Raport z realizacji zamówienia jest nieznaną dotychczas na gruncie prawa zamówień publicznych instytucją, która ma na celu kontrolę efektywności realizacji zamówień poprzez zobligowanie zamawiających do dokonania oceny procesu realizacji zamówień w przypadkach, w których realizacja ta napotkała określone trudności.

Instytucja ta stanowi zatem narzędzie doskonale znane tzw. zakupom w biznesie, w których na dobre zdążył się już zadomowić mechanizm polegający na ocenie realizacji umowy po jej zakończeniu. Polecamy lekturę tekstu Pani Pauliny Skórzewskiej, będącego szczegółowym komentarzem do tej nowej, ustawowej instytucji.  

W jakim celu dokonuje się ewaluacji realizacji umowy?

Rzetelne przeprowadzenie procesu ewaluacji realizacji umowy ma przyczynić się do:

1. możliwości wdrożenia zmian prowadzących do ulepszenia procesu zakupowego w kontekście przyszłych zamówień,
2. wyeliminowania ewentualnych błędów i komplikacji, z którymi zamawiający miał do czynienia w trakcie realizacji zamówienia.  

Nowe prawo zamówień publicznych a raport z realizacji zamówienia

Jak wskazano w projekcie nowej pzp:

„Celem tego nowego obowiązku po stronie zamawiających jest zwiększenie efektywności wydatkowania środków publicznych dzięki należycie przeprowadzonej ewaluacji realizacji umowy. Dzięki przeanalizowaniu treści umowy oraz sposobu jej realizacji, zamawiający może wdrożyć zmiany w odniesieniu do zamówień podobnego typu w przyszłości. Obecnie, praktyka ta nie jest dostatecznie wykorzystywana jako narzędzie do poprawiania jakości realizacji zamówień, co prowadzi do powielania generujących problemy rozwiązań. W wielu przypadkach zamawiający mimo pojawienia się problemów na etapie realizacji umowy wykorzystują nadal analogiczną dokumentację przetargową, która w kolejnych zamówieniach może sprawiać podobne trudności w należytej realizacji zamówień”.

Kiedy należy sporządzić raport z realizacji zamówienia?

Konieczność sporządzenia raportu nie będzie dotyczyła wszystkich umów. Zgodnie z art. 446 ust. 1 nowej pzp zamawiający sporządza raport z realizacji zamówienia, w przypadku gdy:  

1. na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej,
2. na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej,
3. wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej 30 dni,
4. zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.

Czy w związku z tym warto by zamawiający sporządzał raport w sytuacji braku ustawowego obowiązku w tym zakresie?

Wydaje się że ocena realizacji danego zamówienia w głównej mierze ma służyć zamawiającym. Dlatego też, z uwagi na fakt, iż sporządzenie raportu jest stosowną okazją do tego, by zamawiający dokonali refleksji w zakresie tego, w jaki sposób umowa zawarta z wykonawcą była realizowana oraz czy w tym procesie nie wystąpiły żadne utrudnienia, w większości przypadków, warto będzie sporządzić raport nawet mimo braku takiego obowiązku.   

Co powinien zawierać raport?

W treści raportu zamawiający powinien dokonać:

1. oceny sposobu realizacji określonego zamówienia w tym również w odniesieniu do ewentualnych zmian sposobu jego realizacji,

2. co w konsekwencji ma przyczynić się do efektywniejszego udzielania zamówień oraz wyeliminowania ewentualnych problemów w przyszłości.

Obowiązkowe elementy, które muszą znaleźć się w raporcie z realizacji zamówienia

Zostały one określone w art. 446 ust. 3 nowej pzp. Zgodnie ze wskazanym wyżej artykułem, zamawiający w pierwszej kolejności powinien:

1. wskazać w raporcie kwotę, którą wydatkowano na realizację zamówienia,

2. porównać ją z kwotą wynikająca z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalna wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe. 

Następnie, zamawiający powinien dokonać:

1. analizy faktycznej oraz wskazać okoliczności, w zakresie przesłanek wymienionych w art. 446 ust. 1 nowej pzp, które zaistniały na etapie realizacji zamówienia.

2. w tym wypadku zamawiający powinien również wskazać przyczyny ich wystąpienia.

3. co za tym idzie, wskazując określoną przesłankę, która miała miejsce podczas realizacji danego zamówienia zamawiający powinien odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego doszło do tego typu sytuacji, a także czy miał on możliwość jej przewidzenia oraz ewentualnej reakcji. 

Jeśli zatem, dla przykładu, zamawiający stwierdzi, że w konkretnym przypadku wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej 30 dni powinien dokonać analizy przyczyn zaistnienia takiego stanu rzeczy?

W takim przypadku zamawiający może przeanalizować okoliczności związane chociażby z tym, czy:

1. w prawidłowy sposób oszacował on realny termin realizacji umowy,

2. czy wystąpiły jakieś nieprzewidziane okoliczności, których zamawiający działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć,

3. czy opóźnienie spowodowane jest koniecznością wykonania robót dodatkowych,

4. czy wynika ono z okoliczności niezależnych od obu stron, czy też z wyłącznej winy leżącej po stronie wykonawcy,

5. czy jest związane z nienależytym wykonywaniem umowy przez wykonawcę.

