W naszym serwisie zwykliśmy dzielić się nie tylko samą wiedzą z zakresu prawa zamówień publicznych, ale także dobrymi praktykami oraz sukcesami Naszych Klientów. Zapraszamy do lektury wywiadu, który przeprowadził Piotr Szczepański z Justyna Pawełoszek-Kłysik z Urzędu Miasta Bełchatów na temat elektronizacji zamówień publicznych w Mieście Bełchatów.
Z wywiadu dowiecie się:
- Co jest ważne w planowaniu zamówień i tworzeniu polityki zakupowej ?
- System dyscypliny finansów publicznych. Wskazówki praktyka.
- Jak organizować pracę w urzędzie czyli przemyślana kontrola wydatków.
- Jakie korzyści zyskało miasto dzięki pełnej elektronizacji zamówień publicznych.
Piotr Szczepański: Co uważa Pani za szczególnie istotne z punktu widzenia właściwego planowania zamówień i kreowania polityki zakupowej przez jednostkę sektora finansów publicznych?
Justyna Pawełoszek-Kłysik: Planowanie zamówień publicznych ma wpływ na bieżące wydatkowanie środków publicznych. Przyjętym standardem, zgodnie zresztą z wymogami pzp jest to, że opisuje się przedmiot zamówienia i dokonuje oszacowania. Umożliwia to ustalenie właściwych progów, w jakich zamawiający będzie uprawniony udzielać zamówień publicznych, bez narażenia się na konsekwencje naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Ważne znaczenie ma w tym przypadku opinia Urzędu Zamówień Publicznych dotycząca wydatków tego samego rodzaju w kontekście zachowania tożsamości przedmiotowej, podmiotowej i czasowej zamówień. Chodzi o to, czy istnieje taka sama grupa wykonawców o tych samych specjalnościach, działająca w określonej sferze gospodarki, którzy mogą wykonać zamówienia. Jeśli bierzemy pod uwagę tożsamość przedmiotową, to są tu wydatki związane z kwestią dotyczącą zakresu przedmiotowego zamówienia, czyli czy są to produkty tego samego rodzaju, przeznaczenia (np. osobno kwalifikujemy sprzęt biurowy, sprzęt pożarniczy, roboty budowlane – to różne rodzaje przedmiotu zamówienia).
Piotr Szczepański: Jaką rolę w Pani ocenie w wydatkowaniu środków publicznych odgrywa ustawowy system dyscypliny finansów publicznych i odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych?
Justyna Pawełoszek-Kłysik: Błąd jest nieodzownym elementem pracy ludzkiej, chociaż zawsze powtarzam że nie ma błędów, są tylko lekcje. Jeśli mamy papierowe zeszyty, wprowadza to nieład, bo trudno prowadzić skorowidz wielu kategorii. Trudno sobie wyobrazić, żeby planować w zeszycie. W małych jednostkach może i to się sprawdza. Przy zadaniach publicznych nakładanych na samorządy, gdzie jest ogrom wydatków, nie wyobrażam sobie, żeby nie było programu informatycznego.
Ryzyko błędu w zamówieniach publicznych jest olbrzymie. Ktoś musi nad tym czuwać. Najczęściej w strukturze urzędu funkcjonuje zespół powołany do zamówień publicznych. Nie da się wykonać planu na cały rok, a potem odseparować od niego wydatki realizowane w trakcie roku. Często dochodzą nowe zadania – z budżetów partycypacyjnych, z projektów unijnych. To musi być system, który kompleksowo i intuicyjnie będzie odgrywał znaczącą rolę w sumowaniu wydatków.
Piotr Szczepański: Czym może grozić niewłaściwy podział wydatków?
Justyna Pawełoszek-Kłysik: Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nieuprawniony podział zamówienia na części, w celu uniknięcia łącznego szacowania ich wartości. Na przykład, jeśli tak podzielimy zamówienia tego samego rodzaju , że każde będzie do 30 tys. euro, ale łącznie będą tę kwotę przekraczały, co będzie wymagało zastosowania trybu konkurencyjnego zgodnie z pzp, np. przetargu nieograniczonego. Dlatego ważna jest kwestia właściwego podejścia do planowania na początku roku budżetowego.
Piotr Szczepański: Jakie mogą być sposoby wsparcia urzędu we właściwym planowaniu?
