Jak być asertywnym w świecie zamówień publicznych?

Jak wielokrotnie wskazywano podczas zakończonego II Kongresu Prawa Zamówień Publicznych OnLine “zamówienia publiczne to są ludzie”. Tym samym niezależnie od stopnia złożoności, czy zmienności prawnej materii towarzyszącej udzielaniu zamówień publicznych,  pracownicy zamówień publicznych borykają się na co dzień z tymi samymi problemami, co pracownicy innych sektorów, czy branż. 

Zapraszam do lektury tekstu traktującego o tematyce asertywności. Czy asertywność w świecie zamówień publicznych jest możliwa? W końcu, czy bycie asertywnym w zamówieniowej rzeczywistości ułatwia, czy utrudnia codzienne funkcjonowanie? Czy asertywność, to tak naprawdę jedynie sztuka mówienia NIE?    

1. Umiejętność ułatwiająca funkcjonowanie
2. Asertywność to również sztuka mówienia TAK
3. Asertywność to coś więcej niż codzienna komunikacja
4. Dwanaście praw asertywności. Co to jest?
5. Asertywność w sektorze publicznym? Czy jest w ogóle możliwa?
6. Techniki wpisane w asertywność komunikacji
7. Komunikat JA. Klucz do asertywnej komunikacji
8. Cechy osób asertywnych
9. Uwaga – agresja!
10. Uwaga – manipulacja!
11. Zacznij od siebie. Zamiast podsumowania 

Umiejętność ułatwiająca funkcjonowanie.

Autor książki „Naucz ich jak mają Cię traktować”, nawiązuje do asertywności odwołując się do serialu „Daleko od szosy”. Serial opowiada o losach Leszka, młodego i ambitnego chłopaka mieszkającego na wsi, który pomimo napotkanych trudności, dzięki swojemu zaparciu postanawia odmienić swoje życie. Nad wyraz pokazuje to scena, kiedy w trakcie zabawy sylwestrowej Leszek staje się pośmiewiskiem dla elity, gdy jedna z osób zadaje ironiczne pytanie – „Ja słyszałem, że Ty się, Leszku na studia wybierasz?” – „Tak” – odpowiada Leszek.  – „A na jaki wydział się, Leszku wybierasz?” – pyta zadowolona postać z serialu. – „Idę na wydział kultury i sztuki” – odpowiada spokojnie Leszek i po chwili dodaje  – “Bo jak patrzę na taką sztukę jak Ty, to mi jest trudno zachować kulturę”.

Powyższa scena ukazuje zachowanie asertywne, które między innymi odnosi się do możliwości zachowania kultury, szczególnie w trudnych sytuacjach życiowych. 

Asertywność to również sztuka mówienia TAK

Wbrew krążącemu mitowi asertywność nie jest tylko umiejętnością mówienia “Nie”, to również sztuka mówienia “Tak”. Umiejętność zachowania kultury w trudnych sytuacjach to jedna z cech komunikacji asertywnej. To również umiejętność wyrażania siebie, w kontakcie z drugim człowiekiem, stawiania granic oraz szacunek dla innych osób oraz ich poglądów i wartości. 

Asertywność to coś więcej niż codzienna komunikacja

Asertywność jest czymś więcej niż tylko kompetencją, która w sposób skuteczny pozwala zastosować wybrane narzędzia ułatwiające walkę o własne prawa, stawianie granic czy radzenia sobie z krytyką. Prawdziwa asertywność, to nie tylko sposób komunikacji z innymi osobami, na najgłębszym poziomie wartości, to również wiara w to, iż każdy człowiek zasługuje na szacunek i ma prawo do godnego traktowania, niezależnie od tego jaką ma płeć, wyznanie, czy jakie poglądy i idee prezentuje. Ma prawo do zaspokajania swoich potrzeb, pod warunkiem poszanowania potrzeb również drugiej osoby. 

Z poziomu wartości rodzi się postawa szacunku wobec innych oraz samego siebie. Dzięki niej stajemy się życzliwi i wyrozumiali dla siebie i innych ludzi. Szacunek i dostrzeganie potrzeb, uczuć i wartości innych oraz własnych ma wpływ na sposób w jaki kontaktujemy się z samym sobą oraz otoczeniem. 

Taka komunikacja umożliwiająca bycie uważnym na drugiego człowieka, ułatwiająca empatyczne słuchanie zmierza do wzajemnego zrozumienia i otwarcia na drugiego człowieka. 

Ostatni poziom funkcjonowania asertywności to techniki, które są ważnym elementem asertywności, ponieważ ułatwiają radzenie sobie w trudnych sytuacjach międzyludzkich. Jednak warto podkreślić, że znajomość samych metod, nie oznacza bycia asertywnym. O nich będziemy w dalszej części niniejszego artykułu mówić. 

Dwanaście praw asertywności. Co to jest?

Dwanaście praw asertywności według S. Rees’a  i  R. Graham’a, daje nam możliwość domagania się tego czego oczekujemy, ale również zrozumienia, że druga osoba może nam tego odmówić. Mamy również prawo do wyrażania własnego zdania, uczuć, a także emocji. Wypowiadania opinii, nawet takich których nie potrafimy racjonalnie uzasadnić. Możemy podejmować decyzje, ale też brać odpowiedzialność za ich skutki. Dokonywać wyboru, czy chcemy być zaangażowaniu w problemy innych osób. 

Prawa asertywności dają nam również możliwość do popełniania błędów oraz braku znajomości pewnych dziedzin. Ponadto mamy również prawo do zmiany zdania, osiągania sukcesów, prawo do samotności i prywatności, a także do zmieniania się w życiu i bycia asertywnym.

Jeśli ufamy sobie, akceptujemy siebie i innych, gdy jesteśmy autentyczni i szczerzy w stosunku do drugiego człowieka, kiedy zależy nam na zaspokojeniu nie tylko swoich potrzeb, ale również drugiej osoby i nie chcemy w żaden sposób jej upokorzyć, to jest  właśnie prawdziwa asertywność. Co ważne to, iż asertywność nie jest  cechą charakteru, lecz zachowaniem. Jest zdolnością, którą możemy w sobie odkryć na każdym etapie swojego życia i zawsze ją doskonalić.

Asertywność w sektorze publicznym? Czy jest w ogóle możliwa?

Asertywność w sektorze publicznym odgrywa znaczącą rolę i pozwala zadbać o kontrahenta pracownika, obywatela, który będąc traktowany jako partner staje się wartością dodaną. Przynosi sporo zysków i ma ogromny wpływ na organizację. 

Asertywność jest zdolnością, przydatną szczególnie osobom, które zarządzają ludźmi. Manager, szef, a w świecie zamówień publicznych kierownik zamawiającego, który przejawia zachowania asertywne daje przestrzeń swojemu zespołowi, a jego rola ogranicza się do wsparcia i koordynacji. Potrafi wspierać poprzez motywowanie, reagowanie i rozwiązywanie problemów oraz dbałość o przepływ informacji, a co najważniejsze pozwala komunikować się z poziomu szacunku. To ma ogromny wpływ na budowanie relacji oraz efektywną współpracę zespołu. 

Techniki wpisane w asertywność komunikacji

Taka osoba zaspokaja swoje potrzeby nie raniąc przy tym innych oraz pozwalając im również na zaspokojenie własnych potrzeb. W trakcie komunikacji wykorzystuje techniki aktywnego słuchania takie jak parafraza, która pozwala sprawdzić, czy dobrze zrozumieliśmy naszego rozmówcę, zarazem nie zmieniając sensu jego wypowiedzi. Parafrazy najczęściej zaczynają się od następujących słów: “Jeżeli dobrze Cię rozumiem, to…”, “Z tego co powiedziałeś,  rozumiem, że…”, “A więc twierdzisz, że…”, “Czy dobrze zrozumiałam, iż….”. Następnie, po takich słowach wypowiada się kwestie, o których mówił rozmówca. 

Użycie parafrazy ułatwia zrozumienie i eliminuje błędy komunikacyjne, takie jak zniekształcenia, generalizacje oraz usunięcia, które nierzadko pojawiają się w trakcie rozmowy. 

Kolejną techniką ułatwiającą wzajemne zrozumienie jest odzwierciedlanie uczuć, dzięki któremu stajemy się zwierciadłem dla rozmówcy i  pokazujemy to co zauważamy w jego zachowaniu. Przykładem może być stwierdzenie „Widzę, że jesteś smutny”, „Mówiąc to, zauważyłam uśmiech na Twojej twarzy”, „Słyszę, że ta sytuacja wywołuje w Tobie lęk”. Odzwierciedlanie jest techniką, która pokazuje rozmówcy, że go rozumiemy i słuchamy.

[rml_read_more]

Komunikat JA. Klucz do asertywnej komunikacji 

Narzędziem, które dobrze sprawdza się w komunikacji asertywnej oraz przekazywaniu informacji zwrotnej i w wyrażaniu emocji, szczególnie takich jak złość jest komunikat JA. Opiera się on na faktach i pozwala na przekazanie konstruktywnej informacji zwrotnej, w sposób jasny i zrozumiały, bez oceniania i etykietowania swojego rozmówcy.                                    

Poniższy przykład wskazuje różnice między komunikatem JA a komunikatem TY, który ewidentnie ocenia, niejednokrotnie krytykuje oraz etykietuje człowieka:    

Sytuacja: Pracownik Działu Zamówień Publicznych spóźnia się na spotkanie z pracownikami merytorycznymi dotyczące przygotowania dokumentacji kluczowego postępowania w Gminie X.

Komunikat TY (ze strony Przełożonego): Jesteś nieodpowiedzialny! Nie szanujesz mojego czasu i innych osób, przez  Ciebie mamy opóźnienie!

Komunikat JA: Czuję złość, kiedy spóźniasz się do pracy, proszę bądź punktualny.

W obu przykładach widać zdecydowaną różnicę w stylu komunikowania. Pierwszy komunikat wyrażony w formie TY nosi znamiona etykiet, generalizacji oraz dobrych rad, które są dużą barierą komunikacyjną, wzbudza reakcję ochronną i może być początkiem konfliktu. 

Natomiast komunikat JA opiera się wyłącznie na faktach i jest opisem uczuć, myśli które pojawiają się pod wpływem zachowań rozmówcy. Jest całkowicie wolny od ocen i interpretacji, co powoduje, że nawet w przypadku informacji zwrotnej o podłożu negatywnym jest bezpieczny w  trakcie rozmowy. 

Zdecydowanie lepiej jest powiedzieć, szczególnie w trudnej sytuacji „Jestem zdenerwowany” niż „Denerwujesz mnie” i określić swoje oczekiwania. Taka komunikacja zwiększa  efektywność, motywuje do działania oraz przekłada się na dobre relacje z otoczeniem. 

Cechy osób asertywnych

Osoby asertywne znają swoje prawa i szanują prawa innych, ponadto posiadają umiejętność zarządzania i rozwiązywania konfliktów. W ich zachowaniu  nie ma miejsca na manipulację i agresywność. Warto podkreślić – zachowania agresywne, bierne i manipulacyjne są przeciwieństwem zachowań asertywnych. 

W przypadku uległego urzędnika, pracującego w sektorze publicznym można zauważyć zachowania, które ewidentnie wskazują na wykorzystywanie go przez osoby trzecie. Bierny urzędnik staje się osobą niewidzialną dla innych oraz niepotrafiącą ustanowić granic. Ma niskie poczucie wartości, brakuje mu pewności, przez co nie podejmuje istotnych  działań.  Wykonuje wszystkie polecenia, ponieważ nie potrafi zawalczyć  i zaspokoić własnych potrzeb, co w rezultacie doprowadza do tego, iż nie jest osobą szanowaną i godnie traktowaną w zespole. 

Mało prawdopodobne jest to, iż zostanie zauważony przez innych i będzie miał szanse na awans. Ogromna potrzeba zaspokajania potrzeb innych osób jest u niego na tyle silna, że zupełnie utrudnia zaspokojenie własnych i niejednokrotnie może doprowadzić  do frustracji i wypalenia zawodowego. To dość ryzykowny i niebezpieczny kierunek!

Postawę bierną można zauważyć w historii opowiadającej o dwóch żabach, które wpadły do naczynia z mlekiem. Żaba, przejawiająca postawę bierną od razu utonęła, natomiast druga, która była aktywna nie poddała się, tylko przebierając łapkami zamieniła mleko w śmietanę a następnie w masło, co w rezultacie ułatwiło jej wyjście i uratowanie życia.

Uwaga – agresja!

W przypadku osób, które przejawiają zachowania agresywne, sytuacja wygląda inaczej. Takie osoby  mogą budzić lęk i niepokój w sektorze publicznym, gdyż niejednokrotnie narzucają innym swoje racje. Ponadto nie mają szacunku dla drugiego człowieka, nie potrafią słuchać i często nie dopuszczają innych do wyrażania własnego zdania. Potrzeby innych nie mają dla nich kompletnie znaczenia, ponieważ są nastawieni tylko na siebie. 

Agresywny szef, kierownik demonstrując swoją przewagę często krzyczy, a nawet dopuszcza się agresji wobec swoich pracowników, gdyż nie zna innych metod ułatwiających komunikację Taka postawa daje władzę i przyjęcie kontroli na innymi osobami, ale jednocześnie rodzi odcięcie się od drugiego człowieka i nie pozwala na zbudowanie relacji z otoczeniem. Warto podkreślić, że wbrew pozorom osoby, które reprezentują swoim zachowaniem styl agresywny, to najczęściej osoby o bardzo niskim poczuciu własnej wartości, które przekłada się na niską samoocenę i brak pewności siebie.        

Uwaga – manipulacja!

Ostatnim stylem, który jest przeciwieństwem stylu asertywnego jest manipulacja. Osoby które komunikują się w ten sposób są nieszczere i chcą osiągnąć cel poprzez nakłanianie innych do posłuszeństwa. Nie potrafią wyrażać własnych uczuć, a innych podejrzewają o nieuczciwość i kłamstwo. Wywierają wpływ i są  skłonni do kłamstwa, robiąc to w sposób niezauważalny przez innych. Mają spore trudności z radzeniem sobie z konfliktami, ponieważ są bardziej nastawieni na szukanie problemów niż rozwiązań.

Kiedy manipulacja staje się dominującym stylem, należy zastanowić się nad zmianami, które pozwolą na prawdomówność, wiarygodność i nie będą  miały na celu zaspokojenia tylko i wyłącznie własnych potrzeb, niejednokrotnie poprzez wykorzystanie drugiego człowieka.

Zacznij od siebie. Zamiast podsumowania

Postawa asertywna jest skuteczną drogą, która umożliwia odniesienie sukcesu i zbudowania relacji z otoczeniem zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym. Doskonalenie umiejętności, które pozwolą na wyrażanie w sposób jasny i bezpośredni własnych opinii, poglądów, potrzeb, krytyki oraz ułatwią wyznaczanie granic w sposób, który nie rani innych, można wdrożyć na każdym etapie naszego życia. Jednak, aby móc szanować innych, ich poglądy, wartości i idee, należy szanować siebie i żyć ze sobą w zgodzie.                                                                                                 

Człowiek, który nie ma szacunku dla samego siebie, nie będzie miał możliwości aby obdarzyć szacunkiem drugiego człowieka. Dlatego zmianę postawy, należy zacząć od siebie, od zmiany wartości i myśli w których znajduje się niekorzystna ocena własnych zachowań. W tym celu warto budować asertywność poprzez używanie narzędzia jakim jest asertywny monolog wewnętrzny, który pozwoli na przewartościowanie negatywnych myśli na takie, które będą motywować i pozwolą na lepsze traktowanie siebie. Empatia, uważność na drugiego człowieka oraz umiejętność aktywnego słuchania, z pewnością ułatwią doskonalenie asertywności.

