Jak być asertywnym w świecie zamówień publicznych?
Jak wielokrotnie wskazywano podczas zakończonego II Kongresu Prawa Zamówień Publicznych OnLine “zamówienia publiczne to są ludzie”. Tym samym niezależnie od stopnia złożoności, czy zmienności prawnej materii towarzyszącej udzielaniu zamówień publicznych, pracownicy zamówień publicznych borykają się na co dzień z tymi samymi problemami, co pracownicy innych sektorów, czy branż.
Zapraszam do lektury tekstu traktującego o tematyce asertywności. Czy asertywność w świecie zamówień publicznych jest możliwa? W końcu, czy bycie asertywnym w zamówieniowej rzeczywistości ułatwia, czy utrudnia codzienne funkcjonowanie? Czy asertywność, to tak naprawdę jedynie sztuka mówienia NIE?
- Umiejętność ułatwiająca funkcjonowanie
- Asertywność to również sztuka mówienia TAK
- Asertywność to coś więcej niż codzienna komunikacja
- Dwanaście praw asertywności. Co to jest?
- Asertywność w sektorze publicznym? Czy jest w ogóle możliwa?
- Techniki wpisane w asertywność komunikacji
- Komunikat JA. Klucz do asertywnej komunikacji
- Cechy osób asertywnych
- Uwaga – agresja!
- Uwaga – manipulacja!
- Zacznij od siebie. Zamiast podsumowania
Umiejętność ułatwiająca funkcjonowanie.
Autor książki „Naucz ich jak mają Cię traktować”, nawiązuje do asertywności odwołując się do serialu „Daleko od szosy”. Serial opowiada o losach Leszka, młodego i ambitnego chłopaka mieszkającego na wsi, który pomimo napotkanych trudności, dzięki swojemu zaparciu postanawia odmienić swoje życie. Nad wyraz pokazuje to scena, kiedy w trakcie zabawy sylwestrowej Leszek staje się pośmiewiskiem dla elity, gdy jedna z osób zadaje ironiczne pytanie – „Ja słyszałem, że Ty się, Leszku na studia wybierasz?” – „Tak” – odpowiada Leszek. – „A na jaki wydział się, Leszku wybierasz?” – pyta zadowolona postać z serialu. – „Idę na wydział kultury i sztuki” – odpowiada spokojnie Leszek i po chwili dodaje – “Bo jak patrzę na taką sztukę jak Ty, to mi jest trudno zachować kulturę”.
Powyższa scena ukazuje zachowanie asertywne, które między innymi odnosi się do możliwości zachowania kultury, szczególnie w trudnych sytuacjach życiowych.
Asertywność to również sztuka mówienia TAK
Wbrew krążącemu mitowi asertywność nie jest tylko umiejętnością mówienia “Nie”, to również sztuka mówienia “Tak”. Umiejętność zachowania kultury w trudnych sytuacjach to jedna z cech komunikacji asertywnej. To również umiejętność wyrażania siebie, w kontakcie z drugim człowiekiem, stawiania granic oraz szacunek dla innych osób oraz ich poglądów i wartości.
Asertywność to coś więcej niż codzienna komunikacja
Asertywność jest czymś więcej niż tylko kompetencją, która w sposób skuteczny pozwala zastosować wybrane narzędzia ułatwiające walkę o własne prawa, stawianie granic czy radzenia sobie z krytyką. Prawdziwa asertywność, to nie tylko sposób komunikacji z innymi osobami, na najgłębszym poziomie wartości, to również wiara w to, iż każdy człowiek zasługuje na szacunek i ma prawo do godnego traktowania, niezależnie od tego jaką ma płeć, wyznanie, czy jakie poglądy i idee prezentuje. Ma prawo do zaspokajania swoich potrzeb, pod warunkiem poszanowania potrzeb również drugiej osoby.
Z poziomu wartości rodzi się postawa szacunku wobec innych oraz samego siebie. Dzięki niej stajemy się życzliwi i wyrozumiali dla siebie i innych ludzi. Szacunek i dostrzeganie potrzeb, uczuć i wartości innych oraz własnych ma wpływ na sposób w jaki kontaktujemy się z samym sobą oraz otoczeniem.
