Postanowiłem nie pastwić się nad centralnym rozwiązaniem, gdyż każdy ma czas i miejsce na wyrobienie sobie opinii. Niemniej jednak analityczne i chłodne porównanie czasami sporo daje. Warto też samemu wyrobić sobie zdanie i jeżeli nie chcecie uczyć się na własnych błędach można zawsze zapytać sąsiada, który korzysta z “mini”.
Argumenty gdzie rozwiązanie komercyjne ma przewagę nad centralnym zamieściłem w tabeli poniżej.
| Potrzeba | Czym się różni platformazakupowa.pl od miniPortalu? |
| Zasada konkurencyjności | Program do szyfrowania można zainstalować na platformie Windows. Jak ktoś ma Linux, lub iOS to … musi obejść się smakiem.
Poza tym wymusza się zakładanie konta na ePUAP, ale ten drugi argument jest ważny tylko dla bardzo zaawansowanych użytkowników. Przerabialiśmy to, gdy nasz system wymuszał rejestrację, gdzie jego skuteczność była dużo niższa niż obecnie gdzie ofertę można złożyć bez zakładania konta. Wykonawca zagraniczny, nieposiadający przedstawicielstwa w naszym kraju, nie ma możliwości złożenia oferty (niezbędne jest posiadanie konta na ePUAP). Mało tego, na stronie ePUAP nie ma możliwości zmiany wersji językowej, pola do rejestracji są tylko i wyłącznie w języku polskim. Platformazakupowa.pl umożliwia przełączenie wersji językowej między innymi na angielski, formularze również są dostosowane do wersji angielskiej. Wielokrotnie Wykonawcy spoza naszego kraju jak i Europy oferowali w postępowaniach. |
| Szyfrowanie ofert | MiniPortal wymusza na oferencie szyfrowanie oferty ręcznie, co powoduje problemy, zdarza się, że oferta jest zaszyfrowana 2 razy, a odszyfrowanie jej przez Zamawiającego jest niekiedy niemożliwe.
Innym razem wykonawca szyfruje oferty przy użyciu klucza z poprzedniego postępowania, gdyż nie ma doktoratu z informatyki. Zniechęca to do składania ofert przez Wykonawców. Są stwierdzone przypadki, że Zamawiający nie jest w stanie odszyfrować oferty, a po kilku godzinach, a nawet po kilku dniach udało się odszyfrować oferty angażując przy tym sztab informatyków, co generowało dodatkowe koszty. Były też przetargi unieważnione z tego powodu. Na platformazakupowa.pl szyfrowanie i odszyfrowanie oferty następuje w sposób automatyczny, bez wymogu wprowadzania ani klucza publicznego ani prywatnego i następuje to w czasie do 240 sekund, w zależności od łącza internetowego i wielkości załączonych plików w ofercie. Istotny jest też fakt, że Wykonawcy mylą w ePUAP adresata i wysyłają oferty np. nie do tego szpitala co trzeba, gdyż wybrali go z listy, a nazwy były podobne. Nie tylko szpitale mają tu problem, gdyż często oferta wędruje np. do Urzędu Miasta zamiast Urzędu Gminy. Zamawiający dla tego samego numeru postępowania mogą tworzyć kilka formularzy postępowań. Jeden z formularzy otrzymuje status postępowania opublikowanego, a drugi np. status postępowania unieważnionego. Wykonawcy podczas składania ofert wpisują numer ogłoszenia, a system zaciąga dane z formularza postępowania o statusie unieważnione, z błędnym ID postępowania. Wykonawcy, składając ofertę przez formularze ePUAP, nie weryfikują czy numery ID się zgadzają i później Zamawiający nie mogą odszyfrować oferty. Są też błędy po stronie Zamawiających, choć tych jest mniej, gdyż prowadzą powtarzalne procedury i uczą się szybko ich obsługi. Występującym błędem po stronie Zamawiającego przy odszyfrowaniu ofert jest niewłaściwe wyszukiwanie klucza prywatnego. Aby go pobrać, Zamawiający muszą zalogować się do miniPortalu, wybrać postępowanie, którego termin otwarcia ofert minął, wejść w edycję tego postępowania i stamtąd pobrać klucz. |
| Odpowiedzialność | Na stronie miniPortal w Regulaminie ust. 11 napisano, że “Niedostępność systemu miniPortal nie może stanowić uzasadnienia roszczeń względem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.”
Poza tym, że wdrożyliśmy ISO 27001 to Open Nexus ponosi pełną odpowiedzialność, gdyż podlegamy pod Kodeks Handlowy. Poza tym bezawaryjność jest zagwarantowana na poziomie 99,7% w skali roku. Brak odwołań chyba dowodzi, że działamy sprawnie. |
| Wykonawcy | Każdego dnia do naszej bazy zapisują się kolejni Wykonawcy oraz są dodawani przez innych Zamawiających. Dziś jest ich ponad 120.000, co wpływa pozytywnie na konkurencyjność i pozyskanie nowych Wykonawców, a przy dramatycznej ilości ofert w Polsce (czytaj więcej) ma to coraz większe znaczenie. |
| Prostota | Prostota dla nas ma znaczenie i jesteśmy dla tych, którzy ją cenią. Jeżeli nie jest ona dla Was najważniejsza, to być może nie jesteśmy najlepszym wyborem.