Należy uwzględnić, że  tylko metodą małych kroków możemy zmienić postawę i przyswoić reguły asertywności. Dlatego, nie należy oczekiwać natychmiastowych zmian i pamiętać, że wszystko potrzebuje czasu a osobą asertywną nie da się być w stu procentach, jednak ważne jest aby nią jak najczęściej bywać.

W dniu 16 kwietnia 2021 r. odbył się II Kongres Prawa Zamówień Publicznych Online, w okolicznościach nowej ustawy Prawo zamówień publicznych. Nowa pzp jest dla wszystkich dużym wyzwaniem i jej stosowanie wiąże się z pewnymi trudnościami. Występują one zarówno po stronie Zamawiającego, jak i Wykonawców. Dlatego wydarzenia, podczas których spotyka się tak wielu, tak profesjonalnych praktyków zamówień publicznych, komentujących nowe przepisy, analizujących nowe narzędzia ustawowe, wymieniających poglądy, są nieocenione z punktu widzenia podmiotów stosujących w praktyce pzp.

Przysłuchując się poszczególnym wypowiedziom ekspertów podczas Kongresu, ale także rozpatrując przepisy pzp, na pierwszy plan wysuwa się jedno, bardzo ważne słowo, jakim jest WSPÓŁPRACA.

Współpraca, kluczowy element w procesie interpretacji nowego Prawa zamówień publicznych

W pierwszym kwartale nowego roku, pod rządami nowej ustawy, dostrzega się, że potrzeba współpracy pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcami jest kluczowa, by dobrze zacząć przygodę z nowym pzp.

Wspominali o tym też prelegenci Kongresu. I nie chodzi już tylko o to, by nie traktować się wrogo, bo choć Zamawiający i Wykonawcy są po przeciwnych stronach postępowania, to jednak chodzi im przecież o to samo, czyli o prawidłowe wydatkowanie środków publicznych, o zawarcie umowy i jej szybką i sprawną realizację. Współpraca musi polegać na pozytywnym postrzeganiu drugiej strony i może też prowadzić do pokazania, w jaki sposób przebrnąć przez meandry nowych przepisów, czy jak pokonać trudności.

Drogowskazy dla Wykonawców. Rola i wyzwanie dla Zamawiających na progu stosowania nowego Prawa zamówień publicznych

Przysłowie powiada, że kto pyta, nie błądzi. To stwierdzenie jest prawdziwe, pod warunkiem jednak, że pytający wie o co zapytać i gdzie poszukiwać odpowiedzi. Kiedy tego nie wiemy, albo nie zadamy właściwego pytania niewątpliwie pobłądzimy. Dlatego można na potrzeby zamówieniowe zmodyfikować lekko to powszechne powiedzenie: kto ma drogowskazy, nie błądzi.

Najczęstsze uwagi, jakie pojawiały się w pierwszym kwartale obowiązywania nowej pzp ze strony Zamawiających, dotyczyły między innymi tego, że Wykonawcy nieprawidłowo wnieśli wadium w formie niepieniężnej, albo nieprawidłowo się podpisali.

Po analizie dokumentów przetargowych okazuje się jednak bardzo często, że nie było w nich żadnego drogowskazu. Tu pojawia się pytanie, czy rolą Zamawiających jest, by te wskazówki dawać? I choć przepisy pzp oczywiście wprost o tym nie stanowią, ani tego nie nakazują, wydaje się jednak, że jest to z korzyścią  również dla Zamawiających. Wpisanie w specyfikacji warunków zamówienia instrukcji wnoszenia wadium w formie niepieniężnej, wytłumaczenie pojęć ustawowych, jak forma elektroniczna i postać elektroniczna, wyjaśnienie czym jest podpis zaufany, czy podpis osobisty, wpisanie wytycznych do skorzystania z przygotowanego przez Zamawiającego JEDZ, wypełnianego poprzez narzędzie elektroniczne, stanowi już o połowie sukcesu. Zachęci to Wykonawców do składania ofert, którzy nie zawsze posiadają szerokie rozeznanie w nowych przepisach i po prostu się ich boją.

Ustawodawca ze współpracy uczynił normę prawną. Została ona umiejscowiona co prawda w przepisach, dotyczących umów, ale powinna stanowić materiał do przemyśleń dla obu stron procesu zamówieniowego, już na etapie przetargu.

Nowe Prawo zamówień publicznych. Nowe możliwości

Po II Kongresie Prawa Zamówień Publicznych OnLine mamy szereg pozytywnych przemyśleń. Przede wszystkim to, że w nowej pzp pojawiło się sporo instrumentów, których próżno było szukać w poprzednim stanie prawnym.

Otworzyły się nam nowe możliwości, jak uzupełnienie lub doprecyzowanie warunków zamówienia poprzez negocjacje w trzecim wariancie trybu podstawowego, czy negocjacje kryteriów oceny ofert w wariancie drugim trybu podstawowego. Wykonawcy cenią sobie te narzędzia i chętnie przystępują do negocjacji, które również są nakierowane na współpracę z Zamawiającym.

Brak procedury odwróconej, w trybie podstawowym nie jest już żadnym problemem, gdyż tryb podstawowy jest trybem prostym i nieuciążliwym. Pozostawienie Zamawiającemu swobody w decydowaniu o wzywaniu Wykonawców do przedstawienia podmiotowych środków dowodowych, na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, brak konieczności żądania od wszystkich Wykonawców jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, czy fakultatywne żądanie wadium, w postępowaniu o wartości unijnej, to także duże plusy nowej pzp.

Dla Wykonawców istotne znaczenie mają przepisy o obowiązkowych i zakazanych zapisach w umowach, o obligatoryjnych waloryzacjach w umowach, zawieranych na okres powyżej 12 miesięcy. Nowa pzp chroni także podwykonawców, co wcześniej tak wyraźnie w ustawie nie wybrzmiewało, a co stanowiło najsłabsze ogniwo procesu realizacji umów.

Wstępne konsultacje rynkowe. Komunikacja z rynkiem

Komentowana podczas II Kongresu Prawa Zamówień Publicznych Online była też regulacja art. 84 pzp. Instytucja znana z poprzedniego stanu prawnego, jako dialog techniczny, służący wsłuchaniu się w sugestie wykonawców, na etapie przygotowania postępowania i wykorzystania ich w dokumentacji przetargowej, stosowania była przez Zamawiających stosunkowo rzadko.

Obecne wstępne konsultacje rynkowe dają Zamawiającemu więcej możliwości. Przepisy nie precyzują, jaki konkretnie element postępowania ma być przedmiotem konsultacji. Wiadomo natomiast, że celem konsultacji może być poinformowanie Wykonawców o planach i wymaganiach Zamawiającego, co do planowanego postępowania, co stanowi implementację do polskiego porządku prawnego art. 40 klasycznej dyrektywy unijnej. Wstępne konsultacje rynkowe stanowią zatem swoistego rodzaju dialog z uczestnikami rynku i są doskonałym narzędziem do realizacji zasady efektywności postępowania.

Goście Kongresu podkreślali, że należy postrzegać wstępne konsultacje rynkowe, jako szansę na zdobycie przez Zamawiających większej wiedzy, a co za tym idzie, na zbudowanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób bardziej świadomy i efektywny. Komentarze dotyczyły także zagrożeń, związanych z uczestnictwem Wykonawców we wstępnych konsultacjach rynkowych. Przepis art. 85 pzp stanowi bowiem o konieczności wyrównania szans dla wszystkich Wykonawców, jeśli w postępowaniu jeden z podmiotów zamawiającemu doradzał lub w inny sposób był zaangażowany w przygotowanie postępowania. Przepis ten mylnie jest odczytywany przez Wykonawców, jako obligatoryjne wykluczenie ich z postępowania, jeśli we wstępnych konsultacjach rynkowych wezmą udział. Treść normy prawnej na to nie wskazuje, a ponadto przepis zawiera wyraźne wytyczne dla Zamawiającego, że wykluczenie jest sankcją ostateczną możliwą wyłącznie wtedy, gdy nie dało się usunąć zakłócenia konkurencji w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu oraz, że wykluczenie musi być poprzedzone wyjaśnieniami Wykonawcy, prowadzącymi do udowodnienia, że jego zaangażowanie w przygotowanie postępowania nie zakłóciło konkurencji.

