Za Nami szczególne dwanaście miesięcy, które obfitowały w bardzo wiele wydarzeń istotnych dla systemu zamówień publicznych w Polsce.
O podsumowanie minionego roku w kontekście systemu, a także działalności Urzędu Zamówień Publicznych poprosiliśmy Prezesa Urzędu Pana Huberta Nowaka.
Łukasz Laszczyński: Szanowny Panie Prezesie zbliżamy się do końca roku. Za Nami czas trudny osobiście dla Nas wszystkich. Minione miesiące zdeterminowała pandemia COVID-19 mająca bardzo mocny wpływ na Nasze życie zawodowe, prywatne, a także niestety na gospodarkę na świecie. Mijający rok to jednak czas bardzo dynamicznych zmian w systemie zamówień publicznych w Polsce. Które z tych wydarzeń oraz projektów uważa Pan Prezes za kluczowe dla dalszego rozwoju systemu?
Hubert Nowak: Pomimo niezwykle trudnego roku, jako Urząd realizowaliśmy wiele projektów, które docelowo zmieniają zamówieniową rzeczywistość wokół nas. Z takiego punktu widzenia kluczowym projektem jest nowe Prawo zamówień publicznych i wszystkie działania, które podjęliśmy i które zamierzamy podjąć, aby propagować wiedzę dotyczącą nowego pzp. Oczywiście część z tych ambitnych planów musieliśmy zmienić z uwagi na pandemię, ale tuż przed pierwszym lockdownem udało nam się zorganizować cykl konferencji w 8 miastach poświęconych nowym regulacjom. Przygotowujemy komentarz do nowego pzp. To będzie wyjątkowa sytuacja w historii polskiego rynku zamówień publicznych, kiedy niedługo po wejściu w życie całkowicie nowej ustawy wydany zostanie praktyczny komentarz przygotowany przez Urząd skupiający się nowych rozwiązaniach. Angażowaliśmy się w szereg przedsięwzięć konferencyjno-edukacyjnych, w trakcie których kwestie regulacji w ramach nowego pzp stanowiły kluczowy wątek dyskusji. Wreszcie, jesienią zorganizowaliśmy dwie konferencje online poświęcone nowemu pzp, a materiały z nich trafiły do internetu i są cały czas dostępne na kanale UZP na platformie YouTube. To dla nas niezwykle ważne, że w ramach najważniejszych zagadnień nowego pzp, interesariusze będą mogli cały czas korzystać z przygotowanych przez Urząd materiałów. Kolejnym, fundamentalnym projektem jest budowa Platformy e-Zamówienia – pierwszej kompleksowej platformy publicznej umożliwiającej docelowo elektroniczną komunikację między stronami postępowań, a także pozwalającą na tworzenie niezwykle kompleksowych analiz dotyczących rynku zamówień publicznych. Budowie platformy towarzyszy mniejszy, ale równie istotny projekt modernizacji miniPortalu. Zapewni on obsługę komunikacji elektronicznej, w tym składanie ofert i wniosków, zgodnie z nową ustawą pzp, aż do wdrożenia i uruchomienia tej funkcjonalności w ramach Platformy e-Zamówienia, co ma nastąpić w I kwartale 2021r. To tylko część z aktywności podejmowanych przez Urząd. Bez wątpienia rok 2020 był niezwykle trudny, ale jednocześnie bogaty w wydarzenia i projekty, które odcisną trwały ślad na kształcie zamówieniowej rzeczywistości.
Łukasz Laszczyński: W zdecydowanej większości projekty realizowane przez Urząd Zamówień Publicznych wymagają współpracy Urzędu, przedstawiciela administracji rządowej z wieloma interesariuszami po stronie rynku zamówień publicznych.
Jak ocenia Pan tę współpracę z punktu widzenia minionego roku i jak widzi Pan szanse na dalszy rozwój tej współpracy w kolejnych latach?
