Urząd Zamówień Publicznych zaprezentował wyniki ankiety dotyczącej profesjonalizacji kadr w zamówieniach publicznych oraz dokument przedstawiający aktualne i planowane działania Urzędu wspierające profesjonalizację kadr. W Naszym serwisie otworzyliśmy dyskusję na temat wyników tej ankiety zapraszając do komentowania przedstawicieli zamawiających, wykonawców, a także prawników specjalizujących się w zamówieniach publicznych. O komentarz poprosiliśmy Panią Elizę Grodzką, prawnika i Partnera w kancelarii Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro.
Jednym z najważniejszych tematów w Naszym serwisie są LUDZIE. Zagadnienie profesjonalnych kadr w systemie zamówień publicznych uważamy za kluczowy dla rozwoju systemu w Polsce oraz efektywności procesów zakupowych w sektorze publicznym.
Badania przeprowadzone przez Urząd Zamówień Publicznych wyraźnie nakreślają pożądany kierunek zmian w systemie zamówień publicznych. Bardzo istotnym w tym zakresie wydaje się być potrzeba doskonalenia zasobów osobowych uczestniczących w szeroko rozumianym procesie zakupowym.
Na co zwrócić uwagę?
Na uwagę i refleksję zasługuje bez wątpienia ocena wykonawców dotycząca współpracy z zamawiającymi, albowiem ta w dużej mierze jest wynikiem tego, w jaki sposób zamawiający przygotowują się do przeprowadzenia postępowania, a także jaką wiedzę merytoryczną posiadają i na ile ta wiedza przekłada się na faktyczne możliwości wykonawcze (realizacyjne) w danym okresie czasu. Respondeci (wykonawcy) niestety na „dwójkę z plusem” ocenili elastyczność oraz precyzyjność formułowania swoich oczekiwań dotyczących przedmiotu zamówienia, co z kolei może wynikać ze zbyt małej wiedzy merytorycznej osób zaangażowanych w proces zakupowy.
Co jest istotą zamówień publicznych? Jak widzą to wykonawcy?
W tym miejscu na podkreślenie zasługuje fakt, że istotą prowadzenia postępowania nie jest procedura sama w sobie ale zamówienie, które dzięki prawidłowo przeprowadzonej procedurze uzyskuje zamawiający. Wyniki ankiety dają jasno do zrozumienia, że na polu planowania postępowań, czy też szeroko rozumianej analizy potrzeb i przygotowania opisu przedmiotu zamówienia zamawiający mają bardzo wiele do zrobienia.
Bez wątpienia rozwiązaniem dla takiej sytuacji będzie na pewno korzystanie z narzędzi, jakie daje pzp tj. w dalszym ciągu tak niedoceniany „dialog techniczny”, a w przypadku nowej ustawy pzp „wstępne konsultacje rynkowe„. Z przeprowadzonych przez Urząd Zamówień Publicznych analiz wynika, iż w roku 2019 w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia, tylko dla 0,14% prowadzonych postępowań przed wszczęciem procedury przetargowej przeprowadzono dialog techniczny. W podziale na rodzaje zamówienia okazuje się, że najczęściej dialog stosowany jest przy zamawianiu usług. Podobnie sytuacja kształtowała się w w okresie od 1 stycznia do 31 marca 2020r., gdzie odsetek takich postępowań oscyluje w granicach. 0,13%.
Wyniki te także pokazują, iż zamawiający powinni nie tylko analizować własne potrzeby w kontekście udzialania zamówień, ale także skonfrontować te potrzeby z faktycznymi możliwościami oferowanymi w danym czasie przez rynek. W związku z dość dynamicznym rozwojem wielu branż oraz postępem technologicznym zamawiający powinni na bieżąco poszukiwać najlepszych, najbardziej efektywnych oraz spełniających potrzeby zamawiającego rozwiązań. Oczywistym jest, że w takich warunkach wiedza ekspercka ma niebagatelne znaczenie, a zamawiającym, mając na uwadze szerokie spektrum działania, trudno będzie na bieżąco szkolić kadrę pod kątem merytorycznym.
