W ramach przypominania Państwu przebiegu I KONGRESU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Online oraz jego poszczególnych paneli chciałbym, abyśmy zatrzymali się nad kluczowym w mojej ocenie zagadnieniu dla zamówień publicznych – a mianowicie efektywności procesu zakupowego. W panelu, w którym rozmawiano na temat dobrych przykładów efektywnych procesów zakupowych po elektronizacji wzięli udział: Grzegorz Klimarczyk, Prezes Zarządu Open Nexus Sp. z o.o., Grzegorz Bebłowski, Kancelaria Doradztwa Zamówień Publicznych, biegły sądowy w obszarze zamówień publicznych oraz Joanna Olejniczak, prawnik, praktyk zamówień publicznych, z doświadczeniem w obszarze kontroli. Prowadzącą panel była Elżbieta Gnatowska.
Włączmy myślenie procesowe!
Proces zakupowy, efektywność tegoż procesu to terminy, które już na dobre zdążyły zagościć w szeroko rozumianym świecie zakupów w biznesie, ciągle jednak z wielkim trudem torują sobie drogę w zamówieniach publicznych. W świecie zakupów w biznesie oczywistym jest spojrzenie procesowe. Tam proces zakupowy, jest zasadniczo definiowany poprzez dwa jego nierozerwalnie połączone elementy – sourcing i procurement. Ten pierwszy oznacza etap od planowania, aż do wyboru wykonawcy, poprzez drugi zaś rozumie się zaspokajanie potrzeb w ramach wcześniej zawartych umów.
Patrząc na szczegółowy przebieg procesu i czynności w ramach ww. dwóch obszarów można w ich ramach wyróżnić następujące fazy, które łącznie dają zamknięte koło procesów zakupowych:
Sourcing:
- identyfikowania potrzeb,
- opracowywanie strategii zakupowych,
- zapytania do wykonawców,
- ofertowania i negocjacje,
- zawarcie umowy.
Procurement:
- identyfikacja bieżących potrzeb,
- złożenie zamówienia,
- odbiór dostawy/usługi,
- rozliczenie finansowe,
- ocena wykonawcy.
Efektywność procesów zakupowych rodzi się w głowach zamawiających
Okazuje się, że o efektywności procesów zakupowych decydują nie tylko narzędzia, o których w trakcie wydarzenia zorganizowanego przez firmę Open Nexus Sp. z o.o., objętego patronatem Urzędu Zamówień Publicznych oraz Politechniki Poznańskiej, rozmawiano w kontekście projektu e-Zamówienia, lecz przede wszystkim świadomość po stronie organizatorów (dysponentów) postępowań, a więc zamawiających. Stąd tak ważna w mojej ocenie jest stała edukacja w tym zakresie, zmierzająca w gruncie rzeczy nie tylko do tego, by poznać regulacje prawne, ale mieć świadomość tego do czego ww. służą.
Jak słusznie zauważyła, już na wstępie prowadząca panel Pani Elżbieta Gnatowska, nowa ustawa, która już niebawem wejdzie w życie jest zdecydowanie bliższa myśleniu procesowemu o zamówieniach publicznych niż obecnie obowiązująca, która zdecydowanie bardziej stwarza klimat do fragmentaryzacji procesu, skupiania się na pewnych jego wąskich etapach w oderwaniu od siebie razem i nie patrzeniu na proces zakupowy, jako na jedną całość. Do tej pory najczęściej osobno definiowano potrzeby, osobno dokonywano opisu przedmiotu zamówienia, prowadzono postępowanie, czy w końcu dokonywano rozliczenia umowy o udzielenie zamówienia publicznego. Mam nadzieję, że nowa ustawa wpłynie istotnie na zmianę myślenia o zamówieniach publicznych.
Proces zakupowy w zamówieniach publicznych. Kluczowe elementy
Próby zdefiniowania procesu zakupowego w zamówieniach publicznych podjął się Pan Grzegorz Klimarczyk. W jego ocenie kluczowymi elementami są: planowanie zamówień, wszczęcie i prowadzenie postępowania, ofertowanie, badanie i ocena ofert, wybór wykonawcy, podpisanie umowy, realizacja umowy i następnie jej końcowe rozliczenie. Na dodatkowe, równie kluczowe elementy procesu zwróciła uwagę Pani Joanna Olejniczak, zaliczając do nich m.in.: odpowiedni dla osiągnięcia celu dobór kryteriów oceny ofert, koszty w całym cyklu życia dostawy, usługi, roboty budowlanej.