Taka komunikacja umożliwiająca bycie uważnym na drugiego człowieka, ułatwiająca empatyczne słuchanie zmierza do wzajemnego zrozumienia i otwarcia na drugiego człowieka.
Ostatni poziom funkcjonowania asertywności to techniki, które są ważnym elementem asertywności, ponieważ ułatwiają radzenie sobie w trudnych sytuacjach międzyludzkich. Jednak warto podkreślić, że znajomość samych metod, nie oznacza bycia asertywnym. O nich będziemy w dalszej części niniejszego artykułu mówić.
Dwanaście praw asertywności. Co to jest?
Dwanaście praw asertywności według S. Rees’a i R. Graham’a, daje nam możliwość domagania się tego czego oczekujemy, ale również zrozumienia, że druga osoba może nam tego odmówić. Mamy również prawo do wyrażania własnego zdania, uczuć, a także emocji. Wypowiadania opinii, nawet takich których nie potrafimy racjonalnie uzasadnić. Możemy podejmować decyzje, ale też brać odpowiedzialność za ich skutki. Dokonywać wyboru, czy chcemy być zaangażowaniu w problemy innych osób.
Prawa asertywności dają nam również możliwość do popełniania błędów oraz braku znajomości pewnych dziedzin. Ponadto mamy również prawo do zmiany zdania, osiągania sukcesów, prawo do samotności i prywatności, a także do zmieniania się w życiu i bycia asertywnym.
Jeśli ufamy sobie, akceptujemy siebie i innych, gdy jesteśmy autentyczni i szczerzy w stosunku do drugiego człowieka, kiedy zależy nam na zaspokojeniu nie tylko swoich potrzeb, ale również drugiej osoby i nie chcemy w żaden sposób jej upokorzyć, to jest właśnie prawdziwa asertywność. Co ważne to, iż asertywność nie jest cechą charakteru, lecz zachowaniem. Jest zdolnością, którą możemy w sobie odkryć na każdym etapie swojego życia i zawsze ją doskonalić.
Asertywność w sektorze publicznym? Czy jest w ogóle możliwa?
Asertywność w sektorze publicznym odgrywa znaczącą rolę i pozwala zadbać o kontrahenta pracownika, obywatela, który będąc traktowany jako partner staje się wartością dodaną. Przynosi sporo zysków i ma ogromny wpływ na organizację.
Asertywność jest zdolnością, przydatną szczególnie osobom, które zarządzają ludźmi. Manager, szef, a w świecie zamówień publicznych kierownik zamawiającego, który przejawia zachowania asertywne daje przestrzeń swojemu zespołowi, a jego rola ogranicza się do wsparcia i koordynacji. Potrafi wspierać poprzez motywowanie, reagowanie i rozwiązywanie problemów oraz dbałość o przepływ informacji, a co najważniejsze pozwala komunikować się z poziomu szacunku. To ma ogromny wpływ na budowanie relacji oraz efektywną współpracę zespołu.
Techniki wpisane w asertywność komunikacji
Taka osoba zaspokaja swoje potrzeby nie raniąc przy tym innych oraz pozwalając im również na zaspokojenie własnych potrzeb. W trakcie komunikacji wykorzystuje techniki aktywnego słuchania takie jak parafraza, która pozwala sprawdzić, czy dobrze zrozumieliśmy naszego rozmówcę, zarazem nie zmieniając sensu jego wypowiedzi. Parafrazy najczęściej zaczynają się od następujących słów: “Jeżeli dobrze Cię rozumiem, to…”, “Z tego co powiedziałeś, rozumiem, że…”, “A więc twierdzisz, że…”, “Czy dobrze zrozumiałam, iż….”. Następnie, po takich słowach wypowiada się kwestie, o których mówił rozmówca.
Użycie parafrazy ułatwia zrozumienie i eliminuje błędy komunikacyjne, takie jak zniekształcenia, generalizacje oraz usunięcia, które nierzadko pojawiają się w trakcie rozmowy.
