Dialog techniczny stanowi ustawowe narzędzie pozwalające zamawiającym w pełni na usprawnienie procesu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Korzyści wynikające z zastosowania dialogu konkurencyjnego przedstawia Pani Eliza Grodzka, prawnik z Kancelarii Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro.
Dialog techniczny pełni w zamówieniach publicznych funkcję oficjalnego instrumentu przygotowawczego o charakterze fakultatywnym – art. 31a-31d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Tego typu dialog można określić, jako oficjalne konsultacje rynkowe. Jego celem jest uzyskanie wiedzy w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy.
Stosowanie dialogu technicznego zapewnia przejrzyste, konkurencyjne rozeznanie rynku, a tym samym optymalne przygotowanie się do procedury o udzielenie zamówienia publicznego.
Zastosowanie dialogu technicznego niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców. Z punktu widzenia zamawiającego, ma szczególne znaczenie wtedy, gdy zamawiający zamierza w przyszłości udzielić zamówienia publicznego, ale poszukuje wiedzy na temat możliwości rynkowych. Wskutek zastosowania dialogu technicznego, zamawiający zdobywa wiedzę o potencjalnych sposobach i możliwościach zrealizowania zamówienia, szczególnie o najkorzystniejszych dla niego rozwiązaniach, np. z uwzględnieniem innowacyjnych technologii. Ponadto wskutek zastosowania dialogu technicznego, zamawiający uzyskuje dane o podmiotach potencjalnie zainteresowanych wykonaniem zamówienia publicznego, a zatem również o stopniu konkurencyjności na danym rynku.
Jak informuje Urząd Zamówień Publicznych, dialog techniczny pozwala zamawiającemu na:
- rozszerzenie konkurencji poprzez identyfikowanie barier mogących ograniczać dostęp wykonawców do zamówień publicznych,
- zdefiniowanie najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych oraz ekonomicznych w dziedzinie właściwej dla przedmiotu zamówienia,
- promocję innowacji przez system zamówień publicznych, wspieranie rozwiązań proekologicznych, nowoczesnych i zaawansowanych technologicznie,
- skonfrontowanie potrzeb zamawiającego z możliwościami ich realizacji przez funkcjonujące na danym rynku podmioty świadczące określonego rodzaju dostawy, usługi czy roboty budowlane,
- przygotowanie do realizacji zamówienia, zwłaszcza w zakresie szczegółowego określenia jego przedmiotu, a w konsekwencji również do zapewnienia celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych,
- określenie czynników determinujących techniczną jakość, czy ekonomiczną wartość zamówienia publicznego, określenie optymalnych kryteriów oceny ofert pożądanego przez zamawiającego przedmiotu zamówienia i najbardziej adekwatnych rozwiązań prawnych odnoszących się do ewentualnej przyszłej umowy w sprawie zamówienia publicznego, którego dialog techniczny dotyczy,
- szczegółową identyfikację kosztów udzielenia zamówienia publicznego, kwestii określenia ewentualnych ryzyk kontraktowych, optymalnego rozkładu pomiędzy strony umowy i analizy możliwych sposobów ich ograniczenia.
Z punktu widzenia wykonawców, korzyści przejawiają się przede wszystkim w możliwości uwzględnienia przez zamawiającego jego propozycji i rozwiązań w dokumentacji postępowania. Istotne jest, że przeprowadzenie dialogu technicznego nie zobowiązuje zamawiającego do następczego wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W zakresie procedury zastosowania dialogu technicznego, należy wskazać, iż jest on odformalizowany, gdyż ustawodawca uregulował ten instrument jedynie ramowo. Przepisy pzp przewidują, iż dialog techniczny należy przeprowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. Dodatkowo zamawiający ma obowiązek:
- zamieścić informację o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego oraz o jego przedmiocie na stronie internetowej,
- zamieścić informację o przeprowadzonym dialogu technicznym w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczył dialog,
- jeżeli istnieje możliwość, że o udzielenie zamówienia będzie ubiegał się podmiot, który uczestniczył w przygotowaniu postępowania o udzielenie tego zamówienia, zamawiający zapewnia, że udział tego podmiotu w postępowaniu nie zakłóci konkurencji, w szczególności przekazuje pozostałym wykonawcom informacje, które uzyskał i przekazał podczas przygotowania postępowania oraz wyznacza odpowiedni termin na złożenie ofert. Zamawiający powinien także wskazać w protokole środki mające na celu zapobieżenie zakłóceniu konkurencji.
Niestety pomimo wymiernych korzyści z zastosowania dialogu technicznego, dane statystyczne świadczą o jego znikomym użyciu w praktyce. Z treści ogłoszeń zamieszczonych w Biuletynie Zamówień Publicznych w roku 2017 wynika, że dialog wykorzystano jedynie w 429 postępowaniach, co oznacza zaledwie 0,35% wszystkich ogłoszonych tam postępowań. Warto podkreślić, iż w nowej ustawie pzp, która wejdzie w życie od 1 stycznia 2021 roku, instytucja dialogu technicznego została określona jako wstępne konsultacje rynkowe (art. 84 nowej pzp).
W nowej ustawie instrument ten nie zmieni swojego charakteru, ale w praktyce może być częściej wykorzystywany z uwagi na wypływający z art. 83 ust 1 nowej pzp, obowiązek dokonania przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia.
W ramach przykładu dobrych praktyk, należy wskazać na wzorcowe dokumenty dotyczące dialogu technicznego zamieszczone na stronie Urzędu Zamówień Publicznych: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty/wzorcowe- dokumenty-dotyczace-dialogu-technicznego
Łukasz Laszczyński (komentarz): Instytucja dialogu technicznego stanowi odpowiednik doskonale znanego zakupom w biznesie rozwiązania w postaci RFI. Po stronie biznesu znajduje się najczęściej zdecydowanie więcej wiedzy na temat przedmiotu zamówienia niż w samych organizacjach zamawiających. Właśnie dlatego komunikacja z rynkiem na etapie przygotowania postępowania jest w stanie przynieść wymierne korzyści dla efektywności całego procesu.
