliśmy radę i ciągle dajemy, i ciągle się uczymy. I z zaciekawieniem czytamy nowe posty.
49. Życzliwość osób z którymi miałam przyjemność pracować nie zna granic! Przyjazne relacje, uśmiech, wzajemne uprzejmości, małe gesty naprawdę budują atmosferę. Kto nie zakładał się o pizzę za ile pójdzie przetarg? Sama prowadzę ten urzędowy hazard i przyjmuję zapisy. Skoro my zamówieniowcy nie zbudujemy atmosfery to kto to zrobi? Kto będzie rządzić w urzędzie, jak nie my? Kto będzie siał postrach? Do kogo będą przychodzić po słodycze w stanie silnego wzburzenia? 😉 Tak się jakiś zawsze składało, że miałam szczęście od ludzi z którymi pracowałam. Korzystając z możliwości, ślę wyrazy uznania dla mojej koleżanki z za biurka za to jaka ona jest (To nie zamówieniowiec) ale wszystkich zna i potrafi celnie przewidzieć co się wydarzy i w ogóle jest super! Wszystko umie zrobić, zawsze ma porządek w papierach, wszystkiego pilnuje!
50. Dlaczego zamówieniowiec zamówieniowcomi podkłada świnię? Czy to celowe? Czy nie celowe? Czy to atak na mnie? Czy o co kaman? A może to specjalnie i chodzi o to, żebym ja czegoś nie wiedziała? W oczach Ci inni, że Ty byś się tak nie zachował – przynajmniej tak ta osoba twierdziła. A przychodzi co do czego to ja sama byłam zdumiona i nie spałam trzy noce, że osoba z którą pracowałam tak zakończyła pracę. Unoszę się bo się zawiodłam. Staram się jak mogę. Jak coś robię to coś robię i tego samego oczekuję, czyli uczciwości. Nieładnie! Wstyd mi za to, że pracując ze sobą, ufając sobie dzieją się takie rzeczy. Ja też odchodziłam z pracy.
Pamiętam, że ostatniego dnia gdy dostałam podpisane protokoły do postępowań, które zakończyłam to jeszcze zostałam dłużej, aby zrobić spis treści, przewlec akta sznurkiem, opisać teczkę – czyli przygotować całość do archiwizacji. Po to, by nie palić mostów za sobą i żeby współpracownicy nie musieli narzekać, że kończą za mnie. Po czym ryczałam całą noc z emocji, że odchodzę i rozpoczynam nową pracę. Jak pracowałam dla klientów – tak samo, a przecież pracowałam zdalnie. Najpierw rzetelne rozliczenie, a potem wystawienie rachunku. Mam czasami problem z odszyfrowaniem ludzkich zachowań. Może jestem jakaś inna? Za uczciwa? Może za dużo chcę? Może za bardzo się angażuję? Bo inaczej bym tego tak nie przeżywała… Nie ruszają mnie niektóre proceduralne sztuczki. Ruszają mnie nieładne ludzie zachowania.
51. Za co kocham zamówienia publiczne? Od razu zastrzegam, że pisze to na trzeźwo. No i nie samym sarkazmem człowiek żyje w tych zamówieniach. Zamówienia publiczne to ludzie a nie tylko przepisy najeżone prawną tematyką. Chyba cała ta grupa zawodowa ma coś w sobie z masochisty i twierdzi, że da się to lubić. Kocham na pewno za fajnych zamawiających! Za mądrych wykonawców. Za pracowitych ludzi! Za przyjaźnie w tej niedoli. Za samopomoc. Za wsparcie. Za serce do pracy. Za wszystko co dobre! W innej pracy nie poznałabym takich ludzi. Jestem dumna, że tyle lat się tym zajmuje i jakoś idzie wytrwać. Tak tylko gadam średnio trzy razy w tygodniu, że rzucam tę robotę. Jak widzę efekt mojej pracy np. wybudowaną nową drogę to czuje zadowolenie. 😉
52. Skoro nie cenisz mnie bo uważasz, że jednak bredzę to w kuluarach słyszałam, że już tworzy się bot to zamówień publicznych (Tak słyszałam, że ApexNet się zdeklarował), któremu będzie można zadać pytanie. Już działa bot SIG (Asystent weryfikacji podpisów elektronicznych). Wolisz gadać z komputerem? Czy czytać moje żale?
53. Upić się to mało. Namieszałam Ci w głowie co nie? Czy Ty sobie wyobrażasz co taki przeciętny zamówieniowiec jak ja ma w głowie? A w głowie mam takie błędne koło. Wzbiera się we mnie złość. Nie ma na płatne szkolenie, nie ma na komercyjną platformę, nie ma na materiały naukowe o zamówieniach. Naszego urzędu, żeby Ci zapłacić nie stać i nawet o to nie proś. Na to, żeby powiedzieć miłe słowo, że dobrze wykonujesz swoją pracę też nas nie stać, choć to nic nie kosztuje. Ale jeśli sobie będziesz względnie radzić np. korzystając z darmowych szkoleń to też źle, bo siedzisz i to oglądasz. Masz pracować, a nie myśleć. Właśnie tu jest odwrotnie. W zamówieniach musisz logicznie myśleć, ażeby się niepotrzebnie nie narobić i uprościć życie.
