Pieczęcie elektroniczne w PZP
Elektronizacja zamówień publicznych diametralnie zmieniła pracę działu ZP. Musieliśmy przyzwyczaić się do plików (chociaż papier nie odpuszcza), do podpisów kwalifikowanych, formatów plików, wypakowywania XMLów i wszystkiego tego, co przed 2021 rokiem było obce dla większości zamawiających, a częściej leżało w gestii IT.
Wykonawcy również idą w kierunku elektronizacji. Co prawda nie zmusza ich do tego ustawa, ale naturalne dla biznesu jest dążenie do oszczędności i usprawniania procesów.
W tym miejscu nastąpiło zderzenie dwóch światów dążących do elektronizacji. Z jednej strony zamówienia i oferty elektroniczne, które otrzymują, a z drugiej wykonawcy i sposób ich przygotowania. Pełnia elektronizacji po stronie zamówień przypada również na rozkwit elektronizacji obiegu dokumentów wykonawcy. I tu na scenę wchodzi Autenti.
Co z podpisami i pieczęciami Autenti?
Autenti jest to polska firma zajmująca się między innymi obiegiem dokumentacji w przedsiębiorstwach. Wielu zamawiających z pewnością stanęło przed dylematem czy uznawać dokumenty opatrzone elektronicznymi pieczęciami Autenti.
Ale zacznijmy od początku, popatrzmy z perspektywy biznesu. Przedsiębiorcy realizują codziennie dziesiątki procesów, w których niezbędna jest komunikacja i odpowiedni łańcuch decyzyjny. Elektroniczne zatwierdzanie wszelkiej maści dokumentów nie wymaga podpisów kwalifikowanych, więc dokumenty te zwyczajowo są opatrywane pieczęciami elektronicznymi. Oczywiście system zapewnia możliwość wykorzystania dowolnego podpisu kwalifikowanego, natomiast w większości procesów biznesowych nie jest to konieczne, a co za tym idzie, nie jest zazwyczaj wykorzystywane.
Mniej niż 10% dokumentów wymaga podpisów kwalifikowanych i w tym miejscu pojawia się zagrożenie. Wykonawca, który “pieczętuje” elektronicznie zdecydowaną większość dokumentów, nie jest przyzwyczajony do tego, żeby ofertę lub inne dokumenty niezbędne w przetargu podpisać podpisem kwalifikowanym. To, w jaki sposób osoba uprawniona do reprezentacji podpisze dokument, zależy w głównej mierze od tego, jaką ścieżkę akceptacji wybierze osoba inicjująca obieg danego dokumentu oraz jakiego rodzaju podpisów będzie wymagała na danym etapie zatwierdzenia (podpisania).
Dowiedz się WIĘCEJ i uporządkuj swoją wiedzę o podpisach elektronicznych w zamówieniach publicznych! Obejrzyj nasze filmy na kanale YouTube PRZETARGowa 👇
Czy dokumenty opieczętowane uznajemy w PZP?
W świecie zamawiających mamy do czynienia z dwoma przypadkami, w których występują pieczęcie elektroniczne Autenti lub podobnych podmiotów.
1) Dokument jest opatrzony wyłącznie pieczęciami elektronicznymi.
Pierwsza z opcji nie jest uznawana jako prawidłowy podpis na gruncie PZP. Oferta niepodpisana podpisem kwalifikowanym (lub zaufanym, lub osobistym) nie jest zgodna z ustawą i oferta taka zostaje odrzucona ze względu na tę niezgodność.
2) Dokument jest opatrzony pieczęciami elektronicznymi, ale występuje tam również podpis kwalifikowany.
W tym przypadku obecność pieczęci elektronicznych w żadnej mierze nie ma wpływu na ważność oferty. Mało tego, pieczęcie te mogą być naruszone, wygasłe lub w jakikolwiek inny sposób, uszkodzone, a podpis kwalifikowany jest złożony poprawnie i integralność dokumentu zachowana również po opatrzeniu tym podpisem, to oferta jest ważna.
Wyniki weryfikacji plików z pieczęciami
Pewne konfuzje może budzić sposób wyświetlania raportów w programach do weryfikacji lub walidacji podpisów kwalifikowanych. Fakt istnienia pieczęci (które nie są podpisami kwalifikowanymi, nawet jeżeli bazują na certyfikatach kwalifikowanych) powoduje, że niektóre weryfikatory cały dokument uznają za “nieokreślony”.
Taki komunikat jest w pełni uzasadniony i nie powinien nas dziwić. To do czego powinni się po raz kolejny przyzwyczaić się zamawiający to nie podejście per plik, ale podejście per podpis na pliku. Badanie każdego z podpisów doprowadzi nas do prawdy i pomoże w podjęciu poprawnej decyzji.
To o czym z kolei powinni pamiętać wykonawcy to czytać SWZ i niezależnie czy wykorzystując komunikację e-mailową, czy też systemy do zatwierdzania dokumentów to opatrzyć ofertę odpowiednim podpisem. Zawsze najbezpieczniejszy w tym wypadku jest podpis kwalifikowany, dopuszczony w każdym przetargu i w każdym państwie członkowskim w UE.
DOWIEDZ się WIĘCEJ! Zobacz odcinek: Czy uznawać PIECZĘCIE ELEKTRONICZNE w PZP? i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇
