Dobre praktyki w zamówieniach publicznych w dobie elektronizacji

Postanowiliśmy walczyć z malkontentami i pokazywać rekordzistów oraz wzory do naśladowania. Rozmawiamy z naszymi odważnymi klientami – prekursorami w elektronizacji zamówień publicznych. Tym razem rozmawialiśmy z Pomorskim Uniwersytetem Medycznym, który z powodzeniem zelektronizował zamówienia.


Początki z elektronizacją?

Początek elektronizacji nie sprawił mi trudności, gdyż rozpoczynając pracę w Pomorskim Uniwersytecie Medycznym, zastałam już wdrożoną platformę. Dzięki temu nie byłam zdana jedynie na miniPortal. 

Jako wykładowca akademicki i osoba, która zajmuje się zamówieniami publicznymi z pasji, często pomagam innym zamawiającym. Zauważyłam, że trudno mi się współpracuje z zamawiającymi, którzy korzystają z miniPortalu. Dziwię się, że pomimo iż koszty posiadania komercyjnego rozwiązania w modelu chmurowym (tzw. wynajem) nie są wysokie i nie powinny stanowić bariery oraz pomimo wielu trudności w korzystaniu z miniPortalu i unieważnionych tam postępowań, wciąż są zamawiający, którzy nie próbują usprawnić pracy sobie oraz wykonawcom.

Uświadamiam sobie wtedy, że kluczowe jest nastawienie przełożonych. Dobry, wspierający szef, który ma do mnie zaufanie, jest kluczem do sukcesu. Nie wszyscy zarządzający pojmują zamówienia publiczne i mam duże szczęście, że pracuję z osobą, która mnie rozumie i jest dla mnie oparciem.

W Pomorskim Uniwersytecie Medycznym trafiłam na moment budowania nowego zespołu. Posiadanie platformy znacznie ułatwiło mi wdrożenie nowych osób. W trakcie rekrutacji personelu często podkreślaliśmy fakt, że dzięki korzystaniu z platformy nasza praca jest komfortowa. Był to nasz niewątpliwy atut.

Obawy

Największe obawy były związane z weryfikacją podpisu elektronicznego. Wtedy doceniliśmy zaletę posiadania dedykowanego opiekuna, który nas wspierał i instruował krok po kroku, co bardzo ułatwiło realizację pierwszych przetargów.

Obawy wzbudzają także kontrole, które są nakierowane na krytykę rozwiązań komercyjnych. Podczas jednej z takich kontroli zauważyłam, że padło bardzo wiele pytań dotyczących tego, dlaczego skoro dostępny jest miniPortal, zdecydowaliśmy się na produkt komercyjny. Wydawały mi się one nieadekwatne do wysokości środków finansowych wydatkowanych przez nas na korzystanie z platformy. Koszty dla mojej jednostki są minimalne, a w zamian uzyskujemy szereg korzyści, których nie daje miniPortal, np. archiwizację dokumentów, wsparcie zamawiającego i wykonawców oraz spokój, że wszystko działa. Wraz z moimi współpracownikami myślimy już o rozszerzeniu rozwiązania o przetargi krajowe i zakupy regulaminowe, gdyż obecnie korzystamy z platformy jedynie przy przeprowadzaniu przetargów unijnych.

Komentarz ON: Myślę, że niepodważalny argument stanowi też skuteczność w pozyskiwaniu ofert przez platformę. W 2018 roku średnia ilość ofert na przetarg wyniosła 4,28. To wynik o ponad 95% lepszy niż średnia krajowa, czyli 2,19 oferty na przetarg! (czytaj więcej).

Wady miniPortalu?

Mój pracodawca, wybierając komercyjne rozwiązanie w postaci platformy, miał na uwadze powagę naszej instytucji, bardzo duże kwoty wydawane w postępowaniach przetargowych, stopień skomplikowania tych postępowań, jak również to, że duża ich część jest realizowania z dofinansowaniem zewnętrznym. Nie możemy sobie pozwolić na to, by z powodu błędów technicznych powtarzać postępowania lub nie otrzymać korzystnych dla nas ofert. Problemy techniczne przy korzystaniu z miniPortalu są powszechnie znane. Skutkują one tym, że wykonawcy nie mogą złożyć ofert, a Urząd Zamówień Publicznych nie odpowiada za ten stan rzeczy – jeden z punktów Regulaminu stanowi: Niedostępność systemu miniPortal nie może stanowić uzasadnienia roszczeń względem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Zdarzają się także problemy związane z niemożnością odszyfrowania złożonych ofert i koniecznością odrzucenia takiej oferty, a w przypadku, gdy jest ona jedyna – unieważnienia postępowania. Wybierając platformę, chcieliśmy nie tylko zwiększyć swój komfort pracy, ale także dać wsparcie wykonawcom, zapewniając im wygodę przy składaniu ofert (brak konieczności samodzielnego szyfrowania ofert przez wykonawców, jak w przypadku miniPortalu) czy bezpieczeństwo postępowań, w postaci np. możliwości archiwizacji dokumentów na platformie, czego nie zapewnia miniPortal.

Wady rozwiązania komercyjnego 

Spotkałam się z pytaniami, czy system komercyjny generuje automatycznie dokumenty postępowania, jak np. informację z otwarcia ofert czy protokół postępowania. Nie ma takiej możliwości, ponieważ obecnie w przetargach korzystamy z formularzy pasywnych. To niewątpliwie wada platformy, jednak tego rodzaju pytania są tendencyjne, gdyż obecna sytuacja jest spowodowana brakiem formularzy aktywnych w przetargach.