54. Na początku, gdy się jarasz pracą w zamówieniach i traktujesz jako wyzwanie zapytasz. Jakie wypalenie zawodowe? Żadne wypalenie! Mój mózg pracuje ciągle na obrotach. Nie ma nudy. Fajna, pełna wyzwań praca. Z wiekiem, oczekujesz pewnej i stabilnej pracy. Niestety w zamówieniach praca taka nie jest. Zawsze coś. Po latach pracy ciągłe zmiany w prawie oraz dokładanie obowiązków zaczniesz postrzegać jako walkę o przetrwanie. Wiem, że potrzebuję urlopu, żeby naładować baterie…
55. Za wszystko zawsze jest winny dział zamówień! On jest obarczany odpowiedzialnością za brak zgody na zakup! Bo Ty (Zamówieniowcu) jesteś niereformowalny! Przez te Twoje bezsensowne procedury nie możemy czegoś kupić! Co np. lekarza czy pacjenta leżącego w szpitalu obchodzi jakieś przekroczenie kwoty 130 tysięcy zł netto np. zakupu tlenu, leków, materiałów medycznych? Mają i muszą być i tyle! Stawką jest zdrowie i życie ludzkie.
56. Trwa przegląd ustawy Pzp. UZP opracował ankietę, aby zgłaszać postulaty co można zmienić. Nie omieszkałam i wypełniłam tę ankietę. Szkoda, że ja mam żadną szansę przebicia… Tyle tylko, że napisałam co moim zdaniem trzeba by zmienić w ustawie. Może to nic nie da. Może ktoś, kto będzie analizował te odpowiedzi w ankiecie będzie się śmiał ze mnie, że chcę zniesienia obowiązku analizy potrzeb i wymagań… A może jak ktoś to przeczyta, to przyzna, że rzeczywiście postulat Węgiel, żeby zlikwidować lukę prawną, że nie da się zmienić ogłoszenia o zamówieniu unijnego 48 godzin przed otwarciem ofert jest słuszny…
57. To wszystko jest monotematyczne i tyle razy wałkowane i nudne, że nie chce Ci się czytać? Nieważne, czy te zagadnienia były poruszane czy nie. Nierozwiązane problemy i niewysłuchane postulaty bolą za każdym razem. Może rzeczywiście zatraciłam poczucie piękna wykonywania tego zawodu? Jestem zgorzkniałą, starą panną z kotami z mało rozwiniętego regionu, która wylewa swoje żale poprzez ustawę. A tak naprawdę to ustawa jest niczemu winna. To tylko moje urojone i przelane niepowodzenia życiowe i niespełnienie zawodowe oraz niespełnione ambicje? A może to także Twoje niepowodzenia życiowe i niespełnienie zawodowe oraz niespełnione ambicje? Czuję, że jest nas coraz więcej… Ja i Ty… i inni… Czyli wychodzi na to, że z nami jest wszystko w porządku?
58. Dodaj drogi Czytelniku co Cię irytuje, drażni i złości? Z czym się borykasz na co dzień? To nie jest po prostu zwykła moja i wiara w to, że dział zamówień jest nieomylny i najlepszy oraz pracują tam najinteligentniejsi w urzędzie (Trochę jest). Powyższe to nic innego jak zamówieniowe życiowe sytuacje i problemy, a to wszystko to szczere do bólu wyznanie, nieprawdaż Drogi Czytelniku? Jeśli nigdy tak nie miałeś to oddaj tę książkę na makulaturę albo skasuj plik. Proszę też dać mi znać, który to zamawiający jest taki nieskazitelny i fair to złożę tam CV lub dla zasady by się o tym przekonać będzie przeglądać tam ogłoszenia o pracę i wystartuje w konkursie. Dlaczego Ty jeszcze tam nie pracujesz? Czemu to tak wygląda jak wygląda? Nie chodzi o brak asertywności, a wyzysk. Chodzi bardziej o poczucie – chcesz coś zrobić dobrze – to zrób to samemu, umiesz liczyć – licz na siebie!
Wszystkie negatywne sytuacje zapadają w pamięć. Jeśli zostaniesz źle potraktowany przez pracodawcę to będziesz miał skrupuły zmienić pracę? Czy jeśli jesteś niedoceniany, a w innym urzędzie proponują Ci większe zarobki na start, niż po paru latach w obecnej pracy bo potrzebują specjalisty, to będziesz miał sentymenty (Czy oni dla Ciebie mają?). To nie jest presja płacowa, to jest presja by godnie żyć za to jak uczciwie pracujesz na etacie. Czy jak płacisz rachunki, wszystko jest coraz droższe, uczciwie pracujesz a musisz dorabiać, albo nie jesteś w stanie się utrzymać czy odłożyć będziesz się zastanawiać nad zmianą pracy? Może w obecnej pracy pominęli Cię przy awansie, a w nowej pracy oferują Ci stanowisko kierownika działu? Myślisz, że będą po Tobie płakać? Nie będą płakać, ale jak ich sytuacja zmusi to zadzwonią z prośbą o pomoc!
