P R Z E T A R G O W A . P L

Obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych istnieje w przypadku udzielania zamówień powyżej tzw. progu bagatelności – 30 tys. euro. Poniżej tego progu zamawiający udzielają zamówień publicznych stosując przepisy Kodeksu cywilnego i przede wszystkim swój wewnętrzny Regulamin. Stworzenie optymalnych rozwiązań regulaminowych sprawia zamawiającym bardzo często wiele trudności. Swoimi doświadczeniami na drodze budowy wzorcowego regulaminu dla zamawiających dzieli się Mateusz Bartosiewicz z Open Nexus. Polecamy lekturę i zachęcamy do inspiracji zapisami jego regulaminu.     

Regulamin dla zamówień zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy.

Jak go zbudować?

Na przestrzeni ostatnich kilku lat, które spędziłem na intensywnych podróżach po Polsce i doradztwie dla zamawiających zobowiązanych do stosowania prawa zamówień publicznych, od instytucji do instytucji, od poniedziałku do piątku, niejednokrotnie po przeprowadzonym szkoleniu widziałem konsternację w oczach kierowników komórek zamówień publicznych. Mimo, że szkolenia z zakresu wdrożenia platformy zakupowej do obsługi zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy na ogół kończyły się pozytywnym odbiorem, jedna rzecz stawała na drodze do sukcesu – regulamin wewnętrzny. Jak to z regulaminem bywa, komórka zamówień publicznych musi go przygotować, choć sama wprost korzystać z niego nie będzie. Pozostałe jednostki niechętnie się z nim zapoznają,  często szybko nabierają do niego … dość liberalny stosunek, najczęściej uznając regulamin za coś, co utrudnia im codzienne funkcjonowanie. Nierzadko po stronie pracowników w jednostkach zobowiązanych do stosowania zamówień publicznych rodziło się pytanie: Po co zmieniać coś, co działa?

Ale właściwie w jakim celu?

No właśnie, w jakim celu to robić?  Regulamin stworzyć, albo zmienić trzeba, by wykorzystać szansę na automatyzację możliwie wielu procesów. W przeciwieństwie do procedur pisemnych, źle wprowadzoną regulację widać w raportach systemowych, statystykach i jakości sprawozdania rocznego dla Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Moje pierwsze kroki na drodze do oświecenia

Każdy, kto na mojej zawodowej drodze miał ze mną styczność wie, że kieruję się zasadą “znajdź i rób coś co lubisz, a nigdy nie będziesz pracować”. Naturalną konsekwencją mojej filozofii jest chęć pomocy zamawiającym. Początki na drodze budowy optymalnych rozwiązań regulaminowych oczywiście nie były łatwe. Po pewnym czasie, nie poddając się pojawiającym się trudnościom,  po zebraniu pierwszych doświadczeń, udało mi się przeanalizować punkty zapalne w poszczególnych regulaminach. Następnie zacząłem proponować zamawiającym konsultacje przy modernizacji zapisów. Jednak w obawie przed obiekcjami, konsultacje te miały charakter podpowiedzi co do kierunków zmian, a nie tworzenia regulaminu od zera. Wypracowałem kilkanaście zapisów, które miały charakter “kamienia węgielnego”. To był dobry kapitał do podjęcia dalszych działań.

Kto mnie zainspirował?

Czułem jednak ciągły niedosyt. Wiedziałem, że mogę przecież zrobić więcej. Pierwsze próby napisania regulaminu od podstaw rozbijały się o pierwszą z brzegu górę lodową. Stopień skomplikowania.  Jeden był za długi i przeformalizowany, drugi zbyt “zaawansowany” w zakresie automatyzacji procesów. Punktem zwrotnym okazało się dla mnie uczestnictwo w szkoleniu, niesamowicie inspirującym, które swoją drogą … nie dotyczyło regulaminu. Nie dotyczyło nawet zamówień publicznych!

Kamil Kozieł, którego możecie posłuchać w serwisie Youtube (polecam szczególnie wykład pod linkiem), prowadzi warsztaty z metodyki budowania treści. Po całodniowym warsztacie, zapoznaniu się z materiałami, mając za sobą twardy reset podejścia do tworzenia treści, nadszedł czas na przełożenie wiedzy w praktykę. Przystąpiliśmy wraz z zespołem trenerskim do przygotowania konferencji dotykającej największych wyzwań związanych z elektronizacją (kolejne wydarzenia z tego cyklu znajdują się pod linkiem) jako próbę zaimplementowania wspomnianej metodyki przed zastosowaniem jej w procesie tworzenia regulaminu wewnętrznego. Metoda okazała się strzałem w dziesiątkę!