W kolejnym kroku zamawiający winien dokonać oceny sposobu wykonania zamówienia w tym jakości jego wykonania oraz wskazać wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych. 

Korzyści ze sporządzenia raportu z realizacji zamówienia

Rzetelna analiza okoliczności faktycznych oraz sumienne przeprowadzenie procesu ewaluacji zamówienia ma pozwolić zamawiającemu na wyciągnięcie odpowiednich konkluzji oraz wdrożenie stosownych zmian w zakresie przyszłych postępowań, które to zmiany pozwolą zamawiającemu na poprawienie jakości realizacji zamówienia oraz wyeliminowanie ewentualnych błędów i problemów, z którymi mierzył się podczas realizacji wcześniejszych zamówień. 

Termin sporządzenia raportu

Zamawiający sporządza raport z realizacji zamówienia w terminie miesiąca od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną, albo rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu, albo odstąpieniu od niej.

Czy raport z realizacji zamówienia przyczyni się do budowania świadomości zamawiających?

Niewątpliwie wśród wielu zamawiających pojawią się głosy, że konieczność sporządzenia raportu z realizacji zamówienia będzie prowadziła wyłącznie do nadmiernej biurokracji oraz dodatkowych utrudnień po stronie zamawiającego.

Dodatkowo, w wątpliwość można poddać również to, czy w przypadku wieloaspektowości części zamówień oraz szeregu różnorodnych okoliczności mających wpływ na końcowy efekt umowy, zamawiający będą w stanie dokonać obiektywnej oceny związanej z realizacją zamówienia oraz sformułować odpowiednie wnioski w zakresie ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia. 

Pomimo powyższych obaw, zamawiający powinni jednak mieć na uwadze funkcję, jaką ma pełnić raport z realizacji zamówienia. Dodatkowy obowiązek, nałożony na zamawiających, ma bowiem wpłynąć na zwiększenie świadomości zamawiających oraz pozostałych uczestników rynku zamówień publicznych co do przyczyn oraz ewentualnych skutków braku realizacji zamówienia zgodnie z pierwotnymi założeniami.

Wnikliwa ocena realizacji zamówienia oraz analiza komplikacji jakie miały miejsce podczas wykonywania umowy może pozwolić zamawiającym na lepsze przygotowanie postępowania oraz uniknięcie podobnych problemów, co w konsekwencji może przyczynić się również do zwiększenia efektywności wydatkowania środków publicznych. 

Warto wskazać, że art. 446 ust. 3 nowej pzp wskazuje obligatoryjne elementy, które powinien zawierać raport z realizacji zamówienia, niemniej jednak nie precyzuje on jak wnikliwej oceny sposobu wykonania zamówienia oraz jak daleko idących wniosków co do ewentualnej zmiany sposobu jego realizacji powinien dokonać zamawiający. Istotne znaczenie będzie miało tu zatem samo podejście zamawiającego. 

Wydaje się, że raport z realizacji zamówienia przede wszystkim powinien mieć wartość dodaną dla zamawiających. Trudno zaprzeczać temu, by obiektywna analiza etapu realizacji zamówienia, gromadzenie informacji na temat okoliczności mających wpływ na sposób realizacji umowy oraz nadzór nad prawidłowością jej wykonania nie prowadziły do budowania świadomości zamawiających.

Weryfikacja pierwotnych założeń oraz sporządzenie odpowiedniego podsumowania z realizacji umowy może nieść ze sobą pozytywne konsekwencje i przyczynić się do przejrzystości realizowanych zamówień oraz wyeliminowania ewentualnych nieprawidłowości. 

Marginalnie, odnosząc się do nieprawidłowości związanych z realizacją umowy nie sposób nie odnieść się do konstrukcji samej umowy. Prawidłowa konstrukcja umowy ma bowiem decydujący wpływ zarówno na sposób realizacji zamówienia, jak i na ewentualną możliwość dokonania zmian w tym zakresie.

Wprowadzenie do umowy odpowiednich zapisów dotyczących przesłanek jej modyfikacji będzie miało istotny wpływ na możliwość odpowiedniej reakcji po stronie zamawiającego w przypadku powstania określonych komplikacji oraz możliwość dostosowania umowy do zmieniających się realiów.

W tym kontekście niezwykle istotne może okazać się dotychczasowe doświadczenie zamawiającego związane z realizacją wcześniejszych postępowań.

Zamiast podsumowania

Czy raport z realizacji zamówienia będzie narzędziem przydatnym dla zamawiających? Ta nowa, nieznana do tej pory prawu zamówień publicznych instytucja, może zostać oczywiście potraktowana, jako dodatkowe obciążenie biurokratyczne, które nie wniesie żadnej wartości dodanej do procesu udzielania zamówień publicznych.

Aczkolwiek, może ona mieć jednak zasadniczy wpływ na podniesienie efektywności wydatkowania środków publicznych. Jak ta instytucja zostanie wykorzystana w praktyce i jakie efekty przyniesie, zależy tylko i wyłącznie od zamawiających.