Planowanie postępowań w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych

Planowanie zamówień publicznych to jeden z istotniejszych elementów procesu udzielania zamówień publicznych, mający na celu z jednej strony zweryfikowanie i usystematyzowanie potrzeb zakupowych zamawiającego, a z drugiej strony zwiększenie konkurencyjności i transparentności przyszłych postępowań. Poprzez plan postępowań zamawiający dostarcza wykonawcom wiedzy na temat przyszłych zamówień realizowanych w danej jednostce, pozwalając wykonawcom na właściwą organizację procesu ubiegania się o zamówienia publiczne w niedalekiej przyszłości. Szczegółowe informacje na temat instytucji planowania zamówień publicznych w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych przedstawia Pani Eliza Grodzka, prawnik z Kancelarii Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro.

Planowanie zamówień publicznych nie jest instytucją nową. Do polskiego porządku prawnego wprowadzona została na mocy art. 1 pkt. 24 ustawy z dnia 22 czerwca 2016r.
o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw poprzez dodanie do ustawy Prawo zamówień publicznych art. 13a. Zmiany wprowadzone nową ustawą pzp, która wejdzie w życie w styczniu 2021 r. w zakresie tej instytucji są wynikiem zidentyfikowania problemu jakim jest nieefektywne zarządzanie procesem zakupowym.

Obowiązek planowania zamówień w nowej ustawie pzp zawarty został w Rozdziale 3 działu I. Poniżej przedstawienie nowej instytucji poprzez porównanie tych rozwiązań z dotychczasowymi.

Podstawa prawna: art. 13a ust. 1 pzp:

Zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej.

Podstawa prawna: art. 23 ust. 1 nowej pzp:

Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Plan zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych, na zasadach określonych w dziale III w rozdziale 2, oraz na stronie internetowej zamawiającego.

Przygotowanie rocznego planu postępowań na gruncie nowej pzp w dalszym ciągu dotyczyć będzie tej samej kategorii podmiotów zamawiających  tj. jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, którymi w świetle  art. 9 tej ustawy są:

  1. organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały,
  2. jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki,
  3. związki metropolitalne,
  4. jednostki budżetowe,
  5. samorządowe zakłady budżetowe,
  6. agencje wykonawcze,
  7. instytucje gospodarki budżetowej,
  8. państwowe fundusze celowe,
  9. Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
  10. Narodowy Fundusz Zdrowia,
  11. samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
  12. uczelnie publiczne,
  13. Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,
  14. państwowe i samorządowe instytucje kultury,
  15. inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego.

oraz innych niż powyżej (wskazane w art. 4 pkt 2 nowej pzp) państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

Zamawiający nieskalsyfikowani w ramach jednej z ww. grup mogą podjąć decyzję o przygotowaniu stosownego planu zamówień i jego publikacji zgodnie z wymaganiami ustawy pzp.

Co istotne, w dalszym ciągu:

  • publikacja planów postępowań nie będzie dotyczyła zamówień do których nie stosuje się przepisów nowej ustawy Pzp, w tym zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 130 000 zł
  • obowiązuje 30 dniowy termin na publikację planu postępowań o udzielenie zamówień. Bieg terminu na sporządzenie i opublikowanie planu następuje z dniem przyjęcia przez uprawnione organy budżetu lub planu finansowego jednostki.

Zmiana jaka została wprowadzona nową pzp dotyczy sposobu upublicznienia planu postępowań. W świetle art. 23 ust. 1 nowej pzp, zamawiający będą zobowiązani do publikacji sporządzonego planu nie tylko na swojej stronie internetowej ale także w Biuletynie Zamówień Publicznych, co oznacza konieczność korzystania w tym zakresie ze środków komunikacji elektronicznej i udostępnione przez portal internetowy Urzędu stosownego narzędzia. Wzór planu postępowań zostanie określony w drodze rozporządzenia przez właściwego Ministra do spraw gospodarki.

W tym miejscu warto wskazać, że uczestnicząc w procesie tworzenia planu postępowań zamawiający prawdopodobnie będzie w posiadaniu informacji na temat większości/lub wszystkich zamówień bez względu na ich wartość. Powyższa analiza będzie niezbędna z uwagi na możliwość przekroczenia przez niektóre zamówienia progu bagatelności o którym mowa w art. 2 ust. 2 nowej pzp.

W ocenie autorki zasadnym wydaje się na tej podstawie stworzenie planu zamówień podprogowych, do których nie będą miały zastosowania przepisy nowej ustawy pzp. Dokument taki może okazać się nieoceniony przykładowo w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych. Zamawiającym, którzy posiadają takie plany zamówień, znacznie łatwiej będzie dowodzić, iż przykładowo zamówienia rodzajowo tożsame, a udzielane w trakcie roku finansowego nie były planowane (tj. wykazywać brak tożsamości czasu i konieczności traktowania zamówień jako jednego zamówienia). 

Poniżej zestawienie zmian w zakresie obowiązkowej zawartości planu w obecnie obowiązującej pzp oraz w nowych regulacjach:

Podstawa prawna: art. 13a ust. 2 pzp:

Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:

  • przedmiotu zamówienia,
  • rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,
  • przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia,
  • orientacyjnej wartości zamówienia,
  • przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.

