Coaching w administracji publicznej

Coaching w administracji publicznej to temat, który jest często pomijany w codziennym funkcjonowaniu administracji. Wykorzystanie narzędzi oraz doświadczeń znanych doskonale w biznesie jest możliwe do wykorzystania także w rzeczywistości codziennego funkcjonowania urzędów.   

Dzięki zastosowaniu metod coachingowych w środowisku pracy zespoły są w stanie lepiej i efektywniej pracować, odnajdują nowe pokłady motywacji, a jednocześnie zdecydowanie skuteczniej komunikują się ze sobą. 
Polecamy lekturę wywiadu, który Łukasz Laszczyński przeprowadził z Anną Brodziak – Cisak, Sekretarzem w Urzędzie Gminy Wołów na temat wykorzystania metod coachingowych w codziennej pracy.   

Czym jest coaching?

Łukasz Laszczyński: Czym jest coaching? 

Anna Brodziak – Cisak:  Coaching jest partnerską współpracą z klientem w prowokującym do myślenia i kreatywnym procesie, który inspiruje ich do maksymalizacji swojego osobistego i zawodowego potencjału, tak brzmi definicja International Coaching Federation. W praktyce oznacza to relację jeden na jeden (poza coachingiem grupowym, zespołowym) w którym strony uzgadniają proces, w szczególności warunki, cel nad jakim klient będzie pracował i efekt który chce osiągnąć. 

Zadaniem coacha jest słuchanie ale również prowokowanie do myślenia, zaś klient ma przestrzeń do odkrywania, budowania działania i odpowiedzialności. Jest to przestrzeń do refleksji klienta, wolna od rad i krytyki coacha. Efektem coachingu najczęściej jest rozwój świadomości klienta, to czas uczenia się siebie, poznawania w wielu wymiarach, rozwój odpowiedzialności. Coaching, jak mówią klienci daje też im radość.  

Proces coachingowy

Łukasz Laszczyński: Jak wygląda proces coachingowy? Jaki jest jego przebieg i jakie strony występują w tym procesie?

Anna Brodziak – Cisak: W procesie coachingowym mamy coacha i coachee (klienta), zaś długość procesu jest kwestią indywidualną, zależną od klienta. Standardowo trwa ok. 10 sesji po ok. 1 godzinie. Sesje odbywają się zazwyczaj co tydzień lub dwa tygodnie, ponieważ klient jest w procesie, jak to nazywamy, pomiędzy sesjami. Przemyślenia i odkrycia mogą pojawiać się nie tylko w trakcie sesji, ale również pomiędzy nimi.  

Coaching, a inne formy rozwojowe

Łukasz Laszczyński: Czym coaching różni się od innych form rozwojowych?

Anna Brodziak – Cisak: Różnice dotyczą przedmiotu, relacji, odpowiedzialności, celów i czasu trwania. Terapia dotyczy przeszłości, ustalania przyczyn i pochodzenia zachowań, prowadzona jest przez terapeutę a celem jej jest poznanie przeszłości i jej wpływu na pacjenta. Może trwać latami. Szkolenia, kursy, studia dotyczą podnoszenia poziomu wiedzy, która jest przekazywana przez osobę mającą tytuł naukowy lub doświadczenie, przekazywane studentom lub słuchaczom. Celem jest nabycie wiedzy i może być jedno dniowym szkoleniem lub cyklem wykładów. 

Coaching, a mentoring

Łukasz Laszczyński: Czym się różni coaching od mentoringu? 

Anna Brodziak – Cisak: W mentoringu mamy mentora (nauczyciel, promotor, przewodnik, mistrz, guru) i mentee (uczeń), najczęściej mentorami są osoby z dużą wiedzą i doświadczeniem, którym dzieli się ze swoim uczniem. Mentor niewątpliwie jest w hierarchii wyżej niż uczeń i to on odpowiada za przekazanie najlepiej jak potrafi swojej nauki. Relacja mentorska budowana jest latami. 

Coaching w administracji publicznej 

Łukasz Laszczyński: Jak wykorzystać coaching w administracji publicznej (samorządzie terytorialnym)? 

Anna Brodziak – Cisak: Tak samo jak w każdej innej branży. Tam gdzie są ludzie, procesy i finanse bez względu na sektor i branże coaching jest pożyteczny i pozwala zmaksymalizować potencjał ludzki. Co to oznacza w praktyce? W coachingu ludzie odkrywają, że posiadają wszystkie potrzebne zasoby, lecz wcześniej nie mieli do nich świadomego dostępu, tym samym nie korzystali z nich. Coaching jest procesem komunikacji z tym co nieuświadomione, a ludzkim działaniem kierują wartości o których możemy nie wiedzieć. Stąd często klienci mówią, że popełniają ciągle te same błędy, postępują podobnie, powielają schematy postępowania i jak się okazuje w procesie coachingowym stoją za tym wartości klienta, ważne i nienaruszalne. 

