Wyniki ankiety przeprowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych
Na Naszym portalu otworzyliśmy dyskusję dotyczącą wyników ankiety przeprowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych na temat profesjonalizacji kadr w zamówieniach publicznych. Ciekawi nas ocena oraz spojrzenie na wyniki tej ankiety ze strony wielu uczestników systemu zamówień publicznych w Polsce, ale także przedstawicieli środowisk patrzących na zamówienia publiczne z nieco innej perspektywy niż sami zamawiający i wykonawcy. Na zakończenie tego cyklu przedstawimy również stanowisko Open Nexus.
O kolejny komentarz do wyników ankiety Urzędu poprosiliśmy Panią Agnieszkę Piątkowską (LinkedIn), Partnera w Big Fish Polska Sp. z o., międzynarodowego eksperta ds. rekrutacji z ponad 15-letnim doświadczeniem w zarządzaniu projektami rekrutacyjnymi w regionie Europy Środkowo-Wschodniej dla globalnych organizacji. Zapraszamy do lektury.
Dlaczego wyniki ankiety napawają optymizmem?
Z wielkim zainteresowaniem zapoznałam się z wynikami ankiety przeprowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych. Uważam, że jest to dobra inicjatywa i pierwszy krok do zaprojektowania różnorodnych rozwiązań wspierających rozwój kompetencji kadr w sektorze publicznym. Moją szczególną uwagę w trakcie lektury wyników ankiety wzbudziły zagadnienia związane z procesem szkoleń w zamówieniach publicznych. Cieszy fakt, że ponad 73% ankietowanych szkoli się co najmniej raz w roku (średnio 1-2 szkolenia), a 20% uczestniczy w co najmniej trzech szkoleniach rocznie. Nieco ponad połowa respondentów uczestniczyła w studiach podyplomowych. Są to działania zgodne z zasadą „life long learningu”, czyli uczenia się przez całe życie, która ma ustrzec pracowników przed dezaktualizacją wiedzy i kompetencji oraz zapewnić możliwość pozostania czynnymi uczestnikami rynku pracy.
Kompetencje miękkie – ktokolwiek widział, ktokolwiek wie
Jedno z pytań skierowanych do zamawiających było związane z programem studiów podyplomowych. Najbardziej interesującymi tematami były te ściśle związane z zamówieniami publicznymi (m.in. zasady gospodarowania środkami publicznymi, ekonomiczne aspekty zamówień publicznych). Zastanawia fakt braku ujęcia w programie studiów tematów związanych z rozwojem kompetencji miękkich (poza negocjacjami). Praca kupców, niezależnie od tego, czy są związani z zamówieniami publicznymi, czy nie, bezwzględnie wymaga zarówno wiedzy zakupowej (szerzej rzecz ujmując kompetencji stanowiskowych) jak i kompetencji społecznych. W szczególności istotne są budowanie relacji, zarówno z klientem wewnętrznym jak i dostawcami, komunikacja i mediacje, zarządzanie zmianą, współpraca, zarządzanie konfliktami.
Drogowskaz właściwych kompetencji
W ubiegłym roku w firmie Big Fish zebraliśmy nasze około 20 letnie doświadczenie związane z prowadzeniem procesów rekrutacyjnych i rozwojem kadr zakupowych w Europie i opracowaliśmy tzw. bibliotekę około 60 kompetencji, które uważamy za istotne w obszarze zakupów. Podzieliliśmy je na stanowiskowe, społeczne i menedżerskie. Biblioteka ta może stanowić inspirację dla różnych organizacji. Na jej bazie można stworzyć model kompetencyjny dla roli zakupowej składający się z około 6-10 kluczowych kompetencji. Modele kompetencyjne są bardzo przydatnym narzędziem dla zarządzających funkcjami zakupowymi. Stanowią drogowskaz:
- w procesach rekrutacyjnych (wiemy, jakie kompetencje oceniamy u potencjalnych kandydatów, co gwarantuje przejrzystość i profesjonalizm procesu)
- podczas realizacji programów rozwojowych (wiemy jakie kompetencje chcemy wykształcać, rozwijać, szkolić)
- podczas oceny rocznej bądź podczas udzielania informacji zwrotnych (wiemy, na jakie kompetencje chcemy zwrócić uwagę i które chcemy wzmacniać, co zwiększa transparentność jak również zaufanie do liderów)
- podczas projektowania sukcesji (wiemy, jakich kompetencji oczekujemy od przyszłych liderów).
Model kompetencyjny należy opracować indywidualnie do każdej organizacji, ponieważ bierzemy w nim pod uwagę strategiczne cele, obecny poziom rozwoju funkcji zakupowej oraz aspiracje w zakresie dalszego rozwoju tej funkcji.
Z wyników ankiety Urzędu Zamówień Publicznych można wywnioskować, że większość tematów szkoleń, w których uczestniczyli pracownicy dotyczyła prawa zamówień publicznych lub generalnie aspektów prawnych. Nie można było zauważyć takich tematów, jak generowanie oszczędności, zarządzanie dostawcami, zarządzanie kategorią zakupową. Przypomina to trochę sytuację ze środowiska zakupów biznesowych, gdzie najczęstszym tematem szkoleniowym były jeszcze do niedawna negocjacje (czyli tak naprawdę część procesu zakupowego). Dopiero od kilku lat obserwujemy zwiększenie zainteresowania tematami związanymi z szerszym aspektem funkcji zakupowej.
