Jak zwiększyć ilość ofert w zamówieniach publicznych?

A co gdybyś dopuścił możliwość składania ofert zarówno papierowo i elektronicznie? Czy Ilość ofert w zamówieniach publicznych zwiększy się?

Ile Twoim zdaniem było papierowych, a ile elektronicznych?
Odpowiedź znajdziesz w niniejszym artykule. 

Najczęstszy argument, jaki słyszymy brzmi: „Elektronizujemy tylko przetargi unijne, gdyż na „polskie” mamy czas”. Jak wiemy, elektronizacja w progu krajowym została przesunięta (czytaj więcej), więc argument ten może wydawać się zasadny. Gdy pytamy Zamawiających, co jest główną przyczyną odkładania w czasie elektronizacji przetargów krajowych, na pierwszą linię frontu wysuwają argument: „Już w ogóle nie będziemy mieli ofert”. Postanowiliśmy walczyć z mitami. Będziemy odwiedzać naszych odważnych Klientów, którzy idą pod prąd, aby zapytać, co Ich skłoniło do wdrożenia elektronizacji i czy nie żałują. Odbyliśmy inspirującą wizytę w Szpitalu Średzkim Serca Jezusowego, gdzie mieliśmy ogromną przyjemność poznać Prezesa Szpitala P. Pawła Dopierałę. 

Poniżej najważniejsze zapisy naszej rozmowy z komentarzami. Szpital powiatowy, jak większość tego typu, zmaga się z problemem braku środków. Wspomniany dysponuje budżetem na poziomie 30 mln złotych z działalności podstawowej. 

1. Dlaczego zdecydowaliście się na elektronizację w progu krajowym?

Chcieliśmy przyzwyczajać Wykonawców do nowych możliwości, ale myślałem, że liczba ofert będzie porównywalna. Pozytywnie się zdziwiłem, gdyż ofert mamy więcej. W jednym z przetargów na 15 złożonych ofert tylko dwie były złożone w formie papierowej, przy tym jedna złożona … po czasie. Kurier się spóźnił 🙂
Mali Wykonawcy z odległych zakątków składają oferty, gdyż jest to dla nich łatwo dostępne. Zresztą ta jedna odrzucona oferta złożona po terminie mówi sama za siebie. Obecnie Wykonawcy sporadycznie przyjeżdżają na otwarcie ofert. Zaobserwowaliśmy też ciekawe zjawisko. W jednym z przetargów na ponad 20 pakietów wygrał Wykonawca, który jeden z pakietów kupił od producenta biorącego udział w tym przetargu. Ofertę na pakiet producent złożył mu około godzinę przed otwarciem ofert. Ten zdążył ofertę zmienić, podpisać i złożyć w naszym postępowaniu. Producent był zaskoczony, że przegrał. Dzięki elektronizacji skraca się czas przygotowania oferty. Wykonawcy to doceniają.

Komentarz Open Nexus: Potwierdza to średnia ofert w przetargach na platformazakupowa.pl i średnia ofert w Polsce w 2018 (więcej):

Komentarz Open Nexus: Mogłoby się wydawać, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert, my też tak sądziliśmy, startując 18.10.2018. Tak zapewne by było, gdyby nie nasze wsparcie i pomoc Wykonawcom na każdym etapie przygotowywania oferty w formie elektronicznej. Zaprowadziło nas to do bardzo dobrej skuteczności w przetargach, czyli średniej 5,37 oferty na przetarg wobec 2,19 oferty na przetarg w Polsce w 2018 (czytaj więcej). Zauważalnie podnosimy średnią krajową i jesteśmy z tego dumni 🙂

2. Czy nie obawiacie się, że stosowanie dualizmu zbierania ofert (papierowo i elektronicznie) jest niezgodne z prawem?

Komentarz Open Nexus: Szpital w Środzie jest dla nas inspiracją, gdyż robią to bardzo mądrze. Pozwalają Wykonawcom składać oferty papierowo lub elektronicznie, co jest zgodne z zaleceniem UZP (czytaj więcej). Z ustawy jednoznacznie nie wynika, że tak można robić, jednak poniższe argumenty Prezesa Szpitala w pełni nas przekonują.

