Nowe Prawo zamówień publicznych. Czy przybliża nas do zakupów znanych ze świata biznesu?
Łukasz Laszczyński: Panie Andrzeju, mieliśmy okazję odbyć już bardzo wiele rozmów podczas których nie raz wymienialiśmy krytyczne uwagi dotyczące zamówień publicznych w Polsce. Pańskie bogate doświadczenie zawodowe jest związane z zakupami dla biznesu, a więc tymi, które nie są poddane reżimowi prawa zamówień publicznych. Zacznę odrobinę prowokacyjnie Naszą rozmowę – dwa zakupowe światy; zamówienia publiczne, zakupy w biznesie – a może wraz z nowym Prawem zamówień publicznych jesteśmy już bliżej jednego procesu zakupowego i końca podziału na dwie rzeczywistości?
Andrzej Zawistowski: Oczywiście moje ponad 25 letnie doświadczenie w zarzadzaniu łańcuchami dostaw, w tym w zakupach opiera się na pracy w sektorze prywatnym. Chciałbym jednak zwrócić uwagę, iż spoglądając na proces zakupowy, możemy mówić o dwóch jego wymiarach. Wymiarze formalno-prawnym oraz wymiarze procesowym.
Każda firma działa w jasno określonych ramach proceduralnych niezależnie, czy jest to korporacja międzynarodowa, polska firma rodzinna, czy też instytucja państwowa lub samorządowa. Każda firma prywatna ma swoje procedury wewnętrzne (nierzadko bardzo rygorystyczne). Instytucje publiczne również mają swoje ramy formalno – prawne, czyli Prawo zamówień publicznych. Sam proces zakupowy jest, a na pewno powinien być, praktycznie ten sam, niezależnie od formy prawnej firmy oraz ram formalno – prawnych w których ona działa. Zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym, kupujemy to samo np. flotę samochodowa, usługi marketingowe, czy sprzęt IT więc i stosowane strategie zakupowe i narzędzia powinny być te same. Na pewno nowe Prawo Zamówień Publicznych przybliża nas to tego.
Efektywność w nowym Prawie zamówień publicznych.
Łukasz Laszczyński: Od początku tego roku obowiązuje ustawa z dnia 11 września 2019r. Ustawa ta zastąpiła regulację, która była wielokrotnie nowelizowana, straciła na swojej spójności. Bardzo wiele środowisk formułowało wobec niej wiele zarzutów, a wśród nich te dotyczące braku możliwości efektywnego wydatkowania środków. Nowa ustawa wprowadziła wiele nieznanych do tej pory instytucji, jak chociażby analiza potrzeb i wymagań, nowy tryb podstawowy dopuszczający możliwość negocjacji złożonych ofert, czy ewaluacyjne narzędzie po zakończonym postępowaniu. Czy Pańskim zdaniem oznacza to prawdziwą szansę na efektywne wydatkowanie środków publicznych?
Andrzej Zawistowski: Jak Pan słusznie zauważył, nie mam bezpośredniego doświadczenia praktycznego w zamówieniach publicznych. Od lat jednak interesuję się zmianami zachodzącymi w tym sektorze, ale trochę z „lotu ptaka”. Mogę powiedzieć, że jak spojrzymy kilka lat wstecz, to ówczesne regulacje prawne w tym Prawo zamówień publicznych, skupiały się głównie na stronie formalno-prawnej (kompletność dokumentacji, właściwe podpisy, itp.). Strona efektywnościowa była niestety w większości pomijana.
W nowym Prawie zamówień publicznych to się istotnie zmieniło i wprowadzono wiele regulacji i wymagań nakierowanych na efektywne wydawanie środków. A przecież nasz cel zakupowy jest taki sam, niezależnie od sektora – kupić jak najlepszy, innowacyjny produkt, czy usługę po optymalnej cenie. Wprowadzono konieczność stosowania narzędzi, które taką efektywność gwarantują, a które są stosowane od lat w sektorze komercyjnym. Np. analiza potrzeb i wymagań – z badań amerykańskich wynika, że właśnie w obszarze optymalizacji specyfikacji jest największy potencjał oszczędności – do 25%.
Tutaj rola zakupów niezależnie od sektora jest bardzo ważna, bo to my mamy kontakt z naszymi dostawcami, aktualnymi czy potencjalnymi i mamy wiedzę co się zmienia i jakie innowacyjne rozwiązania się pojawiają. Kolejnym takim narzędziem są całkowite koszty użytkowania.
Nie ma znaczenia, czy skomplikowane urządzenie pomiarowe kupujemy do laboratorium w szpitalu, czy w firmie farmaceutycznej. Musimy to zrobić jak najbardziej efektywnie i w naszym SWZ musimy uwzględnić nie tylko bezpośrednie koszty zakupu, ale również takie elementy jak koszty eksploatacji (np. odczynniki, czasy reakcji przy awariach, czy wydajność i szybkość pomiarów).
Automatyzacja i elektronizacja procesów zakupowych, a rola pracowników (specjalistów) zamówień publicznych
Łukasz Laszczyński: W Społeczności www.przetargowa.pl mówimy o zamówieniach publicznych widząc w nich trzy najważniejsze filary: Ludzie, Prawo, Procesy. Nie bez powodu na plan pierwszy wysuwamy właśnie ludzi, pracujących na co dzień w zamówieniach publicznych. Mamy obecnie czas szczególny, od początku roku wraz z nowym Prawem zamówień publicznych funkcjonuje pełna elektronizacja zamówień, Urząd Zamówień Publicznych znajduje się na zaawansowanym etapie realizacji projektu e-Zamówienia. Jak w świetle kierunku automatyzacji procesu zakupowego w zamówieniach publicznych ocenia Pan rolę pracowników (specjalistów) zamówień publicznych?.
