Na końcu BONUS! Jak przygotować je łatwiej, szybciej i bez błędów!
Zamówienia publiczne stanowią znaczący obszar działalności administracji publicznej, a proces ich udzielania podlega rygorystycznym zasadom i przepisom prawa. Drogowskazem dla zamawiających jest przede wszystkim ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r., a także cała gama aktów wykonawczych do tej ustawy.
Niniejszy artykuł będzie o wnioskach o wszczęcie postępowania (zamówienia publicznego). Tematyka o tyle interesująca, że w ustawie nie znajdziemy o niej ani słowa. A jak się okazuje, jednak u zdecydowanej większości zamawiających jest to niezbędny element procesu udzielania zamówień publicznych.
Czy kwestię sporządzania wniosków o wszczęcie postępowania reguluje jakikolwiek akt prawny?
Nie, w żadnym z aktów prawnych związanych z zamówieniami publicznymi nie znajdziemy przepisu zobowiązującego zamawiających do sporządzania wniosków o wszczęcie postępowania.
Czym są wnioski o wszczęcie postępowania?
Pomijając kwestię planowania zamówień, wniosek to najczęściej pierwszy etap rozpoczynający proces przygotowania się do ogłoszenia postępowania. W prostych słowach: to dokument zawierający dane o planowanym do wszczęcia postępowaniu, podpisywany przez różnych decydentów w ramach jednostki.
Jakie dane powinien zawierać wniosek o wszczęcie postępowania?
Przede wszystkim, z racji, że nie ma prawnego obowiązku sporządzania wniosków o wszczęcie postępowania, nie ma również prawnie uregulowanego wzorca takiego wniosku. Zatem kształt wniosku w dużej mierze zależy od potrzeb zamawiających, którzy tworzą własne wzory wniosków. Podstawowe informacje, które najczęściej znajdziemy we wzorach wniosków:
- nazwa i opis zadania, które chcemy zrealizować (nazwa zamówienia),
- krótki opis przedmiotu zamówienia,
- rodzaj zamówienia,
- informacja, czy zamówienie będzie podzielone na części / udzielane w częściach,
- wartość szacunkowa netto zamówienia / części, stawka VAT, wartość brutto,
- data szacowania wartości zamówienia, osoba dokonująca szacowania,
- informacja o przewidywanych zamówieniach polegających na powtórzeniu podobnych robót budowlanych / usług,
- informacja o przewidywanych opcjach,
- termin realizacji zamówienia,
- załączniki (przykładowo: OPZ, notatka z szacowania, itp).
W jakim celu jednostki sporządzają wnioski o wszczęcie postępowania?
Najczęściej króluje zasada: podpisany wniosek o wszczęcie postępowania = zielone światło do podjęcia działań w celu ogłoszenia przetargu. Wniosek sporządzamy po to, aby uzyskać zgodę odpowiednich osób na realizację danego postępowania, czyli np:
- dział finansowo – księgowy – potwierdza swoim podpisem posiadanie środków finansowych na realizację zadania w planie finansowym,
- dział zamówień publicznych – potwierdza swoim podpisem, że postępowanie zostało przewidziane w planie zamówień publicznych, potwierdza tryb, w jakim ma zostać udzielone,
- dyrektor / prezes / wójt itd – potwierdza zasadność realizacji postępowania, daje ostateczne zielone światło do realizacji.
Powyższe zgody uwarunkowane są oczywiście od danych, jakie są zawarte we wniosku. To kolejny cel sporządzania wniosków: zebranie podstawowych wstępnych informacji o postępowaniu, jest to tzw. materiał wyjściowy do dalszych prac nad przygotowaniem postępowania.
Bardzo ważnym aspektem zawartym w każdym wniosku jest szacowana wartość zamówienia. Wartość ta determinuje bowiem próg postępowania, a co za tym idzie, wpływa na podjęcie decyzji o trybie, w jakim postępowanie będzie udzielane.
Jak przebiega w praktyce przygotowanie i procedowanie wniosku o wszczęcie postępowania?
W większości przypadków wnioski sporządzane są przez osoby merytoryczne, najczęściej w oparciu o plan zamówień publicznych. Tak jak zostało to wspomniane wyżej, jednostki posiadają własne wzory wniosków, często różne w zależności od trybu postępowania. Te przetargowe to zazwyczaj bardziej rozbudowane wnioski pod względem ilości danych w nich zawartych, te poniżej 130 000 zł są przeważnie krótsze.
Mimo wszechobecnej i coraz bardziej popularnej elektronizacji i automatyzacji różnych procesów, w przeważającej części przypadków przygotowanie i procedowanie wniosków odbywa się metodą tradycyjną papierową, polegającą na wypełnieniu odpowiedniego formularza wniosku, następnie zaniesieniu go do odpowiednich osób (decydentów) w odpowiedniej kolejności, celem zebrania podpisów. W nielicznych jednostkach, po wypełnieniu wniosku najczęściej w formacie word, ich obieg odbywa się elektronicznie.
Co nas boli w tradycyjnym procesie sporządzania wniosków i ich procedowania?
