Postanowiliśmy walczyć z malkontentami i pokazywać rekordzistów oraz wzory do naśladowania. Rozmawiamy z naszymi odważnymi klientami – prekursorami w elektronizacji zamówień publicznych. Tym razem rozmawialiśmy z Urzędem Miasta Płock, który z powodzeniem zelektronizował zamówienia regulaminowe oraz zgodne z Pzp.
Poniżej najważniejsze wnioski z transformacji cyfrowej Urzędu Miasta Płocka oczami Magdaleny Kucharskiej – Dyrektora Wydziału Zamówień Publicznych.
Jak to się zaczęło?
Idea pojawiła się na przełomie 2017 i 2018 roku, nie było jednak inicjatywy w tym kierunku, pomysł musiał dojrzeć.
Pierwszy raz o elektronizacji dowiedziałam się od Zygmunta Kopacza z PRZETARGowa.pl, który przedstawił nam problematykę elektronizacji. Gdy objęłam stanowisko Dyrektora Wydziału Zamówień Publicznych, postanowiłam spróbować, pomimo że miałam sporo obaw.
Pracownicy zamówień publicznych oraz wydziałów merytorycznych początkowo także wykazywali nieufność. Nie byli pewni, czy jest to wiarygodne rozwiązanie, jak poradzą sobie wykonawcy, czy nie spadnie ilość ofert.
Jednak zielone światło od włodarzy miasta dodało Pani Magdzie skrzydeł. Bez świadomości akceptacji przełożonych bardzo ciężko wdraża się takie projekty.
Jako operator platformy uważamy, że wsparcie z góry jest kluczowe, aby efektywnie przejść elektronizację.
Co było głównym celem wdrożenia?
Wbrew pozorom głównym celem wdrożenia była transparentność oraz skrócenie czasu procedowania postępowań, a nie oszczędności, które dzięki korzystaniu z platformy wkrótce się pojawiły.
Pani Magda była bardzo ciekawa efektów oszczędnościowych, jednak na początku istotniejsze było usprawnienie procesu procedowania. Temat oszczędności był jednak ważny dla włodarzy Miasta. Dzięki zaistniałej sytuacji mogli potraktować wydatek na platformę jako inwestycję, a nie koszt.
Zanim zaczęliśmy korzystać z platformy zdarzało się, że oferty składane tradycyjnie w postępowaniach regulaminowych trafiały do niewłaściwej komórki, nie były więc brane pod uwagę. Nasz Dział Zamówień Publicznych, który realizował procedurę zakupów regulaminowych od 20 tys. złotych, również miał problem ze źle zaadresowanymi ofertami, co mogło powodować straty dla urzędu.
Jak długo trwało wdrożenie?
Wdrożenie trwało od kwietnia do września, ponieważ musieliśmy wprowadzić sporo zmian, m.in. dostosować regulamin. We wrześniu, a więc po ok. 5 miesiącach od uruchomienia platformy, wystawiliśmy pierwsze postępowania. Na początku było sporo głosów sceptycznych, jednak już po roku zauważyliśmy pozytywny oddźwięk wśród pracowników, a niedługo później nikt nie wyobrażał sobie powrotu do poprzedniego modelu. Dłuższy czas na uruchomienie systemu był potrzebny, aby dojrzeć mentalnie do elektronizacji procesu. Samo uruchomienie może zająć zaledwie jeden dzień, co miało miejsce w kwietniu 2020 roku, kiedy zaczęliśmy stosować platformę również dla przetargów krajowych. Przejście na formę elektroniczną było błyskawiczne i praktycznie niezauważalne! Stało się tak dzięki temu, że dzięki znajomości systemu (ponieważ prowadziliśmy dotąd postępowania unijne oraz regulaminowe) wszyscy byliśmy przygotowani mentalnie na zmianę. Podkreślam jednak, że aby dobrze i bezstresowo wystartować, może być potrzebne nawet pół roku okresu wdrożeniowego. Nieoceniona w okresie wdrożenia była pomoc naszego indywidualnego opiekuna – Pani Ewy, która wykazała się cierpliwością i chęcią pomocy. Z naszego doświadczenia z platformą wynika, że wsparcie specjalisty może być bardzo ważne przy wdrażaniu nowych rozwiązań.
Jak zareagowali wykonawcy?
Wykonawcy typowo techniczni, np. od robót budowlanych i remontów, od samego początku bardzo sobie chwalili elektronizację. Twierdzili, że wprowadzone rozwiązanie znacznie ułatwiło im pracę.
Dłużej przyzwyczajali się drobni dostawcy, których można zakwalifikować jako humanistów. Umysły ścisłe chwaliły rozwiązanie od momentu uruchomienia, a humaniści potrzebowali po prostu więcej czasu. Najtrudniej przełamać bariery w składaniu ofert przez platformę było nauczycielom. Kiedy jednak zorientowali się w prostocie systemu, nastąpił przełom. Obecnie nie ma już problemu i nie odbieramy od wykonawców telefonów sygnalizujących, że czegoś nie rozumieją.
Rozwój systemu
Nie poprzestaliśmy tylko i wyłącznie na elektronizacji postępowań, z czasem nasze oczekiwania wzrosły.
W okolicach grudnia, a więc po ok. 8 miesiącach od wdrożenia platformy, wdrożyliśmy elektroniczną akceptację wyboru ofert. Było to bardzo dobre posunięcie, które przyspieszyło obieg spraw i ułatwiło komunikację wewnętrzną Miasta.
Poza tym mieliśmy wpływ na rozwój systemu. W początkowym okresie zdarzało się, że wykonawcy pytali nas, czy ich wiadomość wysłana przez platformę dotarła. My również czasem nie byliśmy pewni, czy nasze wiadomości są odczytywane przez wykonawców. Obecnie nie tylko widzimy, czy wiadomość została odebrana przez serwer pocztowy wykonawcy, ale również mamy informację o tym, czy wykonawca odczytał wiadomość, co bardzo ułatwia nam prowadzenie postępowań. Spora w tym zasługa naszego opiekuna – Pani Ewy, która potrafi słuchać, dzięki czemu pomysły wynikające z naszych potrzeb są realizowane. W sumie zgłosiliśmy szereg zmian, które udało się wdrożyć, np. związane z szablonami, uprawnieniami w wersji roboczej, informacją o wysłanych przez system wiadomościach oraz wiele mniejszych usprawnień.
Mieliśmy nawet ostatnio ciekawe spotkanie z OECD, które pierwotnie było zaplanowane w Płocku, jednak odbyło się online. OECD to międzynarodowa organizacja pracująca na rzecz lepszego życia. Goście z Francji bardzo zainteresowali się naszym rozwiązaniem oraz zadawali bardzo dużo szczegółowych pytań dotyczących elektronizacji urzędu.
Magdalena Kucharska
Od grudnia 2017 pełniła funkcję PO, a następnie objęła funkcję Dyrektora Wydziału Zamówień Publicznych w Urzędzie Miasta Płocka. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 2003 roku. “Pomimo że to trudny obszar do zarządzania, niezmiennie robię to z pasją”.
