Zamówienia publiczne są istotnym narzędziem udziału sektora publicznego w gospodarce. Ważne jest zatem, by publiczne procesy zakupowe gwarantowały efektywność wydatkowania środków. Jak taki stan zapewnić? Praktyka udzielenia zamówień publicznych pokazuje, że nie jest to łatwe zadanie, a obszarów do poprawy w tym zakresie jest bardzo dużo. Od czego zatem zacząć?
Jednym z najważniejszych warunków do osiągnięcia tego celu jest właściwa komunikacja wszystkich uczestników rynku zamówień publicznych, a przede wszystkim zamawiających i wykonawców. Jak ten cel osiągnąć? Jak właściwie ułożyć komunikację między zamawiającymi, a wykonawcami? Jak zadbać o jakość komunikacji w zamówieniach publicznych? Można z powodzeniem powiedzieć, że zamówienia publiczne są właśnie … komunikacją. Czy problemy z komunikacją w zamówieniach publicznych, których doświadczają w procesach zakupowych zamawiający i wykonawcy, nie są czasem lustrzanym odbiciem problemów z naszym komunikowaniem się na codzień?
Zapraszamy do lektury i wysłuchania podcastu, który jest pełnym zapisem rozmowy na temat istoty komunikacji i komunikacji w świecie zamówień publicznych, którą przeprowadził Łukasz Laszczyński z Panią Justyną Grabkowską, doświadczoną negocjatorką, która stworzyła koncepcję Neocjacji™ i Reguły Ringów™ z przekonania, że każdy powinien zadbać o swój komunikacyjny mikrokosmos, zarówno na niwie zawodowej, jak i prywatnej.
Zamówienia publiczne okiem zawodowego negocjatora
Łukasz Laszczyński: Zacznijmy od sprawy, wydawać by się mogło, bardzo ogólnej, która jednak w mojej ocenie pozwoli nam właściwie wprowadzić w temat naszej rozmowy. Czym dla Pani są zamówienia publiczne? Jak je Pani postrzega przez pryzmat swoich doświadczeń i praktyki zawodowej?
Justyna Grabkowska: Zamówienia publiczne w najczęstszym swym wydaniu to arena walk Dawidów i Goliatów, ciuciubabek poliszynela i występów książąt Machiavelliego. Wiem, jak to brzmi. Ale tak to niestety wygląda, kiedy na te procesy patrzy osoba przy nich doradzająca.
Mam tę możliwość, by diagnozować odcinki, w których się specjalizuję, czyli szeroko pojęte negocjacje. I mam w tym zakresie wciąż ogromnie dużo do zrobienia, mimo że leczenie chorób, na które cierpi pzp trwa od zarania.
Działania prowadzone pod rządami prawa zamówień publicznych od lat wzbudzają kontrowersje. Obecnie czekamy wszyscy na wejście w życia nowej ustawy. Nadzieje są. Czy jej panowanie zmieni moją definicję zamówień publicznych? Oby.. Długie vacatio legis pokazuje, że na wiele miesięcy przed 1 stycznia 2021 roku następują zmiany w treści jej przepisów. To ciekawe. Można sądzić, że mamy do czynienia z odpowiedziami na refleksje, przewidywania rynku, że ustawodawca daje czas fachowcom na wypowiedź.
Z drugiej strony należy podkreślić fakt, że ramy formalne pomagają, ale to ludzie stosują prawo w praktyce. To od nas, naszego podejścia w działaniu, zależeć będzie to, w jaki sposób będziemy kształtować te procesy. Bo zakupy kojarzą nam przecież najczęściej z pojedynkiem. Jeśli pojedynek, to ważenie siły. Kto ma jej więcej i chce więcej, dąży do wygranej, czasami za wszelką cenę. Konia z rzędem temu, kto nie widział takich pyrrusowych zwycięstw w doświadczaniu zamówień publicznych.
Zamówienia publiczne. Zakupy w biznesie. Co łączy, co dzieli te dwa światy?
Łukasz Laszczyński: Zamówienia publiczne są bardzo często przeciwstawiane zakupom w biznesie. W tym porównaniu rynek publiczny nie wygląda niestety korzystnie, głównie ze względu na częsty brak efektywności. Czy Pani również widzi taki dychotomiczny podział na „zakupowe światy” – zakupy publiczne i zakupy w biznesie? Czy może raczej widzi Pani jeden proces i zbliżone cele?
