Podpis Kwalifikowany najczęstsze błędy

Założenia elektronizacji, wynikające m.in. z motywów dyrektywy 24/2014/UE, kreśliły świetlaną przyszłość zamówień publicznych: będzie łatwiej, szybciej, oszczędniej.


Założenia do rzeczywistości mają się jednak często jak krzesło do krzesła elektrycznego: na jednym i drugim się siedzi (zatem jest cecha wspólna), ale na jednym z nich… trochę krócej. W niniejszym artykule zebraliśmy najczęściej występujące błędy w procesie złożenia oferty elektronicznej.

Typy podpisów

Ofertę można podpisać na kilka sposób. To rodzi oczywiście wiele błędów. Oferty możemy otrzymać w formacie PADES, XADES zewnętrzny oraz XADES wewnętrzny. Poniżej prezentujemy tabelę jakie podpisy możemy otrzymać.

Typy podpisów kwalifikowanych
Typy podpisów kwalifikowanych. Opracowanie własne.

Typy podpisów kwalifikowanych powoduję, że Zamawiający mają nie lada wyzwanie przy weryfikacji ofert. Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące błędy z jakimi można się spotkać.

Czegoś tu brakuje

Królem wśród błędów jest zdecydowanie brak poszczególnych plików w paczce z ofertą. Najczęściej jest to związane z typem podpisu XAdES zewnętrzny. 

Przykład: W wyniku podpisu pliku “Oferta.pdf” tworzy się dodatkowy plik w formacie XAdES o nazwie “Oferta.pdf.XAdES”. Taki plik, od strony formalnej, stanowi jedynie podpis. Jeżeli zatem wykonawca nie załączy do oferty pierwotnego pliku o nazwie “Oferta.pdf”, a jedynie “Oferta.pdf.XAdES” – zamawiający fizycznie oferty nie otrzyma. Taki błąd jest niemożliwy do uzupełnienia.

Z perspektywy zamawiającego: warto zaznaczyć w specyfikacji rekomendacje dotyczące podpisów kwalifikowanych, m.in. wskazać konieczność dołączenia obu plików w przypadku stosowania podpisu typu XAdES zewnętrzny.

Integralność

Integralność podpisu determinuje czy po złożeniu podpisu na plik zostały naniesione jakiekolwiek zmiany. 

Przykład: Jeżeli ofertę przygotowaną w formacie .docx podpiszę elektronicznie, a następnie otworzę ją w programie Word, to niezależnie od tego, czy dopiszę kropkę na końcu zdania, poprawię błąd ortograficzny, czy też zmienię kwotę – zamawiający odrzuci tę ofertę, gdyż integralność nie została zachowana.

Z perspektywy zamawiającego: W przypadku błędów dotyczących integralności przy weryfikacji podpisu warto spróbować weryfikacji w innym programie. Niekwalifikowane weryfikatory, jak Szafir czy Sign 5, nie zawsze są w stosunku do siebie koherentne. Odpowiednie zapisy w specyfikacji, podobnie jak w poprzednim przykładzie, będą jak najbardziej wskazane.

Poświadczenie za zgodność?

Od początku roku KIO wydała szereg wyroków w zakresie skanu oferty opatrzonego podpisem kwalifikowanym, w oparciu o które możemy założyć, że jest to poprawna forma złożenia oferty (choć są arbitrzy w KIO, którzy nadal z taką linią orzeczniczą się nie zgadzają). Oferta to jednak nie wszystko. Co w przypadku gwarancji wadialnej lub pełnomocnictwa?

Przykład: Prezes firmy wydał pełnomocnictwo na Jana Nowaka do przedłożenia oferty zamawiającemu. Pełnomocnictwo zostało spisane w formie papierowej, gdyż prezes nie wykupił kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jan Nowak nie może jednak samodzielnie zeskanować pełnomocnictwa i poświadczyć elektronicznie, gdyż… byłoby to równoznaczne z podpisaniem pełnomocnictwa na Jana Nowaka przez Jana Nowaka. Jedynym wyjściem w tym przypadku jest notarialne poświadczenie za zgodność z oryginałem przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Przykład 2: Zamawiający w specyfikacji wymógł na wykonawcy przekazanie gwarancji wadialnej razem z ofertą za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wykonawca jednak otrzymał gwarancję wadialną w formie papierowej, postanowił więc zeskanować ją i poświadczyć podpisem elektronicznym. Tak przekazana gwarancja jest nieskuteczna, gdyż oferta będzie zabezpieczona tylko w przypadku, gdy gwarancja zostanie złożona zamawiającemu w oryginale

Niekompletne podpisy

Każdy z programów pozwala na złożenie kilku podpisów na jednym dokumencie, np. typem PAdES lub XAdES zewnętrzny. Zamawiający badając oferty, sprawdza zgodność podpisów z KRS, zatem brak odpowiednich podpisów będzie skutkować odrzuceniem oferty.

Jeżeli wykonawca chce uniknąć wielokrotnego podpisywania plików, rozwiązaniem może być pełnomocnictwo. Należy jednak pamiętać o przygotowaniu pełnomocnictwa w odpowiedniej formie (przykład z poprzedniego akapitu). Jeżeli wykonawca zdecyduje się na złożenie kilku podpisów na jednym dokumencie, warto przed przekazaniem oferty zamawiającemu poddać ją weryfikacji, by upewnić się, że została ona poprawnie podpisana.

Współpracujmy

Jak widać, proces, który na papierze miał ułatwiać zamówienia publiczne, dostarcza szeregu nowych wyzwań i trudności. W związku z powyższym, każdemu wykonawcy polecamy dołączać w składanych dokumentach krótką adnotację dotyczącą podpisu, by ułatwić zamawiającym badanie ofert, a tym samym obniżyć ryzyko niesłusznego odrzucenia oferty czy bezzasadnego wezwania do uzupełnienia. Poniżej znajdziemy proponowany wzór adnotacji:

“Niniejszy dokument został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym typu [np. XAdES/PAdES] wystawionym przez [NAZWA KWALIFIKOWANEGO DOSTAWCY]”

Z pewnością ułatwi to zamawiającemu poprawną walidację podpisu 🙂


Posłuchaj

To Cię może zainteresować

Najpopularniejsze

Polityka Zakupowa Państwa. Kto faktycznie odpowiada za jej realizację?

Obowiązek przygotowania projektu Polityki zakupowej państwa wynika z art. 21 ustawy z dnia 11 września 2019 Prawo zamówień publicznych (dalej pzp). Na mocy art....

Raport dotyczący wpływu działań upowszechniających wiedzę z obszaru zarządzania zakupami

Raport został przygotowany dzięki współpracy między Wydziałem Inżynierii Zarządzania Politechniki Poznańskiej i Open Nexus. Celem jednego z badań jest monitorowanie oceny wpływu działalnościpopularyzatorskiej z obszaru...

Wadium od A do Z – jak zwiększyć szanse wygrania przetargu?

Na tytułowe pytanie dotyczące wadium najprościej można odpowiedzieć, że najłatwiej zwiększyć te szanse startując w większej liczbie przetargów. I w tym miejscu w zasadzie...

PRZETARGowa pl - Czasopismo Prawo Zamówień Publicznych