Hubert Nowak: Cieszę się, że poruszył Pan ten wątek, bo to bez wątpienia jedno z najważniejszych wyzwań z jakim się mierzymy. Wcześniejsze prace nad nowym pzp pokazały, jak powinna i jak może wyglądać współpraca Urzędu ze światem zewnętrznym. Jeśli administracja i rynek prywatny chcąc zrobić coś dobrego dla wszystkich interesariuszy rynku, muszą współpracować i ta współpraca jest kluczem do późniejszego sukcesu całego projektu. To jedna z najważniejszych lekcji, jaka płynie z doświadczeń przygotowywania nowego pzp. Kierując się takim podejściem cały czas rozwijamy współpracę w ramach grup roboczych z przedstawicielami różnych branż – z sektorem IT, branżą medyczną oraz branżą budowlaną i architektoniczną. W ramach współpracy chcemy tworzyć praktyczne dokumenty, które mają pomóc wszystkim uczestnikom rynku zamówień. Doświadczenie, które mamy z procedowania nowego Prawa zamówień publicznych jest w tym wypadku niezwykle cenne i daje nam podstawę do przekonania, że warto w taki sposób pracować dla dobra interesariuszy rynku. Dodatkowo warto wspomnieć, że w przypadku części opinii prawnych o generalnym znaczeniu dla rynku zamówień przed ich wydaniem wsłuchujemy się w głosy zainteresowanych nierzadko prowadząc z nimi warsztaty tematyczne, które dostarczają nam wiedzy o istocie problemu i pozwalają pluralistycznie spojrzeć na rozwiązania. Współpraca z interesariuszami rynku zamówień publicznych jest więc stale obecna w działaniach Urzędu, humorystycznie można powiedzieć, że obecnie jest zaszyta w naszym kodzie DNA. Oceniam ją jako niezbędną w procesie tworzenia wartościowych wzorców, rekomendacji czy zaleceń.
Łukasz Laszczyński: Jedną z kluczowych kwestii dla mijającego roku w polskim systemie zamówień publicznych były przygotowania do wejścia w życie ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych. W ostatnich dniach obserwowaliśmy proces legislacyjny dotyczący nowelizacji ww. ustawy. Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz niektórych innych ustaw, który trafił do Sejmu – na posiedzeniu w dniu 27 listopada został uchwalony. Przy okazji warto wspomnieć, że tym samym usunięto utrzymujące się do samego końca wątpliwości środowiska specjalistów zamówień publicznych oraz bardzo wielu zamawiających dotyczące statusu zamówień bagatelnych. Które z obszarów, instytucji nowej ustawy uważa Pan Prezes za kluczowe dla wzrostu efektywności procesów zakupowych w Polsce? W jaki sposób nowa ustawa wpisuje się w ten oczekiwany przez wielu kierunek?
Hubert Nowak: Nowe pzp na każdym etapie prowadzenia postępowania wprowadza zmiany, które mają za zadanie zwiększenie efektywności procesów zakupowych. Powiem więcej, ja nowe pzp traktuję jako filozofię zakupową, a nie tylko procedurę dokonywania zakupów. Już w momencie tworzenia założeń do ustawy, kwestia efektywności stanowiła jeden z priorytetów. Nie bez przyczyny w nowej ustawie zasada efektywności została wprowadzona do katalogu kluczowych zasad udzielania zamówień publicznych. Pamiętajmy, że mówimy o rynku wartym ok. 200 miliardów złotych, które są pieniędzmi publicznymi. Dlatego też niezbędne jest wyposażenie zamawiających w odpowiednie narzędzia służące temu, aby publiczne środki były wydatkowane w sposób maksymalnie efektywny. Nową ustawą wprowadzamy obowiązek dokonania przez zamawiających analizy potrzeb i wymagań przed wszczęciem postępowania. Po to, aby móc wydatkować środki publiczne, trzeba w pierwszej kolejności zastanowić się jakie rozwiązanie wybrać w celu zaspokojenia potrzeby – czego tak naprawdę potrzebujemy i jaki ma być docelowy kształt zakupu/inwestycji. Odpowiedzi na te pytania są niezwykle ważne, bo one służyć mogą za drogowskaz, co do wyboru najlepszych trybów i ścieżek dalszego procedowania. W trakcie samego postępowania wprowadzamy szereg ułatwień formalnych, jak wprowadzenie uproszczonego elastycznego trybu podstawowego, w którym można negocjować oferty lub ich części. W trakcie realizacji zamówienia ustawa kładzie nacisk na partnerską realizację przedmiotu umowy, czy koncyliacyjne rozwiązywanie problemów. Kolejne narzędzie zarządcze stosowane po zakończeniu realizacji zamówienia – ewaluacja zamówienia. Ma dać odpowiedź na pytanie, czy zrealizowane przez niego postępowania spełniło pokładane w nim nadzieje i czy uzyskany efekt jest zgodny z oczekiwaniami – po to, aby w przyszłości móc ustrzec się błędów i aby w sposób bardziej sformalizowany dbać o tzw. pamięć instytucjonalną, niezwykle ważną dla sprawnego funkcjonowania jednostek sektora publicznego. Można to przyrównać do zarządzania kaizen w zamówieniach, wyciągania wniosków i doskonalenia kolejnych zakupów. Plany zamówień, czy ogłoszenia o wykonaniu zamówienia zgrupowane w jednym publikatorze – stanowią kolejne rozwiązania dające liderom zamawiających i wykonawców olbrzymi materiał analityczny. Wskazane powyżej rozwiązania to tylko przykłady. Myślę, że spokojnie bylibyśmy w stanie poświęcić całą rozmowę na wskazywanie innych nowych regulacji wspierających większą efektywność zamówień publicznych.
Łukasz Laszczyński: Jednym z projektów zrealizowanych w ubiegłym roku przez Urząd Zamówień Publicznych była ankieta dotycząca profesjonalizacji kadr w zamówieniach publicznych. Z wyników tej ankiety wynika, że osoby podejmujące czynności w procesach zakupowych po stronie zamawiających, to osoby z bogatym bagażem doświadczeń zawodowych (61% ankietowanych posiada staż pracy w obszarze zamówień publicznych powyżej 10 lat) oraz dbające o aktualizację swojej wiedzy z zakresu zamówień publicznych (73% ankietowanych deklaruje udział w średnio 1-2 szkoleniach rocznie, zaś 24% ankietowanych uczestniczy w co najmniej 3 szkoleniach rocznie, dodatkowo aż 51,8% ankietowanych deklarowała udział w studiach podyplomowych). Wyniki ankiety pokazały, że wśród obszarów kompetencyjnych do uzupełnienia w ocenie ankietowanych są min.: zasady zarządzania projektami, metody analizy ekonomicznej. Jakie działania zamierza podjąć Urząd Zamówień Publicznych w obszarze profesjonalizacji kadr, by wyjść naprzeciw wynikom tej ankiety i oczekiwaniom uczestników rynku zamówień publicznych w Polsce?
Hubert Nowak: W pierwszej kolejności należy podkreślić, że do zagadnienia profesjonalizacji kadr w zamówieniach publicznych konieczne jest strategiczne, całościowe podejście. Dotyczy to wymiaru zarówno podmiotowego (uczestnicy systemu zamówień publicznych), jak i przedmiotowego (szerokie spektrum form podejmowanych aktywności). Niezbędne jest również uwzględnienie działań, których skutki mogą nie być widoczne w krótkim okresie, ale będą zapewniać właściwie przygotowaną kadrę w dłuższej perspektywie. Publikacji wyników badań towarzyszyła prezentacja dokumentu „Działania prezesa UZP wspierające profesjonalizację kadr”. W tym dokumencie opisanych zostało 9 obszarów działania Prezesa UZP w zakresie profesjonalizacji (link). Należą do nich: tworzenie dokumentów wzorcowych, działania opiniodawcze, upowszechnianie wiedzy na temat zamówień i orzecznictwa, działalność szkoleniowa, działalność naukowa, akademicka działalność dydaktyczna, a także upowszechnianie nowoczesnych form modelowania i zarządzania. Część z tych obszarów była stale obecna w działaniach Urzędu, a część z nich wymaga przemodelowania i realizacji w nowej formule. Tak jak wspomniałem, prowadzimy pracę w ramach grup roboczych nad wytycznymi lub wzorcowymi dokumentami, cały czas podejmujemy aktywności opiniodawcze. Podjęliśmy współpracę ze światem nauki. Z jednej strony mam na myśli projekt badawczy przygotowany przez konsorcjum złożone z Uniwersytetu Jagiellońskiego – lidera projektu, Uniwersytetu Gdańskiego oraz UZP, jako lidera merytorycznego, który przeszedł pomyślnie ocenę formalną w ramach konkursu GOSPOSTRATEG III organizowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju. Projekt ma za zadanie stworzenie interdyscyplinarnej pogłębionej analizy polskiego systemu zamówień publicznych w latach 2017–2021 oraz opracowanie rekomendacji jego zmian, których celem będzie zwiększenie skuteczności. Ale z drugiej strony w dokumencie „Działania prezesa UZP wspierające profesjonalizację kadr” obok konieczności zredefiniowania programu studiów podyplomowych stricte zamówieniowych wskazujemy na potrzebę rozwoju studiów zakupowych. To będą idealne miejsca do rozwoju zarówno tych przywołanych przez Pana Redaktora zagadnień, ale również ujęcie zagadnień związanych z negocjacjami, zarządzaniem zmianą, analityką czy kompetencjami miękkimi. Temat profesjonalizacji to bez wątpienia jedno z największych i najważniejszych wyzwań jakie stoją przed nami w przyszłości.
Łukasz Laszczyński: Kolejny rok rozpoczniemy z nową ustawą, w rzeczywistości pełnej elektronizacji zamówień publicznych. Jakie wyzwania i jakie projekty uważa Pan za kluczowe dla kierowanego przez siebie Urzędu w nadchodzącym 2021r. i systemu zamówień publicznych w Polsce? Jak szybko możemy się spodziewać pierwszych wyników ewaluacji funkcjonowania nowej ustawy Prawo zamówień publicznych i jej ewentualnych korekt na poziomie legislacyjnym?
Hubert Nowak: Od czasu prac nad nowym pzp, podkreślamy, że kształt regulacji dotyczących zamówień publicznych nie jest zamknięty. Mówiąc żartobliwie nie traktujemy nowego Prawa zamówień publicznych jako „prawa objawionego”, gdzie nie można zmienić nawet przecinka. Po raz pierwszy w systemie zamówień publicznych mieliśmy do czynienia z porządnym 15-miesięcznym vacatio legis. To pozwoliło zidentyfikować kilka obszarów, które wymagały poprawienia lub bardziej precyzyjnego uregulowania (np. zamówienia bagatelne, zakres negocjacji w procedurze podstawowej, kwestia konkursu dla projektów liniowych nie mających charakteru twórczego, etc.). Nie czekaliśmy z tymi zmianami do wejścia w życie ustawy, aby następnie co chwila ją punktowo zmieniać. Udało się dobre rozwiązania, po porządnych konsultacjach, za zgodą wszystkich sił politycznych w Sejmie i Senacie wprowadzić wcześniej. Teraz, tak jak deklarowaliśmy wielokrotnie, będziemy chcieli ustabilizować ustawę i po roku, dwóch stosowania przepisów nowej ustawy przeprowadzimy jej ocenę. Jest to tym bardziej ważne, że wejście w życie nowego pzp będzie powiązane z pełną elektronizacją, szerszym dostępem do danych, etc. Przez najbliższy rok, dwa nastąpią ciekawe procesy – mam nadzieję, że synergii projektu legislacyjnego z elektronizacyjnym – i trzeba im się przyjrzeć, zrozumieć nowe trendy, zobaczyć, jak się kształtują przyzwyczajenia zakupowe zamawiających i sprzedażowe wykonawców. Jeżeli się okaże, że z propozycjami, które znalazły się w nowym pzp, w praktycznym stosowaniu jest coś nie tak, że trzeba je poprawić w jedną bądź w druga stronę, po prostu to zrobimy. Podobnie z rozwiązaniami elektronizacyjnymi, jeżeli się okaże że koniecznym są nowe rozwiązania, nowe moduły, pojawiają się nowe potrzeby (może tylko bardziej intuicyjne) – to platformy zakupowe (nie tylko publiczna platforma, czy indywidualne platformy poszczególnych zamawiających) powinny nadążać za zmianami. Wszyscy mamy świadomość, że te rozwiązania legislacyjne i elektronizacyjne mogą nie być od razu idealne, wiele z nich jest nowych, kształtujących od nowa nasze przyzwyczajenia zamówieniowe. Dopiero wtedy jak sprawdzimy je w gospodarczej rzeczywistości, jak się w niej zaadoptują, będziemy wiedzieli czy były wystarczające, czy może konieczna jest pewna korekta.
Łukasz Laszczyński: System zamówień publicznych w Polsce, to według danych za ubiegły rok wartość blisko 200 mld zł. Oszacowana wartość rynku zamówień publicznych stanowiła ok. 8,75% produktu krajowego brutto (PKB) z 2019r. Wartości te pokazują, że system zamówień publicznych w Polsce to bardzo istotne narzędzie wpływu sektora publicznego na gospodarkę, które powinno gwarantować efektywność wydatkowania środków. Należy jednak pamiętać, że system to nie tylko podmioty zobowiązane do stosowania prawa zamówień publicznych, ale przede wszystkim wykonawcy.
Jak jeszcze w ocenie Pana Prezesa można polepszyć proces komunikacji w ramach systemu między zamawiającymi, a wykonawcami? Jak jeszcze bardziej otworzyć rynek zamówień publicznych dla wykonawców? Pytam w zasadzie nie tylko o plany na nadchodzący rok, ale bardziej o Pańską wizję, jako kierującego Urzędem – regulatorem tego systemu i osobę z bogatym doświadczeniem w obszarze zamówień publicznych?
Hubert Nowak: Moim zdaniem ostatnie 2-3 lata były bardzo dynamiczne. Dla mnie osobiście, dla pracowników Urzędu i całego rynku zamówień. Udało się zrealizować postawione przed nami wyzwania. Po wielu latach postulatów i bezskutecznych prób, przy bezprecedensowej współpracy z rynkiem (debaty, prekonsultacje, Koncepcja Nowego Pzp, Hackathon, konsultacje, pozytywne opinie KWRiST, RDS, itd.) udało się opracować i wdrożyć nowoczesne pzp. Urząd też (w cieniu projektu legislacyjnego) przygotował, zdobył finansowanie i wdrożył projekt elektronizacyjny, który zaspokaja podstawowe potrzeby elektronizacyjne zamawiających i wykonawców, daje narzędzia analityczne, jest pozytywnie oceniany przez rynek platform komercyjnych i jest zgodny z nowym pzp. Co dla mnie osobiście ważne – jako Urząd – zrealizowaliśmy wiele pozytywnych projektów, pokazujących co i jak można zrobić na gruncie pzp, zamiast tylko wskazywać co jest niedozwolone. Mam tu na myśli przykładowo projekty związane z opracowaniem wzorcowych kryteriów pozacenowych, wzorcowych klauzul przeglądowych, przykładów stosowania zielonych i innowacyjnych zamówień, wdrażania BIM, itd. Dużo się wydarzyło. Teraz najbliższy rok-dwa to czas na pracę pozytywistyczną. Wszyscy jej potrzebujemy. Rewolucja w zamówieniach już się dokonała. Na poziomie legislacyjnym, na poziomie narzędzi elektronicznych. Teraz czas na pracę własną nas wszystkich. Musimy wykorzystać i nauczyć się stosować narzędzia wprowadzone w minionych dwóch latach. To jest moje generalne założenie. Przenosząc je na grunt Urzędu, musimy w najbliższym czasie dokończyć moduł BI w elektronizacji, powinniśmy brać udział w tworzeniu polityki zakupowej, powinniśmy promować konkurs dla rozwiązań twórczych w architekturze i branży ICT, powinniśmy współpracować z branżami w celu wypracowywania praktyk branżowych, pielęgnować koncyliację, żeby ta niezwykle ważna i potrzebna idea nie została zmarginalizowana, zelektronizować proces odwoławczy, zwiększać zaangażowanie w profesjonalizację, wskazywać zalety stosowania BIM w projektach infrastrukturalnych. W perspektywie 2-3 lat, jako Urząd powinniśmy także domknąć proces legislacyjny i we współpracy z rynkiem zrobić przegląd nowego pzp i funkcjonalności narzędzi elektronicznych.