Warto zwrócić uwagę, że w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej, opartym co prawda na poprzednim stanie prawnym, lecz aktualnym w kontekście wstępnych konsultacji rynkowych, dominuje pogląd, iż sam fakt brania udziału w przygotowaniu postępowania, nie oznacza automatycznie zaistnienia przesłanki wykluczenia takiego Wykonawcy z postępowania. Pomimo tego trudno ocenić, czy Wykonawcy przekonają się do tej formy pomocy przy przygotowaniu postępowania, a Zamawiający będą z tej pomocy korzystać częściej niż z dialogu technicznego.

Nowa rzeczywistość. Meandry elektronizacji

Oczywiście kongresowe debaty nie mogły ominąć tematu elektronizacji zamówień publicznych. Ciekawym narzędziem, które również było komentowane jest nowa platforma e-zamówienia. Ogłoszenia o zamówieniu, czy sposób ich zmiany są prostsze niż w poprzednim Biuletynie Zamówień Publicznych. Zamawiający nie musi już samodzielnie wyszukiwać w ogłoszeniu miejsc, które chce zmienić, lecz zwyczajnie edytuje ogłoszenie.

Platforma e-zamówienia pozostaje wciąż na etapie rozwoju, jednak przedstawiciel Urzędu Zamówień Publicznych zasygnalizował, że jedną z funkcjonalności może być jej integracja z platformami komercyjnymi, co dla użytkowników platform komercyjnych jest bardzo dobrą informacją. Dziś bowiem stroną prowadzonego postępowania nie jest już Biuletyn Informacji Publicznej, czy strona internetowa Zamawiającego, lecz właśnie bardzo komfortowe, nowoczesne i bezpieczne, dostosowane do nowej pzp, zewnętrzne portale e-usług do obsługi przetargów, jak chociażby www.platformazakupowa.pl.

Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych. Nadal wiele pytań i wątpliwości

Prelegenci zwracali uwagę także na pewne do końca jeszcze niejasne kwestie, jak np. sposób korzystania z zasady efektywności, czy podejścia podmiotów kontrolujących do nowych narzędzi ustawowych. Omawiana była kwestia analizy potrzeb i wymagań, co do jej szczegółowości, czy też raportu z wykonania umowy, które stanowią wewnętrzne dokumenty Zamawiającego.

Nie wiadomo, jak będą one oceniane i czy w ogóle powinny być oceniane przez instytucje kontrolne. Co do tego, czy będzie stanowić element ocenny konkluzja Zamawiającego, wypływająca po sporządzeniu przez niego analizy potrzeb i wymagań, albo wniosek zamawiającego na przyszłość, po sporządzeniu przez niego raportu z wykonania umowy, eksperci, po pierwszym kwartale obowiązywania nowej ustawy, zgodni nie są. To kwestie istotne z punktu widzenia tego, czy wystarczającym dowodem na wypełnienie obowiązku ustawowego będzie sporządzenie tych dokumentów przez Zamawiającego, w sposób przewidziany w pzp, czy też pomimo wypełnienia obowiązku ustawowego, może się on spotkać z zarzutem niewłaściwego jego spełnienia, gdy w ocenie kontrolującego wniosek Zamawiającego, płynący z dokumentu, powinien być inny niż ten, który został sformułowany.

Efektywność w nowym Prawie zamówień publicznych. Zagrożenia na horyzoncie

Nowa zasada efektywności, sama w sobie oczywiście jest pożądana, a wywodzi się wprost z ustawy o finansach publicznych. Wiadomym jest, że środki publiczne muszą być efektywnie wydatkowane, jednak w zamówieniach publicznych, zasada efektywności  oznacza coś więcej – efektywność opisu przedmiotu zamówienia, ustalenia kryteriów, warunków zamówienia, zapisów umowy. I tu dostrzega się pewne zagrożenia, mając na uwadze także otwarcie środków ochrony prawnej na wszystkie działania i zaniechania ze strony Zamawiającego, tak w postępowaniach unijnych, jak i krajowych.

Na brak zachowania zasady efektywności przysługuje bowiem w nowej pzp odwołanie. Pytanie tylko, jak obiektywnie ocenić to, czy coś jest, czy nie jest efektywne? Wykonawcy, jako profesjonaliści obrotu gospodarczego pewnie najlepiej wiedzą jak osiągnąć taki, czy inny efekt, ale wątpliwe wydaje się, by lepiej od Zamawiającego wiedzieli, jaki efekt jest dla niego wystarczający i by mogli narzucać Zamawiającemu jego potrzeby. Praktyka i orzecznictwo w tym zakresie dopiero pokaże, czy jest się czego obawiać w przedmiocie nowego przepisu.

Elektronizacja zamówień publicznych i błędy Wykonawców

Goście II Kongresu Zamówień Publicznych zwracali też uwagę na wątpliwości, związane z elektronizacją zamówień publicznych. W tym zakresie wciąż zdarzają się błędy Wykonawców, skutkujące ich eliminacją z postępowania. Elektronizacja jest też dużym wyzwaniem dla Zamawiających, którzy mierzą się z sytuacjami, do tej pory nieznanymi w postępowaniu przetargowym. System zamówień publicznych w Polsce liczy sobie 17 lat, tymczasem nowy sposób procedowania zamówień towarzyszy nam dopiero nieco ponad 2 lata. W przypadku Zamawiających, przeprowadzających wyłącznie postępowania o wartości krajowej oraz Wykonawców, biorących udział tylko w postępowaniach krajowych, nowa pzp, stanowi całkowitą nowość w tym zakresie. Dodatkowo niejednolita linia orzecznicza, która występowała w praktyce Krajowej Izby Odwoławczej, w kontekście dokumentów elektronicznych, nie pomaga uczestnikom procesu zamówieniowego. Przy niektórych dokumentach jednak z pomocą w nowej pzp przyszedł sam ustawodawca, określając jednoznacznie, jak ma być złożona i jak podpisana oferta, wskazując że wadium w formie niepieniężnej ma być złożone w oryginale.

Nowe Prawo zamówień publicznych. Co jeszcze budzi wątpliwości?

Podczas wydarzenia uczestnicy zadali wiele zapytań, dotyczących liczenia terminów: na wnoszenie wniosków o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia, na udzielanie odpowiedzi przez Zamawiającego, terminów związania ofertą. Uczestnicy pytali także o kwestie podejmowania przez Zamawiającego decyzji o odrzuceniu ofert, czy o wyborze oferty najkorzystniejszej i następującym po tych czynnościach wewnętrznych informowaniu Wykonawców oraz o to jak dokumentować pewne czynności wewnętrzne Zamawiającego i w jaki sposób prowadzić negocjacje w trybie podstawowym.

Świadczy to o tym, że bieżące, powszechne działania, które narzuciły nowe regulacje pzp, budzą wciąż wątpliwości. Pozostaje mieć nadzieję, że komentarze, orzecznictwo, pomoc ekspertów, uczestnictwo w wartościowych wydarzeniach, kształtujących pozytywne praktyki sprawią, że już wkrótce stosowanie pzp nie będzie sprawiało nikomu kłopotu. 

Na zakończenie. Nowelizacja?

Paneliści II Kongresu Zamówień Publicznych zasugerowali także, że w niektórych kwestiach przydałaby się nowelizacja pzp, więc może przy okazji następnego Kongresu będziemy mogli komentować nowe przepisy, albo bez żalu pożegnać te, które zostaną uchylone. Na pewno zaś będziemy mieli więcej przykładów z praktyki, którymi będziemy mogli podzielić się z naszymi uczestnikami.