Kolejną techniką ułatwiającą wzajemne zrozumienie jest odzwierciedlanie uczuć, dzięki któremu stajemy się zwierciadłem dla rozmówcy i pokazujemy to co zauważamy w jego zachowaniu. Przykładem może być stwierdzenie „Widzę, że jesteś smutny”, „Mówiąc to, zauważyłam uśmiech na Twojej twarzy”, „Słyszę, że ta sytuacja wywołuje w Tobie lęk”. Odzwierciedlanie jest techniką, która pokazuje rozmówcy, że go rozumiemy i słuchamy.
[rml_read_more]
Komunikat JA. Klucz do asertywnej komunikacji
Narzędziem, które dobrze sprawdza się w komunikacji asertywnej oraz przekazywaniu informacji zwrotnej i w wyrażaniu emocji, szczególnie takich jak złość jest komunikat JA. Opiera się on na faktach i pozwala na przekazanie konstruktywnej informacji zwrotnej, w sposób jasny i zrozumiały, bez oceniania i etykietowania swojego rozmówcy.
Poniższy przykład wskazuje różnice między komunikatem JA a komunikatem TY, który ewidentnie ocenia, niejednokrotnie krytykuje oraz etykietuje człowieka:
Sytuacja: Pracownik Działu Zamówień Publicznych spóźnia się na spotkanie z pracownikami merytorycznymi dotyczące przygotowania dokumentacji kluczowego postępowania w Gminie X.
Komunikat TY (ze strony Przełożonego): Jesteś nieodpowiedzialny! Nie szanujesz mojego czasu i innych osób, przez Ciebie mamy opóźnienie!
Komunikat JA: Czuję złość, kiedy spóźniasz się do pracy, proszę bądź punktualny.
W obu przykładach widać zdecydowaną różnicę w stylu komunikowania. Pierwszy komunikat wyrażony w formie TY nosi znamiona etykiet, generalizacji oraz dobrych rad, które są dużą barierą komunikacyjną, wzbudza reakcję ochronną i może być początkiem konfliktu.
Natomiast komunikat JA opiera się wyłącznie na faktach i jest opisem uczuć, myśli które pojawiają się pod wpływem zachowań rozmówcy. Jest całkowicie wolny od ocen i interpretacji, co powoduje, że nawet w przypadku informacji zwrotnej o podłożu negatywnym jest bezpieczny w trakcie rozmowy.
Zdecydowanie lepiej jest powiedzieć, szczególnie w trudnej sytuacji „Jestem zdenerwowany” niż „Denerwujesz mnie” i określić swoje oczekiwania. Taka komunikacja zwiększa efektywność, motywuje do działania oraz przekłada się na dobre relacje z otoczeniem.
Cechy osób asertywnych
Osoby asertywne znają swoje prawa i szanują prawa innych, ponadto posiadają umiejętność zarządzania i rozwiązywania konfliktów. W ich zachowaniu nie ma miejsca na manipulację i agresywność. Warto podkreślić – zachowania agresywne, bierne i manipulacyjne są przeciwieństwem zachowań asertywnych.
W przypadku uległego urzędnika, pracującego w sektorze publicznym można zauważyć zachowania, które ewidentnie wskazują na wykorzystywanie go przez osoby trzecie. Bierny urzędnik staje się osobą niewidzialną dla innych oraz niepotrafiącą ustanowić granic. Ma niskie poczucie wartości, brakuje mu pewności, przez co nie podejmuje istotnych działań. Wykonuje wszystkie polecenia, ponieważ nie potrafi zawalczyć i zaspokoić własnych potrzeb, co w rezultacie doprowadza do tego, iż nie jest osobą szanowaną i godnie traktowaną w zespole.
Mało prawdopodobne jest to, iż zostanie zauważony przez innych i będzie miał szanse na awans. Ogromna potrzeba zaspokajania potrzeb innych osób jest u niego na tyle silna, że zupełnie utrudnia zaspokojenie własnych i niejednokrotnie może doprowadzić do frustracji i wypalenia zawodowego. To dość ryzykowny i niebezpieczny kierunek!