Justyna Grabkowska: Zarówno kupowanie, jak i sprzedawanie w świecie sektora publicznego oraz komercyjnego mogą być prowadzone w sposób uczciwy i efektywny zarazem. Mogą być też prowadzone nieuczciwie i efektywnie oraz uczciwie i nieefektywnie. Na taki stan rzeczy składa się, jak wiemy mnóstwo czynników. Jednym z nich jest paradoksalnie… teoria. Wchodzimy tu bowiem w kosmos definicji, które dotąd nie zostały sformułowane jednoznacznie.
Czym jest proces zakupowy, czym jest proces sprzedażowy, czym jest proces negocjacyjny?
Problem w tym, że odpowiedzi na te pytania jest mnóstwo. I potrafią się bardzo różnić od siebie. Inne są także wartości, na jakich zostały zbudowane procesy handlowe. Dlatego właśnie każda zapytana o to przez Pana osoba może się wymądrzać uzasadniając swoje racje.
Jedni uznają, że wszystko jest w porządku, jeśli proces wyznacza litera prawa. Inni, że konieczne są jeszcze np. rozsądek i przyzwoitość. Jak w każdej dziedzinie życia, dopóki się nie zgodzimy na zasady, na jakich opiera się nasze uniwersum, dopóty nie będziemy mogli uznać, że mamy kryteria oceny danego procesu.
Legalizm to jedno, ale czy kwintesencją procesu zarzadzania ryzkiem nie jest rozciągnięcie myślenia o rezultatach na prowadzenie całego procesu objętego procedurą? Koncentracja na „załatwieniu dealu” (podpisaniu umowy), przy jednoczesnym zaniedbaniu zabezpieczenia całego procesu wykonywania umowy przez strony, jest bliźniaczo podobna w obu światach – publicznym i komercyjnym.
Dlatego, odpowiadając w części Pańskie pytanie – to zależy od kultury firmy i ludzi prowadzących proces o wiele bardziej, niż od składu właścicielskiego.
Zamówienia publiczne. Stała platforma komunikacji między zamawiającymi, a wykonawcami
Łukasz Laszczyński: Komunikacja w zamówieniach publicznych to główny temat naszej rozmowy. Pomińmy na chwilę kwestie kanałów komunikacji (np. szerokie zagadnienie elektronizacji zamówień publicznych, które jest obecnie jednym z najważniejszych zagadnień w tej dziedzinie) i porozmawiajmy o roli komunikacji w zamówieniach publicznych. Czy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego nie jest dla Pani formą stałego dialogu między zamawiającym, a wykonawcami?
Justyna Grabkowska: Zacznę od nieco prowokacyjnego pytania o to, czym są środki publiczne, które wydatkujemy używając pzp? Są dobrem publicznym, prawda? Mają służyć realizacji wspólnych celów społecznych, co do tego jesteśmy zgodni. Skoro tak, już w to założenie wpisana jest pewnego rodzaju misja. Misja patrzenia dalej niż czubek własnego nosa, niż granice własnej organizacji. Zatem należy dostrzec i docenić wszystkich uczestników tej swoistej gry interesów. Do tego konieczna jest większa perspektywa. Tę zaś uzyskać można jedynie wtedy, kiedy wchodzimy w prawdziwy dialog. Tylko wówczas będziemy używać procedury zamówieniowe tak, by tę misję realizować. Ustawione w ten sposób założenia projektowe wymagają wspólnoty zrozumienia interesów stron zaangażowanych w proces. Wymagają rozmowy, a nie mówienia do siebie komunikatami, informacjami.
Tymczasem rzeczywistość pokazuje, że procesy zakupowe najbardziej lubią się z Excel’em. Co się do niego nie zmieści, nie istnieje. No bo opisanie wartości i zysku z wartości niefinansowej jest wyższą szkołą jazdy. Takie podejście zakłada włączenie do oceny prowadzonego projektu także czynników pozafiskalnych. No i klops.
