Jeśli szyfrowanie nie jest Twoją pasją

Jak działa automatyczne szyfrowanie i odszyfrowanie ofert na jeden klik?

Dlaczego nie warto komplikować sobie pracy niestabilnym miniPortalem, gdzie nikt nie odpowiada za unieważnione postępowania?

Czego dotyczy punkt 11 regulaminu korzystania z systemu miniPortal?


Co by było, gdyby odszyfrowanie ofert trwało 15 sekund?

Może to się wydawać abstrakcją, gdy spojrzymy na miniPortal. platformazakupowa.pl pozwala zaszyfrować (Wykonawca) oraz odszyfrować (Zamawiający) ofertę w mgnieniu oka. Bądźmy precyzyjni, w około sześć mrugnięć oka 🙂
Nie bójmy się prostych rozwiązań, gdyż:

Prostota jest szczytem wyrafinowania.
Leonardo da Vinci.

Ale do rzeczy!
Inspiracją do automatycznego szyfrowania i odszyfrowania ofert był przypadek jednego z Zamawiających, któremu nie wystarczył jeden dzień na otwarcie wszystkich ofert w postępowaniu przeprowadzonym za pośrednictwem miniPortalu.

Abyśmy lepiej zrozumieli skalę problemów, przytoczę dwa przykłady, które miały miejsce na miniPortalu+ePUAP.

Przykład nr 1

Dlaczego moja oferta nie pojawiła się u Zamawiającego, pomimo że złożyłem ją w terminie?

W jednym z postępowań unijnych Wykonawca miał czas na złożenie oferty do godz. 10:00, otwarcie ofert wyznaczone było na godz. 11:00. Wykonawca złożył ofertę przed godziną 10:00. O godz. 11:00, nastąpiło otwarcie ofert. Wśród nich nie było śladu po ofercie wyżej wymienionego Wykonawcy.
Co się stało? Okazało się, że oferta, którą składał Wykonawca, dotarła z kilkugodzinnym opóźnieniem i podczas otwarcia Zamawiający jej nie widział.

Ewidentny błąd narzędzia. Należy pamiętać, że miniPortal jest powiązany z ePUAPem, który według mojej opinii nie jest stabilnym narzędziem, co zresztą doskonale potwierdziło UZP w swoim komunikacie pod koniec kwietnia, prosząc Zamawiających, aby nie planowali otwarcia ofert w przetargach podczas „majówki”, gdyż kolidowało to ze składaniem PIT.

Przytoczę fragment artykułu z byłą Minister Cyfryzacji Anną Streżyńską (źródło):

W systemie, który kosztował ponad 120 mln zł, zarejestrowało się ok. 580 tys. osób, choć aktywnie korzysta połowa z nich, a i to głównie urzędnicy. Mało tego, wystarczy jedynie 600 procesów jednocześnie, by system odmawiał współpracy.

Sytuacji związanych z tak dużym opóźnieniem przesłania ofert przez Wykonawców było z pewnością dużo więcej, ponieważ sami Zamawiający, podczas moich spotkań z nimi, potwierdzali, że tego typu sytuacje nie są wyssane z palca.

Przykład nr 2

Niewiedza Wykonawców – podwójne szyfrowanie i stosowanie tego samego klucza do kilku postępowań

Może się to wydawać błahe, ale tak, zgadza się, Wykonawcy, którzy nie mają doświadczenia w ofertowaniu elektronicznym, mieli spore trudności z zaszyfrowaniem samodzielnie ofert poprzez narzędzie UZP. Zdarzały się przypadki, gdy Wykonawca po zaszyfrowaniu oferty, zrobił to raz jeszcze. Jaki był tego efekt? Zamawiający nie był w stanie takiej oferty odszyfrować (czytaj więcej).

Stosowanie tego samego klucza do różnych postępowań to błąd najczęściej popełniany przez Wykonawców. Mówiąc krótko, zastosowanie klucza publicznego z zupełnie innego postępowania uniemożliwia odszyfrowanie takiej oferty przez Zamawiającego.

