Już 1 stycznia 2021r. skończy się czas obowiązywania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych przyjętej w zgoła odmiennych warunkach gospodarczych oraz prawnych. Przepisy tej regulacji zastąpi ustawa z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych.
Tekst ujednolicony nowej ustawy Prawo zamówień publicznych jest dostępny pod linkiem.
Jedną z wielu nowych instytucji, które znajdą swoje praktyczne zastosowanie wraz nowym aktem prawnym są regulacje dotyczące trybów udzielania zamówień publicznych, a wśród nich nowy tryb – tryb podstawowy, dostępny dla postępowań o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne.
Tryb podstawowy – definicja
Zgodnie z przepisem art. 275 nowej pzp zamawiający udziela zamówienia trybie podstawowym, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający:
- wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji albo,
- może przeprowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o ile przewidział taką możliwość, a po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składnia ofert dodatkowych, albo
- prowadzi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, a po zakończeniu negocjacji zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych.
Warianty trybu podstawowego
Tryb podstawowy będzie dostępny dla zamawiających w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne.
Będzie możliwy do przeprowadzenia w trzech wskazanych poniżej wariantach:
- wariant pierwszy – analogiczny do trybu przetargu nieograniczonego – dostępny w sytuacji, gdy specyfika przedmiotu zamówienia oraz potrzeby zamawiającego umożliwiają opisanie w wystarczająco precyzyjny sposób wszystkich warunków zamówienia na etapie wszczęcia postępowania, a zamawiający nie przewiduje możliwości negocjacji ofert (tryb podstawowy bez negocjacji),
- wariant drugi – z możliwością negocjacji ofert w celu ich ulepszenia, o ile zamawiający przewidział taką możliwość na etapie wszczęcia postępowania (tryb podstawowy z możliwością negocjacji),
- wariant trzeci – z obowiązkowymi negocjacjami ofert w celu ich ulepszenia (tryb podstawowy z negocjacjami).
Wybór wariantu postępowania przez zamawiającego
Zasadniczym pytaniem w świetle możliwości, jakie daje zamawiającym ten nowy ustawowy tryb postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest fakt, kiedy powinien nastąpić wybór wariantu postępowania prowadzonego w trybie podstawowym? Niewątpliwie, z uwagi na wskazane przez ustawodawcę i wymienione w treści przepisu art. 277 nowej pzp dokumenty, które należy sporządzić oraz udostępnić wykonawcom w postępowaniu, wybór ten powinien nastąpić na etapie zdecydowanie poprzedzającym wszczęcie postępowania.
Zgodnie bowiem z powyższym w przypadkach, o których mowa w art. 275 pkt. 1 i 2 nowej pzp (postępowanie bez przeprowadzenia negocjacji oraz z możliwością negocjacji treści ofert) zamawiający sporządza Specyfikację Warunków Zamówienia (dalej SWZ). W przypadku wariantu postępowania polegającego na negocjacjach treści złożonych ofert w celu ich ulepszenia zamawiający sporządza opis potrzeb i wymagań, a po przeprowadzeniu negocjacji zamawiający sporządza SWZ.
Wszczęcie postępowania w trybie podstawowym
Zgodnie z nowymi zasadami zamawiający będzie wszczynał postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym przez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych (art. 276 ust. 1 nowej pzp). Zamawiający będzie mógł dodatkowo, po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, bezpośrednio poinformować o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą usługi, dostawy lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia (art. 276 ust. 2 nowej pzp).
Z pewnością skorzystanie z dodatkowej możliwości poinformowania rynku zgodnie z możliwością, którą formalnie dał ustawodawca, przyczyni się do zwiększenia kręgu potencjalnie zainteresowanych postępowaniami wykonawców.
Dodatkowo warto również pamiętać o tym, iż zgodnie z przepisem art. 280 ust. 1 nowej pzp od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych zamawiający zapewnia, na stronie internetowej prowadzonego postępowania, bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do SWZ (w przypadkach, o których mowa w art. 275 pkt. 1 i 2 nowej pzp), albo opisu potrzeb i wymagań (w przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt. 3 nowej pzp) – w zależności od wybranego przez zamawiającego wariantu postępowania – nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia.
Składanie ofert. Termin
Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na ich przygotowanie, z tym że termin ten w przypadku dostaw i usług nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, a w przypadku robót budowlanych nie może być krótszy niż 14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Wniosek o wyjaśnienie treści SWZ, albo opisu potrzeb i wymagań
Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie odpowiednio treści SWZ albo opisu potrzeb i wymagań (art. 284 ust. 1 nowej pzp). Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań wpłynął do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom.
