Zmień stare nawyki dla własnego dobra, czyli o artefaktach w codziennej pracy Zamawiającego w dobie elektronizacji
Zmiana ustawy PZP oraz wprowadzenie obowiązkowej elektronizacji zamówień publicznych z pewnością stanowi jeden z najważniejszych przełomów w polskich realiach prawnych ostatnich lat. Nowe regulacje mają na celu usprawnienie procesu składania i realizacji zamówień, zwiększenie ich transparentności oraz ograniczenie biurokracji. Pomimo rosnącej świadomości o zaletach cyfryzacji, w praktyce można zaobserwować pewne archaiczne zachowania zamawiających publicznych, które zasługują na uwagę.
Archaizmy można by rozpatrywać na wielu płaszczyznach, mentalnego przywiązania do papieru, niechęci do zmian, czy braku odpowiednich narzędzi. Ale tekst ten nie ma być tekstem socjologicznym, a ma jedynie wskazywać na zachowania zamawiających, które były zasadne w zamówieniach papierowych, a nie są zasadne w zamówieniach elektronicznych.
Wielokropki w dokumentacji
Po co wynaleziono wielokropek? Zakładam, że po to, żeby petent z pomocą skryby lub – co gorsza – samodzielnie, nie musiał tworzyć dokumentu z własną inwencją twórczą i od zera. Zatem wielokropek wskazywał, w jakie miejsce należy przyłożyć pióro wyjęte z kałamarza i uzupełnić brakujące dane.
Jaki jest zatem sens “wielokropka” w elektronicznych zamówieniach? Nie wiem. Nie jest to ani przejrzyste, ani zgodne z ustawą o dostępności cyfrowej. Ewidentna pozostałość po naszych zamówieniowych przodkach, na “gotowcach”, których pracujemy niekiedy do dziś.
WIĘCEJ o dostępności cyfrowej dowiesz się z kursu na platformie edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇
Wyróżnione miejsce na podpis
Wielokropki w miejscu na podpis. To, że wielokropek na końcu formularza ofertowego jest złem wcielonym, nie trzeba chyba nikogo przekonywać. Zamawiający w ten sposób sugeruje (świadomie, czy nieświadomie), że coś powinno się w tym miejscu znaleźć. Ale co takiego? Czasem jest napisane, że podpis, czasem, że podpis i PIECZĘĆ. Zatem skołowany wykonawca nawet jeżeli przeczytał SWZ i doszedł do tego, że ma być elektronicznie podpisane, to drukuje, pieczętuje, skanuje, podpisuje.
Już w 2018 roku postulowałem wprowadzenie zapisów w formularzach ofertowych:
“Niniejszy dokument/plik powinien być opatrzony podpisem KWALIFIKOWANYM lub podpisem Zaufanym (gov.pl, lub ELEKTRONICZNYM podpisem osobistym (eDowód) przez osobę uprawioną do reprezentacji”
Cieszę się ogromnie, że dziś praktycznie każdy zamawiający te zapisy w swoich formularzach ma. Zastanawiam się natomiast co myśli o naszym profesjonalizmie wykonawca znajdujący kilkanaście albo kilkadziesiąt wykropkowanych linijek i do tego z miejscem na “podpis i pieczęć wykonawcy”.
Dowiedz się WIĘCEJ i uporządkuj swoją wiedzę o podpisach elektronicznych w zamówieniach publicznych! Obejrzyj nasze filmy na kanale YouTube PRZETARGowa 👇
Złożenie oferty po czasie
Można czy nie można? Co na ten temat mówi ustawa? Niby nie można, ale jak się złoży to zgodnie z 226 ust 1 podlega odrzuceniu.
Zapis ewidentnie zaczerpnięty ze starej ustawy i pisany pod miniportal, w którym oferty przesyłane przez ePuap mogły wpływać w różnym czasie. Zresztą z przyczyn technicznych wpływały z opóźnieniem, mimo że były składane w wyznaczonym czasie. A zamawiający ustawiali otwarcie ofert kilka godzin po terminie składania ofert.
Ale miniportalu już nie ma, a każda platforma korzystająca z odpowiedniego źródła czasu umożliwia “zatrzymanie” oferty, która jest złożona po czasie. Czy powinna to robić? Nie wiem. Logika wskazuje, że tak, ale ustawa mówi jasno o tym co należy zrobić, jeżeli oferta jest złożona po TZO. Więc chyba zakłada jednak taką możliwość.