Oferty składane w postępowaniach mają najczęściej format PDF i są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. System nie jest w stanie automatycznie odczytać danych z pliku PDF, a przy tym zagwarantować ich poprawności. Podobnie jest z protokołem z postępowania, który trudno automatycznie wygenerować, jeżeli nie ma w postępowaniach formularzy aktywnych. Poza tym, aby system mógł automatycznie wygenerować informację z otwarcia ofert, każdy składający ofertę wykonawca musiałby wpisać do systemu komplet danych dotyczących kryteriów oceny ofert oraz danych podawanych podczas otwarcia ofert. Zamawiający nie ma żadnych narzędzi ustawowych, by zobowiązać do tego wykonawców. Aby automatycznie wygenerować protokół z postępowania, zamawiający i tak musiałby do systemu wpisać wszystkie dane, które muszą zostać w nim podane, zgodnie ze wzorami protokołów zgodnych z aktem wykonawczym do ustawy Pzp. Brak dokumentów automatycznych można więc nazwać wadą rozwiązania komercyjnego, ale wynika ona z przepisów ustawowych. Poza tym miniPortal również nie tworzy dokumentów postępowania.

Dobre praktyki w dobie elektronizacji

Moja rada dla tych, którzy rozpoczynają swoją przygodę z zamówieniami? Należy przede wszystkim dowiedzieć się, jakimi narzędziami dysponujemy i z jakiego wsparcia technicznego możemy skorzystać. Kluczowe jest dobre przygotowanie dokumentów postępowania, przemyślenie tego, co może się wydarzyć w postępowaniu, jakie problemy mogę napotkać, a co ważniejsze, czy ewentualny problem da się rozwiązać czy może doprowadzi on do porażki. Należy wspierać wykonawcę poprzez tworzenie dokumentów. Warto też nie podchodzić do kontaktu z wykonawcą z negatywnym nastawieniem, nie prezentować podejścia minimalistycznego – zrobię tylko to, co do mnie należy, zgodnie z Pzp, bo niczego więcej nie muszę. Przydaje się także słuchanie sugestii wykonawców, którzy poprzez korespondencję z zamawiającym uświadamiają mu wady postępowania, błędy, pomyłki (a przekłada się to często na ilość ofert w postępowaniu). 

Warto zadać sobie kilka kluczowych pytań, np.: co zrobię, gdy wykonawca złoży mi wadium w kserokopii gwarancji wadialnej, bo go nie poinstruowałam, w jaki sposób powinien to zrobić? Co zrobię, gdy wykonawca złoży mi oświadczenie, z którego nie będzie wynikało spełnienie warunku udziału w postępowaniu, choć mogłam dać wykonawcy wzór takiego oświadczenia, by ułatwić mu pracę? Co, jeśli wykonawca zamiast podpisanego dokumentu z ZUS-u, złoży mi tylko pobraną elektronicznie wizualizację tego dokumentu? Dlatego zawsze warto w specyfikacji zawrzeć konkretne informacje o tym, jak powinien zachować się wykonawca, sporządzić dla niego instrukcję obsługi. Radzę zamawiającym: zaczynaj postępowanie z wizją jego zakończenia i prowadź wykonawcę za rękę krok po kroku. To może przynieść wyłącznie korzyści.

Ze swojej strony mogę polecić następujące zapisy:

Odnośnie JEDZ-a:
Zamawiający udostępnia wypełniony w żądanym zakresie JEDZ na stronie internetowej, w foormie pliku xlm. Pliku nie należy otwierać lecz pobrać go na komputer. W celu wypełnienia JEDZa przez Wykonawcę lub inne podmioty, należy wejść na stronę https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=pl, wybrać pole „jestem wykonawcą”, a następnie zaznaczyć pole „zaimportować ESPD”. Poniżej należy wczytać plik JEDZa, umieszczony w lokalizacji fizycznej na dysku lokalnym wykonawcy i kliknąć przycisk „Dalej”. Zaimportowany JEDZ należy wypełnić wyłącznie w zakresie przygotowanym przez zamawiającego i podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Odnośnie wadium elektronicznego:
Wadium wnoszone w formie niepieniężnej musi zostać wniesione wraz z ofertą w oryginale, w postaci elektronicznej. Wadium w formie niepieniężnej musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę.

Odnośnie dokumentów, pobranych elektronicznie z systemów:
W przypadku gdy wymagane dokumenty, Wykonawca wygeneruje elektronicznie, w formie plików (format ZIP, w którym są trzy pliki – zaświadczenie właściwe w formacie XML, plik podpisu zewnętrznego oraz wizualizacja w formacie PDF) to zobowiązany jest złożyć te dokumenty w formie pliku w formacie XML oraz towarzyszący mu plik podpisu kwalifikowanego wystawcy albo poświadczone profilem zaufanym ePUAP wystawcy (pracownika organu wystawiającego dokument elektroniczny).


Posłuchaj

To Cię może zainteresować

Najpopularniejsze

Polityka Zakupowa Państwa. Kto faktycznie odpowiada za jej realizację?

Obowiązek przygotowania projektu Polityki zakupowej państwa wynika z art. 21 ustawy z dnia 11 września 2019 Prawo zamówień publicznych (dalej pzp). Na mocy art....

Raport dotyczący wpływu działań upowszechniających wiedzę z obszaru zarządzania zakupami

Raport został przygotowany dzięki współpracy między Wydziałem Inżynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej i Open Nexus. Celem jednego z badań jest monitorowanie oceny wpływu działalnościpopularyzatorskiej z obszaru...

Wadium od A do Z – jak zwiększyć szanse wygrania przetargu?

Na tytułowe pytanie dotyczące wadium najprościej można odpowiedzieć, że najłatwiej zwiększyć te szanse startując w większej liczbie przetargów. I w tym miejscu w zasadzie...

PRZETARGowa pl - Czasopismo Prawo Zamówień Publicznych