Jeżeli zamawiający nie udzieli wyjaśnień w terminie, o którym mowa w ust. 2 art. 284 nowej pzp, przedłuża termin składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom.
W przypadku gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ albo opisu potrzeb i wymagań nie wpłynął w terminie, o którym mowa w ust. 2 art. 284 nowej pzp, zamawiający nie ma obowiązku udzielania odpowiednio wyjaśnień SWZ albo opisu potrzeb i wymagań oraz obowiązku przedłużenia terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań.
Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający udostępnia, bez ujawniania źródła zapytania, na stronie internetowej prowadzonego postępowania, a w przypadkach, o których mowa w art. 280 ust. 2 i 3 nowej pzp, przekazuje wykonawcom, którym udostępnił odpowiednio SWZ albo opis potrzeb i wymagań.
Zmiana treści SWZ
W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SWZ. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert podlegających negocjacjom zmienić treść opisu potrzeb i wymagań.
W przypadku gdy zmiana treści SWZ jest istotna dla sporządzenia oferty lub wymaga od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści SWZ i przygotowanie ofert, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.
W przypadku gdy zmiana treści SWZ jest istotna dla sporządzenia oferty lub wymaga od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści SWZ i przygotowanie ofert, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.
W przypadku gdy zmiana treści opisu potrzeb i wymagań jest istotna dla sporządzenia ofert podlegających negocjacjom lub wymaga od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści opisu potrzeb i wymagań i przygotowanie tych ofert, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.
Zamawiający informuje wykonawców o przedłużonym terminie składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom przez zamieszczenie informacji na stronie internetowej prowadzonego postępowania, na której została odpowiednio udostępniona SWZ albo opis potrzeb i wymagań.
Informację o przedłużonym terminie składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu, o którym mowa w art. 267 ust. 2 pkt 6 nowej pzp. Dokonaną zmianę treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
Jeżeli zmiana dotyczy części odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań, które nie zostały udostępnione na stronie internetowej prowadzonego postępowania, zgodnie z art. 280 ust. 2 i 3 nowej pzp, dokonaną zmianę treści SWZ albo odpowiednio opisu potrzeb i wymagań przekazuje w inny sposób wskazany w ogłoszeniu o zamówieniu.
W przypadku, gdy zmiana treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań prowadzi do zmiany do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie, o którym mowa w art. 267 ust. 2 pkt. 6 nowej pzp.
Negocjacje w trybie podstawowym
Negocjacjom prowadzonym przez zamawiającego w trybie podstawowym towarzyszą następujące, podstawowe zasady. Zgodnie z przepisem art. 278 nowej pzp w przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 2 nowej pzp, negocjacje treści ofert:
- nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ,
- dotyczą wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 nowej pzp, negocjacje treści ofert:
- nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia określonych w opisie potrzeb i wymagań,
- mogą dotyczyć warunków zamówienia, w celu podniesienia jego efektywności.
W przypadkach, o których mowa w art. 275 pkt 2 i 3 nowej pzp, zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert, o ile liczba ta jest wystarczająca, aby zapewnić konkurencję i nie jest mniejsza niż 3. W powyższym przypadku zamawiający wskazuje, w ogłoszeniu o zamówieniu oraz odpowiednio w SWZ albo w opisie potrzeb i wymagań, kryteria oceny ofert, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert, oraz podaje maksymalną liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 2 nowej pzp, zamawiający może zaprosić, a przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 nowej pzp, zaprasza jednocześnie wykonawców do negocjacji ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, jeżeli nie podlegały one odrzuceniu, a jeżeli zamawiający ustalił kryteria, o których mowa w art. 288 ust. 2 nowej pzp, zaproszenie kieruje do tych wykonawców, których oferty spełniają w najwyższym stopniu te kryteria, w liczbie ustalonej przez zamawiającego. Ofertę wykonawcy niezaproszonego do negocjacji uznaje się za odrzuconą.
Jeżeli liczba wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, jest mniejsza niż 3, zamawiający w przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt. 2 nowej pzp, kontynuuje postępowanie.
Jeżeli liczba wykonawców, którzy w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, jest mniejsza niż 3, zamawiający w przypadku w przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 nowej pzp, może kontynuować postępowanie, zapraszając do negocjacji ofert tych wykonawców, albo unieważnia postępowanie.
