Stworzenie optymalnych rozwiązań regulaminowych sprawia zamawiającym bardzo często wiele trudności. Swoimi doświadczeniami na drodze budowy wzorcowego regulaminu dla zamawiających dzieli się Mateusz Bartosiewicz z Open Nexus. Polecamy lekturę i zachęcamy do pobrania wzorcowego regulaminu.
Regulamin dla zamówień zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy
Jak go zbudować?
Na przestrzeni ostatnich kilku lat, które spędziłem na intensywnych podróżach po Polsce i doradztwie dla zamawiających zobowiązanych do stosowania prawa zamówień publicznych, od instytucji do instytucji, od poniedziałku do piątku, niejednokrotnie po przeprowadzonym szkoleniu widziałem konsternację w oczach kierowników komórek zamówień publicznych. Mimo, że szkolenia z zakresu wdrożenia platformy zakupowej do obsługi zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy na ogół kończyły się pozytywnym odbiorem, jedna rzecz stawała na drodze do sukcesu – regulamin wewnętrzny. Jak to z regulaminem bywa, komórka zamówień publicznych musi go przygotować, choć sama wprost korzystać z niego nie będzie. Pozostałe jednostki niechętnie się z nim zapoznają, często szybko nabierają do niego … dość liberalny stosunek, najczęściej uznając regulamin za coś, co utrudnia im codzienne funkcjonowanie. Nierzadko po stronie pracowników w jednostkach zobowiązanych do stosowania zamówień publicznych rodziło się pytanie: „Po co zmieniać coś, co działa?”
Regulamin Zamówień Publicznych. Ale właściwie w jakim celu?
No właśnie, w jakim celu to robić? Regulamin stworzyć, albo zmienić trzeba, by wykorzystać szansę na automatyzację możliwie wielu procesów. W przeciwieństwie do procedur pisemnych, źle wprowadzoną regulację widać w raportach systemowych, statystykach i jakości sprawozdania rocznego dla Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
Moje pierwsze kroki na drodze do oświecenia
Każdy, kto na mojej zawodowej drodze miał ze mną styczność wie, że kieruję się zasadą “znajdź i rób coś co lubisz, a nigdy nie będziesz pracować”. Naturalną konsekwencją mojej filozofii jest chęć pomocy zamawiającym. Początki na drodze budowy optymalnych rozwiązań regulaminowych oczywiście nie były łatwe. Po pewnym czasie, nie poddając się pojawiającym się trudnościom, po zebraniu pierwszych doświadczeń, udało mi się przeanalizować punkty zapalne w poszczególnych regulaminach. Następnie zacząłem proponować zamawiającym konsultacje przy modernizacji zapisów. Jednak w obawie przed obiekcjami, konsultacje te miały charakter podpowiedzi co do kierunków zmian, a nie tworzenia regulaminu od zera. Wypracowałem kilkanaście zapisów, które miały charakter “kamienia węgielnego”. To był dobry kapitał do podjęcia dalszych działań.
Kto mnie zainspirował?
Czułem jednak ciągły niedosyt. Wiedziałem, że mogę przecież zrobić więcej. Pierwsze próby napisania regulaminu od podstaw rozbijały się o pierwszą z brzegu górę lodową. Stopień skomplikowania. Jeden był za długi i przeformalizowany, drugi zbyt “zaawansowany” w zakresie automatyzacji procesów. Punktem zwrotnym okazało się dla mnie uczestnictwo w szkoleniu, niesamowicie inspirującym, które swoją drogą … nie dotyczyło regulaminu. Nie dotyczyło nawet zamówień publicznych!
Kamil Kozieł, którego możecie posłuchać w serwisie Youtube (polecam szczególnie wykład pod linkiem), prowadzi warsztaty z metodyki budowania treści. Po całodniowym warsztacie, zapoznaniu się z materiałami, mając za sobą twardy reset podejścia do tworzenia treści, nadszedł czas na przełożenie wiedzy w praktykę. Przystąpiliśmy wraz z zespołem trenerskim do przygotowania konferencji dotykającej największych wyzwań związanych z elektronizacją (kolejne wydarzenia z tego cyklu znajdują się pod linkiem) jako próbę zaimplementowania wspomnianej metodyki przed zastosowaniem jej w procesie tworzenia regulaminu wewnętrznego. Metoda okazała się strzałem w dziesiątkę!
Pandemia i ostateczna próba
Niestety na początku 2020r. wszystkich Nas zaskoczyła pandemia. Konsekwencją zaistniałych obostrzeń było przeniesienie wszystkich warsztatów stacjonarnych w rzeczywistość wirtualną. Skoro sytuacja zamknęła mnie w czterech ścianach, nie było odwrotu – nastał czas na finalną próbę napisania wzorcowego regulaminu wewnętrznego do udzielania zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Jakie było moje zdziwienie, gdy regulamin z wcześniejszych 10-14 stron skrócił się do … 4,5 stron!
Finalnym testem dla wypracowanego rozwiązania było jednak podzielenie się jego zapisami z innymi. Pierwsze wideokonferencje, pierwsze pytania, weryfikacja zapisów i drobne modyfikacje są już za mną. Dzisiaj z dumą mogę powiedzieć, że kilkunastu zamawiających jest w trakcie wdrażania zaproponowanego wzorcowego regulaminu, który nie tylko jest prosty i czytelny, ale też przygotowuje zamawiających w zakresie zamówień bagatelnych.
Podziękowania należą się jednak zamawiającym, którzy podzielili się ze mną swoimi doświadczeniami, szczególnie tymi mniej przyjemnymi. Bez Was, bez chęci dzielenia się wiedzą, tego regulaminu by nie było. Szczególnie chciałbym podziękować Przemysławowi Krawętkowskiemu, którego rady wynikające z wieloletniej praktyki w zamówieniach publicznych były nieocenione w procesie tworzenia.
Pobierz za darmo
Jeżeli chciałbyś, drogi Czytelniku, poznać proponowane przeze mnie rozwiązanie w zakresie regulaminu wewnętrznego, znajdziesz je tutaj.
Niniejszy Regulamin uwzględnia wykreślenie zamówień bagatelnych z nowej ustawy Pzp oraz obowiązkową publikację postępowań wraz z wynikami o wartości powyżej 10 tys zł netto w związku z planowaną nowelizacją art 44 z ustawy o finansach publicznych.
