Czy rutyna w zamówieniach publicznych może być groźnym przeciwnikiem? Choć procedury powinny gwarantować przejrzystość i efektywność, czasem przyzwyczajenie prowadzi do błędów, które mogą sporo kosztować. Dowiedz się, dlaczego warto zerwać z rutyną i jakie sygnały alarmowe powinny wzbudzić Twoją czujność! Poniżej Małgorzata Niemiec rozprawia się z tym tematem!
Z perspektywy audytora specjalizującego się od dwudziestu lat w ocenie procesów zamówień publicznych, rutyna jawi się jako zjawisko zarówno nieuniknione, jak i wymagające szczególnej uwagi. Moje wieloletnie doświadczenie w audytach, arbitrażu oraz szkoleniach w obszarze prawa zamówień publicznych pozwala mi dostrzec nie tylko schematy, które stabilizują procesy, ale także te, które stają się barierami dla efektywności i innowacyjności.
Rutyna w zamówieniach publicznych: zewnętrzna i wewnętrzna
Rutyna w zamówieniach publicznych może przybierać formę zewnętrzną i wewnętrzną. Jako audytor obserwuję, że rutyna może manifestować się jako reakcja na formalizm systemowy i częste zmiany legislacyjne, prowadzące niejednokrotnie do stosowania bezrefleksyjnych rozwiązań proceduralnych. Czynniki zewnętrzne, takie jak zmienność i zawiłość przepisów prawa czy niejednokrotnie brak adekwatności i spójności w stanowiskach kontrolnych, tworzą klimat, który także odbieramy już od wielu lat jako symptomy negatywne zewnętrznej rutyny, za którą odpowiedzialne są właściwe organy państwa.
Wewnętrzna rutyna z kolei wynika z utrwalonych procedur i strukturalnych ograniczeń poszczególnych jednostek, które często nie nadążają za zmieniającymi się potrzebami, co przede wszystkim wiąże się z poziomem wiedzy i kompetencji zarządzających. Ta objawia się następnie w braku adekwatnej analizy rzeczywistych potrzeb zamawiającego, nieodpowiednim planowaniu czy niskim zaangażowaniu kluczowych interesariuszy w tworzenie adekwatnych systemów, a także efektywnej dokumentacji przetargowej.
Konsekwencje rutyny. Stabilizacja czy hamulec?
Rutyna już na etapie przygotowania postępowania często przejawia się poprzez kopiowanie dokumentów z poprzednich postępowań bez dostosowania ich do aktualnych potrzeb. Taka praktyka prowadzi do powielania błędów i ograniczenia potencjału poprawy jakości zamówień. Zamawiający często tworzą Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ) i inne dokumenty zamówienia w sposób niedostosowany do specyfiki wykonawców, co skutkuje nieporozumieniami i problemami podczas realizacji kontraktu.
Podobne wyzwania dotyczą kryteriów oceny ofert. Kryteria pozacenowe bywają traktowane jedynie jako wymóg formalny, co skutkuje ich nieadekwatnością do rzeczywistej wartości zamówienia. Tymczasem odpowiedni dobór kryteriów i warunków udziału pozwala lepiej ocenić zdolności wykonawców i jakość oferowanych rozwiązań.
Przykłady negatywnych skutków rutyny
Błędy wynikające z rutyny są szczególnie widoczne w praktyce audytorskiej. Jednym z najczęstszych problemów jest opóźnione uruchamianie procedur zamówieniowych, co powoduje presję czasową i obniża jakość dokumentacji. Innym istotnym wyzwaniem jest brak analizy celów zamówienia, co prowadzi do nieracjonalnych decyzji i realizacji projektów nieprzynoszących oczekiwanych korzyści. Rażąco niska cena (RNC) to kolejny obszar, gdzie rutyna może przynieść poważne konsekwencje. Automatyczne wezwania do wyjaśnień i brak pogłębionej analizy ofert narażają instytucje na ryzyko wyboru nierzetelnych wykonawców. Audyty wykazują także, że zamawiający często ignorują rzeczywiste koszty realizacji zamówienia, co skutkuje problemami podczas realizacji umów.
Rutyna w zamówieniach publicznych. Jak ją przełamać i wprowadzić zmiany?
Przełamanie rutyny nie wymaga rewolucji, ale systematycznego wdrażania usprawnień przez kompetentnych zarządzających. Kluczowe jest regularne przeglądanie procedur, zasobów kadrowych i dostosowywanie ich do zmieniających się przepisów i potrzeb jednostki. Ważna jest adekwatna edukacja pracowników, która rozwija ich kompetencje i pozwala skutecznie zarządzać procesami zamówień publicznych.