Przebieg negocjacji
Podczas negocjacji ofert zamawiający zapewnia równe traktowanie wszystkich wykonawców (art. 290 ust. 1 nowej pzp). Zamawiający nie udziela informacji w sposób, który mógłby zapewnić niektórym wykonawcom przewagę nad innymi wykonawcami.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 2 nowej pzp, prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Zamawiający udostępnia oferty wraz z załącznikami złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu niezwłocznie po otwarciu tych ofert, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia ich otwarcia.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 nowej pzp, treść ofert, które podlegają negocjacjom, oraz prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Zamawiający udostępnia te oferty wraz z załącznikami od dnia otwarcia ofert ostatecznych. Żadna ze stron nie może, bez zgody drugiej strony, ujawniać informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami. Zgoda jest udzielana w odniesieniu do konkretnych informacji i przed ich ujawnieniem.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 nowej pzp, zamawiający prowadzi negocjacje treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu do czasu doprecyzowania lub uzupełnienia wszystkich warunków zamówienia podlegających negocjacjom.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 nowej pzp, po zakończeniu negocjacji, zamawiający sporządza SWZ, która stanowi doprecyzowanie oraz uzupełnienie informacji zawartych w opisie potrzeb i wymagań, w zakresie, w jakim było to przedmiotem negocjacji. SWZ nie może zawierać postanowień, które prowadzą do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia określonych w opisie potrzeb i wymagań oraz do zmiany istotnych elementów treści ogłoszenia o zamówieniu.
Składanie ofert po przeprowadzonych negocjacjach
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 2 nowej pzp, zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, których oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu nie zostały odrzucone, o zakończeniu negocjacji oraz zaprasza ich do składania ofert dodatkowych.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 nowej pzp, zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców, których oferty złożone w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu nie zostały odrzucone, i którzy brali udział w negocjacjach, o zakończeniu negocjacji oraz zaprasza ich do składania ofert ostatecznych.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 2 nowej pzp, zamawiający wyznacza termin na złożenie ofert dodatkowych z uwzględnieniem czasu potrzebnego na przygotowanie tych ofert, z tym że termin ten nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert dodatkowych.
Wykonawca może złożyć ofertę dodatkową, która zawiera nowe propozycje w zakresie treści oferty podlegających ocenie w ramach kryteriów oceny ofert wskazanych przez zamawiającego w zaproszeniu do negocjacji. Oferta dodatkowa nie może być mniej korzystna w żadnym z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. Oferta przestaje wiązać wykonawcę w zakresie, w jakim złoży on ofertę dodatkową zawierającą korzystniejsze propozycje w ramach każdego z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji. Oferta dodatkowa, która jest mniej korzystna w którymkolwiek z kryteriów oceny ofert wskazanych w zaproszeniu do negocjacji niż oferta złożona w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, podlega odrzuceniu.
W przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 3 nowej pzp, zamawiający wyznacza termin na złożenie ofert ostatecznych z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na ich przygotowanie, z tym że termin ten w przypadku dostaw i usług nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert ostatecznych, a w przypadku robót budowlanych nie może być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert ostatecznych.
Podsumowanie
Już na etapie uzasadnienia do projektowanej nowej pzp wskazywano w odniesieniu do trybu podstawowego, że procedura uproszczona (tryb podstawowy), gwarantując realizację celów systemu zamówień publicznych, zapewnia zarazem zamawiającym odpowiednią elastyczność umożliwiającą optymalną organizację procesu udzielania zamówienia publicznego. Nowe regulacje mają sprzyjać ponadto dialogowi z wykonawcami, w celu pozyskania jak najlepszych rozwiązań dotyczących konkretnego rozwiązania.
W obecnie jeszcze obowiązującej pzp podstawowe tryby udzielania zamówień publicznych, tj. przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony, są stosowane bez względu na wartość udzielanego zamówienia. W nowym pzp ustawodawca wyraźnie odróżnia przetarg nieograniczony dla zamówień, których wartość jest równa progom unijnym lub je przekracza, od trybu podstawowego stosowanego dla zamówień o wartości mniejszej niż te progi.
Na zakończenie niniejszego artykułu autor pragnie wyrazić swoją nadzieję, że tryb podstawowy, w szczególności dzięki zakładanym możliwościom kontaktu zamawiających z wykonawcami w formule negocjacyjnej, przyczyni się do zwiększenia efektywności wydatkowania środków publicznych.
Wszystko jednak oczywiście zależy tylko i wyłącznie od stosujących prawo na co dzień, najdoskonalsze bowiem przepisy prawa, nie są w stanie wyręczyć świadomości je stosujących.
Warto zawsze pamiętać, że stosując przepisy prawa zamówień publicznych, wydatkujemy nie środki indywidualne, a środki publiczne. Trybowi podstawowemu poświęcone było jedno z wydarzeń w ramach Akademii PZP. Zapraszamy do obejrzenia nagrania z przebiegu tego wydarzenia: https://www.youtube.com/watch?v=XxsqALQQeJ4