Na pewno jednak prostota ma znaczenie dla Wykonawców, dlatego cieszmy się, że to oni są głównym motorem poleceń wśród Klientów. Zapytaj Wykonawcę, a on prawdę Ci powie 🙂 Dla Zamawiających przejawia się ona w archiwum i komunikacji z Wykonawcami. Do skrzynki ePUAP ma dostęp kilka, a nawet kilkanaście osób w jednostce zamawiającego. Muszą wchodzić na skrzynkę podawczą lub śledzić workflow w systemie, żeby sprawdzić, czy coś wpłynęło (platforma wysyła mailem powiadomienie). Inną kwestią jest fakt, że ta skrzynka często jest przepełniona, np. MPK w Tarnowie gdzie Wykonawca nie mógł złożyć oferty ani napisać wniosku. |
| Wsparcie | Poza dedykowanym opiekunem i wsparciem czynnym od 7:00 do 17:00 dajemy opiekę techniczną. Gdy coś nie działa nie piszemy takich maili jak z systemów centralnych.
Wszelkie zapytania dotyczące sposobu sporządzenia i podpisywania dokumentów finansowych należy kierować wyłącznie do Ministerstwa Finansów, dostawców podpisów kwalifikowanych bądź infolinii ePUAP. Ministerstwo Sprawiedliwości odpowiada za funkcjonalność systemu teleinformatycznego w zakresie przyjęcia poszczególnych gotowych, prawidłowo utworzonych i podpisanych dokumentów. Centrum Wsparcia Technicznego KRS nie udziela pomocy przy tworzeniu plików sprawozdań i podpisywaniu ich podpisem kwalifikowanym czy profilem zaufanym ePUAP. |
| Jakość obsługi | Chyba najmniej mierzalny element. Jak ją zmierzyć? Dość trudno.
Obecnie wybierając usługę w modelu SaaS, Zamawiający raczej odchodzą od specyfikowania czegoś, co po kilku miesiącach może być niezgodne z prawem i polegają na operatorze usługi. Do tej pory, pomimo, że przeprowadziliśmy już blisko 1000 postępowań w nowej procedurze po 18.10.2018, nie byliśmy pozwani do KIO. W czwartek 11.04.2019 uczestniczymy w pierwszej rozprawie, jednak nie jest ona spowodowana błędem systemu, tylko błędem Zamawiającego, który jestem przekonany, że wspólnie wybronimy. Chciałem też nadmienić, że obsługujemy ponad 700 Klientów (czytaj więcej), z których w systemie ponad 10.000 Zamawiających prowadzą postępowania (jest już ich ponad 210.000). Pomimo działania na rynku już blisko 10 lat nigdy w historii nie zapłaciliśmy kary umownej za nienależyte wykonanie umowy. Cechuje nas odpowiedzialność i wierzymy mocno, że możemy być dla Państwa bardzo dobrym partnerem w zakresie elektronizacji zamówień publicznych. Wg mnie jakość można zmierzyć tylko pytając innych, którzy korzystają z usługi. |
| Zgodność z ustawą | W obowiązującej ustawie, Wykonawca ma prawo złożyć ofertę po terminie, miniportal nie daje takiej możliwości. Platformazakupowa.pl daje taką możliwość poprzez odblokowanie formularza po zakończonym terminie składania oferty. |
| Archiwizacja | Problemem z jakimi się borykają się Zamawiający to archiwum postępowania. Zdarza się, że robią zrzuty ekranu skrzynki podawczej jako archiwum, np. że zadano pytanie.
MiniPortal nie daje możliwości archiwizacji ogłoszonych postępowań. Platformazakupowa.pl daje minimum 5 lat archiwizacji z możliwością na kliknięcie wygenerowania paczki archiwum danego postępowania. Co więcej, archiwizowane postępowanie nie znika z profilu nabywcy po zawiadomieniu o wyborze oferty, dzięki czemu przez 5 lat kontrolujący może w łatwy sposób zweryfikować u źródła – czyli na stronie zamawiającego – czy np. odpowiedzi na pytania zostały zamieszczone w terminie. Nie generuje to dodatkowej dokumentacji poświadczającej dokonanie konkretnych czynności tak jak w przypadku, gdy postępowania są ściągane z BIP z racji ograniczonego miejsca na serwerze. Archiwum kosztuje, więc już wiemy, że nie jest to do końca bezpłatne rozwiązanie. |
| Załączniki | ePUAP – daje możliwość uploadu max. 150 MB na wszystkie załączniki. Platformazakupowa.pl umożliwia upload do 1 GB. |
Mam nadzieję, że owe porównanie “bezpłatnego” rozwiązania z komercyjnym pozwoli lepiej zaznajomić się Państwu z elektronizacją zamówień publicznych.
