Czy skan zamieszczony przez zamawiającego jest dopuszczalny w przetargach?

Dostępność cyfrowa w przetargach 

Czy na Twojej stronie internetowej pojawiła się deklaracja dostępności?   Powinna.  Skąd się tam wzięła?  IT coś tam wrzuciło – albo i nie, jeżeli informatyk nie jest na etacie. A czy IT przekazało, co wynika z nowych przepisów dla zamówień publicznych?  Chyba Pan żartuje. A powinno?  TAK, zdecydowanie POWINNO.

Tak wygląda większość rozmów, jakie prowadzę w temacie dostępności cyfrowej z Zamawiającymi. Ktoś coś wrzucił na stronę i sprawa załatwiona. Otóż nie, niezałatwiona. O czym należy pamiętać?

Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych dotyczy wszystkich w urzędzie/szpitalu/uczelni, a zamówień publiczne dotyczy w pierwszej kolejności.

Co miało na celu wprowadzenie ustawy? Jest to oczywiście dalsza część dostosowywania prawa krajowego do wymogów UE i ma na celu “…zapewnienie większej dostępności stron internetowych i mobilnych aplikacji organów sektora publicznego w oparciu o wspólne wymogi dostępności.” oraz  “…powinno również pozwolić unijnym organom sektora publicznego i przedsiębiorstwom na czerpanie korzyści gospodarczych i społecznych z rozszerzenia zakresu świadczenia usług online lub usług mobilnych na większą liczbę obywateli i klientów”. 

Co jest kwintesencją ustawy i jak to wpływa na zamówienia publiczne? W tym miejscu zwrócę uwagę na: “Art 5. pkt 2 Dostępność cyfrowa strony internetowej i aplikacji mobilnej polega na zapewnieniu ich funkcjonalności, kompatybilności, postrzegalności i zrozumiałości.”.

Nie będziemy rozkładać na czynniki pierwsze każdej z w.w przymiotów dostępności. Opiszę tylko: “pkt art. 4 pkt 9. Postrzegalność – właściwość strony internetowej lub aplikacji mobilnej umożliwiającą jej odbiór przez użytkownika za pomocą zmysłu słuchu, wzroku lub dotyku;”.

Musimy zatem dostosowywać strony internetowe do potrzeb osób niedowidzących lub całkowicie niewidomych. Mówimy tu nie tylko o dostosowaniu struktury budowy strony i mechanizmów jej działania, ale także ich zawartości.

Z ustawy wynikają również konkretne kary dla instytucji, które nie dostosują się do zmienionego prawa:

art. 19 pkt 5.  Wysokość kary pieniężnej, o której mowa w ust. 1:

1) pkt 1, wynosi do 10 000 zł; (a niezapewnienie dostępności cyfrowej)  

2) pkt 2 i 3, wynosi do 5000 zł. (za nieopublikowanie deklaracji dostępności)

Jak to się w praktyce przekłada na działanie działu zamówień?

Odpowiedzmy sobie na pytanie: Kto z nas opublikował na stronie www lub na BIPie skan dokumentu podpisanego odręcznie długopisem? Skan jakiegokolwiek dokumentu, informacja z otwarcia, odpowiedzi na pytania, SWZ czy inne? Jeżeli odpowiedź choć raz brzmiała “tak”, a publikacja miała miejsce po wrześniu 2020, to jako okularnik czuję się przez Was dyskryminowany! Ponadto zarzucam Wam naruszenie ustawy o dostępności cyfrowej w zakresie umieszczenia na stronie dokumentów, które nie są “czytalne” przez programy przerabiające tekst na dźwięk. 

Skan pisma, niezależnie czy to w formacie .pdf czy .jpg, jest obrazem. Zatem w praktyce nie mogę zaznaczyć części treści, skopiować jej (Ctrl+c) i wkleić (Ctrl+v).

A skoro ja nie mogę skopiować to programy do “czytania” stron www i plików na nich zawartych nie będą w stanie odczytać zawartości tych plików. Zatem każde PISMO, jakie wrzucamy na stronę postępowania, powinno być tekstem – nie obrazem.

Treść powinna być do skopiowania i w ten sposób będzie ona “czytalna” dla programów wykorzystywanych przez niewidomych.

A co z mapami? Co z projektami? 

W skrócie – nie dotyczy. Z założenia są to obrazy, które są bardzo trudne do opisania słowami, a bardzo łatwe do przyswojenia wzrokiem.

Jak zatem sobie z tym poradzić?

Zastanówmy się, na czym nam zależy i postawmy sobie założenia:

1. dokument na stronie, czy na BIPie chciałbym mieć podpisany przez kierownika zamawiającego.
2. dokument MUSI być “czytalny”, czyli może być np. w formacie .doc czy .docx lub w .pdf. Ale nie .pdf skan, tylko .pdf wyeksportowany z worda z pliku .doc. 
3. chciałbym dodatkowo mieć dokumentację w jednym miejscu, a nie rozbitą pomiędzy szafę (papierowa dokumentacja zamawiającego), a system (dokumentacja dostarczona elektronicznie przez wykonawców).

Opcja 1 (zapewnia tylko założenie 2)

Zakładamy, że “każdy dokument opublikowany na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej jest dokumentem urzędowym bez względu na to, czy jest na nim obraz pieczęci i podpisu, czy też go tam nie ma.”. 

Nie jestem przekonany, czy kierownik zamawiającego w każdej sytuacji będzie zadowolony z takiego stanu rzeczy, ale umieszczenie zwykłego .doc lub czytelnego .pdf rozwiązuje sprawę czytalności pliku i mamy załatwiony pkt 2 z postawionych założeń.

Opcja 2 (zapewnia założenia 1 i 2)

Zamieszczamy dokument w wersji “czytalnej” .doc lub .pdf niebędący skanem, a poza tym jak zawsze dodatkowo skan pisma podpisany przez kierownika Zamawiającego. Jest “czytalne”, jest podpisany, tylko pracy dużo: 

• zamieść plik, 
• wydrukuj plik, 
• zbierz podpis, 
• zeskanuj podpisany dokument, 
• zamieść skan.

Opcja 3 (zapewnia założenia 1, 2 i 3)

Zamieszczamy “czytalny” plik podpisany np. podpisem kwalifikowanym przez kierownika Zamawiającego. Dokument jest “czytalny”, jest podpisany, jest elektroniczny i może być przechowywany wraz z dokumentacją dostarczoną przez wykonawców w formie lub postaci elektronicznej.

Wybór opcji (zależy oczywiście od zamawiającego) będzie podyktowany wielkością organizacji, jej dojrzałością, czy gotowością do dalszej elektronizacji. Osobiście bardzo podobało mi się określenie jednej z uczestniczek szkolenia, która podsumowała w.w kwestie następującymi słowami:“Wymagamy od wykonawców elektronizacji to od siebie i swojego kierownika chyba też możemy!”. 

Niech to zdanie zostanie Wam w głowie i powoli nastawia na kolejne zmiany. 

Uzupełnieniem artykułu jest darmowy poradni. Sprawdź ⬇