Planowanie zamówień publicznych to jeden z istotniejszych elementów procesu udzielania zamówień publicznych, mający na celu z jednej strony zweryfikowanie i usystematyzowanie potrzeb zakupowych zamawiającego, a z drugiej strony zwiększenie konkurencyjności i transparentności przyszłych postępowań. Poprzez plan postępowań zamawiający dostarcza wykonawcom wiedzy na temat przyszłych zamówień realizowanych w danej jednostce, pozwalając wykonawcom na właściwą organizację procesu ubiegania się o zamówienia publiczne w niedalekiej przyszłości. Szczegółowe informacje na temat instytucji planowania zamówień publicznych w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych przedstawia Pani Eliza Grodzka, prawnik z Kancelarii Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro.
Planowanie zamówień publicznych nie jest instytucją nową. Do polskiego porządku prawnego wprowadzona została na mocy art. 1 pkt. 24 ustawy z dnia 22 czerwca 2016r.
o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw poprzez dodanie do ustawy Prawo zamówień publicznych art. 13a. Zmiany wprowadzone nową ustawą pzp, która wejdzie w życie w styczniu 2021 r. w zakresie tej instytucji są wynikiem zidentyfikowania problemu jakim jest nieefektywne zarządzanie procesem zakupowym.
Obowiązek planowania zamówień w nowej ustawie pzp zawarty został w Rozdziale 3 działu I. Poniżej przedstawienie nowej instytucji poprzez porównanie tych rozwiązań z dotychczasowymi.
Podstawa prawna: art. 13a ust. 1 pzp:
Zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej.
Podstawa prawna: art. 23 ust. 1 nowej pzp:
Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Plan zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych, na zasadach określonych w dziale III w rozdziale 2, oraz na stronie internetowej zamawiającego.
Przygotowanie rocznego planu postępowań na gruncie nowej pzp w dalszym ciągu dotyczyć będzie tej samej kategorii podmiotów zamawiających tj. jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, którymi w świetle art. 9 tej ustawy są:
- organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały,
- jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki,
- związki metropolitalne,
- jednostki budżetowe,
- samorządowe zakłady budżetowe,
- agencje wykonawcze,
- instytucje gospodarki budżetowej,
- państwowe fundusze celowe,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
- Narodowy Fundusz Zdrowia,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- uczelnie publiczne,
- Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,
- państwowe i samorządowe instytucje kultury,
- inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego.
oraz innych niż powyżej (wskazane w art. 4 pkt 2 nowej pzp) państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.
Zamawiający nieskalsyfikowani w ramach jednej z ww. grup mogą podjąć decyzję o przygotowaniu stosownego planu zamówień i jego publikacji zgodnie z wymaganiami ustawy pzp.
Co istotne, w dalszym ciągu:
- publikacja planów postępowań nie będzie dotyczyła zamówień do których nie stosuje się przepisów nowej ustawy Pzp, w tym zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 130 000 zł
- obowiązuje 30 dniowy termin na publikację planu postępowań o udzielenie zamówień. Bieg terminu na sporządzenie i opublikowanie planu następuje z dniem przyjęcia przez uprawnione organy budżetu lub planu finansowego jednostki.
Zmiana jaka została wprowadzona nową pzp dotyczy sposobu upublicznienia planu postępowań. W świetle art. 23 ust. 1 nowej pzp, zamawiający będą zobowiązani do publikacji sporządzonego planu nie tylko na swojej stronie internetowej ale także w Biuletynie Zamówień Publicznych, co oznacza konieczność korzystania w tym zakresie ze środków komunikacji elektronicznej i udostępnione przez portal internetowy Urzędu stosownego narzędzia. Wzór planu postępowań zostanie określony w drodze rozporządzenia przez właściwego Ministra do spraw gospodarki.
W tym miejscu warto wskazać, że uczestnicząc w procesie tworzenia planu postępowań zamawiający prawdopodobnie będzie w posiadaniu informacji na temat większości/lub wszystkich zamówień bez względu na ich wartość. Powyższa analiza będzie niezbędna z uwagi na możliwość przekroczenia przez niektóre zamówienia progu bagatelności o którym mowa w art. 2 ust. 2 nowej pzp.
W ocenie autorki zasadnym wydaje się na tej podstawie stworzenie planu zamówień podprogowych, do których nie będą miały zastosowania przepisy nowej ustawy pzp. Dokument taki może okazać się nieoceniony przykładowo w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych. Zamawiającym, którzy posiadają takie plany zamówień, znacznie łatwiej będzie dowodzić, iż przykładowo zamówienia rodzajowo tożsame, a udzielane w trakcie roku finansowego nie były planowane (tj. wykazywać brak tożsamości czasu i konieczności traktowania zamówień jako jednego zamówienia).
