Dziennik Internetowy dla Społeczności Zamówień Publicznych

Strona głównaAnalizy eksperckieProcesyJeśli szyfrowanie nie jest Twoją pasją

Jeśli szyfrowanie nie jest Twoją pasją

Jak działa automatyczne szyfrowanie i odszyfrowanie ofert na jeden klik?

Dlaczego nie warto komplikować sobie pracy niestabilnym miniPortalem, gdzie nikt nie odpowiada za unieważnione postępowania?

Czego dotyczy punkt 11 regulaminu korzystania z systemu miniPortal?


Co by było, gdyby odszyfrowanie ofert trwało 15 sekund?

Może to się wydawać abstrakcją, gdy spojrzymy na miniPortal. platformazakupowa.pl pozwala zaszyfrować (Wykonawca) oraz odszyfrować (Zamawiający) ofertę w mgnieniu oka. Bądźmy precyzyjni, w około sześć mrugnięć oka 🙂
Nie bójmy się prostych rozwiązań, gdyż:

Prostota jest szczytem wyrafinowania.
Leonardo da Vinci.

Ale do rzeczy!
Inspiracją do automatycznego szyfrowania i odszyfrowania ofert był przypadek jednego z Zamawiających, któremu nie wystarczył jeden dzień na otwarcie wszystkich ofert w postępowaniu przeprowadzonym za pośrednictwem miniPortalu.

Abyśmy lepiej zrozumieli skalę problemów, przytoczę dwa przykłady, które miały miejsce na miniPortalu+ePUAP.

Przykład nr 1

Dlaczego moja oferta nie pojawiła się u Zamawiającego, pomimo że złożyłem ją w terminie?

W jednym z postępowań unijnych Wykonawca miał czas na złożenie oferty do godz. 10:00, otwarcie ofert wyznaczone było na godz. 11:00. Wykonawca złożył ofertę przed godziną 10:00. O godz. 11:00, nastąpiło otwarcie ofert. Wśród nich nie było śladu po ofercie wyżej wymienionego Wykonawcy.
Co się stało? Okazało się, że oferta, którą składał Wykonawca, dotarła z kilkugodzinnym opóźnieniem i podczas otwarcia Zamawiający jej nie widział.

Ewidentny błąd narzędzia. Należy pamiętać, że miniPortal jest powiązany z ePUAPem, który według mojej opinii nie jest stabilnym narzędziem, co zresztą doskonale potwierdziło UZP w swoim komunikacie pod koniec kwietnia, prosząc Zamawiających, aby nie planowali otwarcia ofert w przetargach podczas “majówki”, gdyż kolidowało to ze składaniem PIT.

Przytoczę fragment artykułu z byłą Minister Cyfryzacji Anną Streżyńską (źródło):

W systemie, który kosztował ponad 120 mln zł, zarejestrowało się ok. 580 tys. osób, choć aktywnie korzysta połowa z nich, a i to głównie urzędnicy. Mało tego, wystarczy jedynie 600 procesów jednocześnie, by system odmawiał współpracy.

Sytuacji związanych z tak dużym opóźnieniem przesłania ofert przez Wykonawców było z pewnością dużo więcej, ponieważ sami Zamawiający, podczas moich spotkań z nimi, potwierdzali, że tego typu sytuacje nie są wyssane z palca.

Przykład nr 2

Niewiedza Wykonawców – podwójne szyfrowanie i stosowanie tego samego klucza do kilku postępowań

Może się to wydawać błahe, ale tak, zgadza się, Wykonawcy, którzy nie mają doświadczenia w ofertowaniu elektronicznym, mieli spore trudności z zaszyfrowaniem samodzielnie ofert poprzez narzędzie UZP. Zdarzały się przypadki, gdy Wykonawca po zaszyfrowaniu oferty, zrobił to raz jeszcze. Jaki był tego efekt? Zamawiający nie był w stanie takiej oferty odszyfrować (czytaj więcej).

Stosowanie tego samego klucza do różnych postępowań to błąd najczęściej popełniany przez Wykonawców. Mówiąc krótko, zastosowanie klucza publicznego z zupełnie innego postępowania uniemożliwia odszyfrowanie takiej oferty przez Zamawiającego.