Staramy się myśleć zdroworozsądkowo i iść na rękę Wykonawcom, aby na tym skorzystać. Więcej ofert oznacza niższe ceny, a jako szpital powiatowy każdy grosz jest dla nas ważny. Czy kogoś tym podejściem dyskryminujemy? Wręcz przeciwnie. Nawet gdyby sprawa trafiła do KIO, to ta prawdopodobnie się nią nie zajmie.

Komentarz Open Nexus: Znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie KIO, które potwierdza, że zamawiający – poprzez wytyczne dotyczące zasad komunikacji – może zmodyfikować ustawowe zasady – dodaje, wskazując na wyrok z 10 stycznia 2017 r. (sygn. akt KIO 2398/16).

Uważam, że wszędzie trzeba szukać zdrowego rozsądku, a nie zastawiać się przepisami i stać w miejscu. Przyjęliśmy zasadę, że najpierw otwieramy oferty papierowe, a potem odszyfrowujemy oferty na platformie, gdyż jest to bardziej transparentne. 

3. Szybciej dla Zamawiającego i Wykonawców

Dobrym przykładem był dla nas przetarg na ponad 20 pakietów, w którym złożono kilkanaście ofert. Przygotowanie Informacji z otwarcia zajęło mniej niż godzinę. Łącznie z odszyfrowaniem ofert, czym zajęła się platforma (średnio zajmuje to do 30 sekund, przyp. Open Nexus). Do tego sama komunikacja z Wykonawcą jest łatwiejsza, unikamy błędów ludzkich. W przeszłości zdarzało się komuś nie odpisać. Obecnie cała komunikacja jest w jednym miejscu i trudniej coś przeoczyć, a wszystko archiwizuje się w ramach jednego postępowania. System jest bardzo prosty i intuicyjny tak dla Wykonawców, jak i Zamawiających. Nie docierają do nas sygnały, że ktoś nie dał rady złożyć oferty, co bardzo sobie cenimy, gdyż liczy się każda oferta. Chcemy pokazywać Wykonawcom naszą otwartość.

Komentarz Open Nexus: W tym miejscu udało nam się opowiedzieć o naszym nowym projekcie. Stworzyliśmy generator informacji z otwarcia i protokołu z postępowania. Inspiracją były dla nas potrzeby Zamawiających. Zamawiający chcieli, aby wiele osób w tym samym czasie mogło pracować na protokole z postępowania czy informacji z otwarcia ofert ale, by nie tworzyły się przy tym duble. Stworzyliśmy dokumenty, do których Zamawiający nie potrzebuje płatnego oprogramowania np. Microsoft Word. Do tego wszystko zapisuje się automatycznie w ramach danego postępowania, można pracować zespołowo w tym samy czasie, edytując ten sam dokument i brak jest limitu danych na dysku.
Każdy współprowadzący postępowanie może wygodnie edytować, nanosić uwagi lub komentarze do dokumentów. Pliki są automatycznie zapisywane. Zależy nam na usprawnieniu pracy potrzebnej na przesyłanie uwag, poprawek i wykluczeniu możliwości utraty dokumentu, nawet gdyby komputer Zamawiającego uległ awarii.

4. Archiwizacja

Komentarz ON: Chcieliśmy stworzyć biuro bez setek segregatorów, teczek i zbędnego stresu spowodowanego ciągłym szukaniem potrzebnych dokumentów. Dzięki elektronicznemu archiwum. Zamawiający ma wszystko w jednym miejscu. Dostęp do dokumentów jest zapewniony z dowolnego komputera – wystarczy zalogować się na swoje konto. Można pobrać archiwum na jeden klik i zapisać na swoim komputerze. Kiedy w rozmowie podkreśliłem, że dajemy możliwość pobierania plików, dostałem dobrą ripostę, jakiej się nie spodziewałem. Było to dla mnie pouczające. Podejście niezbyt często stosowane w Zamówieniach publicznych, raczej częstsze w biznesie. 

