Komunikacja w procesie zakupowym, jest niezbędnym składnikiem właściwego jego przebiegu.
Niestety u wielu podmiotów zamawiających, jest bardzo zaniedbywana lub nieodpowiednio prowadzona, a nawet w ogóle nie podejmowana.
Proces zakupowy składa się z trzech etapów:
- Przygotowanie procesu,
- Przeprowadzanie procesu,
- Nadzór nad realizacją zamówienia.
Komunikacja wewnętrzna osób, na każdym z tych trzech etapów procesu zakupowego jest bardzo ważna, a w niektórych przypadkach wręcz niezbędna do właściwego przebiegu tego procesu.
Pod pojęciem komunikacja należy rozumieć proces wymiany informacji między dwoma lub więcej podmiotami.
Etap 1 – komunikacja w trakcie przygotowania procesu
Na pierwszym etapie procesu zakupowego komunikacja powinna wyrażać się wymianą informacji pomiędzy osobami merytorycznymi i osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie postępowania. Tematy komunikacji podejmowane na tym etapie są kluczowe dla całego procesu zakupowego, ponieważ są to między innymi przygotowanie i omówienie opisu przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu, czy nawet elementy treści umowy.
O czym należy rozmawiać, komunikować się? Między innymi o treści wymienionych wyżej składników dokumentacji zamówienia. Pod jakiem kątem? Pod kątem słuszności, racjonalności i dopuszczalności ustawowej. Dlaczego? Dlatego, że niewłaściwa ich treść może, a czasami wręcz prowadzi do szeregu negatywnych i niepotrzebnych skutków takich jak m. in.:
- duża ilość pytań – co znacznie może obciążyć dodatkową pracą osoby odpowiedzialne za proces zakupowy i wydłużyć czas trwania postępowania,
- zarzuty i uwagi potencjalnych wykonawców, które mogą wywołać również wniesienie przez nich środka ochrony prawnej, a tym samym jeszcze bardziej wydłużyć czas trwania postępowania,
- zarzuty instytucji kontroli, czego skutkiem mogą być korekty finansowe, czy zarzuty naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
Stąd na tym etapie procesu zakupowego, komunikacja powinna być rzeczowa i dobrze przeprowadzona. Przy tworzeniu dokumentacji zamówienia, komunikujecie się intensywnie, poprzez wskazówki zapisów jej treści, a w przypadku odmienności zdań co do ich treści, ważne by wypracować kompromis. Pamiętajmy jednak, że kompromis ten nie może być sprzeczny z zasadami określonymi w ustawie Pzp.
Na dobrą komunikację składa się również zatrudnienie dobrego pracownika. Sprawdź, jak profesjonalizacja zamówień publicznych może pomóc Ci w rekrutacji! 👇
Jak się komunikować?
Z praktyki wiem, że najlepszym i najmniej czasochłonnym sposobem komunikacji są spotkania, i mam tu na myśli również spotkania zdalne. Na spotkaniu każdy może w sposób wyraźny i zrozumiały przedstawić swoje stanowisko, co pozwoli opracować ostateczną treść zapisów dokumentacji zamówienia i tym samym mieć już gotowy materiał do wszczęcia postępowania. Dokonanie tych czynności co do zasady dochodzi w czasie jednego spotkania. Sugeruje by przy tej formie komunikacji odzwierciedlić jej przebieg na krótkim, rzeczowym protokole czy notatce.
Inna forma komunikacji – komunikacja elektroniczna drogą e-mail. Również jest dobra, ale nie najlepsza, przede wszystkim ze względu na czas. Wysyłanie maili do osób, w celu akceptacji, czy zapoznania się z treścią przygotowanego materiału, jest proste, ale dokonanie czynności wynikających z ich treści już nie koniecznie. Odbiorcy mają zapewne szereg innych czynności zawodowych do wykonania, co może spowodować, że maila odczytają nie od razu, i tym samym nie szybko podejmą czynności o jakie prosi nadawca maila. Stąd może to znacznie wydłużyć czas tego etapu procesu zakupowego.
Etap 2 – komunikacja w trakcie przeprowadzania procesu
Na drugim etapie komunikacja jest również ważna, a jej potrzebę wywołują przede wszystkim odpowiedzi na pytania wykonawców, zmiana treści dokumentacji zamówienia, a także badanie i ocena ofert oraz czynności zmierzające do wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania.