Przede wszystkim pamiętajmy o zasadzie: papier / word jest cierpliwy i przyjmie wszystko. Szczególnie w tej tradycyjnej formie, gdzie osoba wypełniająca wpisuje wszystko z tzw. “palca”. I tak pokrótce podstawowe bolączki takiego procesu:
- niekompletność wniosków – często do osób akceptujących trafiają wnioski niekompletne, tzn. nie wszystkie pola są wypełnione. “Word” raczej tego nie pilnuje,
- błędy rachunkowe – błędy w obliczeniach, złe przeliczenia wartości brutto, złe podsumowania, zły kurs euro + przeliczenia,
- długi czas procedowania wniosku – wniosek przecież trzeba zanieść od drzwi do drzwi. Potem przypominać się, dopytywać czy już został podpisany. A gdy okaże się, że są błędy – procedura się powtarza przez konieczność wprowadzenia poprawek,
- konieczność poprawiania błędów i niekompletność generują negatywne emocje,
- wszystko powyższe wpływa na wydłużenie procedury przygotowania postępowania.
Biorąc pod uwagę powyższe, niejednokrotnie spalamy naszą energię już na początku procesu przygotowawczego postępowania.
Wnioski o wszczęcie postępowania szybciej, łatwiej i bez błędów? Da się?
Zdecydowanie tak! Wyżej opisane bolączki spotykały i spotykają wciąż wielu z nas. Dlatego, aby ich uniknąć, stworzyliśmy narzędzie AsystentOS! AsystentOS tworzony był od samego początku przez osoby, które takich bolączek w procesie udzielania zamówień publicznych doświadczały. To narzędzie, nad którym pracują osoby będące zamawiającymi z krwi i kości.
AsystentOS posiada moduł wniosków o wszczęcie postępowania, które zostały przygotowane w taki sposób, aby wyeliminować to, co nas w procesie wnioskowania boli. Dodatkowo zaoszczędzić czas i sprawić, że przygotowanie wniosków, jak i ich obieg będzie zdecydowanie szybszy i przyjemniejszy dla wszystkich uczestników tego procesu.
WIĘCEJ informacji o narzędziu asystentOS.pl przeczytasz pod linkiem 👇
Jak działa AsystentOS i moduł wniosków?
- Wniosek w pełni elektroniczny – uzupełniasz odpowiednie pola w systemie, eliminujesz papier. Jeśli jednak chcesz, możesz go potem pobrać jako pdf lub word.
- Wniosek spersonalizowany pod indywidualne potrzeby zamawiającego – poprzez bogatą gamę różnych pól opcjonalnych, można odwzorować kształt wniosku zgodnie z obecnie obowiązującym w danej jednostce.
- Wniosek będzie kompletny – system nie puści dalej wniosku, który nie będzie miał uzupełnionych wszystkich pól obowiązkowych. Sam sterujesz tym, które pola mają być obowiązkowe.
- Wniosek będzie pozbawiony błędów rachunkowych – wystarczy podać kwotę netto, wskazać VAT – resztę system przeliczy sam, zsumuje co trzeba.
- Akceptacja elektroniczna – obieg wniosków jest elektroniczny. Wniosek można zaakceptować na klik. O kształcie ścieżki, którą podąży wniosek, decydujesz Ty.
- Oszczędzisz czas – skoro wniosek będzie bez błędów rachunkowych, nie tracisz czasu na poprawianie. Skoro akceptacja będzie elektroniczna, nie tracisz czasu na bieganie za podpisami. Jeśli coś wymaga poprawy – można wniosek zedytować.
- Transparentność – przy wniosku odkłada się pełna historia dokonywanych przy nim akcji.
- Masz kontrolę nad swoim wnioskiem – w systemie widać u kogo wniosek się znajduje, jaki ma status, dostajesz powiadomienia mailowe gdy ktoś akceptuje / odrzuca Twój wniosek, czy też jeśli dostaniesz wniosek do weryfikacji.
Dodatkowe możliwości
Jeszcze kilka słów o polach opcjonalnych, które można włączyć we wniosku, w zależności od potrzeb zamawiającego. Jaki cel nam przyświecał przy kreowaniu tych pól? Przede wszystkim zasada reużywalności danych.
We wnioskach znajdziecie m.in. takie pola jak: komisja przetargowa, pytanie o wstępne konsultacje rynkowe, kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia i wiele innych. Mając na względzie dalsze plany rozwojowe, myślimy o wspomnianej reużywalności danych. Przykładowo te powyżej są danymi, które musimy zawrzeć w protokole końcowym z postępowania. Ponadto uwzględniając na przykład dane o powołaniu komisji przetargowej we wniosku, oszczędzamy sobie czas i konieczność tworzenia dodatkowych dokumentów związanych z powołaniem komisji przetargowej.
Jako wisienka na torcie, warto dodać, że tworzeniu modułu wniosków w AsystentOS przyświeca oczywiście jakość openNexus. Od 14 lat tworzymy narzędzia, dzieląc się z Wami doświadczeniem w elektronizacji i automatyzacji procesów w zamówieniach publicznych. Pilnujemy przy tym, aby nasze narzędzia były intuicyjne, proste i aby dążyły do ułatwienia i przyspieszenia Waszej pracy.
Dodatkowo TYLKO TERAZ masz możliwość uzyskania -23% zniżki na moduł wniosków o wszczęcie postępowania wraz ze ścieżkami akceptacji by AsystentOS!
Zostaw swoje dane kontaktowe i rozpocznij efektywne tworzenie wniosków już teraz! 👇