Zapraszamy do zapoznania się z nagraniem wywiadu, który z Autorką wpisu przeprowadził Przemysław Krawętkowski:

Nowe Prawo zamówień publicznych. Wnioski po pierwszym kwartale obowiązywania

Łukasz Laszczyński: Panie Mecenasie, za Nami pierwszy kwartał obowiązywania nowego Prawa zamówień publicznych. Wobec tego aktu prawnego formułowano bardzo wiele oczekiwań, dużej ilości środowisk, w tym również prawniczego. Jakie wnioski, co do nowej ustawy Prawo zamówień publicznych nasuwają się Panu po  tym początkowym okresie jego obowiązywania?

Piotr Mazuro: Myślę, że rewolucji nie ma. Mówiliśmy o tym już od 11 września 2019 r. kiedy uchwalono nową ustawę. Wszak Dyrektywy, a one są przecież fundamentem tej krajowej regulacji, się nie zmieniły. Tym samy trudno było oczekiwać, aby nasz ustawodawca wprowadzał całkowicie nowe rozwiązania.

Oczywiście mamy więcej przepisów i z 300 zrobiło się ponad 600. Czy doprowadzi to do wsparcia małych i średnich przedsiębiorstw oraz zwiększenie efektywności i przejrzystości udzielanych zamówień? Można powiedzieć, że ustawodawca dał narzędzia do zrealizowania tego celu. Na końcu jest jednak zawsze Zamawiający i konkretni ludzie, który mogą z tych rozwiązań skorzystać lub nie. Przecież w zasadzie duża część instytucji jest znanych i nowa ustawa systematyzuje to co do tej pory obowiązywało. Wiele nowych przepisów stanowi rozwinięcie instytucji obowiązujących poprzednio.

Na razie np. w postępowaniach krajowych zgodnie z przewidywaniami dominuje tryb podstawowy w wersji bez negocjacji czyli de facto dawny przetarg nieograniczony. A przecież tyle było nadziei związanych z możliwością „polepszenia” złożonej oferty.

Elektronizacja zamówień publicznych. Czy na pewno mniejsze zaangażowanie Zamawiających?

Łukasz Laszczyński: Czy z punktu widzenia Państwa praktyki doradczej w obszarze zamówień publicznych nowe Prawo zamówień publicznych oraz pełna elektronizacja udzielania zamówień, z którą mamy do czynienia od początku roku to istotne ułatwienie pracy zamawiających, z uwagi choćby na automatyzację procesu, czy jest może zupełnie inaczej? Nowe prawo, jeszcze więcej pracy i obowiązków?

Piotr Mazuro:  Jak żartobliwie mówi jeden z moich wspólników: „przypadków w życiu nie ma. Przypadki są tylko w deklinacji”. Pełna elektronizacja Prawa zamówień publicznych zbiegła się z intensywną elektronizacją całego naszej egzystencji w związku z pandemią. Paradoksalnie mimo trudności związanych z tym okresem nie było chyba lepszego momentu na wejście w życie tych regulacji. Przecież już od marca 2020 r. Zamawiający musieli siłą rzeczy podejmować działania, aby radzić sobie z prowadzeniem postępowań w dobie poważnych ograniczeń w funkcjonowaniu, czy niemożliwości bezpośredniego kontaktu. I także w postępowaniach krajowych zaczęły się nierzadko pojawiać rozwiązania związane z elektronizacją mimo, że przecież nie były obowiązkowe.

Elektronizacje zamówień oceniam jako zdecydowane ułatwienie pracy. Oczywiście trzeba się z tym rozwiązaniem oswoić. Ale tak jak wskazałem, wyzwania związane z ubiegłym rokiem niewątpliwie w tym pomogły. Proces elektronizacji wymaga jeszcze czasu, aby Zamawiający i Wykonawcy nauczyli się go, w szczególności mam na myśli formę składanych dokumentów w postępowaniu krajowym, kwestie podpisów elektronicznych etc.

Co nowe zamówienia publiczne przyniosły Wykonawcom?

Łukasz Laszczyński:  Jak tę nową, zamówieniową rzeczywistość widać w Pańskiej ocenie z punktu widzenia Wykonawców? Czy nowe Prawo zamówień publicznych obowiązujące od początku obecnego roku istotnie umacnia pozycję Wykonawców w relacji z Zamawiającymi? Słowem, czy jest szansa na więcej partnerstwa w procesie udzielania zamówień?

Piotr Mazuro: Taki zamysł niewątpliwie przyświecał ustawodawcy. W uzasadnieniu projektu nowej ustawy Prawo zamówień publicznych wyraźnie wskazano, że jej celem jest ograniczenie negatywnego zjawiska tj. zbyt jednostronnego kształtowania postanowień umów przez zamawiających. Paradoksalnym skutkiem takiego działania jest niekorzystny wpływ na efektywność wydatkowania środków publicznych, przez wyższe ceny wskazywane przez wykonawców uwzględniające koszt nieproporcjonalnego ryzyka po ich stronie, a także zmniejszanie konkurencyjności postępowań, przez rezygnację potencjalnych wykonawców z udziału w postępowaniach o udzielenia zamówienia publicznego.

Tyle teorii i założeń. W praktyce pozycja Wykonawcy polepszyła się o tyle, że Zamawiający nie wprowadzają już postanowień, które w świetle art. 433 są niedopuszczalne oraz określają łączną maksymalną wysokość kar umownych. Dobrze, że zostało to wyraźnie ujęte w ustawie choć niewątpliwie pomocne było już w tym zakresie dotychczasowe orzecznictwo sądów powszechnych i Sądu Najwyższego. Oczywiście przepisy w zakresie umów dostarczają pewnych narzędzi do wzmocnienia pozycji Wykonawcy, m.in. poprzez obowiązek wprowadzenia zaliczki, czy zmiany cen i kosztów w umowach powyżej 12 miesięcy. Są to jednak obszary, w których dostrzegamy, że Zamawiający przyjmują jest z pewnym oporem, np. płatności częściowe lub zaliczki w umowach powyżej 12 miesięcy. Spotkać się można bowiem nadal ze zrozumiałym podejściem „najpierw praca potem płaca”.

Pozytywnie oceniam obowiązek wskazania minimalnej wielkości lub wartości świadczenia stron, bo to również umacnia pozycję Wykonawcy w ten sposób, że może wpływać na kalkulację i powoduje, że Wykonawca już składając ofertę wie, że może się spodziewać, że jakiś zakres zamówienia nie zostanie zrealizowany w ogóle.

Z punktu widzenia procesualisty niewątpliwą istotną zmianą dla Wykonawców jest odejście od ograniczeń w korzystaniu ze środków ochrony prawnej w postępowaniach krajowych. To otwiera możliwość do składania odwołań do KIO w tych mniejszych postępowaniach co na gruncie starej ustawy nie było możliwe. Za wcześnie chyba jednak na stwierdzenie o ile statystycznie więcej odwołań wpłynie w 2021 r. Bo, że będzie ich więcej nie mam wątpliwości.

Przygotowania do nowego prawa zamówień publicznych w MCM Legal

Łukasz Laszczyński: W jaki sposób Państwo, szczecińska Kancelaria MCM LEGAL przygotowała się na tę nową rzeczywistość w zamówieniach publicznych związaną z wejściem z życie nowego Prawa zamówień publicznych? Jakiego rodzaju pomocy jesteście Państwo w stanie udzielić Klientom poszukującym wsparcia w obszarze zamówień publicznych?

Piotr Mazuro: Z ciekawością śledziliśmy długotrwały proces legislacyjny, który szczęśliwie zakończył się uchwaleniem nowej ustawy. Następnie stosunkowo długi okres vacatio legis pozwolił prawnikom Kancelarii Joannie Dudce, Elizie Grodzkiej i mi osobiście wziąć udział w przygotowaniu pierwszego na rynku komentarza do nowego Prawa zamówień publicznych pod redakcją Witolda Jarzyńskiego.

To była ciekawa i wymagająca praca gdyż omawialiśmy akt prawny, który jeszcze nie był stosowany. Oczywiście szereg rozwiązań było analogicznych jak w ustawie z 2004r. i orzeczenia KIO czy Sądów Okręgowych pewnie zachowają aktualność. Ale dopiero teraz, po upływie kilku miesięcy, możemy weryfikować czy postawione w komentarzu tezy się potwierdzą.

