Co jest główną przyczyną odkładania w czasie elektronizacji przetargów krajowych?

A co gdybyś dopuścił możliwość składania ofert zarówno papierowo i elektronicznie? Czy lokalni wykonawcy poradziliby sobie? Czy byłyby problemy z składaniem ofert w sposób elektroniczny?

Dlaczego warto elektronizować przetargi krajowe już teraz?

Odpowiedź znajdziesz w niniejszym artykule. 

Najczęstszy argument, jaki słyszymy od Zamawiających, brzmi: „Elektronizujemy tylko przetargi unijne, gdyż na polskie mamy czas”. Jak wiemy, elektronizacja w progu krajowym została przesunięta (czytaj więcej), więc argument ten może wydawać się zasadny. Gdy pytamy Zamawiających o to, co jest główną przyczyną odkładania w czasie elektronizacji przetargów krajowych, na pierwszą linię frontu wysuwają obawę: „Już w ogóle nie będziemy mieli ofert”.
Postanowiliśmy walczyć z mitami. Będziemy odwiedzać naszych odważnych Klientów, którzy idą pod prąd, aby zapytać, co Ich skłoniło do wdrożenia elektronizacji i czy nie żałują. Po odbyciu inspirującej wizyty w Szpitalu Średzkim Serca Jezusowego (czytaj więcej), przyszła pora na Świętochłowice.

Czym wyróżniają się Świętochłowice? Poza tym, że miasto znalazło się na planszy polskiej edycji gry Monopoly, zwróciło naszą uwagę wielką „zamówieniową” odwagą. Świętochłowickie zamówienia wystawiają przetargi w procedurze krajowej i zbierają oferty… elektronicznie! 

Poniżej najważniejsze zapisy naszej rozmowy z komentarzami. Kilkanaście lat temu Zamawiający ze Świętochłowic zasłynęli, wygrywając głośną w tamtym czasie sprawę dotyczącą zatrzymania wadium jednego z wykonawców. Poza tym kiedy w 2012 r. Górnośląski Związek Metropolitalny utworzył grupę zakupową na energię elektryczną, Zamawiający prowadzący wspólne postępowanie na zakup energii elektrycznej wyznaczyły Gminę Świętochłowice do przeprowadzenia tego postępowania. Obecnie organizują przetargi w progu krajowym w formie elektronicznej.

1. Co skłoniło Państwa do elektronizacji przetargów krajowych już teraz?

O głos poprosiliśmy Panią Alicję, która wtedy, gdy była podejmowana decyzja, szefowała Zamówieniom publicznym.

Im szybciej coś zrobimy, tym lepiej dla Wykonawców. Ja osobiście elektronizacji nie lubię z uwagi na swój wiek, ale mam lepszych od siebie w Zamówieniach w tym względzie i byłam przekonana, że p. Michał Palusiński sprosta wyzwaniu. Trzeba iść naprzeciw stosowi dokumentacji w Zamówieniach, a praktyka pokazuje, że dla Wykonawców elektroniczna forma jest łatwiejsza, jeżeli się do niej przekonają i otrzymają właściwe wsparcie. 

Pan Michał Palusiński dodał, że jest szybciej niż tradycyjnie, nie ma problemu z otwarciem ofert (platforma nie wymaga kwalifikowanych podpisów elektronicznych od Zamawiających), a dostęp do dokumentacji ma się z dowolnego miejsca, gdy jest taka potrzeba.

Komentarz Open Nexus:  dla mnie osobiście o mądrości zarządzającego świadczy, że nawet jeżeli coś nie do końca mu odpowiada, potrafi  otoczyć się właściwymi ludźmi, którzy umieją przekuć działanie na sukces swojego pracodawcy.

2. Jak z elektronizacją radzą sobie mali Wykonawcy?

Nie obserwujemy problemów z ilością ofert. Nawet lokalna jednoosobowa firma ogrodnicza poradziła sobie ze złożeniem oferty w formie elektronicznej, co bardzo nas podbudowało.

Obecnie większość postępowań w progu krajowym realizujemy elektronicznie i nie obserwujemy problemów. System jest prosty, czytelny i przyjazny – tak dla Wykonawców, jak i dla Zamawiających. Czasami wydaje się aż za prosty.

3. Czy pozwalacie składać oferty Wykonawcom papierowo i elektronicznie?

W chwili obecnej pozwalamy składać oferty tylko w jednej formie. Jesteśmy jednak otwarci na głosy Wykonawców i jeżeli okazałoby się to problematyczne, to otworzymy się także na ofertowanie w formie papierowej. Z informacji uzyskanych od innych Zamawiających, dotarliśmy do wewnętrznego pisma UZP do jednego z Zamawiających, które sugeruje aby w okresie przejściowym dać wybór wykonawcom w zakresie tego, w jaki sposób mogą składać oferty. Obawialiśmy się głównie dualizmu w archiwizacji takiego postępowania.

Komentarz Open Nexus: Temat z punktu widzenia prawa nie jest oczywisty. Pod linkiem stanowisko UZP (czytaj więcej). W naszej ocenie to dobry kierunek, jednak jak zawsze niepodparty podstawą prawną, gdyż Art. 131bc ust. 5 brzmi:
Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej w postaci papierowej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzoną przez wykonawcę odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Gdyby było “lub”, nie byłoby obecnie tematu.

4. Czy stosujecie platformę do zakupów regulaminowych (art. 4 ust. 8)?

Pan Michał powiedział, że platforma jest wykorzystywana przez wydziały merytoryczne coraz częściej, jednak nie obywa się bez początkowego oporu i zdaje sobie sprawę, że pracownicy muszą się stopniowo przekonać do tego typu zbierania ofert. Wykonawcy mają łatwiej, gdyż nie potrzebują podpisów kwalifikowanych, a niektóre postępowania kończyły się oszczędnościami na poziomie nawet 50%. 

Komentarz Open Nexus: Dla części naszych Klientów zakupy regulaminowe to poligon doświadczalny przed pełną elektronizacją. Można się uczyć elektronizacji bez większego ryzyka. Cześć naszych Klientów uważa nawet, że  dzięki oszczędnościom w zakupach regulaminowych zarabiają na system powyżej, a pozostałe profity pozwalają danej jednostce na zrealizowanie większej ilości zadań.

5. Obszar do poprawy?

Najbardziej brakuje nam elektronicznego potwierdzania czynności, np. wtedy, gdy wysyłamy do wykonawcy pismo.

Komentarz Open Nexus: Robi się :-). Zaplanowaliśmy już wydanie funkcjonalności, która pozwoli pobierać komunikację z Wykonawcą do PDF, a poza tym pobierze statusy wiadomości (czy wiadomość dotarła na serwer Wykonawcy). Status ten będzie pochodził od firmy która świadczy na rzecz platformazakupowa.pl wysyłkę maili.

Cieszymy się z możliwości spotkania w gronie ekspertów związanych z zamówieniami publicznymi. Takie spotkania są dla nas inspiracją, bardzo dużo nas uczą i pozwalają pozytywnie spoglądać w przyszłość. Obiecujemy, że to nie koniec i będą kolejne!

Życzymy udanych elektronizacji!