Sukces w przetargach publicznych często zależy od umiejętności składania ofert, które są konkurencyjne, kompleksowe i zgodne z wymaganiami zamawiającego. Proces składania ofert może być skomplikowany i wymagający, ale stosując kilka dobrych praktyk, można sobie ten proces ułatwić. Sprawić, aby był bardziej czytelny, a także, abyśmy byli pewni, że zrobiliśmy wszystko, jak należy i o niczym nie zapomnieliśmy. Poniżej przedstawiamy kilka zasad, które warto wziąć pod uwagę podczas składania ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.
Dokładne zrozumienie wymagań zawartych w dokumentach zamówienia
Pierwszym podstawowym krokiem jest staranne zapoznanie się z dokumentacją przetargową. Należy dokładnie zrozumieć wszystkie wymagania, kryteria oceny, terminy i warunki. Bez dogłębnego wczytania się w dokumentację postępowania nie jesteśmy w stanie mieć pełnego obrazu wymagań stawianych przez zamawiającego i tym samym decyzje przez nas podejmowane mogą okazać się błędne i kosztować nas udział w przetargu. Ważne jest, aby zidentyfikować kluczowe elementy i zapewnić, że oferta spełnia wszystkie wymagania zamawiającego. Należy zweryfikować, czy jako wykonawca spełniamy wszystkie wymagane kryteria i warunki, takie jak np. doświadczenie, certyfikaty, referencje, dysponowanie odpowiednimi zasobami i zdolnościami, aby sprostać wymaganiom przetargu. Bardzo ważnym aspektem jest poprawne zrozumienie wymogów, dlatego jeśli coś jest niejasne i budzi nasze wątpliwości, warto zadać pytania zamawiającemu.
KURS eNotices2 dostępny na przetargOS.pl! KLIKNIJ w przycisk poniżej i uzyskaj dostęp do PrzetargOS PREMIUM lub skorzystaj z DEDYKOWANEGO KURSU! 👇
Przygotowanie planu działania
Składanie oferty wymaga dobrej organizacji i planowania. Przygotuj harmonogram działań, w którym uwzględnisz wszystkie etapy procesu, takie jak zbieranie niezbędnych dokumentów, analiza wymagań, przygotowanie techniczne, wycena i redakcja oferty. Gdy wiemy od początku, że samodzielnie nie spełniamy warunków udziału w postępowaniu, tj. np. nie dysponujemy odpowiednim zasobem ludzkim czy też nie mamy w swoim portfolio roboty budowlanej spełniającej wszystkie kryteria warunku udziału w postępowaniu, powinniśmy skupić się na poszukaniu partnera – czy to konsorcjanta, czy też podmiotu trzeciego, który udostępni nam zasoby na poczet spełnienia warunku udziału w postępowaniu i tym samym weźmie udział z nami w realizacji danego zamówienia. Staranne zaplanowanie pozwoli uniknąć pośpiechu i błędów.
Analiza konkurencji
Ważne jest zbadanie konkurencji i zrozumienie, jakie oferty mogą zostać złożone. Analiza konkurencyjności rynku pozwoli określić unikalne cechy i zalety twojej oferty. Warto zwrócić uwagę na ceny oferowane przez konkurencję i odpowiednio dostosować swoją ofertę, aby była konkurencyjna.
Staranne przygotowanie dokumentów
Upewnij się, że twoja oferta jest kompletna i zawiera wszystkie wymagane dokumenty i informacje. Starannie wypełnij wszelkie formularze, dostarcz niezbędne certyfikaty, referencje, umowy itp. Nie pozostawiaj żadnych pustych pól ani nie pomijaj żadnych wymaganych dokumentów. Oferta przetargowa powinna być klarowna, kompletna i dobrze zredagowana. Pamiętaj o dostarczeniu wszystkich wymaganych do złożenia wraz z ofertą dokumentów – to bardzo ważne, ponieważ w postępowaniu mogą być wymagane dokumenty, których niedostarczenie wraz z ofertą skutkować będzie jej odrzuceniem, bez możliwości wezwania do uzupełnienia. Dlatego bardzo ważne jest bardzo dokładne zapoznanie się z wymaganiami konkretnego postępowania. Dobrą praktyką pozwalającą panować nad procesem składania ofert jak również pozostałych dokumentów w postępowaniu jest sporządzenie sobie tzw. checklisty wraz z terminami na podstawie wymagań konkretnego przetargu.