Od września 2019 r. uczestniczyliśmy również w charakterze prelegentów w dziesiątkach konferencji, webinarów, szkoleń czy kongresów których celem było przygotowanie uczestników rynku zamówień publicznych do stosowania tych regulacji. Każde takie spotkanie dostarczało nowych pytań, ale ostateczne „sprawdzam”  przyszło 1 stycznia 2021 r. Od tego momentu trwa intensywna praca całego zespołu nad przygotowaniem dokumentów przetargowych dla Zamawiający w nowej rzeczywistości.

MCM Legal. Zakres świadczonych usług

Łukasz Laszczyński: Czy zamówienia publiczne to jedyny obszar specjalizacji Kancelarii MCM LEGAL? Na wsparcie w jakich jeszcze obszarach mogą liczyć Klienci Państwa Kancelarii?

Piotr Mazuro:  Kancelaria od prawie dwunastu lat doradza w zakresie zamówień publicznych zarówno Zamawiającym, podmiotom kontrolującym prawidłowość udzielania zamówień, w tym nakładającym korekty finansowe jak i Wykonawcom.

To nie jedyny obszar działalności. Doradzamy przy procesach inwestycyjnych, zagadnieniach związanych z funduszami europejskimi, nowymi technologiami czy compliance. Dużą część naszej aktywności poświęcamy na pomoc jednostkom samorządu terytorialnego wszystkich szczebli.

Na końcu można górnolotnie stwierdzić, choć myślę, że prawnicy się ze mną zgodzą, iż w naszej branży zaufanie jest początkiem wszystkiego. Dlatego pomagamy tym, którzy nam zaufali.

Łukasz Laszczyński: Dziękuję za rozmowę!

Adwokat Piotr Mazuro będzie będzie Gościem Honorowym podczas II Kongresu Zamówień Publicznych OnLine i weźmie udział w podsumowaniu wydarzenia.  Zapraszamy do udziału w Kongresie.

Rejestracja dostępna TUTAJ

Nowe Prawo zamówień publicznych. Czy przybliża nas do   zakupów znanych ze świata biznesu?

Łukasz Laszczyński:  Panie Andrzeju, mieliśmy okazję odbyć już bardzo wiele rozmów podczas których nie raz wymienialiśmy krytyczne uwagi dotyczące zamówień publicznych w Polsce. Pańskie bogate doświadczenie zawodowe jest związane z zakupami dla biznesu, a więc tymi, które nie są poddane reżimowi prawa zamówień publicznych. Zacznę odrobinę prowokacyjnie Naszą rozmowę – dwa zakupowe światy; zamówienia publiczne, zakupy w biznesie – a może wraz z nowym Prawem zamówień publicznych jesteśmy już bliżej jednego procesu zakupowego i końca podziału na dwie rzeczywistości?    

Andrzej Zawistowski:  Oczywiście moje ponad 25 letnie doświadczenie w zarzadzaniu łańcuchami dostaw, w tym w zakupach opiera się na pracy w sektorze prywatnym.  Chciałbym jednak zwrócić uwagę, iż spoglądając na proces zakupowy, możemy mówić o dwóch jego wymiarach. Wymiarze formalno-prawnym oraz wymiarze procesowym.

Każda firma działa w jasno określonych ramach proceduralnych niezależnie, czy jest to korporacja międzynarodowa, polska firma rodzinna, czy też instytucja państwowa lub samorządowa. Każda firma prywatna ma swoje procedury wewnętrzne (nierzadko bardzo rygorystyczne).  Instytucje publiczne również mają swoje ramy formalno – prawne, czyli Prawo zamówień publicznych. Sam proces zakupowy jest, a na pewno powinien być, praktycznie ten sam, niezależnie od formy prawnej firmy oraz ram formalno – prawnych w których ona działa. Zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym, kupujemy to samo np. flotę samochodowa, usługi marketingowe, czy sprzęt IT więc i stosowane strategie zakupowe i narzędzia powinny być te same. Na pewno nowe Prawo Zamówień Publicznych przybliża nas to tego.

Efektywność w nowym Prawie zamówień publicznych.

Łukasz Laszczyński: Od początku tego roku obowiązuje ustawa z dnia 11 września 2019r. Ustawa ta zastąpiła regulację, która była wielokrotnie nowelizowana, straciła na swojej spójności. Bardzo wiele środowisk formułowało wobec niej wiele zarzutów, a wśród nich te dotyczące braku możliwości efektywnego wydatkowania środków. Nowa ustawa wprowadziła wiele nieznanych do tej pory instytucji, jak chociażby analiza potrzeb i wymagań, nowy tryb podstawowy dopuszczający możliwość negocjacji złożonych ofert, czy ewaluacyjne narzędzie po zakończonym postępowaniu. Czy Pańskim zdaniem oznacza to prawdziwą szansę na efektywne wydatkowanie środków publicznych?

Andrzej Zawistowski:  Jak Pan słusznie zauważył, nie mam bezpośredniego doświadczenia praktycznego w zamówieniach publicznych. Od lat jednak interesuję się zmianami zachodzącymi w tym sektorze, ale trochę z „lotu ptaka”.  Mogę powiedzieć, że jak spojrzymy kilka lat wstecz, to ówczesne regulacje prawne w tym Prawo zamówień publicznych, skupiały się  głównie na stronie formalno-prawnej (kompletność dokumentacji, właściwe podpisy, itp.). Strona efektywnościowa była niestety w większości pomijana.

W nowym Prawie zamówień publicznych to się istotnie zmieniło i wprowadzono wiele regulacji i wymagań nakierowanych na efektywne wydawanie środków. A przecież nasz cel zakupowy jest taki sam, niezależnie od sektora – kupić jak najlepszy, innowacyjny produkt, czy usługę po optymalnej cenie. Wprowadzono konieczność stosowania narzędzi, które taką efektywność gwarantują, a które są stosowane od lat w sektorze komercyjnym. Np. analiza potrzeb i wymagań – z badań amerykańskich wynika, że właśnie w obszarze optymalizacji specyfikacji jest największy potencjał oszczędności – do 25%.

Tutaj rola zakupów niezależnie od sektora jest bardzo ważna, bo to my mamy kontakt z naszymi dostawcami, aktualnymi czy potencjalnymi i mamy wiedzę co się zmienia i jakie innowacyjne rozwiązania się pojawiają. Kolejnym takim narzędziem są całkowite koszty użytkowania.

Nie ma znaczenia, czy skomplikowane urządzenie pomiarowe kupujemy do laboratorium w szpitalu, czy w firmie farmaceutycznej. Musimy to zrobić jak najbardziej efektywnie i w naszym SWZ musimy uwzględnić nie tylko bezpośrednie koszty zakupu, ale również takie elementy jak koszty eksploatacji (np. odczynniki, czasy reakcji przy awariach, czy wydajność i szybkość pomiarów).

Automatyzacja i elektronizacja procesów zakupowych, a rola pracowników (specjalistów) zamówień publicznych

Łukasz Laszczyński: W Społeczności www.przetargowa.pl mówimy o zamówieniach publicznych widząc w nich trzy najważniejsze filary: Ludzie, Prawo, Procesy. Nie bez powodu na plan pierwszy wysuwamy właśnie ludzi, pracujących na co dzień w zamówieniach publicznych. Mamy obecnie czas szczególny, od początku roku wraz z nowym Prawem zamówień publicznych funkcjonuje pełna elektronizacja zamówień, Urząd Zamówień Publicznych znajduje się na zaawansowanym etapie realizacji projektu e-Zamówienia. Jak w świetle kierunku automatyzacji procesu zakupowego w zamówieniach publicznych ocenia Pan rolę pracowników (specjalistów) zamówień publicznych?.