Podstawa prawna: art. 23 ust. 3 nowej pzp:

Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:

  • przedmiotu zamówienia,
  • rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,
  • przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia,
  • orientacyjnej wartości zamówienia,
  • przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

Ustawodawca wymaga, aby w planie postępowań co do zasady zawarte były analogiczne informacje jak w obecnie obowiązującej pzp. Literalna zmiana przepisów dotyczy jedynie pkt. 5, jednakże wydaje się, że w praktyce zamawiający właśnie w taki sposób tj. poprzez wskazanie terminów w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym, będą komunikować wykonawcom o terminach planowanych postępowań. Oczywiście zamawiający w tym zakresie będą uprawnieni samodzielnie podejmować decyzje, co oznacza, że na podstawie nowej pzp dopuszczalnym będzie określenie terminu w ujęciu kwartalnym, miesięcznym lub poprzez wskazanie dokładnej daty wszczęcia postępowania lub przedziału czasowego w jakim planowane jest wszczęcie procedury (np. w przedziale czasowym 15.05.2021- 30.05.2021).To od decyzji zamawiającego zależy, jak bardzo szczegółowo te terminy będą określane.

Na podkreślenie zasługuje także otwarty charakter ww. normy prawnej. Użycie przez ustawodawcę terminu „w szczególności” uprawnia zamawiającego do podania w planie postępowań także innych dodatkowych informacji, które z punktu widzenia zamawiającego mogą przyczynić się do zwiększenia ich przejrzystości.

Z pewnością omawiana norma prawna stanowi nowość na gruncie stosowania przepisów pzp. Dotychczas zamawiający w przypadku zmiany informacji podanych w planie postępowań, nie byli zobowiązani do aktualizacji opublikowanego dokumentu. W tym miejscu pojawia się pytanie, jakie to informacje podlegają aktualizacji. Niestety na próżno szukać co ustawodawca miał na myśli pod tym pojęciem. Obowiązek ten nie został doprecyzowany ani w nowej pzp, ani w uzasadnieniu do niej. W ocenie autorki aktualizacja wcześniej opublikowanego dokumentu w praktyce wydaje się oznaczać obowiązek modyfikacji informacji zwartych w tym dokumencie, w szczególności poprzez:

  • rozszerzenie albo ograniczenie zakresu zamówienia,
  • zmianę trybu lub procedury,
  • zmianę orientacyjnej wartości zamówienia,
  • zmianę przewidywanego terminu wszczęcia postępowania.

Wskazać w tym miejscu należy, że ustawodawca nie przewidział żadnych sankcji za niewypełnienia któregokolwiek z obowiązków określonych w art. 23 nowej pzp. Niemniej jednak mając na uwadze zasady wyrażone w art. 16 nowej pzp, sporządzanie tych planów jest zasadne i może wpływać na konkurencyjność prowadzonych w przyszłości postępowań. Tym samym to w interesie zamawiającego leży dbałość o prawidłowość (aktualność) informacji podanych w planie postępowań.

Podsumowując, upublicznienie planu postępowań ma na celu efektywne zarządzanie procesem zakupowym. Z jednej strony stanowi jasny i czytelny przekaz, jakie zamówienia będą realizowane u zamawiającego, z drugiej strony wykonawcy realizujący zamówienia w danej branży na podstawie tych informacji będą w stanie przeprowadzić analizę możliwości (zasobów) realizacyjnych i odpowiednio się do nich przygotować. Bez wątpienia prawidłowo sporządzony i aktualizowany plan postępowań w trakcie danego roku finansowego może przyczynić się do wzrostu konkurencyjności prowadzonych procedur.


Łukasz Laszczyński: Wprowadzane w drodze nowej ustawy zmiany do instytucji planowania zamówień publicznych nie zmieniają jej istoty. W dalszym ciągu to narzędzie doskonale porządkujące proces zakupowy. Z jednak strony wykonawcy mają wiedzę na temat planów i działań zakupowych zamawiających, z drugiej sami zamawiający wzmacniają i porządkują procesy zakupowe w swoich organizacjach.

  • prawnik, partner w kancelarii MCM Legal, posiadający wieloletnie doświadczenie z zakresu stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Wspiera zamawiających publicznych w procesie przygotowania oraz przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia. Pracuje także z przedsiębiorcami, w szczególności z branży zbrojeniowej, usługowej, medycznej oraz budowlanej, w procesie ubiegania się o zamówienie publiczne. Wielokrotnie występowała w charakterze pełnomocnika w postępowaniach odwoławczych przed Krajową Izbą Odwoławczą przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych. Z sukcesami doradza przy udzielaniu zamówień współfinansowanych ze środków UE.

To Cię może zainteresować

miniPortal: Zero kosztów, maksimum korzyści?

“Informujemy, że od piątku 23 sierpnia od godziny 18:00...

Przesunięcie krajowej elektronizacji do 01.01.2021

Mamy nie tylko dobrą wiadomość dla Zamawiających, ale także...

Płaca minimalna w zamówieniach publicznych

Przepisy o płacy minimalnej dotyczą nie tylko przedsiębiorców, mają...

PRZETARGowapl Zamówienia publiczne

Najpopularniejsze

Wskazówki dla zamawiających publicznych do opracowania analizy potrzeb i wymagań

Jak czytamy na stronie Urzędu Zamówień Publicznych: Rada Zamówień Publicznych, doceniając wagę analizy potrzeb i wymagań, o której mowa w art. 83 ustawy z dnia...

Zamówienia publiczne na innowacje – opracowanie od UZP

Urząd Zamówień Publicznych przygotował publikację poświęconą zamówieniom publicznym na innowacje. Publikacja przygotowana przez Urząd zawiera szczegółowy opis kilku projektów realizowanych przez sektor publiczny. Swoimi...

Kolejne funkcjonalności Platformy e-Zamówienia oddane do użytku

W dniu 18.01.2021r. dzisiaj oddane do użytku zostały następujące funkcjonalności Platformy e-Zamówienia: Ogłoszenie o wynikach konkursu;Ogłoszenie o zmianie umowy;Ogłoszenie o wykonaniu umowy;Ogłoszenie o spełnianiu okoliczności. Więcej...

PRZETARGowa pl - Czasopismo Prawo Zamówień Publicznych