Pracownicy mogą popadać w konflikty między sobą z powodu różnic w wartościach. NIe wiedząc o tym toczyli odwieczne spory. Przykład: pracownica dla której wartością jest rodzina, a pracownica dla której wartością jest rozwój (awans). Pierwsza była oceniana jako “kura domowa”, “matka polka”, męczennica a dla niej rodzina była najważniejsza, zdrowie jej dzieci i jej własne, dom, rodzinna atmosfera. Druga postrzegana była jako karierowiczka, dążąca po trupach do celu, pracoholiczka, a dla niej samej brak rodziny i jej własny rozwój był czymś niepodważalnym, oczywistym i pożytecznym. Cały zespół był zaangażowany w ciągłe spory, który model jest lepszy. Męczyło to wszystkich, a przełożeni nie wiedzieli co z tym zrobić. Praca z kołem wartości i ich poznanie, uświadomienie spowodowało, że pracownice poznały nawzajem swoje wartości i ich siłę, i zaczęły szanować swoje wybory. 

Coaching polega na wydobywaniu mocnych stron ludzi, pomaganiu im w omijaniu osobistych barier i ograniczeń, a także ułatwienia im bardziej efektywnego funkcjonowania w zespole

Warsztat coacha

Łukasz Laszczyński: Jaki jest podstawowy warsztat coacha?

Anna Brodziak – Cisak: Jako coach nie wiem i nie muszę wiedzieć, bo to klient wie najlepiej co dla niego jest ważne, to klient jest ekspertem w tym procesie. W pracy coacha umożliwiam i tworzę warunki do pracy klienta, szanuję, wspieram klienta i ufam jego wyborom. Coaching jest podróżą w której klient daje mi możliwość uczestniczenia. Bardzo lubię pracę z ciszą, dawać klientowi czas, w którym wsłuchuje się w siebie, swoje potrzeby, emocje, uczucia. W dzisiejszym świecie pełnym hałasu i chaosu, mnóstwa bodźców – cisza jest wartościowa dla klientów.  

Coaching na co dzień 

Łukasz Laszczyński: Jak tę rolę coacha wypełnia Pani na co dzień, w swoim miejscu pracy, w urzędzie miasta, w odniesieniu do zespołu, którym zarządza Pani na co dzień? 

Anna Brodziak – Cisak: Coaching może się odbywać za zgodą dwóch stron – coacha i klienta (coachee), musi być zakontraktowany. Tylko w takich warunkach możemy mówić o coachingu. Natomiast w toku mojej nauki coachingu przyjęłam kilka zasad, które wykorzystuję nie tylko w procesach coachingowych. 

Coaching otworzył mnie na aktywne słuchanie. Stąd też na co dzień w rozmowach, spotkaniach uważnie słucham, a to mi daje możliwość wsłuchania się w język rozmówcy, jakie wzbudza w nim emocje omawiany tematy i czy na pewno problem tkwi w tym co widać na pierwszy “rzut oka”. Warto zadać kilka pytań zanim przyjmie się percepcję rozmówcy, sparafrazować wypowiedź, żeby upewnić się, czy dobrze zrozumieliśmy wypowiedziane słowa. To eliminuje nieporozumienia w zespołach i ułatwia komunikację. Poprzez coaching zrozumiałam, że to pracownicy znają rozwiązania większości tematów i warto ich o to zapytać. Zatem zanim dam radę, podzielę się swoim zdaniem, staram się, żeby to pracownicy znaleźli i podzielili się rozwiązaniem. Takie podejście dodaje pracownikom odwagi w prezentowaniu pomysłów, pewności siebie a w konsekwencji daje ogromną satysfakcję i uznanie. 

Zmiana jako efekt coachingu

Łukasz Laszczyński: Czy w zachowaniu całego zespołu, pojedynczych pracowników dostrzega Pani zmiany będące efektem coachingowego zarządzania w administracji publicznej? 

Anna Brodzak – Cisak: W procesach coachingowych z pracownikami już widać ich pierwsze osobiste i zawodowe sukcesy, które bardzo doceniam czy wręcz to z nimi celebruję. Trudno mi się wypowiadać o coachingowym zarządzaniu, jeśli w ogóle takie istnieje, ale na pewno zarządzanie z mocną orientacją na wsparcie liderów i pracowników procesami coachingowymi jest mi bardzo bliskie. Z racji mojego 20 letniego doświadczenia w sektorze publicznych na poziomie zarządczym wiem z jakimi wyzwaniami mierzą się wójtowie, burmistrzowie i prezydenci miast, wiem też jak długo zajmuje odkrycie przyczyn tych problemów. Coaching daje ogromną przewagę wobec pozostałych, ponieważ sięga sedna, daje jasność myślenia, klient skupia się na rzeczach najważniejszych, daje odwagę do podejmowania decyzji w zgodzie z samym sobą, a to jest w codziennej pracy, natłoku tematów i spraw, trudne do odkrycia dla samorządowców bez wsparcia np. ze strony coacha. Na bazie moich doświadczeń z osobami zarządzającymi w sektorze publicznym mam opracowane programy i modele dedykowane menedżerom administracji publicznej, które będą inspirować ich do maksymalizacji swojego potencjału zawodowego.

Coaching receptą na trudności w funkcjonowaniu administracji publicznej

Łukasz Laszczyński: Administracja publiczna (w tym administracja samorządowa) boryka się z wieloma trudnościami. Szczególnie,  jeśli chodzi o zarządzanie zasobami. Samorząd terytorialny to oczywiście bardzo duże wyzwania, wymagania, a niestety bardzo często nie idzie za tym odpowiedni poziom wynagrodzeń, czy jasno określona ścieżka rozwoju.  Jak w związku z tym, w tych trudnościach sprawdza się coaching? Czy to skuteczna recepta na te trudności? 

Anna Brodziak – Cisak: Dla mnie od wielu już lat nie ma trudności i problemów są za to wyzwania. Takie myślenie zmienia perspektywę, powoduje, że nie paraliżuje mnie strach a czuję motywację do działania. Wyzwania są wszędzie w biznesie, administracji publicznej, ngo, w małych firmach i wielkich korporacjach. Wyzwania są tam gdzie są ludzie i procesy, tym samym w administracji publicznej i samorządzie terytorialnym również, stąd należy na te sytuacje reagować a ludźmi zarządzać. Nie podzielam zdania co do poziomu wynagrodzeń, ponieważ jest on w sektorze publicznym uzależniony od poziomu wykształcenia i doświadczenia pracowników a także poziomu odpowiedzialności, którą przyjmuje pracownik. W procesie rekrutacji pracowników zainteresowanych zmianą branży, zawsze pytam o motywację z którą przychodzą. Argumentami pojawiającymi się w trakie takiej rozmowy są m.in.: stabilność zatrudnienia, brak dojazdów, normowany, a kiedy jest taka potrzeba to elastyczny czas pracy i atmosfera pracy. Wynagrodzenie jest niewątpliwie nadal ważnym elementem zatrudnienia, ale nie jest już najistotniejszym czynnikiem motywacji pracownika. Z mojego doświadczenia w wyzwaniach i sytuacjach skomplikowanych, najlepiej radzą sobie ze stresem pracownicy, którzy byli rotowani na stanowiskach i ci którzy cały czas się uczą, podnoszą kwalifikacje. Pracownicy mało elastyczni i bez umiejętności ciągłego rozwijania się, przeżywają ogromny stres w kryzysowych sytuacjach, dodatkowo przenosząc go na innych. Kluczem do sprawnej, skutecznej i efektywnej administracji są pracownicy nastawieni na ciągły rozwój osobisty. Coaching jest również metodą takiego rozwoju i bardzo liczę, że ta formuła będzie coraz mocniej wykorzystywana w tym sektorze. Z moich obserwacji wynika, że w administracji publicznej jesteśmy już gotowi do pracy metodą coachingu, jedynie czego potrzeba to odrobina odwagi do sięgnięcia po nią. Czego wszystkim życzę.

Łukasz Laszczyński: Dziękuję za rozmowę!

Autorzy

  • Sekretarz Gminy Wołów, doświadczony samorządowiec i menedżer, od wielu lat związana z zarządzaniem publicznymi jednostkami służby zdrowia, coach. Absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego oraz studiów doktoranckich na tymże Wydziale. Ukończyła studia MBA w Wyższej Szkole Handlowej we Wrocławiu.

  • prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego, studiów podyplomowych z zakresu prawa zamówień publicznych, zarządzania projektami na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu, uczestnik studiów doktoranckich na Wydziale Prawa Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego, autor publikacji poświęconych prawu zamówień publicznych - komentarzy praktycznych dla „LEX Zamówienia Publiczne”, książek „Prawo zamówień publicznych. Regulaminy, wzorcowa dokumentacja postępowania, orzecznictwo” oraz „Prawo zamówień publicznych. Praktyczny poradnik dla zamawiających i wykonawców” (współautor). Ponad dziesięć lat doświadczenia w systemie zamówień publicznych, zarówno po stronie zamawiających jak i wykonawców.

Posłuchaj

To Cię może zainteresować

Najpopularniejsze

Polityka Zakupowa Państwa. Kto faktycznie odpowiada za jej realizację?

Obowiązek przygotowania projektu Polityki zakupowej państwa wynika z art. 21 ustawy z dnia 11 września 2019 Prawo zamówień publicznych (dalej pzp). Na mocy art....

Raport dotyczący wpływu działań upowszechniających wiedzę z obszaru zarządzania zakupami

Raport został przygotowany dzięki współpracy między Wydziałem Inżynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej i Open Nexus. Celem jednego z badań jest monitorowanie oceny wpływu działalnościpopularyzatorskiej z obszaru...

Wadium od A do Z – jak zwiększyć szanse wygrania przetargu?

Na tytułowe pytanie dotyczące wadium najprościej można odpowiedzieć, że najłatwiej zwiększyć te szanse startując w większej liczbie przetargów. I w tym miejscu w zasadzie...

PRZETARGowa pl - Czasopismo Prawo Zamówień Publicznych