Poniżej zestawienie zmian w zakresie obowiązkowej zawartości planu w obecnie obowiązującej pzp oraz w nowych regulacjach:
Podstawa prawna: art. 13a ust. 2 pzp:
Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:
- przedmiotu zamówienia,
- rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,
- przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia,
- orientacyjnej wartości zamówienia,
- przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.
Podstawa prawna: art. 23 ust. 3 nowej pzp:
Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:
- przedmiotu zamówienia,
- rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,
- przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia,
- orientacyjnej wartości zamówienia,
- przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.
Ustawodawca wymaga, aby w planie postępowań co do zasady zawarte były analogiczne informacje jak w obecnie obowiązującej pzp. Literalna zmiana przepisów dotyczy jedynie pkt. 5, jednakże wydaje się, że w praktyce zamawiający właśnie w taki sposób tj. poprzez wskazanie terminów w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym, będą komunikować wykonawcom o terminach planowanych postępowań. Oczywiście zamawiający w tym zakresie będą uprawnieni samodzielnie podejmować decyzje, co oznacza, że na podstawie nowej pzp dopuszczalnym będzie określenie terminu w ujęciu kwartalnym, miesięcznym lub poprzez wskazanie dokładnej daty wszczęcia postępowania lub przedziału czasowego w jakim planowane jest wszczęcie procedury (np. w przedziale czasowym 15.05.2021- 30.05.2021).To od decyzji zamawiającego zależy, jak bardzo szczegółowo te terminy będą określane.
Na podkreślenie zasługuje także otwarty charakter ww. normy prawnej. Użycie przez ustawodawcę terminu „w szczególności” uprawnia zamawiającego do podania w planie postępowań także innych dodatkowych informacji, które z punktu widzenia zamawiającego mogą przyczynić się do zwiększenia ich przejrzystości.
Z pewnością omawiana norma prawna stanowi nowość na gruncie stosowania przepisów pzp. Dotychczas zamawiający w przypadku zmiany informacji podanych w planie postępowań, nie byli zobowiązani do aktualizacji opublikowanego dokumentu. W tym miejscu pojawia się pytanie, jakie to informacje podlegają aktualizacji. Niestety na próżno szukać co ustawodawca miał na myśli pod tym pojęciem. Obowiązek ten nie został doprecyzowany ani w nowej pzp, ani w uzasadnieniu do niej. W ocenie autorki aktualizacja wcześniej opublikowanego dokumentu w praktyce wydaje się oznaczać obowiązek modyfikacji informacji zwartych w tym dokumencie, w szczególności poprzez:
- rozszerzenie albo ograniczenie zakresu zamówienia,
- zmianę trybu lub procedury,
- zmianę orientacyjnej wartości zamówienia,
- zmianę przewidywanego terminu wszczęcia postępowania.
Wskazać w tym miejscu należy, że ustawodawca nie przewidział żadnych sankcji za niewypełnienia któregokolwiek z obowiązków określonych w art. 23 nowej pzp. Niemniej jednak mając na uwadze zasady wyrażone w art. 16 nowej pzp, sporządzanie tych planów jest zasadne i może wpływać na konkurencyjność prowadzonych w przyszłości postępowań. Tym samym to w interesie zamawiającego leży dbałość o prawidłowość (aktualność) informacji podanych w planie postępowań.
Podsumowując, upublicznienie planu postępowań ma na celu efektywne zarządzanie procesem zakupowym. Z jednej strony stanowi jasny i czytelny przekaz, jakie zamówienia będą realizowane u zamawiającego, z drugiej strony wykonawcy realizujący zamówienia w danej branży na podstawie tych informacji będą w stanie przeprowadzić analizę możliwości (zasobów) realizacyjnych i odpowiednio się do nich przygotować. Bez wątpienia prawidłowo sporządzony i aktualizowany plan postępowań w trakcie danego roku finansowego może przyczynić się do wzrostu konkurencyjności prowadzonych procedur.
Łukasz Laszczyński: Wprowadzane w drodze nowej ustawy zmiany do instytucji planowania zamówień publicznych nie zmieniają jej istoty. W dalszym ciągu to narzędzie doskonale porządkujące proces zakupowy. Z jednak strony wykonawcy mają wiedzę na temat planów i działań zakupowych zamawiających, z drugiej sami zamawiający wzmacniają i porządkują procesy zakupowe w swoich organizacjach.