Bo jedynym skutecznym sposobem odparcia zarzutu postawionego przez organ kontrolny ma być cyfra! Zostawią nas wówczas w spokoju, ufff. No więc prewencyjnie też otulmy się cyframi, to się może nie doczepią. Organy kontrolne też przecież nie lubią takich „falbanek”. Ma być konkret i basta. Nawet dane mówią same za siebie, około 95% przetargów to procedury nieograniczone i zamówienia z wolnej ręki. Wszelkie procesy negocjacyjne (z ogłoszeniem, bez ogłoszenia), czy dialog konkurencyjny to promile procedur przeprowadzanych dotąd w naszym kraju.
Tak, bezpieczeństwo własne ponad wszystko, po co pakować się w kłopoty narażając na zarzuty w procesach dialogowych. Jest się czemu dziwić? I tak, i nie. Poziom kapitału społecznego, czyli zaufania w Polsce jest dramatycznie niski. Badania pod kierownictwem prof. Jana Fazlagicia z Uniwersytetu Ekonomiczego w Poznaniu pokazały, że 75,5% prowadzących firmy musi ciągle uważać, żeby nie być oszukanym, ponad 52% uważa, że kontrahent wykorzysta każdą lukę w umowie, by pozyskać dodatkowe korzyści wyłącznie dla siebie. Ciosem jest także to, że ponad 47% przedsiębiorców deklaruje, że część transakcji nie dochodzi do skutku, ponieważ nie mają zaufania do potencjalnych kontrahentów.
Jeśli pokusilibyśmy się o przełożenie tego na kwoty, to koszt niezawartych transakcji opiewa na setki miliardów złotych rocznie, kilka nawet kilkanaście punktów procentowych do PKB. Czyli, poprzez deficyt zaufania firmy w Polsce się nie rozwijają tak, jak by mogły. To są straty finansowe, ale to również są straty moralne dla całego narodu.
Samonakręcająca się spirala nieufności. To przekłada się na całą resztę. Zamówienia publiczne zatem, jako emanacja wykonywanej misji społecznej powinny być promotorem współpracy poprzez dialog. Czy doświadczamy stałego, dobrego dialogu między zamawiającym, a wykonawcą? No właśnie…
Problemy z komunikacją w zamówieniach publicznych
Łukasz Laszczyński: Gdzie dokładnie w procesie zakupowym dostrzega Pani największe problemy w komunikacji między zamawiającymi zobowiązanymi do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, a wykonawcami?
Justyna Grabkowska: Już tytuł naszej rozmowy sugeruje kierunek odpowiedzi. W skrócie. Problemy komunikacyjne w procesie zakupowym objawiają się na każdym jego odcinku. Cały proces zakupowy to nic innego jak komunikacja. Zacznijmy tę krótką analizę o krok wcześniej, niż moment pojawienia się wykonawcy. Najpierw jest ryzykogenne określenie zapotrzebowania. Już tu, wewnątrz organizacji zaczynają się deficyty komunikacyjne. Stanowią podstawowa przesłankę do ciągnących się potem miesiącami, czy latami problemów w procesie realizacji zamówienia.
Ogromna większość organizacji, a mówię to z doświadczenia prawie 20 lat zajmowania się negocjacjami w tym klasycznym ujęciu oraz stworzonym przez nas w Bring Neotiations® pojęciem Neocjacji™ tak naprawdę nie rozumie i nie docenia faktu, że pracownicy wewnątrz organizacji kreują profit lub stratę, poprzez właśnie prowadzenie komunikacji.
W tym miejscy powinnam rozwinąć swoją teorię Neocjacji™, ale ze względu na format naszej rozmowy zainteresowanych odsyłam do źródeł (link: http://bringneo.com/neocjacje/).
Ponieważ w tym wywiadzie nie mamy miejsca na porównanie nego – i Neocjacji™ będę używać tradycyjnego określenia. W skrócie wygląda to tak, że skoro pracownicy nie mają wpojonych zasad prowadzenia komunikacji generującej profit, to straty (rzeczywiste lub niewykorzystanego potencjału) mogą być niebotyczne. Widzimy to np. w nieodpowiedniej pracy z potrzebą zakupową (omówienie, opisanie).
Następnym punktem zapalnym może być współpraca współpraca na linii biznes – prawnicy. Wszyscy znamy te historie na temat SIWZ.
Kolejny etap, to tryb kontaktu z wykonawcami, faza prowadzenia zapytań. Same ewentualne negocjacje, to temat tak szeroki, jak materiał na kilka książek. Informacje jakich należy udzielać to jedno, ale sposób ich przekazywania, czy kształtowanie ofert, to kolejny rozdział księgi sztuk niemal tajemnych.