Pandemia i ostateczna próba

Niestety na początku roku wszystkich Nas zaskoczyła pandemia. Konsekwencją zaistniałych obostrzeń było przeniesienie wszystkich warsztatów stacjonarnych w rzeczywistość wirtualną. Skoro sytuacja zamknęła mnie w czterech ścianach, nie było odwrotu – nastał czas na finalną próbę napisania wzorcowego regulaminu wewnętrznego do udzielania zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Jakie było moje zdziwienie, gdy regulamin z wcześniejszych 10-14 stron skrócił się do … 4,5 stron!

Finalnym testem dla wypracowanego rozwiązania było jednak podzielenie się jego zapisami z innymi. Pierwsze wideokonferencje, pierwsze pytania, weryfikacja zapisów i drobne modyfikacje są już za mną. Dzisiaj z dumą mogę powiedzieć, że kilkunastu zamawiających jest w trakcie wdrażania zaproponowanego wzorcowego regulaminu, który nie tylko jest prosty i czytelny, ale też przygotowuje zamawiających w zakresie zamówień bagatelnych.

Podziękowania należą się jednak zamawiającym, którzy podzielili się ze mną swoimi doświadczeniami, szczególnie tymi mniej przyjemnymi. Bez Was, bez chęci dzielenia się wiedzą, tego regulaminu by nie było. Szczególnie chciałbym podziękować Przemysławowi Krawętkowskiemu, którego rady wynikające z wieloletniej praktyki w zamówieniach publicznych były nieocenione w procesie tworzenia.

Pobierz za darmo

Jeżeli chciałbyś, drogi Czytelniku, poznać proponowane przeze mnie rozwiązanie w zakresie regulaminu wewnętrznego, znajdziesz je tutaj.

https://docs.google.com/document/d/1NQLt3EYHGGacUaADt2z8mL-kvtSIWYTB0Fn5lIMveWI/edit

Regulamin nastawiony na elektronizacje

Na temat Regulaminu dla zamówień poniżej progu bagatelności będziemy również mówić w trakcie naszego wrześniowego wydarzenia I KONGRESU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH On-line, który został objęty patronatem Urzędu Zamówień Publicznych oraz Politechniki Poznańskiej.

Zapraszamy szczególnie do udziału w panelu ABC Dobrego Regulaminu nastawionego na elektronizację Zamówień Publicznych.

Będziemy rozmawiać o tym, jak optymalnie zbudować rozwiązania regulaminowe wewnątrz swoich organizacji, by zapewnić efektywność procesów zakupowych. Opowiemy o dobrych praktykach, ale i najważniejszych zagrożeniach i popełnianych błędach. Wszystko to, by pomóc wdrożyć najskuteczniejsze rozwiązania.

Czy uda nam się Was zainspirować?

Przekonajcie się sami 17.09.2020r.

Czeka na Was ponad 30 ekspertów i pasjonatów ZP.
Zadbaj o to, aby nie zabrakło Ciebie na tym wydarzeniu!
Będzie nam miło, jeżeli Ci pomożemy, gdyż to co robimy sprawia nam radość i dodaje energię.

 Zapraszamy do rejestracji: https://kongrespzp.pl/

Mateusz Bartosiewicz

Mateusz Bartosiewicz

Doradca ds. Zamówień Publicznych oraz Trener w Open Nexus Sp. z o.o. Wdrożył platformę zakupową w ponad 100 jednostkach podległych pod Pzp. Konsultant w zakresie zmian regulaminów zakupowych do 30 tys. EURO.

linkedin strona www

Polecane artykuły

Platforma przetargowa to portal e-usług dla podmiotów publicznych, JST i firm sektorowych do elektronicznej obsługi przetargów i zakupów do 30tys EUR. Elektronizuj przetargi z Liderem!

DANE FIRMY

OPEN NEXUS SP. Z O. O.
ul. 28 Czerwca 1956 Roku 398B
61-441 Poznań
NIP: 7792363577
KRS: 0000335959

 

Copyright © 2020 Przetargowa.pl | Powered by Open Nexus