Dziennik Internetowy dla Społeczności Zamówień Publicznych

Strona głównaAnalizy eksperckiePrawoJak przygotować się do KONTROLI? Jakimi ZASADAMI powinny kierować się kontrole w...

Jak przygotować się do KONTROLI? Jakimi ZASADAMI powinny kierować się kontrole w elektronicznych zamówieniach publicznych?

Oddaję w Wasze ręce opracowanie, które jest pokłosiem wielu szkoleń z zakresu elektronizacji zamówień publicznych. Jest to moje drugie podejście to tej materii, stąd też materiał zdecydowanie bardziej usystematyzowany i przemyślany, bo poparty szerokim doświadczeniem ostatnich lat elektronizacji

Zdefiniowanie problemu

Jednym z głównych problemów, wpływających na przebieg kontroli jest mnogość tematów i aktów prawnych do skontrolowania w zamówieniach publicznych. 

Powyższe sprawia, że zamawiającym ciężko jest odnaleźć się w gąszczu przepisów, a czasami nawet zdać sobie sprawę, że takie przepisy ich dotyczą. Żeby ułatwić przygotowanie się do kontroli, przedstawiam syntetyczne zestawienie aspektów, które powinny być poruszane podczas kontroli elektronicznych zamówień publicznych.

Zdaję sobie sprawę, że lista może być niepełna, a niektóre postulaty wymagają szerszego komentarza, dlatego na wszelkie komentarze jestem otwarty (pytania można pisać w komentarzu pod artykułem). Lista ta, z założenia ma charakter praktyczny, a nie akademicki. Z powodu zwięzłości materiału (co jest plusem, ale może być i minusem) proszę czytelnika, żeby każde z zagadnień rozpatrywał w całości tj. OPIS+Dobrze+Źle, nie wyrywając z kontekstu poszczególnych twierdzeń.

Na końcu dokumentu znajdują się przydatne linki i odnośniki do pobrania niezbędnego oprogramowania. 

13 rad przed kontrolą w zamówieniach publicznych

1. Plik czy papier?

OPIS: Zamawiający powinien przekazać kontroli PLIKI. Sposób przekazania dokumentacji do ustalenia z kontrolerem (email, pendrive, płyty CD). Oferty (lub inne pliki jeżeli zamawiający również podpisuje dokumenty podpisem elektronicznym) są oryginałami jedynie jeżeli są plikami, nie wydrukami.

Co powinniśmy drukować: OBEJRZYJ FILM
Czy wiesz, kiedy dokument jest oryginałem? OBEJRZYJ FILM

DOBRZE: Zamawiający składuje/archiwizuje pliki.

ŹLE: Zamawiający wydrukował oferty i skasował pliki. W tej sytuacji nie posiada oryginalnej dokumentacji.

DOWIEDZ się WIĘCEJ! Obejrzyj film: Czy wiesz, kiedy DOKUMENT jest ORYGINAŁEM? | Podpis elektroniczny w ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇

2. Które pliki podlegają kontroli?

OPIS: Kontrolujący powinien zażądać oryginalnego pliku, jaki otrzymał zamawiający. Pliki mogą być spakowane, podpisane podpisem otaczającym (wewnętrznie). Zamawiający przedstawiając plik “wyłuskany” z ZIP, XAdES wewnętrzny, XML itd. mógłby przedstawić dowolny plik, twierdząc, że to jest plik/dokument wyodrębniony z paczki. Raporty z www.platformazakupowa.pl posiadają sumy kontrolne przesłanych przez wykonawcę plików, więc możliwa jest łatwa identyfikacja oryginału. 

DOBRZE: Zamawiający przedstawia oryginalne pliki, tak jak do niego dotarły.

ŹLE: Zamawiający przedstawia samo wnętrze wypakowanych plików albo co gorsze wydruki.  

ZOBACZ, jak SPRAWDZIĆ SUMĘ KONTROLNĄ pliku! OBEJRZYJ kurs dostępny na Platformie Edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇

3. Czy zamawiający sprawdził poprawność podpisów elektronicznych?

OPIS: Zamawiający powinien przeprowadzić czynność weryfikacji podpisów, żeby ustalić ważność oferty. Nie ma obowiązku pobierania raportów z weryfikacji, ale jest to dobra praktyka (np. na potrzeby kontroli). Wydruk potwierdzenia weryfikacji podpisów jest dopuszczalny. Lepszym rozwiązaniem szczególnie w przypadku walidacji podpisów (WebNotarius) jest posiadanie pliku z poświadczeniem walidacji, ponieważ plik ten ma na sobie elektroniczną pieczęć dostawcy oprogramowania walidującego podpis. Walidacja podpisu ma wyższą wagę dowodową niż jego weryfikacja.