Dojście do umowy – kolejny komunikacyjny koszmar, czyli kompromisowe, a często kompromitujące przedstawienie. Nie mówię już o tym, co z punktu widzenia komunikacji profitowej jest najbardziej newralgicznym punktem, czyli realizacja umowy, reklamacje, gwarancje, proces finansowy, zmiany warunków prowadzenia umowy. Jeśli mamy do czynienia z umową trwającą 4 lata? To jest całe uniwersum zarządzania ryzkiem komunikacji …
Komunikacja w życiu codziennym
Łukasz Laszczyński: Czy te wszystkie problematyczne obszary związane z komunikacją w zamówieniach publicznych nie są odbiciem naszych problemów z komunikacją na co dzień? Czy nie mamy takiego obrazu w życiu zawodowym, społecznym, politycznym. Mówimy do siebie, mówimy wiele, niewiele z tego wynika. Brak porozumienia, brak zrozumienia komunikatu. Co Pani o tym sądzi?
Justyna Grabkowska: Nie my jedni. Ostanie półtorej dekady, czyli kolejna rewolucja przemysłowa, tym razem oparta na superkomputerach, które trzymamy w dłoniach praktycznie wszyscy, to (paradoksalnie) czas zapaści w jakości przekazu. Powinno być przecież tak, że powinniśmy się go uczyć, być coraz lepsi. Tymczasem mamy do czynienia z chaosem, hejtem, w emocjach wyrażanymi opiniami, manipulacją. Znamy to wszyscy. Obraz internetu AD 2020 to obraz, nie da się inaczej powiedzieć, żeby oddać ten obraz – ścieku.
W takiej fali brudu jakieś przebłyski mają małą szansę na karierę. Wyciąganie sensu z tego chaosu jest więc niezwykle trudnym zadaniem Zachorowaliśmy na (tak nazwałam to zjawisko) znieczulicę informacyjną. Stajemy się obojętni na nowe, ważne nawet informacje. Nie przyjmujemy ich i nie doceniamy wiedząc, że za moment pojawią się kolejne. Jeśli na coś reagujemy, to na sensację – tak „ułożone” są nasze mózgi. Taki stan rzeczy przenosi się na biznes. Tymczasem to łączenie informacyjnych kropek właśnie, jest obecnie największym wyzwaniem i jedną z najważniejszych umiejętności w biznesie. To podstawa efektywnego procesu. Na taki obraz zobojętnienia nakłada się nieufność do innego człowieka, o czym już mówiłam. I mamy przepis na klęskę.
Oczywiście, że możemy popatrzeć wstecz i usprawiedliwić wiele elementów tego zjawiska. Nie zbudowaliśmy kultury dialogu przez wieki naszej historii, a nasza historia wynika z braku kultury dialogu. Fajnie? Musimy mieć wroga, opresanta, ofiarę, podejrzanego, agenta, złodzieja itd., żeby nam się te nasze logiczne układanki zgadzały. Rozciągając te symbole na każdą dziedzinę życia lądujemy w pracy – zarządzając pieniędzmi publicznymi lub prywatnymi. Nie chcę rysować obrazu całkowitej porażki, bo tak oczywiście nie jest. Są firmy, które wkładają w swoją konstytucję dobrą komunikację. Wciąż jednak nie jest to systemowe podejście.
Selektywny wariant zmiany nawyków i uczenia dobrych praktyk jedynie u tych osób, które są na pierwszej linii frontu sprzedażowego, pozostawia innych w cieniu. Mam ogromną nadzieję, że pandemia nauczy pokory wobec takiego modelu. To człowiek tak naprawdę, a nie pracownik zarabia dla firmy pieniądze. I człowiek może je tracić. To jego nawyki, uprzedzenia, wiedza, umiejętności układają mozaikę prosperity projektowego. Biznes, zarówno ten publiczny, jak i prywatny powinien postawić na świadomość istnienia i wdrażania komunikacji profitowej. Wówczas będziemy używać przepisy nowej ustawy o zamówieniach publicznych tak, jak moglibyśmy to robić, wykorzystując możliwości jakie daje. Tego sobie życzmy, niech zakupowcy postawią sobie wyzwanie i z wiarą zaczną realizować misję dla dobra biznesu i nas wszystkich!