Powyższe przykłady to tylko kropla w morzu, ale ważniejsze są liczby. Średnia ofert w przetargach na platformazakupowa.pl i średnia ofert w Polsce w 2018 (więcej):

Średnia ilość ofert w przetargach w Polsce i na platformazakupowa.pl
Średnia ilość ofert

Mogłoby się wydawać, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert i pewnie na miniPortalu tak jest. My też byliśmy przekonani, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert po 18.10.2018. Tak zapewne by było, gdyby nie nasze wsparcie i pomoc Wykonawcom na każdym etapie przygotowywania oferty, a kluczowym procesem jest szyfrowanie ofert.
Takie podejście doprowadziło nas do bardzo dobrej skuteczności w przetargach, czyli średniej 5,37 oferty na przetarg wobec 2,19 oferty na przetarg w Polsce w 2018 (czytaj więcej). Zauważalnie podnosimy średnią krajową i jesteśmy z tego dumni 🙂

Jak to działa w praktyce?

Jeśli jesteś Wykonawcą, wystarczy, że:

  • wejdziesz na stronę danego postępowania,
  • zapoznasz się bez konieczności rejestracji ze specyfikacją i dokumentacją, którą zamieścił Zamawiający,
  • przygotujesz i podpiszesz ofertę oraz niezbędne dokumenty podpisem kwalifikowanym,
  • wgrasz pliki we wskazanym miejscu i klikniesz “złóż ofertę”.
  • Moment kliknięcia uruchamia automatyczne szyfrowanie oraz wysyłkę oferty dla Zamawiającego.

Jeśli jesteś Zamawiającym, wystarczy, że we wskazanym terminie otwarcia ofert, zalogujesz się na swoje konto, przejdziesz do danego postępowania i klikniesz w “magiczny” pomarańczowy przycisk “Odszyfruj oferty”. Po dosłownie kilku sekundach, system za Ciebie odszyfruje wszystkie złożone w terminie oferty.

Najprościej jest zrobić system zawiły, gdyż nie trzeba myśleć. Aby zrobić coś bezpiecznego i prostego, trzeba mieć kompetencje. Nasze 10-letnie doświadczenie na rynku pokazało, że użytkownicy nie oczekują fajerwerków, tylko skutecznego, prostego i bezpiecznego systemu.

Bezpieczeństwo

Klucz do zaszyfrowanej oferty jest przechowywany u czołowej spółki IT na świecie, która loguje każdą próbę pobrania klucza. Daje to bardzo dużą transparentność i bezpieczeństwo przechowywanych ofert. Może dlatego do dnia dzisiejszego, pomimo wystawionych na platformie 2000 przetargów, żaden Wykonawca nie złożył odwołania do KIO z tytułu źle działającego systemu?

Prawda, że brzmi nieprawdopodobnie?
A ile przy tym zaoszczędzisz zdrowia i czasu ????.

Pamiętaj, w dużej mierze to od Ciebie zależy, jakich użyjesz narzędzi do zrealizowania zamówień! Błędem jest częste myślenie przez Zamawiających, że system taki jest drogi i niedostępny. Jeżeli nasz najmniejszy Klient to trzytysięczna gmina, to dowód, że i Ciebie stać na nasze wsparcie dla Ciebie i Wykonawców!

Przygotowaliśmy również szersze porównanie pomiędzy okrojonym rozwiązaniem UZP, a platformazakupowa.pl. Zachęcam do zapoznania się (czytaj więcej).

  • Ekspert w obszarze zakupów biznesowych i elektronizacji zamówień publicznych. Autor licznych poradników dostępnych m. in. na empik.com. W Open Nexus Sp. z o.o. pełni funkcję Prezesa Zarządu od 2009. Sukces nigdy nie jest ostateczny. Porażka nigdy nie jest totalna. Liczy się tylko odwaga.

Posłuchaj

To Cię może zainteresować

Najpopularniejsze

Polityka Zakupowa Państwa. Kto faktycznie odpowiada za jej realizację?

Obowiązek przygotowania projektu Polityki zakupowej państwa wynika z art. 21 ustawy z dnia 11 września 2019 Prawo zamówień publicznych (dalej pzp). Na mocy art....

Raport dotyczący wpływu działań upowszechniających wiedzę z obszaru zarządzania zakupami

Raport został przygotowany dzięki współpracy między Wydziałem Inżynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej i Open Nexus. Celem jednego z badań jest monitorowanie oceny wpływu działalnościpopularyzatorskiej z obszaru...

Wadium od A do Z – jak zwiększyć szanse wygrania przetargu?

Na tytułowe pytanie dotyczące wadium najprościej można odpowiedzieć, że najłatwiej zwiększyć te szanse startując w większej liczbie przetargów. I w tym miejscu w zasadzie...

PRZETARGowa pl - Czasopismo Prawo Zamówień Publicznych