Jedynie około jedna trzecia badanych widzi zasadność szkolenia się z technik negocjacyjnych, czy usprawniania procesu zakupowego. Nie zwrócono uwagi na szkolenia mające na celu rozwój dostawców, czy budowania relacji z klientami wewnętrznymi, bądź działań edukacyjnych wzmacniających wiedzę specjalistyczną np. w obszarze IT.
Powyższe ma odzwierciedlenie w ankiecie przeprowadzanej wśród wykonawców, którzy zauważyli potrzebę położenia większego nacisku na analizę rynku i dialog techniczny po to, aby zamawiający w większym stopniu koncentrowali się na celu, jaki przyświeca realizacji danego zamówienia, a nie na samej procedurze.
Dlaczego twarda wiedza zakupowa to nie wszystko?
Moje obserwacje rynku dotyczące szkolonych kompetencji w zakupach biznesowych są dość zbliżone do zakupów w obszarze zamówień publicznych. Przez wiele lat oczekiwania rynkowe firm i poszczególnych osób były związane jedynie z poszerzaniem „twardej wiedzy zakupowej”. Dopiero od kliku lat obserwuję na rodzimym rynku zainteresowanie takimi tematami jak zarządzanie relacjami z klientami wewnętrznymi, przywództwo, czy też zarządzanie zmianą. Według ostatniego badania firmy doradczej Deloitte „CPO Survey” (https://www2.deloitte.com/be/en/pages/strategy-operations/articles/global-cpo-survey.html) do najbardziej popularnych tematów szkoleniowych związanych z rozwojem kompetencji społecznych zaliczono: zarządzanie relacjami, przywództwo, zarządzanie konfliktami, inteligencja emocjonalna, samoświadomość.
Z mojej perspektywy warto uzupełnić programy studiów lub szkolenia o aspekty związane z budowaniem strategii zakupowych lub strategii kategorii zakupowych (cieszy, że 30% respondentów zwróciło na to uwagę). Zamówienia publiczne nie powinny być rozpatrywane jedynie przez pryzmat poszczególnych postępowań zakupowych i aspektów prawnych. Warto zdobywać wiedzę na poziomie strategicznym. Tylko szersze ujęcie i zrozumienie tematu gwarantuje dobre wyniki w pracy. Cieszy fakt, że część respondentów widzi potrzebę zdobycia wiedzy w zakresie: zarządzania projektami i zarządzania ryzykiem (obydwa tematy zyskują na coraz większym znaczeniu wśród reprezentantów działów zakupów biznesowych). Należałoby zwrócić uwagę na sposoby przekazywania wiedzy przez wykładowców studiów podyplomowych. Badanie pokazuje, że respondenci jako minus studiów podyplomowych postrzegają akademickie podejście i przewagę teorii nad praktyką.
Na co zwraca uwagę Wykonawca? Kilka słów prawdy o Zamawiającym
Wyniki ankiety przeprowadzonej wśród wykonawców pokazują, że respondenci oceniają współpracę z działami zakupów średnio ok 3.5 na 6 (brak oceny celującej). Wykonawcy źle ocenili elastyczność, a także wiedzę merytoryczną zamawiających. Można również zauważyć pewną sprzeczność w wynikach. Z jednej strony respondenci oceniają pozytywnie komunikację w całym procesie zakupowym, ale negatywnie oceniają aspekt precyzowania przedmiotu zamówienia. Może to wskazywać na słabość współpracy i komunikacji z wewnętrznymi interesariuszami jednostek zamawiających.
Ciekawe byłoby przeprowadzenie ankiety wśród działów wewnętrznych współpracujących z zakupami. Wówczas można byłoby zdobyć wyniki 360 stopni (własna ocena kompetencji, ocena wystawiona przez wykonawców oraz wewnętrznych interesariuszy), co mogłoby pokazać dodatkowe luki kompetencyjne, które warto byłoby rozwijać.
Badani doceniają i dobrze oceniają komunikację z zamawiającym, ale równocześnie wskazują go jako obszar do poprawy wraz z poprawą wiedzy merytorycznej i elastycznością. Profesjonalizm osób biorących udział w zamówieniach (kadra zarządzająca, kadra kierownicza i sami kupcy) został oceniony na poziomie średnim. Wykonawcy wskazali potrzebę edukacji pracowników realizujących zamówienia (prawie 50 % badanych wskazuje na potrzebę rozwoju kompetencji związanych z zarządzaniem projektami przez zamawiających).
Drogi Zamawiający, mam dla Ciebie podpowiedź
Pojedynczy przedstawiciele wykonawców zachęcają zamawiających m.in. do częstszego korzystania z pozacenowych kryteriów oceny ofert, przemyślenia wysokości stosowanych kar umownych. Z badania jasno wynika, że wielu wykonawców posiada kadry dedykowane do obszaru zamówień publicznych. Na dłuższą metę może powodować to wyższe bariery wejścia we współpracę, sytuację powstawania monopoli lub oligopoli, co w perspektywie negatywnie wpływa na efektywność kosztową oraz brak innowacyjnych rozwiązań.
Szybki dostęp do artykułów z serii „Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych”:
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych okiem prawnika. Komentarz Joanny Marczewskiej.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych. Okiem prawnika raz jeszcze. Komentarz Elizy Grodzkiej.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych okiem zamawiającego. Komentarz Magdaleny Mrówki.
- Profesjonalizacja kadr w zamówieniach publicznych. Okiem Open Nexus. Komentarz Łukasza Laszczyńskiego.