Z pomocą w tym zakresie przychodzą właśnie narzędzia ustawowe, a korzystanie z nich w konsekwencji może przyczynić się do bardziej eksperckiego i profesjonalnego obrotu na rynku zamówień, gdzie z jednej strony zamawiający będą dysponowali osobami z odpowiednim poziomem wiedzy na temat udzielanego zamówienia, a z drugiej strony wykonawcy nie będą mieli poczucia, że zamawiający są mało elastyczni, czy też mają zbyt ogólną wiedzę na temat przedmiotu zamówienia.
Taka sytuacja (brak lub zbyt ogólna wiedza merytoryczna) bez wątpienia utrudnia także proces udzielania wyjaśnień w trakcie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, stąd często wykonawcy spotykają się z wyjaśnieniami, które to odwołują się do treści SIWZ, co do której właśnie wykonawca ma wątpliwości lub pytania. Oczywistym jest, że w większości postępowań wykonawcy korzystają z przysługującego im prawa i składają wnioski o wyjaśnienie treści SIWZ.
Nierzadko zdarzają się sytuacje, w których to na konkretnie zadane pytania z rzetelnym wyjaśnieniem stanowiska pytającego, zamawiający odsyłają do nieprecyzyjnych postanowień SIWZ odpowiadając „zgodnie z SIWZ” lub „Zamawiający podtrzymuje postanowienia SIWZ”, nie wskazując uzasadnienia takiego staonowiska. Tego typu praktyki należy uznać jako nieprawidłowe, co potwierdza najnowsze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. Przykładowo w wyroku z dnia 4 czerwca 2020 r. (sygn. akt KIO 505/20) Izba wskazała, że skoro „obowiązkiem wykonawcy jest współdziałanie z zamawiającym polegające na zadawaniu pytań wyjaśniających treść SIWZ [vide wyrok SN z 5 czerwca 2014 r. sygn. akt CSK 626/13] to analogicznym obowiązkiem zamawiającego jest udzielanie jasnych i rzetelnych wyjaśnień. Skoro wyjaśnienianie zostały udzielone przez zamawiającego to nie można uznać, że opis przedmiotu zamówienia (…) był jedoznaczny”. W ocenie Izby zamawiający każdorazowo udzielając wyjaśnień w sposób omijający poprzez wskazanie „zgodnie z SIWZ” de facto nie udziela odpowiedzi na zadane pytania.
Pamiętać należy, iż przedmiot zamówienia to powód, dla którego prowadzone jest postępowanie. Zamawiający powinni zatem położyć większy nacisk na planowanie i przygotowanie postępowania pod kątem merytorycznym. Problemu tego nie zmieni wskazany w ankiecie staż pracy w obszarze zamówień (ok. 61% reposndentów wskazuje ponad 10 letnie doświadczenie) bo jak często wskazują zamawiający, w jednostkach brakuje lub nie ma osób merytorycznych do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia. Opis przedmiotu zamówienia często tworzony jest przez pracowników, którzy działając w dobrej wierze bazują na informacjach pozyskanych z internetu, nie mając dostatecznej wiedzy w tym zakresie. Bez wątpienia brak fachowego (eksperckiego) wsparcia w procesie zakupowym może przynieść odmienny efekt do zamierzonego, a przecież to zamawiający jako dysponent środków winien dbać o prawidłowe i efektywne udzielanie zamówień publicznych.
Szybki dostęp do artykułów z serii „Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych”:
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych okiem prawnika. Komentarz Joanny Marczewskiej.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych okiem rekrutera. Komentarz Agnieszki Piątkowskiej.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych okiem zamawiającego. Komentarz Magdaleny Mrówki.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych. Okiem Open Nexus. Komentarz Łukasza Laszczyńskiego.