Zrobić przetarg, czy zaspokoić potrzebę zakupową?
W świecie zamówień publicznych w wielu jeszcze miejscach doświadczamy koncentracji na samej tylko procedurze, co objawia się choćby na płaszczyźnie semantycznej, bowiem bardzo często spotykamy się ze sformułowaniem o konieczności „przeprowadzenia przetargu”, najczęściej w trybie pilnym z uwagi na kończącą się właśnie umowę na realizację danej dostawy, czy też usługi, a nie zaspokojeniu potrzeby zakupowej. Czyż przedstawicielom zamawiających, nie jest znane to uczucie przyspieszającego tętna na samą myśl, że „nie uda się zrobić przetargu na czas”?
Czy między jednym, a drugim – zrobieniem przetargu, a zaspokojeniem potrzeby zakupowej – jest różnica? Owszem! Zasadnicza. Owo „robienie przetargu” uosabia wszystko to, co w zamówieniach publicznych wydaje się najbardziej destrukcyjne, a wiec koncentracja na procedurze, nadmierny formalizm, pośpiech, problemy z planowaniem, problemy z komunikacją na etapie przygotowania i prowadzenia postępowania. Zaspokojenie potrzeby zakupowej oznacza jej wcześniejsze zaplanowanie w budżecie, tym samym określenie (zdefiniowanie) i co najważniejsze pełną otwartość na sposób (model) jej zaspokojenia.
Efektywność zamówień publicznych. Czego spodziewać się w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych?
Na szczęście ustawa z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych, która wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2021r. dokonuje swoistego podniesienia do rangi ustawowej zasady efektywności procesu zakupowego poprzez brzmienie art. 17 ust. 1. Zgodnie z powyższym zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający:
- najlepszą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację oraz
- uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych , środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.
Kluczowe w odniesieniu do tej nowej, ustawowej zasady wydaje się być położenie zasadniczego akcentu na obowiązku udzielenia zamówienia w sposób, który zapewni zarówno najlepszą jakość przedmiotu zamówienia w stosunku do środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację, jak i też najlepszy stosunek nakładów do efektów, w tym wskazywanych efektów społecznych, środowiskowych i gospodarczych. Zasada ta ma stanowić impuls do zmian dotychczasowej praktyki i podejścia zamawiających, których dotychczasowe działania w większości przetargów były ukierunkowane na uzyskanie najtańszej ceny za wykonanie zamówienia – bardzo często kosztem jego jakości.
Efektywność w zamówieniach publicznych. Jak to jest w praktyce?
Na codzienne bariery na drodze efektywnych procesów zakupowych zwrócił uwagę Pan Grzegorz Bebłowski. Do najważniejszych z nich ekspert zaliczył:
- niejednolitość przepisów skutkująca dodatkowo niejednolitym orzecznictwem,
- brak odpowiedniego zarządzania w procesie zakupowym (w szczególności brak wykwalifikowanych osób odpowiedzialnych za procesów zakupowych, albo podstawowe problemy związane z podziałem kompetencji),
- problemy z komunikacją w strukturze zamawiających między pracownikami merytorycznymi, a osobami odpowiedzialnymi za zamówienia publiczne,
- przeformalizowanie postępowań w obszarze tworzonej przez zamawiających dokumentacji postępowania.
Rozwiązania wspierające efektywność w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych
Efektywności procesów zakupowych nie możemy oczywiście sprowadzić do samego tylko zapisania efektywności do ustawy, jako naczelnej zasady udzielania zamówień publicznych. Efektywność w procesie zakupowym to przede wszystkim konkretne narzędzia (ustawowe rozwiązania), których zastosowanie ma wspomóc działania zamawiających na drodze do osiągnięcia efektywności procesu.
Zaliczyć można do nich w szczególności:
- obowiązek przeprowadzania analizy potrzeb zamawiającego,
- raport z realizacji zamówienia.
Dodatkowe informacje na temat efektywności w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych znajdziecie Państwo w artykule dostępnym poniżej:
Polecam lekturę, a jednocześnie już dziś zapraszam do udziału w II KONGRESIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Online, który będzie okazją do tego, by w szerokim gronie ekspertów podzielić się wspólnymi doświadczeniami z pierwszego okresu stosowania nowej ustawy.
Z przebiegiem całego I KONGRESU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Online można zapoznać się tutaj:
