Dziennik Internetowy dla Społeczności Zamówień Publicznych

Strona głównaAnalizy eksperckiePrawoPrzygotowanie sprawozdania rocznego

Przygotowanie sprawozdania rocznego

Zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający zobowiązany jest sporządzić roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach i przekazać je  Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.


Informacje prawne dotyczące rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach

Zakres sprawozdania rocznego określony został w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania. Przygotowanie i przekazanie rocznego sprawozdania do Urzędu Zamówień Publicznych możliwe jest wyłącznie w formie elektronicznej. Inne formy przesyłania sprawozdania nie są akceptowane. 

Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, bez względu na tryb udzielenia zamówienia publicznego. Do sporządzenia rocznego sprawozdania zobowiązany jest co do zasady każdy zamawiający, który udzielił w danym roku zamówienia publicznego, w tym również zamawiający, który udzielił zamówień z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp. Dotyczy to zarówno wyłączeń kwotowych (art. 4 pkt.8 Pzp ) jak i wyłączeń przedmiotowych ujętych  w katalogu wyłączeń z art. 4 Pzp. 

Zamawiający udzielający zamówień sektorowych są obowiązani uwzględnić w sprawozdaniu także informacje dotyczące udzielonych zamówień sektorowych, których wartość jest mniejsza niż wartość progów kwotowych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. Każdy zamawiający jest zobowiązany do sporządzania corocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. Liczba udzielonych zamówień oznacza liczbę umów w sprawie zamówienia publicznego zawartych w okresie sprawozdawczym.


Cel i zakres informacji zawartych w sprawozdaniu

Zasadniczym celem sprawozdania jest wykazanie skali zaciągniętych  zobowiązań podmiotów publicznych oraz monitorowanie sposobu dokonywania wydatków publicznych. Umożliwia ono statystyczne ujęcie rynku zamówień publicznych oraz dokonywanie analiz jego funkcjonowania.

Sprawozdanie zawiera dane identyfikujące zamawiającego, rodzaj zamówienia w podziale na usługi, dostawy i roboty budowlane a także liczbę i wartość udzielonych zamówień z uwzględnieniem trybu udzielenia zamówienia i przedziału wartości w którym się zawiera.

Rozporządzenie w sprawie sprawozdania definiuje  zakresu informacji zawartych w sprawozdaniu, dotyczący między innymi informacji w zakresie:

  • postępowań, do których stosuje się przepisy ustawy, w których wystąpiła relacja określona w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy Pzp, lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy Pzp,
  • postępowań na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o wartości mniejszej, równej lub przekraczającej kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy Pzp oraz w art. 138o ustawy Pzp zakończonych udzieleniem zamówienia,
  • postępowań, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp, zakończonych udzieleniem zamówienia, uwzględniających aspekty społeczne,
  • postępowań, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp, zakończonych udzieleniem zamówienia, uwzględniających aspekty środowiskowe lub innowacyjne.

Ponadto, w tabeli dotyczącej wykazu postępowań, których wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp należy uwzględnić informacje dotyczące:

  • liczby ofert złożonych przez wykonawców z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829 ze zm.),
  • zamówień udzielonych wykonawcy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej,
  • zamówień udzielonych wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie zamówienia,
  • liczby podwykonawców, którym wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia.

Załącznik do rozporządzenia, ustalający wzór rocznego sprawozdania, obejmuje dziesięć tabel, określających zakres przekazywanych informacji w następującym podziale:

I. Zamawiający ( informacje o zamawiającym );

II. Zamówienia klasyczne o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy;

III. Zamówienia sektorowe o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy;

IV. Zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy;

V. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy;

VI. Postępowania o udzielenie zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, w których wystąpiła relacja określona w art. 17 ust. 1 ustawy albo w art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, lub w których wykonawcy zawarli porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 20 ustawy;

VII. Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o wartości mniejszej, równej lub przekraczającej kwoty określone w art. 138g ust. 1 ustawy oraz w art. 138o ustawy;

VIII. Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty społeczne;

IX. Zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy, uwzględniające aspekty środowiskowe lub innowacyjne;

X. Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy ( wyłączenia kwotowe oraz przedmiotowe).

Poszczególne tabele sprawozdania winny być wypełnione przez zamawiającego stosownie do udzielonych w danym roku zamówień, tj. w przypadku udzielenia w danym roku kalendarzowym 2019 zamówień odpowiadających wartością i rodzajem kategoriom zamówień podlegających ujawnieniu w danej części rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych.

Zgodnie z art. 2 pkt 13 Pzp zamówieniem publicznym jest odpłatna umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Ocena odpłatnego charakteru umowy powinna być dokonywana z uwzględnieniem zasad prawa cywilnego, odnoszących się do umów. Przyjmuje się, że przez umowę odpłatną należy rozumieć umowę, na mocy której strona dokonująca przysporzenia na rzecz drugiej strony otrzymuje w zamian korzyść majątkową. Biorąc pod uwagę fakt, iż odpłatność obejmuje każdy rodzaj korzyści, która przedstawia wartość pieniężną, z tym jednak zastrzeżeniem, iż korzyść wynikająca z umowy nie musi być uiszczana w postaci pieniężnej uznać należy, iż z samego faktu określenia w umowie wynagrodzenia wykonawcy w wysokości 0,00 zł nie wynika, iż umowa ta ma charakter nieodpłatny.

Dla uznania, w świetle przepisów ustawy Pzp, danego stosunku zobowiązaniowego za zamówienie publiczne nie jest zatem konieczne ustalenie wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy tytułem wykonania przedmiotu zamówienia na określonym – minimalnym – poziomie. Każda bowiem umowa, w oparciu o którą wykonawca za zrealizowaną usługę, dostawę lub robotę budowlaną uzyskuje korzyść majątkową, posiada charakter zamówienia publicznego, także wówczas, gdy wynagrodzenie wykonawcy wskazane w umowie zostało określone na poziomie 0 zł.

Odnosząc się do formy prawnej, w jakiej musi zostać zawarty stosunek zobowiązaniowy w celu uznania go za zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy Pzp wskazać należy, iż stosownie do treści art. 139 ust. 2 ustawy Pzp umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. Tym samym, obowiązkowi sprawozdawczemu podlega każda umowa w sprawie zamówienia publicznego zawarta z wykonawcą wybranym w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego w oparciu o przepisy ustawy Pzp, zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego z ważnym certyfikatem w roku 2019. 

Kwoty umów

Kwoty wartości umów w sprawie zamówienia publicznego, odnoszą się zatem do wynagrodzenia ustalonego w umowie w momencie nawiązania danego stosunku zobowiązaniowego. Zmiana pierwotnie ustalonego wynagrodzenia, a tym samym zapłata wykonawcy wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia w kwocie innej niż początkowo ustalona (także wówczas, gdy zawarcie i wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego ma miejsce w tym samym roku, za który zamawiający sporządza sprawozdanie), nie ma wpływu na podawaną w sprawozdaniu wartość zamówienia. Co oznacza iż w sprawozdaniu należy wskazać wartość nominalną umowy jako stosunku zobowiązaniowego nawet gdy w roku 2019 po dacie jej zawarcia doszło do zmiany wynagrodzenia co zostało usankcjonowane odpowiednio aneksem do umowy. 

W odniesieniu zaś do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp – łączną wartość udzielonych zamówień, bez podatku od towarów i usług, przyjmowana przez zamawiającego wartość udzielonych zamówień zależeć będzie od formy prawnej zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej, zamawiający przyjmuje wartość danego stosunku zobowiązaniowego na zasadach analogicznych, jakie mają zastosowanie przy wypełnianiu tabel II-IX (z wyłączeniem tabeli nr VI), tj. wysokość wynagrodzenia bez VAT w wysokości wskazanej w pierwotnej umowie w sprawie zamówienia publicznego.  Natomiast zawarcie umowy w formie ustnej, skutkować będzie co do zasady przyjmowaniem przez zamawiającego dla celów sprawozdawczych wartości wskazanej w dokumencie wystawianym przez wykonawcę, w którym wykonawca określa wysokość należnego mu wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia, tj. na fakturze, paragonie bądź na rachunku.

Dodatkowo, wskazać należy, że jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe  (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny, kg, m3, itp…) oraz cen jednostkowych określonych w umowie.

Składanie ofert częściowych i wspólne prowadzenie postępowania

Zamówienie, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno zamówienie i na potrzeby określenia wartości umowy należy zsumować ceny netto określone w zawartych umowach częściowych. Natomiast wskazując liczbę złożonych ofert należy uwzględnić oferty częściowe oraz wariantowe. Powyższe oznacza, że w postępowaniu, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych każda część, na którą opiewa oferta wykonawcy powinna być traktowana jak osobna oferta i sumowana.  Dotyczy to również sytuacji, w której wykonawca złożył jedną ofertę na kilka lub wszystkie „części”, na które można składać oferty częściowe. Dla przykładu można wskazać postępowanie, w którym można złożyć 5 oddzielnych ofert częściowych (razem wypełniających cały zakres zamówienia) natomiast wykonawca złożył jedną ofertę obejmująca cały zakres zamówienia (wszystkie części). Wówczas, dla potrzeb wypełnienia rubryki dotyczącej liczby złożonych ofert należy przyjąć, że złożono 5 ofert.

