Czy elektronizacja pełnego procesu zamówień publicznych wpływa na efektywność w Państwowej spółce?
Odpowiedź znajdziesz w niniejszym artykule.
Postanowiliśmy walczyć z malkontentami i pokazywać rekordzistów. Odwiedzamy naszych odważnych Klientów, aby pokazywać dobre przykłady elektronizacji. Dziś odbyliśmy ciekawą rozmowę z Panią Agnieszką Jasińską, która jest kierownikiem Działu Zakupów w Toruńskich Wodociągach. Opowie nam o elektronizacji całego działu zakupów, którą osobiście koordynowała, zwiększając tym samym efektywność całej spółki. Toruńskie Wodociągi – zakład o długoletniej tradycji sięgającej roku 1893 z siedzibą w Toruniu.
Dziś odbyliśmy ciekawą rozmowę z Panią Agnieszką Jasińską, która jest kierownikiem Działu Zakupów w Toruńskich Wodociągach. Opowie nam o elektronizacji całego działu zakupów, którą osobiście koordynowała, zwiększając tym samym efektywność całej spółki. Toruńskie Wodociągi – zakład o długoletniej tradycji sięgającej roku 1893 z siedzibą w Toruniu.
Jak elektronizacja zamówień wpływa na podniesienie efektywności Działu Zakupów w Państwa Spółce?
Zakupy materiałów, usług, stanowią dużą część wydatków w Spółce Toruńskie Wodociągi Sp. z o.o., której podstawowym profilem działalności jest produkcja i dystrybucja wody oraz oczyszczanie ścieków. Z tytułu prowadzonej działalności jesteśmy tzw. Zamawiającym sektorowym, co pozwala nam korzystać z uproszczonych procedur udzielenia zamówień poniżej progów ustawowych.
Obejmując dwa lata temu stanowisko Kierownika Działu Zakupów, założyłam sobie podniesienie efektywności i większej wydajności obszaru zakupów i przede wszystkim optymalizację kosztów. Dwa lata temu podpisaliśmy umowę z Open Nexus i wdrożyliśmy platformę zakupową.
Przy tak wielowymiarowej działalności i ilości wydziałów eksploatacyjnych niełatwo jest sprostać wymaganiom i oczekiwaniom pracowników, którzy są tym pierwszym ogniwem na ścieżce prowadzącej do dokonania zakupu.
Tak, optymalny dobór dostawców/wykonawców, czyli zakup produktu/usługi, który spełnia wymagania klientów wewnętrznych tj. komórek organizacyjnych Spółki jest naszym priorytetem.
Nasz dział dokonuje zakupów w bardzo różnych branżach, począwszy od całej gamy środków chemicznych, armatury wod-kan, poprzez maszyny, urządzenia, części, produkty IT, artykuły BHP i ppoż., a skończywszy na akcesoriach samochodowych i artykułach biurowych itp. Do tego dochodzi cały wachlarz usług, serwisów itp.
Dzięki uruchomieniu platformazakupowa.pl, którego operatorem jest Open Nexus zrezygnowaliśmy z papierowej wersji zapotrzebowań, które składali pracownicy firmy. Takie zapotrzebowanie papierowe musiało przejść całą ścieżkę akceptacji na różnych szczeblach Spółki, tzn. uzyskując pisemną zgodę różnych osób: kierownika danego wydziału/komórki (a mamy ich 26) , działu finansowo-księgowego, kontrolingu i ostatecznie Zarządu Spółki. Dodam, iż wydziały Toruńskich Wodociągów są „rozrzucone” po całym Toruniu, w kilku skrajnych względem siebie lokalizacjach, co było trudnym logistycznym zadaniem. Obecnie cały proces akceptacji zamówienia odbywa się elektronicznie, poprzez e-mail, a Dział Zakupów otrzymuje zatwierdzony do realizacji tzw. wniosek zakupowy. Zakładając, że wszyscy pracownicy na danej ścieżce akceptacji są w pracy – proces może trwać kilka minut, co w sposób istotny zredukowało czas trwania procesu akceptacji.
Oprócz czasu realizacji, bardzo istotnym elementem procesu zakupowego jest przedmiot zamówienia. Dzięki temu kupiec, poprzez właściwą zawartość merytoryczną (jak największą ilość szczegółów, która definiuje produkt, usługę), doskonale wie, co ma kupić. Pracownicy, czyli tzw. klienci wewnętrzni, mają możliwość wpisania we wniosku w formie elektronicznej wszystkich niezbędnych informacji dla kupca, zgodnie z postanowieniami naszego Regulaminu udzielenia zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, a także dołączania załączników.
Czy trudno było przekonać pracowników do zmiany przyzwyczajeń?
Oczywiście, każda zmiana wymaga włożenia trochę wysiłku a przede wszystkim zrozumienia celu, jakiemu nowy proces ma służyć i jakie korzyści z niego płyną dla komórek Spółki. Przed wdrożeniem systemu przeprowadziliśmy szereg szkoleń dla pracowników. W tej chwili mogę śmiało powiedzieć, że jesteśmy systemem naczyń połączonych, który tworzy sprawnie funkcjonujący organizm.
Oprócz zmian w mentalności pracowników, musieliśmy również dostosować nasze regulacje wewnętrzne, czyli Regulamin udzielania zamówień (…), tak aby krok po kroku ułatwić wszystkim przejście przez cały proces zakupowy z zastosowaniem platformy Open Nexus. Uważam, że przestrzeganie wszystkich reguł dzień po dniu sprawi, że staną się one przyzwyczajeniem.