Andrzej Zawistowski: Cyfryzacja i automatyzacja wkracza silnie w każdy obszar naszego działania, w tym oczywiście w procesy zakupowe. I nie chodzi o wyeliminowanie ludzi z tych procesów tylko o podniesienie efektywności naszej pracy. Automatyzacja, poza zapewnieniem transparentności procesu zakupowego, eliminuje nasze zaangażowanie w powtarzalne czynności, które nie generują wartości dodanej, choć oczywiście są niezbędne. Dzięki niej powinniśmy mieć więcej czasu na nowe wyzwania, takie jak właśnie skupienie się na podniesieniu efektywności procesu (analiza rynków produktów, usług, dostawców) czy tak ważne w ostatnim okresie zagwarantowanie ciągłości działania naszej firmy poprzez tworzenie bezpiecznych łańcuchów dostaw, niezależnie od tego czy jesteśmy kupcem w szpitalu, czy w firmie produkującej rowery. A do tego potrzebujemy specjalistów o nowych kompetencjach i wiedzy.

Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych

Łukasz Laszczyński: W 2017 r. Komisja Europejska (KE) wydała „Zalecenie w sprawie profesjonalizacji zamówień publicznych”, aby zachęcić państwa członkowskie UE do opracowywania strategii i inicjatyw na rzecz profesjonalizacji na szczeblu krajowym mających na celu zwiększenie poziomu profesjonalizacji w dziedzinie zamówień publicznych. W 2020r. powstały „Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych”. Pan z ramienia PSML uczestniczył w przygotowaniu tego dokumentu. Czemu służą Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych?

Andrzej Zawistowski: Zacznę może najpierw od „naszego polskiego podwórka”. Jako jeden z nielicznych krajów europejskich, nie mamy niestety systemu kształcenia specjalistów od zakupów (niezależnie od sektora) na poziomie licencjackim, czy magisterskim. To powoduje, że większość z nas wykonujących tę funkcję jest samoukami. Kompetencje i wiedzę zdobywamy indywidualnie, najczęściej w praktycznym działaniu i uczestnictwie w różnego rodzaju kursach, warsztatach, itp. wydarzeniach.

Brakujemy nam standardów w tym obszarze, a nasza wiedza jest rozproszona i  wyrywkowa. Dlatego tak ważnym dla nas, szczególnie dla zamówień publicznych jest dokument, o którym Pan wspomniał, opracowany przez KE. Wprowadza on właśnie tak potrzebną standaryzację w obszarze kompetencji i umiejętności zamawiających publicznie.

Dokument jest obszerny, ale jednocześnie bardzo praktyczny do bezpośredniego wykorzystania. Zawiera trzy podstawowe części: macierz 30 kompetencji dla czterech poziomów wiedzy, listę kompetencji i poziomów dla przykładowych 6 profili stanowiskowych za zamówieniach publicznych, zestaw pytań do weryfikacji naszego poziomu wiedzy i kompetencji.

Budowanie świadomości zakupowej w świecie zamówień publicznych

Łukasz Laszczyński: Jak wyglądała praca nad tym dokumentem? Pytam szczególnie o tę intelektualną warstwę budowania świadomości zakupowej dla zamówień publicznych? Jakie środowiska i organizacje udało się zaangażować do tworzenia „Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych”? 

Andrzej Zawistowski: Liderem tego wieloletniego projektu z ramienia KE była Polka, a w przygotowaniu dokumentów i standardów o których wspomniałem powyżej uczestniczyło wielu profesjonalistów i organizacji związanych z zakupami. Jako PSML uczestniczyliśmy w tym procesie, jako członek IFPSM (International Federation of Procurement and Supply Management). Stworzony przez IFPSM zespół czynnie przyczynił się do sukcesu tego projektu.

Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych”?  Jak je wykorzystać w codziennej pracy w zamówieniach publicznych?

Łukasz Laszczyński: Do czego można wykorzystać „Europejskie ramy kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych”?  Jak je wykorzystać w codziennej pracy w zamówieniach publicznych? Czy efekt prac, w których Pan uczestniczył ma szansę zakorzenić się od strony praktycznej w polskim systemie zamówień publicznych? Jak tę treść przenieść do zamówieniowej, polskiej codzienności?

 Andrzej Zawistowski: Jak już wspomniałem, jest to unikalne narzędzie definiujące standardowe wymagania w zakresie kompetencji na poziomie Unii Europejskiej, z którego możemy skorzystać bezpośrednio na poziomie każdego kraju. Co istotne, narzędzie to umożliwia adaptację poszczególnych modułów do specyficznych potrzeb i uwarunkowań w danym kraju, zachowując jednocześnie spójność całego procesu.

W jakim zakresie to narzędzie wykorzystamy, zależy tylko od nas. Patrząc na działania podejmowane już  w innych krajach np. Finlandii czy Estonii, rekomendowałbym adaptację tego narzędzia do warunków i wymogów regulacyjnych w naszym  kraju oraz wypracowanie modelu badania kompetencji zarówno dla organizacji, jak i pracowników zamawiających publicznie i wprowadzenie systemu certyfikacji potwierdzającej posiadanie określonych kompetencji. Z mojej strony widzę kluczowa role UZP jako lidera w tym procesie. Ze strony PSML jesteśmy oczywiście gotowi aktywnie w nim uczestniczyć.

Łukasz Laszczyński: Dziękuję za rozmowę!

Andrzej Zawistowski będzie Gościem II Kongresu Zamówień Publicznych OnLine i weźmie udział w panelu „Człowiek w zamówieniach publicznych”. Zapraszamy do udziału w Kongresie. Rejestracja  TUTAJ

Wywiad z Andrzejem Malinowskim, Prezydentem PRACODAWCÓW RP

Nowe prawo zamówień publicznych. Jak wyglądał proces legislacyjny z perspektywy Pracodawców RP?

Łukasz Laszczyński: Od początku obecnego roku w zamówieniach publicznych obowiązuje nowa ustawa. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. zastąpiła akt prawny, który na przestrzeni jego obowiązywania był wielokrotnie zmieniany, co przyczyniło się do utraty jego spójności. Pracodawcy RP aktywnie uczestniczyli w procesie konsultacji nowej ustawy. Czego dotyczyły Państwa główne uwagi na etapie tworzenia nowego Prawa zamówień publicznych?

Andrzej Malinowski: Nasi eksperci doradzali zarówno gdy dyskutowane były założenia przyszłej ustawy, jak i też w trakcie bezpośrednich prac dotyczących obecnej regulacji. Istotną rolę odegrał tu doraźny Zespół RDS ds. Zamówień publicznych.

Priorytetem było wdrożenie i zapewnienie  partnerskiego, gospodarczo uzasadnionego podejścia do udzielania zamówień. Dotychczasowa praktyka zamówień publicznych to faktyczna, ekonomiczna i prawna, dominacja zamawiającego nad wykonawcami. W rękach zamawiającego są wszystkie narzędzia oraz instrumenty prawne do wykorzystania w zamówieniu publicznym. Zamawiający korzystają z tych środków w różny sposób. W wielu przypadkach nadmierna asekuracja zamawiającego powoduje, że dla Wykonawcy realizacja zamówienia stanowi ogromne ryzyko finansowe i prawne.

Szereg uwag kierowanych na etapie prac nad ustawą zostało dostrzeżonych przez stronę rządową. Jednak nie wszystkie sugestie znalazły odzwierciedlenie w ostatecznym brzmieniu nowych przepisów. Postulowaliśmy na przykład wprowadzenie większej ochrony dla obu stron realizowanego zamówienia. W zamówieniach nie chodzi o to, aby jedna strona wykorzystywała drugą, albo realizowała zamówienie poniżej kosztów. Celem zamówień publicznych jest dostarczenie zamawiającemu produktu, który będzie w możliwie pełny sposób spełniać jego oczekiwania, z uwzględnieniem zasad efektywności, funkcjonalności, innowacyjności, po możliwie najlepszej cenie. Przy realizacji zamówienia strony powinny mieć na uwadze normalne, występujące przy każdej umowie, okoliczności i fakty gospodarcze i prawne. Proponowaliśmy między innymi wprowadzenie mechanizmów, które umożliwią weryfikację rażąco niskiej ceny. To ból głowy wszystkich zainteresowanych stron. W praktyce nieuczciwy wykonawca, który zaniża cenę, może w dowolny sposób uzasadniać swoją cenę względem zamawiającego, a pozostali Wykonawcy – często i Zamawiający, a nawet KIO – pozostają bezsilni wobec takiego stanu rzeczy. To także dostosowanie umowy o zamówienie publiczne do zmian, które mają miejsce na rynku pracy czy surowców i materiałów niezbędnych do jego realizacji. Dotyczy to wielu branż i powoduje szereg problemów – generuje ryzyka, które nierzadko kończą się w bardzo niekorzystny sposób dla Wykonawcy. Istotne jest również określenie limitów kar umownych nakładanych na Wykonawców.