Jak sprawdzić, czy podpis jest kwalifikowany? OBEJRZYJ FILM
Weryfikacja podpisów elektronicznych – czym różni się od walidacji? OBEJRZYJ FILM
Podpis zaufany: jak zweryfikować i odczytać plik XML? OBEJRZYJ FILM

DOBRZE:
1) Zamawiający posiada potwierdzenia weryfikacji podpisów kwalifikowanych lub osobistych, albo screeny z weryfikacji podpisów zaufanych z gov.pl.
2) Zamawiający może oświadczyć, że przeprowadził weryfikację, ale nie posiada dowodów. 
3) Zamawiający posiada wewnętrzną notatkę lub protokół z oświadczeniem, że weryfikację przeprowadził.

ŹLE: Zamawiający nie ma potwierdzeń i nie oświadczył, że zweryfikował pliki. Pliki nie pozwalają na poprawną weryfikację podpisów. UWAGA certyfikaty po zazwyczaj 2 latach wygasają i kontrola w większości przypadków dostanie podpisy, które są wygasłe.

ZOBACZ, jak weryfikować podpis, którego certyfikat już wygasł! Subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube i bądź na bieżąco! 👇

4. Formaty plików

OPIS: Sprawdzić jakie formaty plików zamawiający dopuszcza w SWZ. UWAGA: zapis w SWZ “ogólnodostępne formaty plików” jest bardzo nieostry i może doprowadzić do nadużyć.  “Ogólnodostępność” – zależy od czasu, miejsca i umiejętności zamawiającego do otwarcia pliku. 

DOBRZE: Pliki od wykonawców są zbieżne z SWZ, ewentualnie inne, ale mimo to uwzględnione przez zamawiającego jako złożone poprawnie.

ŹLE:
1) Zamawiający odrzucił “oferty” ze względu na brak możliwości otwarcia plików, a format, w którym zostały złożone, jest zgodny z SWZ. 
2) Zamawiający nie odrzucił oferty i przyjął błędne formaty plików, zastrzeżone w SWZ jako niedopuszczalne.

WIĘCEJ o SWZ i formatach plików przeczytasz w artykule: NIEPOPRAWNE zapisy w SWZ, a ODRZUCENIE oferty – brak podpisu elektronicznego! 👇

5. Formaty podpisów w kontekście SWZ i instrukcji narzędzi do przyjmowania ofert

OPIS: Należy sprawdzić jakie formaty podpisów zamawiający dopuszcza w SWZ. Powinien dopuszczać wszystkie wynikające z eIDAS, czyli: PAdES, XAdES, ASIC, CAdES. Bez ograniczania formatów do wybranych, lub czy podpis ma być wewnętrzny, czy zewnętrzny.

Opinia prawno-techniczna w zakresie formatów podpisów: POBIERZ TUTAJ

DOBRZE: Zamawiający nie ogranicza formatów. Może rekomendować wykorzystanie konkretnych formatów ze względu na wygodę czy bezpieczeństwo (PAdES).

ŹLE: Zamawiający ogranicza formaty do PAdES lub XAdES, lub do podpisów wewnętrznych, lub zewnętrznych. Stanowi to rażące ograniczenie konkurencyjności. 

WIĘCEJ o formatach podpisów i ich ograniczaniu przeczytasz w artykule: Sprawa w KIO! OGRANICZANIE rodzaju PODPISU elektronicznego! 👇

6. Składowanie dokumentów / archiwizacja

OPIS: Problem przechowywania plików jest powszechny. Wielu zamawiających przetrzymuje pliki na swoich komputerach lub na dyskach współdzielonych. Również po upływie 2 lat od zakończenia sprawy. Dokumenty w postaci elektronicznej powinny być składowane i archiwizowane w sposób uniemożliwiający zmianę plików lub jakąkolwiek ingerencję w pliki.

Archiwizacja plików w zamówieniach publicznych. Jak archiwizować? OBEJRZYJ FILM

DOBRZE: Zamawiający przechowuje pliki w systemach typu EZD, gdzie ma zapewnione bezpieczeństwo plików dostęp ograniczony tylko do określonych osób. Podobnie na www.platformazakupowa.pl procesy są zgodne z systemami klasy EZD.