W przypadku odpowiedzi na pytania wykonawców to tutaj komunikacja powinna być wyrażona w formie mailowej. Wpływają nam pytania, przekazujemy je do odpowiedniej osoby, czy komórki organizacyjnej z prośbą o udzielenie na odpowiedzi, przy jednoczesnym zakreśleniu terminu na udzielenie tych odpowiedzi.
Chyba, że wpłynęły do nas pytania, przewracające postępowanie do góry nogami. Wówczas bezwzględnie zalecam komunikację w formie spotkania, w celu omówienia treści tych pytań, sformułowania odpowiednich odpowiedzi oraz ocenę ryzyka tych czynności. Dlaczego w takim przypadku powinno się oceniać ryzyko podejmowanych czynności? Dlatego, że odpowiedzi na trudne pytania, mogą doprowadzić do szeregu niemiłych wydarzeń, takich jak wniesienie środka ochrony prawnej, czasami donosu wykonawcy do instytucji kontroli, czy nawet do unieważnienia postępowania. Stąd ocena ryzyka tych czynności powinna zostać dokładnie przeprowadzana, co umożliwi w znacznym stopniu zniwelować wszelkie niepożądane zdarzenia.
Etap 3 – komunikacja w trakcie nadzoru nad realizacją zamówienia
Trzeci etap procesu zakupowego nie jest etapem nowym. Co prawda obecna ustawa Pzp, określa już – czego nie zrobiła poprzednia ustawa – kilka czynności w zakresie tego etapu, takich jak raport z realizacji umowy, czy ogłoszenie o wykonaniu umowy. Niemniej jednak już za obowiązywania poprzedniej ustawy Pzp, pomimo braku norm prawnych w tym zakresie, etap nadzoru nad realizacją zamówienia powinien występować, co niestety było rzadkością.
Tak jak wskazałem wyżej, obecna ustawa Pzp w pewnym zakresie normuje prawnie ten etap i tym samym nakłada określone obowiązki na zamawiającego. Tym samym komunikacja na tym etapie staje się również ważna. A czym się powinna wyrażać? Przede wszystkim przekazywaniem informacji przez osoby odpowiedzialne za nadzór nad realizacją umowy do osób odpowiedzianych za przebieg postępowania. Na nich zazwyczaj spoczywa obowiązek sporządzania takich dokumentów.
Będą to w szczególności informacje w zakresie danych do raportu z realizacji umowy o którym mowa w art. 446 ustawy Pzp (źródło), informacje w zakresie okoliczności faktycznych umożliwiających dokonanie zmiany umowy, czy informacje w zakresie zakończenia wykonania umowy.
Sądzę, że na tym etapie odpowiednią formą komunikacji będą spotkania, na których ich uczestnicy będą mogli w sposób rzeczowy i konkretny określić sytuacje, które zaszły w trakcie realizacji umowy lub wyjaśnić potrzebę dokonania określonych czynności w trakcie wykonywania umowy, takich jak na przykład dokonanie jej zmiany. W przypadku zakończenia wykonania umowy, sprawdzonym sposobem komunikacji jest swoisty raport z jej wykonania, sporządzony przez osobę nadzorująca realizacje umowy, który zawiera w treści wszelkie dane, które wymaga wskazania, czy zakreślenia ogłoszenie o wykonaniu umowy, o którym mowa w art. 448 ustawy Pzp (źródło).
Podsumowanie
Jak widać komunikacja jest bardzo ważnym składnikiem procesu zakupowego. Pewnym sposobem jej wywołania, jest określenie jej w wewnętrznych procedurach udzielania zamówień publicznych, takich jak wewnętrzne regulaminy, czy instrukcje.
Słaba komunikacja jest katalizatorem klęski, ujawniającym poniekąd organizacyjną niewydolność instytucji. Jeśli coś może pójść nie tak w komunikacji, to pójdzie nie tak – to tylko kwestia czasu i znalezienia się w sytuacji kryzysowej, a w procesie zakupowym dobrze wiadomo, że o taką sytuację nie jest trudno.
Dlatego rozmawiajcie.
A jeśli jeszcze nie generujesz protokołu postępowania na 2 kliknięcia, tak jak 130 jednostek, koniecznie sprawdź generator dokumentów od openNexus!