Kolejny artefakt papierowej ustawy, papierowego myślenia i przyzwyczajenia ustawodawcy i w konsekwencji zamawiającego.
Dowiedz się WIĘCEJ o badaniu z odcinka: Badanie i ocena OFERT w ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH! – Jak robić to dobrze? na kanale YouTube PRZETARGowa! 👇
Zmiana TZO
Zmiana TZO w postępowaniu a właściwie jej brak. Kto kontroluje do kiedy przyjmujemy oferty i do kiedy jest TZO? Kiedyś – Pani Halinka w sekretariacie z zegarkiem marki Zenith z problemem, czy liczyć czas od kiedy wykonawca wszedł przez bramę, czy ustawił się w kolejce petentów, czy może kiedy podał kopertę do ręki Pani Halinki. Tak było. Zamawiający musiał tylko wrzucić na stronę ogłoszenie o zmianie ogłoszenia i nowy SiWZ. I to papierowe przyzwyczajenie pozostało w nawykach wielu zamawiających.
Teraz czas kontroluje platforma i musi wiedzieć do kiedy przyjmujemy oferty. Zatem upublicznienie dokumentów nie wystarczy. Zmiana terminu w systemie jest absolutnie kluczowa, o czym szczególnie doświadczeni zamawiający zapominają.
OBLICZ bezbłędnie termin składnia ofert! SPRAWDŹ bezpłatny KALKULATOR TERMINÓW online! Terminy prosto i szybko obliczysz z osobistym asystentem postępowań – asystentOS.pl 👇
Informacja o złożonych ofertach
Był wzór, robiliśmy kolejny dokument. I wielu z zamawiających nadal go robi. A co na ten temat mówi ustawa? Pokazać dane wykonawcy i informacje o cenie lub koszcie. Informacje! Czy nie najłatwiejszym byłoby zatem udostępnienie ofert na stronie prowadzonego postępowania? Zyskujemy pełna przejrzystość. Unikamy wniosków z art 74, nie musimy tworzyć zdanych dokumentów. Kilka kliknięć i po sprawie.
Data na ofercie
Gdzie się znajduje? Zapewne w prawym górnym narożniku wraz z numerem postępowania. Zatem podpisując plik podpisem zaufanym, ogarnięty wykonawca przesunie znacznik graficzny. Spowoduje to naruszenie podpisu i brak możliwości jego poprawnej weryfikacji, a przynajmniej taki skutek odniosłoby to działanie wykonane w czerwcu 2023.
Pytanie zatem, czy potrzebujemy daty na formularzu ofertowym? KAŻDY podpis niesie za sobą datę. Jest to albo kwalifikowany znacznik czasu (polecam zdecydowanie) albo deklarowana data zaciągnięta z komputera wykonawcy. Podpis zaufany dodatkowo, podkreślam dodatkowo, pokazuje datę na znaczniku graficznym. W mojej ocenie wspomniany wyżej wielokropek na datę nie jest konieczny. Data jest zaszyta w podpisie.
SPRAWDŹ szkolenia opracowane na podstawie ProcurCompEU, a w tym kurs z podpisów elektronicznych! Wejdź na przetargOS.pl i ciesz się wiedzą zgodną z Europejskimi Ramami Kompetencji! 👇
Drukowanie
Ileż można o tym napisać. Potrzeba drukowania najczęściej wynika z przestarzałych instrukcji kancelaryjnych, przyzwyczajenia zamawiającego, potrzeby instytucji kontrolującej. Niezależnie jednak od powodu, drukowanie plików opatrzonych podpisami elektronicznymi to herezja, błąd w sztuce i niegospodarność. Wiem, że narażę się części zamawiających więc żeby dodam, że rozumiem, potrzebuję porównania ofert i 15” monitory z laptopa to kiepskie pocieszenie, ale zakup drugiego porządnego monitora wydaje się uzasadnionym wydatkiem w kontekście wydatków związanym z drukowaniem wszystkiego, co nam w ręce wpadnie.
Dlatego też, aby nie zmagać się ze wszystkim samemu DOŁĄCZ do społeczności PRAKTYKÓW Zamówień Publicznych na Facebook! Dopisz się do grupy PRZETARGowa Ustawa Nowa! Już ponad 5500 członków grupy czeka na Twoje historie i doświadczenie! 👇