Niezbędne informacje do sporządzenia sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach publicznych w zakresie zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp, zamawiający będą ustalać w szczególności na podstawie odpowiednich wykazów i rejestrów wydatków finansowanych ze środków publicznych, które są obowiązani dokumentować na podstawie odrębnych przepisów. Rejestry ten można prowadzić z wykorzystaniem profesjonalnych narzędzi proponowanych przez podmioty komercyjne. 

Jeżeli zamawiający decydują się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia, wyznaczają spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz. Zamawiający, który z upoważnienia podmiotów wspólnie udzielających zamówienia przeprowadza postępowanie i udziela zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz działa w tym zakresie jedynie jako pełnomocnik ( art. 16 ust. 5 u Pzp). W przedstawionych okolicznościach obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego, ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich zamawiających udzielających wspólnego zamówienia. Jeżeli jednak określony zamawiający jest upoważniony nie do zawarcia umowy, ale tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wspólnie w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz innych zamawiających w sytuacji, gdy przedmiotem postępowania są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane w częściach), a na skutek przeprowadzonego postępowania umowy częściowe zawierane są indywidualnie przez poszczególnych zamawiających, na rzecz których działał zamawiający, obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

Podsumowanie

Mimo wprowadzonego ustawą Pzp obowiązku składania sprawozdania rocznego Zamawiajacy nadal maja szereg wątpliwości zwianych z przygotowaniem odpowiednich informacji wyjściowych. Błędnym jest założenie iż sprawozdanie roczne jest narzędziem do wykazania wydatków publicznych w ramach działalności danego zamawiającego, sprawozdanie co do zasady wskazać ma rodzaj, zakres oraz wartość udzielonych zamówień, tj. zobowiązań podmiotu publicznego, które  co do zasady nie będą realizowane wyłącznie w roku jego udzielenia. Tym samym należy pamiętać iż w stosunku do zamówień publicznych, gdzie zawarto umowę w roku 2019, zgodnie z przepisami prawa na czas nieokreślony w sprawozdaniu należy wykazać wartość tej umowy w stosunku do 48 mc. Ponadto umowa ta nie powinna zostać już wykazywana w kolejnych sprawozdaniach rocznych. 

Wśród zamawiających, szczególnie jednostek samorządu terytorialnego nadal pojawiają się wątpliwości co do obowiązku składania sprawozdania rocznego. Wynika to z faktu, iż brak jest wiedzy czy dana jednostka organizacyjna samorządu terytorialnego jest samodzielnym zamawiającym. 

Zamawiającymi w rozumieniu ustawy Pzp są m.in. jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Wśród tych jednostek znajdują się też jednostki budżetowe, tj.: jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Jednostki te są  zamawiającymi w rozumieniu przepisów Pzp. W przypadku ustalania obowiązku sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach przez jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego posiadające status samodzielnych zamawiających w świetle przepisu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, np. jednostki budżetowe, każda z jednostek jest zobowiązana, jako odrębny zamawiający, do składania własnego sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień.

Istotna jest także weryfikacja przez zamawiającego, czy dany typ wydatku faktycznie stanowi realizację zamówienia publicznego czy nim nie jest. Dla przykładu do kategorii wydatku jako zamówienie publiczne zamawiający nie zakwalifikuje:

  • wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych za tzw. „wakacje pod gruszą”,
  • ekwiwalentu wypłacanego pracownikom za zakup obuwia zimowego, roboczego, ochronnego, 
  • ekwiwalentu wypłacanego pracownikom za pranie odzieży roboczej,
  • zapomogi socjalnej przyznawanej pracownikom np. na zakup węgla, czy wykup lekarstw,
  • opłat skarbowych, np. opłata za rejestrację samochodu służbowego,
  • abonament RTV.

Zamawiający przygotowując sprawozdanie roczne zobowiązani są dochować należytej staranności mając na uwadze faktu, iż prawidłowość sporządzenia sprawozdania rocznego może być także przedmiotem kontroli instytucji uprawnionych do jej przeprowadzenia. Zamawiający ma możliwość, korzystając z funkcjonalności proponowanych przez Biuletyn Zamówień Publicznych do dokonania korekty złożonego sprawozdania rocznego. 

Pozdrawiam,


Źródła :

  • art.4, art. 15,art. 98,  art. 139 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z  2019 r. poz. 1843 ze zm),
  •  rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 2038),

Popularne w kategorii ludzie

Popularne w kategorii procesy

Wyróżnione w kategorii prawo