SPRAWDŹ bezpłatny KALKULATOR TERMINÓW online! Terminy prosto i szybko obliczysz z osobistym asystentem postępowań – asystentOS.pl 👇
Cena i koszty
Przygotuj rzetelną wycenę, która uwzględnia wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia. Bądź ostrożny, aby nie zaniżać ani nie zawyżać ceny. Zasady zamówień publicznych kładą duży nacisk na wspomnianą wyżej rzetelność, jest ona wymagana zarówno od zamawiającego (przy szacowaniu wartości zamówienia), jak i od wykonawcy (przy sporządzaniu i kalkulowaniu oferty). Nierzetelna wycena, z tzw. “kapelusza”, może skutkować tym, że nasza cena będzie albo rażąco niska – wtedy możemy być zmuszeni do złożenia stosownych wyjaśnień wraz z dowodami na poparcie naszej ceny, albo zbyt wysoka – co przekreśla nasze szanse na zdobycie zamówienia.
Weryfikacja i kontrola
Przed złożeniem oferty przeczytaj ją ponownie w celu wykrycia ewentualnych błędów, nieścisłości lub braków. Możesz poprosić inną osobę o dokładne przeczytanie oferty, aby upewnić się, że wszystko jest zrozumiałe i logiczne.
Wadium
Jeżeli w postępowaniu wymagane jest wadium, pamiętaj zarówno o prawidłowej formie jego złożenia, jak również o terminie, w jakim powinno być złożone. Wadium w formie pieniężnej wpłaca się przed upływem terminu składania ofert na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego, który zobowiązany jest je na takim rachunku przechowywać. Ważne: dla skutecznego wniesienia wadium w pieniądzu występuje konieczność uznania rachunku bankowego Zamawiającego należną kwotą wadium, przed upływem terminu składania ofert.
Z kolei jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej – również przed upływem terminu składania ofert.
WIĘCEJ o wadium i najnowszym orzecznictwie KIO przeczytasz w artykule: Zabezpieczenie WADIUM przez cały okres związania ofertą – NAJNOWSZE orzecznictwo KIO oraz Sądów Powszechnych! 👇
Terminowe złożenie oferty
Przestrzegaj terminów składania ofert. Pamiętaj, że w Pzp obowiązują surowe terminy, a opóźnienie może skutkować odrzuceniem oferty. Dlatego warto zacząć przygotowania z wyprzedzeniem i złożyć ofertę odpowiednio wcześniej, aby uniknąć stresu związanego z ostatnią chwilą.
Podsumowanie
Składanie ofert w przetargach to proces, który wymaga uwagi na szczegóły, staranności i strategii. Przy stosowaniu powyższych praktyk oraz starannym przygotowaniu oferty zwiększają się szanse na wygranie przetargu. Na start pamiętaj o zapoznaniu się z dokumentacją przetargową, starannie przygotuj dokumenty, a gdy masz wątpliwości – nie bój się zadawać pytań. Pamiętaj o terminach i wymaganych wraz z ofertą dokumentach. Trzymając się tych zasad, można znacznie zwiększyć szanse na sukces w przetargach.
PRZEGAPIŁEŚ Święto Zamówień Publiczych – POZAP? Szkoda, że Cię nie było! OBEJRZYJ retransmisję pierwszego dnia! 👇 A następnym razem koniecznie pamiętaj, by świętować z nami! 😉