Jako prekursorzy skorzystaliście Państwo z tzw. e-katalogów, czy może Pani przybliżyć tą funkcjonalność?
E-katalogi stanowią bardzo duże ułatwienie dla pracy Działu Zakupów i wpływają na podniesienie efektywności pracy w naszym Dziale. Jak sama nazwa wskazuje jest to katalog, który zawiera określony asortyment produktów powtarzalnych. Zanim taki e-katalog powstanie, Dział Zakupów przeprowadza postępowanie w określonej procedurze, z reguły w trybie przetargu nieograniczonego, na wybór wykonawcy. Umowy zawierane są na 12 m-cy, co wpływa na optymalną wielkość zakupów. Gdy jest ich za mało – nastąpi powielanie procesu zakupowego, zamówienia cząstkowe, przepłacanie…
Zakup większej ilości umożliwia uzyskanie dużo korzystniejszej ceny.
Każdy z pracowników, który ma dostęp do platformy, wybiera opisany wcześniej produkt z danej branży, umieszcza w tzw. koszyku i zamawia. Takie zamówienie otrzymuje kupiec, który elektronicznie wysyła zamówienie do dostawcy, a ten dostarcza produkt do wskazanej lokalizacji. E-katalog to bardzo proste narzędzie, które gwarantuje przyspieszony czas realizacji, poprzez łatwość zamawiania po wcześniej już ustalonych cenach oraz planowanie zakupów. Bardzo dużym plusem e-katalogów jest kontrola realizacji i wykonania umów oraz, co jest w naszej branży ważne, konieczność zagwarantowania stabilnych i terminowych dostaw.
Dzięki zamawianiu asortymentu, którym zaspokajamy bieżące potrzeby wszystkich działów w naszej strukturze, udało nam się uniknąć zalegania towaru w magazynie na tzw. zapas, a tym samym zamrażania środków finansowych.
Ile e-katalogów udało się utworzyć?
Obecnie posiadamy ok. 150 e-katalogów.
Przy tak szerokiej działalności Spółki Toruńskie Wodociągi, liczbie wykonawców współpracujących z Państwem, bardzo istotnym elementem jest zachowanie przejrzystości, jawności postępowań i konkurencyjności, jednocześnie zapewniając rzetelną i terminową dostawę towarów i usług.
Tak, przy tak dużej różnorodności zakupów zależało nam, aby jak najbardziej uprościć w Spółce proces zakupowy oraz mieć narzędzie, które ułatwi wykonawcom z całej Polski dostęp do naszych postępowań, przez co rozszerzy się krąg potencjalnych dostawców, a co za tym idzie wzrośnie konkurencyjność cen. Obawialiśmy się, jak podejdą do tego małe jednoosobowe firmy, czy nie będą miały trudności w złożeniu oferty w sposób tylko i wyłącznie elektroniczny. Nasze obawy były nieuzasadnione. W dzisiejszych czasach każdy przedsiębiorca, żeby funkcjonować na rynku musi posiadać dostęp do komputera i adresu e-mail, a to wystarczy, aby złożyć ofertę. Zdarzyły się pojedyncze przypadki, że wykonawcy dzwonili i prosili o instrukcję, jak prawidłowo złożyć ofertę.
Wydaje mi się, że z punktu widzenia wykonawcy ten proces jest bardzo prosty i intuicyjny. Do tej pory nie zdarzyły się problemy ze złożeniem prawidłowo oferty przez wykonawcę.
Są jeszcze wykonawcy, którzy do końca nie ufają platformie, i składają ofertę na ostatnią chwilę, sądząc że mamy wgląd w oferty przed ich otwarciem. Oczywiście nie mamy, a oferty są jawne dla zamawiającego w chwili wyznaczonego terminu ich otwarcia.
Dodam również, że wykonawcy w Polsce mają coraz większą świadomość, że szukając nowych zleceń, muszą śledzić rynek zakupów elektronicznych. Platforma ułatwi im to zadanie, poprzez tzw. sourcing oraz inteligentne pozycjonowanie. W skrócie, dostawcy mogą utworzyć konto, dzięki czemu są wstanie wskazać zakres swojej działalności w celu otrzymywania zapytań ofertowych. Oprócz tego, składając oferty, zapewniają sobie automatyczne zapraszanie do kolejnych podobnych tego typu zapytań, bo system wie, że wykonawca złożył ofertę np. na materiały biurowe, dlatego kolejne tego typu zapytania będą trafiać na jego skrzynkę odbiorczą. W skrócie: my zwiększamy ilość ofert, a wykonawcy ilość nowych zapytań ofertowych.
Gdyby miała Pani w paru punktach podsumować korzyści płynące z elektronizacji zamówień dla tzw. zamawiających sektorowych?
Konsolidacja zakupów, tzn. zakupy robi tylko dział zakupów, skrócenie procesu zakupowego, usystematyzowane, mniejsza ilość dokumentów papierowych, uproszczenie ścieżek decyzyjnych, przejrzystość i transparentność postępowań, rozszerzenie rynku dostawców/wykonawców, konkurencyjne ceny, e-katalogi gwarantujące stabilne dostawy, elektroniczna komunikacja między wykonawcą a zamawiającym.
Cieszymy się z możliwości spotkania w gronie ekspertów związanych z zamówieniami publicznymi. Takie spotkania są dla nas inspiracją, bardzo dużo nas uczą i pozwalają pozytywnie spoglądać w przyszłość. Obiecujemy, że to nie koniec i będą kolejne!
Życzymy udanych elektronizacji!