Andrzej Zawistowski: Cyfryzacja i automatyzacja wkracza silnie w każdy obszar naszego działania, w tym oczywiście w procesy zakupowe. I nie chodzi o wyeliminowanie ludzi z tych procesów tylko o podniesienie efektywności naszej pracy. Automatyzacja, poza zapewnieniem transparentności procesu zakupowego, eliminuje nasze zaangażowanie w powtarzalne czynności, które nie generują wartości dodanej, choć oczywiście są niezbędne. Dzięki niej powinniśmy mieć więcej czasu na nowe wyzwania, takie jak właśnie skupienie się na podniesieniu efektywności procesu (analiza rynków produktów, usług, dostawców) czy tak ważne w ostatnim okresie zagwarantowanie ciągłości działania naszej firmy poprzez tworzenie bezpiecznych łańcuchów dostaw, niezależnie od tego czy jesteśmy kupcem w szpitalu, czy w firmie produkującej rowery. A do tego potrzebujemy specjalistów o nowych kompetencjach i wiedzy.
Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych
Łukasz Laszczyński: W 2017 r. Komisja Europejska (KE) wydała „Zalecenie w sprawie profesjonalizacji zamówień publicznych”, aby zachęcić państwa członkowskie UE do opracowywania strategii i inicjatyw na rzecz profesjonalizacji na szczeblu krajowym mających na celu zwiększenie poziomu profesjonalizacji w dziedzinie zamówień publicznych. W 2020r. powstały „Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych”. Pan z ramienia PSML uczestniczył w przygotowaniu tego dokumentu. Czemu służą Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych?
Andrzej Zawistowski: Zacznę może najpierw od „naszego polskiego podwórka”. Jako jeden z nielicznych krajów europejskich, nie mamy niestety systemu kształcenia specjalistów od zakupów (niezależnie od sektora) na poziomie licencjackim, czy magisterskim. To powoduje, że większość z nas wykonujących tę funkcję jest samoukami. Kompetencje i wiedzę zdobywamy indywidualnie, najczęściej w praktycznym działaniu i uczestnictwie w różnego rodzaju kursach, warsztatach, itp. wydarzeniach.
Brakujemy nam standardów w tym obszarze, a nasza wiedza jest rozproszona i wyrywkowa. Dlatego tak ważnym dla nas, szczególnie dla zamówień publicznych jest dokument, o którym Pan wspomniał, opracowany przez KE. Wprowadza on właśnie tak potrzebną standaryzację w obszarze kompetencji i umiejętności zamawiających publicznie.
Dokument jest obszerny, ale jednocześnie bardzo praktyczny do bezpośredniego wykorzystania. Zawiera trzy podstawowe części: macierz 30 kompetencji dla czterech poziomów wiedzy, listę kompetencji i poziomów dla przykładowych 6 profili stanowiskowych za zamówieniach publicznych, zestaw pytań do weryfikacji naszego poziomu wiedzy i kompetencji.
Budowanie świadomości zakupowej w świecie zamówień publicznych
Łukasz Laszczyński: Jak wyglądała praca nad tym dokumentem? Pytam szczególnie o tę intelektualną warstwę budowania świadomości zakupowej dla zamówień publicznych? Jakie środowiska i organizacje udało się zaangażować do tworzenia „Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych”?
Andrzej Zawistowski: Liderem tego wieloletniego projektu z ramienia KE była Polka, a w przygotowaniu dokumentów i standardów o których wspomniałem powyżej uczestniczyło wielu profesjonalistów i organizacji związanych z zakupami. Jako PSML uczestniczyliśmy w tym procesie, jako członek IFPSM (International Federation of Procurement and Supply Management). Stworzony przez IFPSM zespół czynnie przyczynił się do sukcesu tego projektu.
Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych”? Jak je wykorzystać w codziennej pracy w zamówieniach publicznych?
Łukasz Laszczyński: Do czego można wykorzystać „Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych”? Jak je wykorzystać w codziennej pracy w zamówieniach publicznych? Czy efekt prac, w których Pan uczestniczył ma szansę zakorzenić się od strony praktycznej w polskim systemie zamówień publicznych? Jak tę treść przenieść do zamówieniowej, polskiej codzienności?
Andrzej Zawistowski: Jak już wspomniałem, jest to unikalne narzędzie definiujące standardowe wymagania w zakresie kompetencji na poziomie Unii Europejskiej, z którego możemy skorzystać bezpośrednio na poziomie każdego kraju. Co istotne, narzędzie to umożliwia adaptację poszczególnych modułów do specyficznych potrzeb i uwarunkowań w danym kraju, zachowując jednocześnie spójność całego procesu.
W jakim zakresie to narzędzie wykorzystamy, zależy tylko od nas. Patrząc na działania podejmowane już w innych krajach np. Finlandii czy Estonii, rekomendowałbym adaptację tego narzędzia do warunków i wymogów regulacyjnych w naszym kraju oraz wypracowanie modelu badania kompetencji zarówno dla organizacji, jak i pracowników zamawiających publicznie i wprowadzenie systemu certyfikacji potwierdzającej posiadanie określonych kompetencji. Z mojej strony widzę kluczowa role UZP jako lidera w tym procesie. Ze strony PSML jesteśmy oczywiście gotowi aktywnie w nim uczestniczyć.
Łukasz Laszczyński: Dziękuję za rozmowę!
Andrzej Zawistowski będzie Gościem II Kongresu Zamówień Publicznych OnLine i weźmie udział w panelu „Człowiek w zamówieniach publicznych”. Zapraszamy do udziału w Kongresie. Rejestracja TUTAJ