ŹLE:
1) Brak plików, zostały same wydruki (ofert i oświadczeń) – brak oryginalnych dokumentów.
2) Pliki zapisane na PC na dyskach zamawiającego – nie mamy potwierdzenia skąd plik pochodzi kiedy się tam znalazł. Chyba, że skonfrontujemy sumę kontrolną pliku z sumą kontrolną z raportu z systemu, w którym plik trafił do zamawiającego (o ile system wykorzystywany przez zamawiającego ma taką możliwość). 
3) Pliki zapisane na dysku współdzielonym (patrz j.w.)

DOWIEDZ się więcej o archiwizacji plików w zamówieniach publicznych! OBEJRZYJ film ARCHIWIZACJA PLIKÓW w zamówieniach publicznych. JAK ARCHIWIZOWAĆ? i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇

7. Dostępność cyfrowa

OPIS: Zgodnie z normą  WCAG 2.1, na którą powołuje się ustawa o dostępności cyfrowej, na stronach www należy publikować wszelkie dokumenty w sposób zgodny z ww. normą. 
UWAGA: zapisy dotyczące dostępności cyfrowej nie dotyczą map i dokumentacji technicznej. Jeżeli została opublikowana dokumentacja niedostępna cyfrowo, to kontrolujący powinien sprawdzić, czy na pewno jest to wina zamawiającego. Może to być dokumentacja od innych podmiotów, na które zamawiający nie ma wpływu.

Kurs dotyczący tworzenia dokumentacji cyfrowo dostępnej: PRZEJDŹ
Sprawdź, czy nie popełniasz tych błędów – zapowiedź kursu: OBEJRZYJ ZAPOWIEDŹ
Dostępność cyfrowa. Co robisz źle? PRZECZYTAJ

UWAGA 2: procedowane są zmiany w sprawie dostępności w zamówieniach publicznych – PRZECZYTAJ artykuł na gov.pl – KLIKNIJ

DOBRZE: Dokumentacja w np. doc, pdf. NIE skan. Dokumentacja, którą “da się słuchać” np. w NVDA. Dokumentacja nie posiada błędów wymienionych w kolumnie “Źle”.

ŹLE:
1)Skan na stronie prowadzonego postępowania — dokumentacja niedostępna cyfrowo.
2) Czcionka mniejsza niż 12.
3) Czcionka szeryfowa NP. Times New Roman.
4) Justowanie tekstu.
5) Tabela, w której nagłówek nie przenosi się automatycznie na kolejną stronę.
6) Wielokropki zamiast tabeli.
7) Odstępy między wierszami mniejsze niż 1,5.
8) Podkreślenie tekstów niebędących linkami.
9) Zbyt mały kontrast w przypadku użycia kolorów w tekście. (narzędzie do weryfikacji kontrastu
10) Niezastosowanie tekstów alternatywnych jeżeli występują obrazy w tekście (loga, herby, nagłówki ad dofinansowanie etc.). 

PRZEJDŹ kurs z dostępności cyfrowej! Cały kurs dostępny na Platformie Edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇

8. Jednolitość danych

OPIS: Jednolitość danych, czyli to, co zamawiający publikuje na stronie prowadzonego postępowania, musi być zbieżne z dokumentacją podpisaną przez kierownika zamawiającego. Problem zasadniczo nie istnieje w przypadku stosowania przez zamawiającego podpisów kwalifikowanych na wytwarzanej dokumentacji i publikowania podpisanych plików.

DOBRZE: Dokumenty umieszczane na stronie prowadzonego postępowania są identyczne z dokumentami podpisanymi. 

ŹLE: Dokumenty na stronach www/eZamówieniach/platformie /BIP, odbiegają treścią od dokumentów podpisanych przez kierownika zamawiającego. Szczególnie często ten problem występuje przy odpowiedziach na pytania. 

ZOBACZ, jak sprawnie przygotować dokumenty zamówienia! OBEJRZYJ odcinek: WORKSPACE w ZAMÓWIENIACH publicznych – jak SPRAWNIE przygotować DOKUMENTY zamówienia? i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇

9. Poprawność podpisów zagranicznych

OPIS: Bardzo często funkcjonują za granicą Polski podpisy, które nie są kwalifikowane, ale przyjęły się w codziennym życiu gospodarczym. W wielu przypadkach takie podpisy nie są zgodne z eIDAS. Wszelakie podpisy kwalifikowane powinny przejść pozytywną weryfikacją na stronie: KLIKNIJ

DOBRZE: Wszystkie pliki, które mają być opatrzone podpisem kwalifikowanym, wykazują po sprawdzeniu w linku powyżej występowanie usług zaufania.

