Wypalenie zawodowe w zamówieniach publicznych

Dowiedz się, jak może wyglądać wypalenie zawodowe w zamówieniach publicznych według Małgorzaty Węgiel! Ten felieton stanowi fragment jej książki, która niedługo zostanie wydana. Zachęcamy do lektury!

W budżetówce jest gorzej niż w korporacji. Tam, owszem szybko się wypalasz. Chcą Cię wycisnąć jak cytrynę, ale przynajmniej wiesz za ile pracujesz. A tu co? A tu nic. Pracujesz za półdarmo. Sama przestałam lubić przez to zamówienia (Tylko tak mówię). To już nie jest wyzwanie w pracy, ale uniemożliwienie normalnej pracy. Jestem przekonana, że lubisz swoją pracę, a nie atmosferę w swojej pracy. Masz jako urzędnik dużą odpowiedzialność. Musisz być dyspozycyjny i zawsze chętny do pracy. Kłóci się to z zasadami logiki. I o ot takie traktowanie niby ma być konkurencja na rynku pracy? Dodatkowo modne stało się sformowanie waloryzacja wynagrodzenia wykonawcy (Trend słuszny, bo ceny rosną a pensje nie są dopasowane do obecnych cen). Ej, no a gdzie waloryzacja naszej pensji, chociażby o wskaźnik inflacji? To kwestia godnościowa. Ale kto pracuje w administracji publicznej i ma godność? Słaby dowcip mnie się ima. 😉

Zwracam po prostu uwagę, że znów praca w urzędzie przegrywa z rynkiem prywatnym. Pracowałam na rynku prywatnym i też nie było kolorowo. Skończyłam pracę, dopiero jak skompletowałam całą ofertę. Najgorzej jak były próbki i trzeba było je obklejać, od jakiego wykonawcy pochodzą. Albo przestawiać linię produkcyjną, bo potrzebowałam złożyć próbkę o takich i takich wymiarach. Zlecaj działowi produkcji wyprodukowanie 2 sztuk asortymentu. Na pewno tylko na to czekają.

Udowodniono naukowo, że dla komfortu życia psychicznego i zawodowego zmiana pracy co pięć lat jest dobra. Co mają powiedzieć osoby, które pracują w jednej firmie, na stanowisku do spraw zamówień od 20 lat? Zła renoma poprzedniego urzędu, marna płaca, lepsza okazja, ciekawsza praca, założenie swojej działalności, rozminięcie się z oczekiwaniami w obecnym miejscu pracy, zmiana miejsca zamieszkania – są to naturalne zjawiska występujące na rynku pracy. Wypalenie zawodowe przez szefostwo postrzegane jest negatywnie, jako element leniwości i nieodpowiedzialności pracownika za pracę. I to na każdym stanowisku pracy. A przecież, ciągle są nowe potrzeby inwestycyjne, ciągle kończy się jakaś umowa i trzeba wszczynać kolejne przetargi. O ile nie jestem władna wypowiadać się co do choroby wypalenia zawodowego od strony medycznej, o tyle czuje się upoważniona do wskazania głównych subiektywnych elementów (W lekko uszczypliwy sposób), które mogą (Nie muszą) być przyczyną opisywanego zagadnienia.

Poniższe przykłady nie są może idealnym odbiciem pracy każdego zamawiającego, jednak w pewnej mierze odzwierciedlają podobieństwo naszej zamówieniowej pracy i to bez względu na miejsce zatrudnienia. Zaskoczeniem może być fakt, że w urzędzie, a tym samym w dziale zamówień pracują ludzie. Każdy może mieć gorszy okres, zły humor, być przepracowany, przemęczony, przytłoczony obowiązkami, nadgodzinami, kontrolą, ciągłym poprawianiem dokumentów po pracownikach merytorycznych, brakiem kawy i słodyczy, upałem, hałasem, bólem głowy, napięciem. W poprzednim zdaniu, absolutnie nie zarzucam braku wiedzy merytorycznej współpracownikom! Raczej chodzi o ich niechlujność. Nie każdego i nie zawsze oczywiście, bo na stanowiskach merytorycznych pracują specjaliści!

Jak ktoś wytrwał na danym stanowisku ileś lat to oznacza, że siłą rzeczy albo ma fuksa, albo chcąc czy nie chcąc nauczył się (Życie go zmusiło) do swoistej zaradności. Inaczej najzwyczajniej w świecie się nie nadaje. Po prostu trzeba im pokazać zasady współpracy z działem zamówień w wykonywaniu obowiązków członka merytorycznego komisji przetargowej. Fajne w zamówieniach jest, że można się uczyć od siebie (Jeśli masz od kogo) tj. od doświadczonych, mądrych i odpowiedzialnych współpracowników. Gdy pojawia się problem mogę się założyć, że dział zamówień zostanie wciągnięty w jego rozwiązanie.

Wypalenie zawodowe w zamówieniach publicznych – objawy

Na sytuacje, które przechylają czarę goryczy i sprawiają, że wypalenie zawodowe może się pojawić, składają się następujące czynniki.

1. Ile niecenzuralnych słów masz teraz w głowie? Prozaiczne i epickie zarazem. Zaobserwowałam taką oto właściwość pracy w szeroko pojętej budżetówce. Jeśli jesteś chamem, nikomu nie pomożesz, to nikt Cię nie prosi o pomoc bo i tak jej nie uzyska. Celowo lub niecelowo, bo wszyscy wiedzą że coś zepsujesz (Ale na szczęście nie ma tam nigdzie Twojego podpisu). Nikt Cię nie angażuje bo wie, że coś zepsujesz, a Twoim zadaniem jest narzekanie, to i tak co miesiąc dostaniesz pensje. Jeśli jesteś koleżeński, pomagasz, nie odmawiasz, zostajesz po godzinach i dlatego nie masz zaległości to dołożą Ci więcej roboty. Zrób coś raz w dobrej wierze – za drugim będą tego od Ciebie oczekiwać, a za trzecim wymagać.

2. Ja zacznę, skoro nikt nie jest chętny, lub się boisz. Podkreślam na każdym kroku, i powtórzę to raz jeszcze, że nie jestem idealna, nie byłam i nie będę. Nie dogodzę wszystkim, choćbym miała najszczersze chęci. Też się zraziłam. Kto nie miał kryzysu, żeby to wszystko rzucić i pojechać… do Lublina odwiedzić mnie… Na cebularza, pierogi po lubelsku, cydr, obejrzeć to piękne miasto (Nie ukrywam, że pochodzę z Lubelszczyzny. Wielu z Was, nawet nie wie gdzie leży Lublin, albo ma skojarzenie, że Lublin toż to prawie Ukraina i tu nic nie ma).

Przeciwnicy (Mają trochę racji) twierdzą, że jak czegoś nie wiesz to samemu dochodź odpowiedzi zastanów się jak rozwiązać problem, czytaj, a nie wrzucisz post na Grupę przetargową i liczysz na darmowe rozwiązanie problemu przez doświadczonych członków. Dziś masz łatwość w zdobyciu informacji. Już usłyszałam, że psuję rynek, po co dzielę się wiedzą? Mówią to Ci, którzy najpierw zapoznali się z tym co udostępniłam rzecz jasna, bo to się przyda, a potem narzekają że odbieram pracę tym, którzy żyją z doradztwa w zamówieniach publicznych. Dzielisz się tym co masz to Cię zhejtują. Nie dzielisz się, a korzystasz z tego co bezinteresownie wrzucą inni to jest ok?

3. Nie jestem maszynką do przetargów. Wiem, że to moja praca i lubię ją. Staram się jak mogę. Tylko czasem słyszałam bezsensowne pytania i czuje niepokój z tego powodu. Zwykle w piątek koło południa pada pytanie od merytorysty. Czy da radę to dziś puścić, bo w poniedziałek mnie nie ma? Oczywiście pytanie pada, ale nie wpłynęły jeszcze żadne materiały merytoryczne żeby to obrobić. Moja odpowiedź: jest piątek. Dziś nie zostaję w robocie dłużej, bo idę na randkę. Było mi mówić o przetargu wczoraj, to dziś już by wisiał na platformie.

Nie martw się puścimy. Zrobię dziś ile mogę. Ja mam szanować Twój czas, a Ty szanujesz mój? Znaczy, Ty pójdziesz do domu, a ja mam kiblować w robocie w piątek wieczór, bo chcesz zaimponować szefowi, że tego samego dnia w którym wydał polecenie przetarg jest ogłoszony? Przyjdź do mnie, siądź koło mnie to od razu naniesiemy na umowę co chcesz. Tylko bądź przy mnie i mi powiedz kwestie merytoryczne, a pomogę. Jak mi nie powiesz czego chcesz to skąd mam to wiedzieć? Puszczę przetarg, a potem będą pretensje, że za szybko… Że nie zostało ujęte to i tamto. Zrobię procedurę, ale nie zrobię za Ciebie opisu przedmiotu zamówienia.

4. Odpowiedzialność za pracę. W tym słowie tkwi wszystko. Ja naprawdę jestem za równością. Nie myśl że jestem samolubna i uważam się za lepszą od pracowników na najniższym szczeblu. Ja też jestem pracownikiem niskiego szczebla – czyli tego szczebla do roboty. Szanujmy się nawzajem. Każdemu przysługuje prawo do godnej pensji za uczciwą pracę. I to niezależnie od tego czy pracujesz w dziale zamówień czy wykonujesz jakąkolwiek inną pracę. Jakąkolwiek. Porównajmy teraz Twoją (I moją) pensję z poziomem odpowiedzialności za pracę z jakimkolwiek innym stanowiskiem o podobnym wynagrodzeniu. Od 2024 roku wyraźnie obserwujemy ogólne spłaszczenie wynagrodzeń poprzez wprowadzenie wyższej minimalnej krajowej. Może się zdarzyć, i zdarzy się że będziesz zarabiać tyle co Pani sprzątaczka. A może i mniej, jeśli Pani sprzątaczka dostanie 20 % więcej za wysługę lat, a np. Ty masz 10 lat pracy, czyli dodatek 10% do podstawy.

Szanuję zawód sprzątaczki i trud w wykonywaniu tej pracy, bo to ciężka praca. Ten przerysowany przykład ma posłużyć tylko ukazaniu odpowiedzialności za pracę. Czyli zamówieniowiec, który zarabia np. 4 tysiące zł na rękę (z 20 letnim stażowym), od którego wiedzy i umiejętności współzależy powodzenie przetargu ma wielką odpowiedzialność. Zwłaszcza w postępowaniach z dofinansowaniem. A Pani sprzątaczka (Szanujmy też tą profesję) jaką poniesie odpowiedzialność za źle umytą podłogę, brudny kibel, czy za nie wyrzucone śmieci? Przepraszam, że to tak do siebie porównuję. Chodzi mi o pokazanie kontrastu. Oczami pracownika, przy tak drogim życiu każda kwota wynagrodzenia będzie za mała. Oczami, kogoś spoza zamówieniowego kręgu, patrzących z zewnątrz każda kwota wynagrodzenia za picie kawy i za nic nierobienie jest za duża.

5. Szefostwo samo nie wie co zrobić z zamówieniowcem. Przecież on tylko przeszkadza i muszą na niego patrzeć, jest nielubiany w urzędzie. Czy to stanowisko to część działu inwestycji, czy to dział organizacyjny, czy może oddzielny dział? Wiąże się to ze zmianą nazewnictwa stanowiska / działu, przeprowadzką z pokoju do pokoju. Czy oni naprawdę wszyscy sądzą, że zmiana nazwy działu zamówień / wydzielenie / połączenie z innym działem mentalnie spowoduje rewolucję czy poprawę? Pracownicy działów merytorycznych (Zaznaczam nie każdy i nie zawsze) jak nie przykładali się do przetargów, tak nadal nie będą tego robić, dopóki szefostwo nie będzie od nich tego wymagać i rozliczać. Zmiany są potrzebne (Nawet po to żeby je po krytykować), ale kto nie doświadczył przenoszenia się z urządzonego pokoju do innego pokoju, podczas gdy wpływają pytania do przetargu a ma się odłączony komputer, ten nie zaznał zamówieniowego życia. Czy to tak dużo?

Sprawy komputer, dostęp do platformy zakupowej, kwalifikowany podpis elektroniczny oraz ogarnięty merytoryczny – to jest recepta na sukces. Kierowniku zamawiającego, skoro tak narzekasz na swoich pracowników zamówieniowców to czemu ich zatrudniasz, zamiast samemu robić przetargi? Siadaj i zrób to sam. Ciekawe czy będziesz miał pojęcie od czego zacząć? Drogi kierowniku zamawiającego profesjonalizacja kadr dotyczy też Ciebie. Temat powinien Cię szczególnie interesować, gdyż za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, jak stanowi ustawa odpowiadasz Ty! Odpowiadają także pracownicy, którym kierownik zamawiającego to zleci. Ale zawsze pierwszy leci kierownik zamawiającego. Błąd pracownika to błąd kierownika jednostki. Radzę o tym pamiętać.

6. Zamówieniowiec ma wizerunek służbisty, który kurczowo trzyma się ustawy Pzp. Klapki na oczach, nie wie co się dzieje w życiu urzędowym. Nie zna plotek kto z kim. Jest wyalienowany, bo nie ma czasu na takie rzeczy. Niby zdrowie psychiczne jest ważniejsze i nie warto się stresować. Tu się nie da. Adrenalina czasem sięga zenitu. Przewlekły stres. Stany przedzawałowe i skoki ciśnienia. Nie umiesz wyłączyć się po pracy. Dobrze znam to uczucie. Większość współpracowników nie rozumie, jak i co gadasz po zamówieniowemu ani całokształtu Twojej pracy. Twierdzą, że bredzisz.

7. Stres związany z mityczną kontrolą. Kontroler też człowiek (Np. może być na początku swojej drogi zawodowej) choć często słusznie, ale bywa, że i nie słusznie upiera się przy swojej racji. Zatem udowadniaj kontrolerowi że czarne jest czarne, a białe jest białe. Ty jemu, a nie on Tobie. Absurd. Nie lubię jak kontrola coś mi wciska, jakieś wymyślone przewinienia. Mam dla Was taką metodę. I to nie jest wiadro z melisą oraz szczepionka na cierpliwość. Jak któryś kontroler np. z Urzędu Marszałkowskiego będzie się czepiał to sprawdźcie ich przetargi w poszukiwaniu błędów. Albo posłużcie się ich specyfikacją z tekstem, że jeśli kontroler sformułuje zarzuty, to Ty jako osoba prywatna wystąpisz do ich urzędu, że skoro u mnie jest źle to i u nich jest źle, przecież mam to na piśmie od Waszego kontrolera. Wam też się należy korekta. Czy jestem teraz bezczelna? Nie bezczelna, ale pragmatyczna.

8. Dlaczego mało osób czyta to co przynosi do działu zamówień? Oto przykład. Mam 3 oferty, spójrz. Spoglądam. Okazuje się, że te oferty są na co innego. To przede wszystkim nie jest oferta. Ich cena odbiega od tego, co jest na zamówieniu. A tak w ogóle odbiega od kwoty, jaka jest na to przeznaczona w budżecie. Irytują mnie słowa, że dana osoba się nie zna. To Pani jest uczona i to Pani powinna wszystko za mnie zrobić. Czy za Nas ktoś coś robi? Nie wymagam nie wiadomo czego, bo na jakiej podstawie? Po prostu przeczytaj kwity, czy oby są dobre. Chyba tyle to umiesz. A nie, że ja mam czytać Twoje dokumenty. Przecież podpisujesz się pod tym.

9. Źródłem stresu może być praca. Stres to synonim napięcia, zmęczenia i pogoni za terminami. Stresorem może też być obciążenie ilością i tempem pracy czy relacja dom – praca. Każdy reaguje na stres inaczej. Jednego lekki stres motywuje, drugiego paraliżuje. Ten stres będzie Ci towarzyszył w całym zamówieniowym życiu. Nie tyle się będziesz stresować jedynie swoją proceduralną działką. Będziesz się stresować za to co zrobili współpracownicy, za to czego nie zrobili itp. Oni raczej się nie będą stresować.

10. Wszyscy krytykują wynagrodzenie ryczałtowe. Nie jest ono idealne, ale przynajmniej wiesz ile zapłacisz. Owszem możemy się liczyć z wykonawcą wynagrodzeniem kosztorysowym i rozliczać za każdą śrubeczkę – pod warunkiem, że Ty sam tego będziesz pilnował i sam będziesz wyliczał, czemu nie? Z resztą, skoro masz taki ambitny plan rozliczania kosztorysowego i ścigania wykonawcy za dosłownie każdą śrubkę. Najpierw to Ty rozlicz projektanta / kosztorysanta, ażeby dokumentacja techniczna i kosztorysy do przetargu była dobrej jakości, a wykonawca mógł złożyć dobry kosztorys przy wynagrodzeniu kosztorysowym do oferty na wszystkie ujęte w dokumentacji rzeczy. Rozumiem, że potem Ty ten kosztorys zliczysz? Załóżmy pięć ofert po tysiąc pozycji w kosztorysie. Powodzenia! Nie możesz znieść, że w dziale zamówień się korkuje? Im szybciej zliczysz kosztorysy, tym szybciej to do mnie trafi w kolejkę do roboty!