Powyższe przykłady to tylko kropla w morzu, ale ważniejsze są liczby. Średnia ofert w przetargach na platformazakupowa.pl i średnia ofert w Polsce w 2018 (więcej):

Średnia ilość ofert w przetargach w Polsce i na platformazakupowa.pl
Średnia ilość ofert

Mogłoby się wydawać, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert i pewnie na miniPortalu tak jest. My też byliśmy przekonani, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert po 18.10.2018. Tak zapewne by było, gdyby nie nasze wsparcie i pomoc Wykonawcom na każdym etapie przygotowywania oferty, a kluczowym procesem jest szyfrowanie ofert.
Takie podejście doprowadziło nas do bardzo dobrej skuteczności w przetargach, czyli średniej 5,37 oferty na przetarg wobec 2,19 oferty na przetarg w Polsce w 2018 (czytaj więcej). Zauważalnie podnosimy średnią krajową i jesteśmy z tego dumni 🙂

Jak to działa w praktyce?

Jeśli jesteś Wykonawcą, wystarczy, że:

  • wejdziesz na stronę danego postępowania,
  • zapoznasz się bez konieczności rejestracji ze specyfikacją i dokumentacją, którą zamieścił Zamawiający,
  • przygotujesz i podpiszesz ofertę oraz niezbędne dokumenty podpisem kwalifikowanym,
  • wgrasz pliki we wskazanym miejscu i klikniesz “złóż ofertę”.
  • Moment kliknięcia uruchamia automatyczne szyfrowanie oraz wysyłkę oferty dla Zamawiającego.

Jeśli jesteś Zamawiającym, wystarczy, że we wskazanym terminie otwarcia ofert, zalogujesz się na swoje konto, przejdziesz do danego postępowania i klikniesz w “magiczny” pomarańczowy przycisk “Odszyfruj oferty”. Po dosłownie kilku sekundach, system za Ciebie odszyfruje wszystkie złożone w terminie oferty.

Najprościej jest zrobić system zawiły, gdyż nie trzeba myśleć. Aby zrobić coś bezpiecznego i prostego, trzeba mieć kompetencje. Nasze 10-letnie doświadczenie na rynku pokazało, że użytkownicy nie oczekują fajerwerków, tylko skutecznego, prostego i bezpiecznego systemu.

Bezpieczeństwo

Klucz do zaszyfrowanej oferty jest przechowywany u czołowej spółki IT na świecie, która loguje każdą próbę pobrania klucza. Daje to bardzo dużą transparentność i bezpieczeństwo przechowywanych ofert. Może dlatego do dnia dzisiejszego, pomimo wystawionych na platformie 2000 przetargów, żaden Wykonawca nie złożył odwołania do KIO z tytułu źle działającego systemu?

Prawda, że brzmi nieprawdopodobnie?
A ile przy tym zaoszczędzisz zdrowia i czasu ????.

Pamiętaj, w dużej mierze to od Ciebie zależy, jakich użyjesz narzędzi do zrealizowania zamówień! Błędem jest częste myślenie przez Zamawiających, że system taki jest drogi i niedostępny. Jeżeli nasz najmniejszy Klient to trzytysięczna gmina, to dowód, że i Ciebie stać na nasze wsparcie dla Ciebie i Wykonawców!

Przygotowaliśmy również szersze porównanie pomiędzy okrojonym rozwiązaniem UZP, a platformazakupowa.pl. Zachęcam do zapoznania się (czytaj więcej).

  • Grzegorz Klimarczyk

    Ekspert w obszarze zakupów biznesowych i elektronizacji zamówień publicznych. Autor licznych poradników dostępnych m. in. na empik.com. W Open Nexus Sp. z o.o. pełni funkcję Prezesa Zarządu od 2009. Sukces nigdy nie jest ostateczny. Porażka nigdy nie jest totalna. Liczy się tylko odwaga.

  • Łukasz Laszczyński

    prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego, studiów podyplomowych z zakresu prawa zamówień publicznych, zarządzania projektami na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu, uczestnik studiów doktoranckich na Wydziale Prawa Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego, autor publikacji poświęconych prawu zamówień publicznych - komentarzy praktycznych dla „LEX Zamówienia Publiczne”, książek „Prawo zamówień publicznych. Regulaminy, wzorcowa dokumentacja postępowania, orzecznictwo” oraz „Prawo zamówień publicznych. Praktyczny poradnik dla zamawiających i wykonawców” (współautor). Ponad dziesięć lat doświadczenia w systemie zamówień publicznych, zarówno po stronie zamawiających jak i wykonawców.

Popularne w kategorii prawo

Popularne w kategorii ludzie

Wyróżnione w kategorii procesy