Po co mi archiwum na kilk? Przecież wszystko mam u Was online. To nie dokumentacja medyczna, za którą odpowiadam. To Wy odpowiadacie. Płacę Wam za to i wymagam, aby była. Mamy umowę, więc jak jej nie będzie, to Wasz problem i wasze OC. Płacimy i wymagamy 5 letniego archiwum. Zaufaliśmy Wam, gdyż macie dobre opinie, działacie 10 lat na rynku i to Wasz problem, a nie mój. Nie chcę dodatkowych dysków u siebie, serwerów, zarządzania tym… Wiem, że niektórzy Wasi Klienci drukują wszystkie dokumenty z platformy w obawie przed kontrolą. Trzeba mieć jednak świadomość, że taki wydruk nie jest dowodem, gdyż ślady podpisu są tylko w wersji elektronicznej.

5. Nie jest tak różowo, czyli obszary do doskonalenia

Co mnie boli? Najbardziej chyba formularze pasywne (czytaj więcej). Chciałbym automatyzacji w ocenie ofert, aby przyspieszyć czas na ogłoszenie wyników, gdyż Wykonawcy tego oczekują. Chcą poznać wyniki szybciej, chcą się przygotować. Brakuje mi formularzy aktywnych, co przyspieszyłoby ocenę ofert.

Komentarz Open Nexus: Tu pojawiło się światełko w tunelu, ponieważ nowy projekt e-Zamówień zakłada stworzenie standardu formularza aktywnego, tak by był jednolity i zgodny z prawem (czytaj więcej). Gorąco wierzymy, że to przyszłość. Wytłumaczyliśmy, że system jest gotowy na formularze aktywne. Przeprowadziliśmy nawet kilkanaście postępowań na formularzach aktywnych, jednak z uwagi na wątpliwą zgodność z prawem odeszliśmy od tego. Wydłuża to czas wystawienia postępowania, składania ofert (wykonawca musi złożyć ofertę klasyczną i przepisać ją do formularza), a na ich wynikach nie można polegać, gdyż trzeba ją porównywać z ofertą. Było z tym więcej problemów niż pożytku. Niemniej jednak podpisujemy się pod twierdzeniem, że jest to kluczowy obszar do doskonalenia. W trakcie naszej rozmowy nie unikamy tematu braku środków w szpitalu. Dlatego gdy słyszę, że wdrożenie platformy potraktowano jako inwestycję mającą przynieść oszczędności, wiem, że rozmawiam z właściwym człowiekiem na właściwym miejscu. Poniżej istota wypowiedzi. 

Produkt ileś tam kosztuje, ale są też wymierne korzyści. Jesteśmy poniżej kwot oczekiwanych w przetargach. Trudno określić na ile to zasługa platformy, a na ile moich ludzi, jednak jesteśmy sporo na plusie.

Komentarz Open Nexus: Wg nas ludzie to 80%, a system 20%, ale bez systemu człowiek nie osiągnie efektywności. Dlaczego 80% to człowiek? Gdyż bez człowieka i dobrego podejścia do stworzenia SIWZ nie będzie dobrego przetargu nawet w najlepszym na świecie systemie.

P.S. Poniżej uwieczniona relacja ze spotkania 🙂
Dziękujemy i obiecujemy więcej. Jako naród malkontentów i pesymistów za bardzo koncentrujemy się na niedostatkach, a za mało na sukcesach. Chcemy pokazywać najlepszych, gdyż tylko naśladując ich, możemy się doskonalić. 

Każdemu Zamawiającemu z całego serca życzymy, aby ilość ofert w zamówieniach publicznych jego jednostki była co najmniej dwa razy większa!