Postawę bierną można zauważyć w historii opowiadającej o dwóch żabach, które wpadły do naczynia z mlekiem. Żaba, przejawiająca postawę bierną od razu utonęła, natomiast druga, która była aktywna nie poddała się, tylko przebierając łapkami zamieniła mleko w śmietanę a następnie w masło, co w rezultacie ułatwiło jej wyjście i uratowanie życia.
Uwaga – agresja!
W przypadku osób, które przejawiają zachowania agresywne, sytuacja wygląda inaczej. Takie osoby mogą budzić lęk i niepokój w sektorze publicznym, gdyż niejednokrotnie narzucają innym swoje racje. Ponadto nie mają szacunku dla drugiego człowieka, nie potrafią słuchać i często nie dopuszczają innych do wyrażania własnego zdania. Potrzeby innych nie mają dla nich kompletnie znaczenia, ponieważ są nastawieni tylko na siebie.
Agresywny szef, kierownik demonstrując swoją przewagę często krzyczy, a nawet dopuszcza się agresji wobec swoich pracowników, gdyż nie zna innych metod ułatwiających komunikację Taka postawa daje władzę i przyjęcie kontroli na innymi osobami, ale jednocześnie rodzi odcięcie się od drugiego człowieka i nie pozwala na zbudowanie relacji z otoczeniem. Warto podkreślić, że wbrew pozorom osoby, które reprezentują swoim zachowaniem styl agresywny, to najczęściej osoby o bardzo niskim poczuciu własnej wartości, które przekłada się na niską samoocenę i brak pewności siebie.
Uwaga – manipulacja!
Ostatnim stylem, który jest przeciwieństwem stylu asertywnego jest manipulacja. Osoby które komunikują się w ten sposób są nieszczere i chcą osiągnąć cel poprzez nakłanianie innych do posłuszeństwa. Nie potrafią wyrażać własnych uczuć, a innych podejrzewają o nieuczciwość i kłamstwo. Wywierają wpływ i są skłonni do kłamstwa, robiąc to w sposób niezauważalny przez innych. Mają spore trudności z radzeniem sobie z konfliktami, ponieważ są bardziej nastawieni na szukanie problemów niż rozwiązań.
Kiedy manipulacja staje się dominującym stylem, należy zastanowić się nad zmianami, które pozwolą na prawdomówność, wiarygodność i nie będą miały na celu zaspokojenia tylko i wyłącznie własnych potrzeb, niejednokrotnie poprzez wykorzystanie drugiego człowieka.
Zacznij od siebie. Zamiast podsumowania
Postawa asertywna jest skuteczną drogą, która umożliwia odniesienie sukcesu i zbudowania relacji z otoczeniem zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Doskonalenie umiejętności, które pozwolą na wyrażanie w sposób jasny i bezpośredni własnych opinii, poglądów, potrzeb, krytyki oraz ułatwią wyznaczanie granic w sposób, który nie rani innych, można wdrożyć na każdym etapie naszego życia. Jednak, aby móc szanować innych, ich poglądy, wartości i idee, należy szanować siebie i żyć ze sobą w zgodzie.
Człowiek, który nie ma szacunku dla samego siebie, nie będzie miał możliwości aby obdarzyć szacunkiem drugiego człowieka. Dlatego zmianę postawy, należy zacząć od siebie, od zmiany wartości i myśli w których znajduje się niekorzystna ocena własnych zachowań. W tym celu warto budować asertywność poprzez używanie narzędzia jakim jest asertywny monolog wewnętrzny, który pozwoli na przewartościowanie negatywnych myśli na takie, które będą motywować i pozwolą na lepsze traktowanie siebie. Empatia, uważność na drugiego człowieka oraz umiejętność aktywnego słuchania, z pewnością ułatwią doskonalenie asertywności.
Należy uwzględnić, że tylko metodą małych kroków możemy zmienić postawę i przyswoić reguły asertywności. Dlatego, nie należy oczekiwać natychmiastowych zmian i pamiętać, że wszystko potrzebuje czasu a osobą asertywną nie da się być w stu procentach, jednak ważne jest aby nią jak najczęściej bywać.