11. Brak świadomości szefostwa i współpracowników o nakładzie pracy, który musi zostać włożony w przygotowanie dokumentacji przetargowej. Każde szefostwo uważa, że nie ma ludzi niezastąpionych, a przygotowanie i przeprowadzenie przetargu to chwila. Każdy tak uważa, a do momentu dopóki sam nie zacznie tego robić. Niestety schemat kopiuj – wklej, przy tej ilości zmian w prawie, przy najróżniejszych opisach przedmiotu zamówienia, przy możliwym braku wsparcia merytorystów nie działa. Szybkie ogłoszenie przetargu, bez zastanowienia się nad np. zmianami umowy, bez podania realnego terminu wykonania zamówienia, bez zapoznania się z wymaganiami instytucji dofinansowującej zawsze mści się na etapie realizacji umowy. Nie sztuką jest ogłaszać przetarg, jeden za drugim, byleby poszczycić się przed szefostwem o szybkim wykonywaniu poleceń służbowych. Prawdziwym sukcesem jest przemyślenie inwestycji, oraz ewentualnego ryzyka, a następnie zapisanie go w klauzulach przeglądowych, gdyż na etapie realizacji (Ale o czym na etapie szybkiego wszczynania przetargu nikt nie myśli, będziemy się martwić później, a czego tego nie przewidziałaś w momencie ogłaszania przetargu skoro wiedziałeś?) mieć podstawę do aneksowania umowy i to niekoniecznie z winy wykonawcy.

12. Mobbing, karalne złe przykłady, próby nacisku, korupcja, zmowy przetargowe, nepotyzm, kumoterstwo, zastraszanie o których słyszy się nieoficjalnie. Proszę doprowadzić do tego, aby ta firma nie podpisała umowy. Gdybym ja coś takiego usłyszała od pracodawcy to bym dawno tam nie pracowała! Nie wspominam już nawet o znowelizowanym brzmieniu art. 305 kodeksu karnego. Będąc przy temacie zmów przetargowych to też jest ciekawy temat. Zmowę przetargową najprościej zdefiniować jest jako działanie, kiedy to dwie firmy celowo się dogadują przed złożeniem ofert. Zakładając małą konkurencyjność na rynku, to jest prawdopodobne.

W porozumieniu jedna firma przygotuje ofertę tańszą, a druga droższą. Na wszelki wypadek, gdyby ta tańsza oferta okazałaby się wygrywającą, to celowo jest coś pominięte np. brak złożenia oświadczenia wstępnego o braku podstaw wykluczenia i ta firma celowo nie odpowiada na wezwanie o jego złożenie lub celowo nie podpisze umowy. Zatem ta tańsza firma odpada, więc zgodnie z zasadą legalizmu zamawiający bierze pod uwagę następną w rankingu tj. tę droższą, ważną ofertę. To oczywiście bardzo duże uproszczenie, ale chodzi o to żeby wybrzmiał sam mechanizm.

Zamiast takiego ryzykownego działania, które da się udowodnić, dziś stosuje się inne rozwiązanie. Otóż konsorcja. Wygląda to tak, że czołowe firmy dogadują się między sobą i zamiast konkurować, startują razem i proponują wspólną cenę np. szwalnie, dealerzy samochodowi, firmy paliwowe. Jeśli ta wspólna cena będzie wywindowana a postępowanie unieważnione z powodu braku środków to i tak nie rozwiąże problemu, bo to zamawiający nadal będzie miał potrzebę zakupową, którą musi zrealizować. W takiej sytuacji zamawiający powtórzy postępowanie albo pójdzie w kierunku wolnej ręki właśnie z tymi wykonawcami. Taki to paradoks, że zamawiający sam ich zaprosi do negocjacji, bo gdzie indziej kupi? Nie ma innego wyjścia, inaczej nie kupi.

Z tyłu głowy, zamawiający ma świadomość że nie może dojść do sytuacji, że nie ma czegoś co jest mu potrzebne do podstawowej pracy bo coś jest za drogie. Jak odmówić zakupu paliwa dla służb mundurowych, które muszą jechać? Jak nie wywozić śmieci, i nie zrealizować obowiązku ustawowego zadań własnych? Śmiecie mają zalegać na ulicach bo firma powiedziała za wysoką cenę? A zagrożenie epidemiologiczne i szczury? Mamy nie kupić prądu w szpitalu bo jest za drogo? A aparatura na prąd podtrzymująca życie to co? Płać i płacz. Jaki wpływ ma dział zamówień na to, jaką cenę zaoferuje wykonawca?