Z mojego doświadczenia wynika, że innowacyjne narzędzia i technologie mogą także znacząco poprawić jakość zamówień, gdyż pozwalają one na lepsze monitorowanie procesów i eliminowanie powtarzalnych błędów. Przede wszystkim jednak to budowanie kultury organizacyjnej oraz zarządzania opartego na otwartości, współpracy i sygnalizowaniu ryzyk sprzyja skutecznej identyfikacji problemów oraz wdrażaniu korzystnych zmian w systemie zamówień publicznych.
Perspektywa audytora: praktyczne wnioski
Podczas wielu audytów spotykałam się z sytuacjami, w których wprowadzenie niewielkich zmian organizacyjnych w procedowaniu skutkowało znaczną poprawą efektywności. Przykładowo, w jednej z analizowanych instytucji wprowadzenie regularnych wstępnych konsultacji rynkowych (art. 84 Pzp) pozwoliło na uniknięcie wielu problemów wynikających z niedopasowania SWZ do realiów rynkowych. Innym razem wdrożenie systemu monitoringu terminów postępowań zapobiegło presji czasowej, która wcześniej generowała błędy w dokumentacji.
Kluczowym elementem w pracy audytora jest wskazywanie obszarów, w których brak elastyczności procesów hamuje potencjał jednostki. Moim zadaniem jest nie tylko identyfikacja problemów, ale również zaproponowanie konkretnych, dostosowanych do specyfiki jednostki rozwiązań.
Przykłady kluczowych rekomendacji na przyszłość
- Rozwijanie kompetencji zarządzających. Kierownicy zamawiających oraz liderzy zespołów zamawiających powinni poszerzać swoje umiejętności w zakresie zarządzania, podejmowania decyzji strategicznych oraz współpracy w procesie udzielania zamówień publicznych. Dobrze wyposażeni w wiedzę i kompetencje zarządzający są kluczowi dla efektywności i innowacyjności procesów udzielania zamówień publicznych. Zawsze powtarzam, że edukowanie samych zespołów zamówieniowych nie wystarczy. Kluczowe jest bowiem to czy Kierownik zamawiającego, w myśl ustawy Pzp, jest na tyle świadomy i posiada taką wiedzę, żeby efektywnie i bezpiecznie takimi zespołami zarządzać.
- Regularne analizy decyzji i procedur. Dostosowywanie decyzji, regulacji wewnętrznych i praktyk do aktualnych potrzeb i przepisów.
- Inwestowanie w edukację. Szkolenia dla pracowników i zarządzających poprawiają kompetencje zespołów zamawiających.
- Wykorzystanie nowych technologii. Narzędzia IT pozwalają na bardziej efektywne zarządzanie zamówieniami.
- Promowanie innowacyjności. Kultura otwartości sprzyja wprowadzaniu zmian i podnoszeniu jakości działań.
- Budowanie współpracy zespołów. Tworzenie multidyscyplinarnych grup roboczych pozwala na bardziej kompleksowe podejście do realizacji zamówień.
Podsumowanie
Rutyna w zamówieniach publicznych może być zarówno stabilizatorem, jak i barierą. Jej negatywne skutki – od powtarzalnych błędów po brak elastyczności – mogą jednak zostać przezwyciężone dzięki świadomemu zarządzaniu zmianami.
Szczególną rolę w tym procesie odgrywają kompetencje zarządzających, którzy muszą wykazać się umiejętnością strategicznego planowania, otwartością na współpracę oraz skutecznym zarządzaniem zespołami. Ich zaangażowanie w tworzenie przejrzystych procedur i promowanie innowacyjnych rozwiązań jest kluczowe dla budowania nowoczesnego systemu zamówień publicznych. Regularne analizy, edukacja, innowacje oraz budowanie współpracy między zespołami i zarządzającymi są kluczowymi elementami skutecznego systemu zamówień publicznych. Wprowadzenie elastyczności i nowoczesnych narzędzi może zmienić ten system z usztywnionego mechanizmu w dynamiczne narzędzie wspierające rozwój i innowacyjność.
____________________________________
Błędy w zamówieniach publicznych wynikające z rutyny były również tematem prelekcji Małgorzaty Niemiec na POZAP-ie 2024. Nagranie z pierwszego dnia konferencji (w tym także wspomniane wystąpienie) znajduje się TUTAJ. Zachęcamy do oglądania!