Justyna Pawełoszek-Kłysik: W urzędzie miasta na potrzeby realizacji zamówień publicznych zakupiliśmy program komercyjny, który na bieżąco monitoruje wydatki danego rodzaju dzięki odpowiedniemu planowaniu w systemie elektronicznym. Program umożliwia tworzenie planu zamówień publicznych poniżej i powyżej progu ustawowego na podstawie harmonogramów zamówień publicznych składanych przez poszczególnych dysponentów środków publicznych – wydziały urzędu.
Głównym celem programu jest monitorowanie realizacji planu zamówień publicznych w danym roku budżetowym w oparciu o uprzednio przyjęte kategorie podziału zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane wraz z opcją łączenia kategorii zamówień oraz kontrolowania wartości brzegowych poprzez przesyłanie komunikatów – tzw. ”alerty”.
Na marginesie warto wskazać, iż w związku z elektronizacją związaną z przetargami powyżej progów unijnych samorządy wykorzystują, albo ogólnie dostępny mini portal UZP, albo oprogramowanie komercyjne. Umożliwia ono odpowiednie i zgodne z prawem składanie ofert przez wykonawców w formie elektronicznej. Model, który uważam za właściwy, to wspieranie się jednocześnie dwoma rodzajami oprogramowania. Jedno to platforma, która obsługuje zamówienia pod względem zapewnienia właściwej komunikacji elektronicznej, czyli składania ofert elektronicznych, opatrzonych podpisem elektronicznym, dzięki której wypełniamy obowiązki ustawowe. Druga to system informatyczny, który sumuje wydatki tego samego rodzaju na początku roku i poinformuje o przekroczeniach, a tym samym umożliwi odpowiednie zareagowanie, w przypadku przekroczenia kwot.
W ubiegłym roku wprowadziliśmy omawiane drugie rozwiązanie, chociaż trudno było przekonać pracowników, którzy są doświadczeni w realizacji procedur w formie papierowej do nowego środowiska informatycznego. W moim odczuciu potrzebna jest właśnie taka platforma, która integruje potrzeby zakupowe wszystkich dysponentów środków publicznych (wydziały Urzędu) pod względem właściwego planowania i tym samym niedopuszczenia do sytuacji niedozwolonego podziału zamówień na części celem uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp.
Piotr Szczepański: Czy nie było oporu ze strony pracowników, żeby uczyć się kolejnego?
Justyna Pawełoszek-Kłysik – Pracownicy często źle reagują na nowe rozwiązania technologiczne, brakuje entuzjazmu do wprowadzania nowych programów. Ważnym założeniem jest też integracja wielu systemów, która często jest niemożliwa ze względu na koszty lub rożne specyfiki działalności. Trudno sobie wyobrazić ze względu na efektywne planowanie zamówień, że w jednostce jakiegoś zamawiającego nie będzie planowania w postaci planu sumarycznego opierającego się na analizie poszczególnych potrzeb dysponentów. Postępująca informatyzacja urzędu, optymalizacja ścieżki wyboru oferty najkorzystniejszej przez wybór odpowiedniej procedury działającej w środowisku informatycznym, sprawiają, że dzisiaj wdrażanie programów informatycznych jest właściwym rozwiązaniem.
Piotr Szczepański: Jakie korzyści zyskało miasto dzięki pełnej elektronizacji zamówień publicznych?
Justyna Pawełoszek-Kłysik: W przypadku zastępstw pracowniczych każda osoba, która loguje się do programu, ma do czynienia z przyjaznym i zautomatyzowanym systemem, co znacznie ułatwia pracę i przejęcie obowiązków. Jest też opcja komunikatora, dzięki której poszczególni użytkownicy porozumiewają się, działa to na zasadzie Messengera, czy innych tego typu komunikatorów.
Po 9 miesiącach funkcjonowania systemu, z punktu widzenia pracy biura oraz poszczególnych Dyrektorów/Koordynatorów, jako dysponentów środków publicznych, transparentność i intuicyjność programu sprawiają, że coraz więcej mamy zwolenników tego rozwiązania pomimo obaw, jakie pojawiały się na etapie wdrażania programu.
Właściciel oprogramowania zapewnia wsparcie zamawiającego w zakresie jego użytkowania poprzez wyznaczenie pracownika (opiekuna) dla danego zamawiającego, który telefonicznie lub poprzez email będzie udzielał pomocy bieżącej.