Uwagi ze strony Pracodawców RP, a finalny kształt nowego aktu prawnego

Łukasz Laszczyński: Czy uwagi zgłaszane przez Pracodawców RP w toku konsultacji nowego Prawa zamówień publicznych i formułowane oczekiwania znalazły się w tekście ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych?

Andrzej Malinowski: Niestety nie wszystkie z naszych uwag i propozycji znalazły się w ostatecznych przepisach. Tak więc sukces jest połowiczny. Szkoda! Prawdopodobnie strona rządowa uwzględniła również głosy Zamawiających.

Rynek zamówień publicznych w Polsce. Elitarny klub, czy powszechnie dostępny rynek?

Łukasz Laszczyński: Rynek zamówień publicznych w Polsce to wartość blisko 200 mld złotych (według danych UZP za 2019 r.). Zamówienia publiczne są istotnym narzędziem wpływania sektora publicznego na gospodarkę. Jednak od wielu już lat obserwujemy w systemie zamówień publicznych w Polsce niezmiennie te same zjawiska świadczące, chociażby o stosunkowo małej konkurencyjności tego rynku. Wspomnieć tutaj można niezmienną dominację trybu przetargu nieograniczonego (w 2020 r. w 99,42% przetargów w Polsce wszczynano z zastosowaniem trybu przetargu nieograniczonego), czy stale znikome zainteresowanie trybami umożliwiającymi dokonywanie zakupów innowacyjnych dostaw i usług (w 2020 r. w trybie dialogu konkurencyjnego prowadzono zaledwie 0,06% postępowań, zaś w trybie partnerstwa innowacyjnego 0,01% postępowań). Prawdziwą wisienką na torcie niech będzie fakt, że w przypadku zamówień ogłaszanych w BZP, a więc o wartościach poniżej progów unijnych, w 2019 r. średnia liczba składanych ofert wyniosła 2,42 (!). Czy zatem rynek zamówień publicznych w Polsce możemy porównać bardziej do zamkniętego, elitarnego klubu, a nie rynku o powszechnej dostępności?

Andrzej Malinowski: Chyba tak. W pewnym zakresie rynek zamówień publicznych w Polsce może być postrzegany jako klub. Dla większości zamówień wpływa zaledwie jedna oferta. Jest także wiele przetargów, dla których brak ofert. W niektórych branżach mamy do czynienia z tymi samymi kontrahentami. Pewnie dlatego, że postępowania przetargowe obarczone są ogromnym ryzykiem. Na to mogą sobie pozwolić nieliczni. W rezultacie, szczególnie w zakresie dużych zamówień, dominują oferty składane przez duże i bardzo duże przedsiębiorstwa. Firmy małe i średnie mogą uczestniczyć w zamówieniach publicznych często tylko jako podwykonawcy lub nawet sub-podwykonawcy. Nie jest to korzystne z punktu widzenia interesów poszczególnych branż ani gospodarki w ogóle.

Bariery dla Wykonawców w zamówieniach publicznych

Łukasz Laszczyński: Gdzie z punktu widzenia pozycji przedsiębiorców (Wykonawców) definiuje Pan główne bariery w procesie ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego?

Andrzej Malinowski: Główne bariery w procesie zamówień publicznych to ryzyka prawne i gospodarcze. Są one w dużej mierze przerzucane na Wykonawców. Znaczna część firm stara się uwzględniać te ryzyka w cenie ofertowej. Koniec końców odbija to się negatywnie na Zamawiających, a koszty tego ponoszone są przez nas wszystkich.

Ogromną bolączką zamówień publicznych jest także brak, szeroko rozpowszechnionych, dobrych praktyk, wypracowanych w poszczególnych branżach. Stanowią one tzw. soft law.  W wielu krajach Unii Europejskiej są niezbędnym uzupełnieniem prawa zamówień publicznych. Akt ustawowy nie może bowiem, a nawet nie powinien, regulować wszystkich aspektów zamówienia. Z drugiej strony Zamawiający powinni mieć możliwość oparcia się w konstruowaniu zamówienia na pewnych określonych wzorcach. W ten sposób następuje profesjonalizacja zamówień publicznych, a jednocześnie zamawiający unikają zarzutów o tendencyjność w konstruowaniu przetargu. Niestety do tej pory dobre praktyki w Polsce nie rozwinęły się. Mam jednak nadzieję, że nowe przepisy, które do tego bardzo zachęcają, zmienią tę sytuację.

Czy nowe Prawo zamówień publicznych trzeba zmieniać?

Łukasz Laszczyński: Prezes Urzędu Zamówień Publicznych Pan Hubert Nowak w wywiadzie udzielonym dla www.przetargowa.pl wskazał, że „ […] kształt regulacji dotyczących zamówień publicznych nie jest zamknięty […]” i, że „[…] wszyscy mamy świadomość, że te rozwiązania legislacyjne i elektronizacyjne mogą nie być od razu idealne, wiele z nich jest nowych, kształtujących od nowa nasze przyzwyczajenia zamówieniowe. Dopiero wtedy jak sprawdzimy je w gospodarczej rzeczywistości, jak się w niej zaadoptują, będziemy wiedzieli, czy były wystarczające, czy może konieczna jest pewna korekta […]”. Zatem nawet w świadomości przedstawiciela Urzędu – regulatora systemu, jest głęboko zakorzeniona potrzeba zmiany przepisów Prawa zamówień publicznych po dokonaniu ewaluacji towarzyszącej pierwszemu okresowi jego stosowania. Czy już dziś widzi Pan konieczność dokonania zmian, które są w stanie otworzyć bardziej system zamówień publicznych dla przedsiębiorców?

Andrzej Malinowski: Trudno jest oceniać skuteczność ustawy po trzech miesiącach jej funkcjonowania. Z całą pewnością będziemy dalej zachęcać Urząd Zamówień Publicznych, ale również Zamawiających, do rozwiązań  zgodnie z zasadą „best value for money”. Innymi słowy, za środki publiczne powinny być dostarczane możliwie najlepsze, najbardziej sprawdzone i uniwersalne rozwiązania, produkty oraz roboty budowlane, z poszanowaniem uczciwej konkurencji. To powinien być priorytet przy wszystkich decyzjach dotyczących organizowania zamówień publicznych. Również przy decyzjach – które niestety pojawiają się coraz częściej – udzielania zamówień z pominięciem procedur konkurencyjnych. Warto pamiętać, iż wyłączenie procedury przy wydatkowaniu środków publicznych powinno być traktowane jako wyjątek. Chcielibyśmy, aby zamówienia publiczne postrzegać jako forum partnerskiego, kooperacyjnego wydatkowania środków publicznych. Mam nadzieję, iż Urząd Zamówień Publicznych i strona rządowa pozostaną otwarte na sygnały płynące na bieżąco od nas i z rynku.

Łukasz Laszczyński: Dziękuję bardzo za rozmowę.

Pracodawcy RP, najstarsza i największa organizacja pracodawców w Polsce, skupiająca ponad 19 000 przedsiębiorstw, zatrudniających przeszło 5 milionów pracowników, objęli swoim Patronatem II Kongres Zamówień Publicznych OnLine, który odbędzie się 16.04 w godz. 09.00 – 16.00. Prezydent Pracodawców RP Pan Andrzej Malinowski będzie uczestniczył w podsumowaniu tego wydarzenia.

Zapraszamy do rejestracji na stronie www.kongrespzp.pl