ŹLE: Weryfikacja w narzędziu nie wskazuje występowania usług zaufania.
UWAGA: dotyczy to tylko podpisów kwalifikowanych – nie weryfikujemy podpisów zaufanych i osobistych.

DOWIEDZ się WIĘCEJ o podpisach zagranicznych i ich poprawnej weryfikacji! OBEJRZYJ odcinek: Weryfikacja elektronicznych PODPISÓW ZAGRANICZNYCH od A do Z i subskrybuj kanał PRZETARGowa na YouTube! 👇

10. Forma elektroniczna a postać elektroniczna

OPIS: Sprawdzić, czy w postępowaniach powyżej progów UE są zastosowane jedynie podpisy kwalifikowane. 

DOBRZE: W postępowaniach powyżej progów UE dopuszczalne są tylko podpisy kwalifikowane. 

ŹLE: Wykorzystanie podpisów zaufanych lub osobistych w postępowaniach powyżej progów UE jest błędem. 

Dowiedz się WIĘCEJ! Uporządkuj swoją wiedzę o podpisach elektronicznych w zamówieniach publicznych! Obejrzyj nasze filmy na kanale YouTube PRZETARGowa 👇

11. Publikacja kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia

OPIS: Sprawdzamy, czy kwota została opublikowana. Sprawdzamy kiedy została opublikowana i czy przed rozszyfrowaniem ofert. Sposób sprawdzenia zależy od narzędzia wykorzystywanego przez zamawiającego. W przypadku większości platform komercyjnych te informacje są łatwe do pozyskania. W przypadku miniPortalu trzeba było porównać dane z miniportalu, ze stroną prowadzonego postępowania, gdzie następuje publikacja kwoty. 

DOBRZE: Kwota została opublikowana przed rozszyfrowaniem ofert.

ŹLE:
1) Kwota nie została opublikowana.
2) Publikacja nastąpiła po rozszyfrowaniu ofert.

PAMIĘTAJ, że na platformazakupowa.pl kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia publikuje się automatycznie! Nie musisz o niczym pamiętać! SPRAWDŹ, jak prosto i logicznie publikuje się PRZETARGI na platformazakupowa.pl 👇

12. Oryginalność plików (sumy kontrolne)

OPIS: Skąd mamy mieć pewność, że przedstawione pliki to faktycznie pliki z otwarcia? Zagadnienie trudne. W przypadku platform komercyjnych możemy poprosić o pobranie plików bezpośrednio z systemu. W przypadku miniPortalu takiej opcji nie było, a w przypadku e-Zamówień jest tylko przez 90 dni od zakończenia postępowania. Ciężko udowodnić oryginalność lub nieoryginalność plików. To zależy od narzędzia wykorzystywanego przez zamawiającego.

Czym jest suma kontrolna? OBEJRZYJ FILM

DOBRZE: Raport z platformy pokazuje, jaka jest suma kontrolna plików przesłana przez Zamawiającego. Porównanie sumy z raportu z sumą pliku gwarantuje oryginalność danych. 

ŹLE: Brak potwierdzenia oryginalności plików.

ZOBACZ, jak SPRAWDZIĆ SUMĘ KONTROLNĄ pliku! OBEJRZYJ kurs dostępny na Platformie Edukacyjnej dla Zamówień Publicznych – przetargOS! 👇

13. Aktualność menu/nawigacji na stronie zamawiającego – Puste strony “przetargi” na BIP/www

OPIS: Po przejściu przez zamawiających na e-Zamówienia lub inne platformy, zakładka przetargi często pozostała niezmieniona i w konsekwencji pusta. Nie napisano, że są tam jedynie archiwalne postępowania, a aktualne znajdują się na e-Zamówieniach lub platformie. Wykonawca szukający postępowania na www po wejściu na taką pustą, źle oznaczoną stronę, nie znajdzie przekierowania do postępowań aktualnych.

DOBRZE: Odpowiednio opisane menu na stronie www, w którym Zakończone postępowania są oznaczone, a aktualne kierują do narzędzia, na którym znajdują się strony prowadzonych postępowań.

ŹLE: Na www zamawiającego znajduje się zakładka przetargi, w której nic nie ma. A postępowania są prowadzone na eZamówieniach lub platformie komercyjnej.  

DOWIEDZ się WIĘCEJ o kontroli i bądź na bieżąco! PRZECZYTAJ news: UCHWAŁA Komitetu ds. kontroli zamówień publicznych na PRZETARGowa.pl! 👇

Przydatne linki i oprogramowanie

  1. NVDA – oprogramowanie do słuchania dokumentów pisanych w kontekście dostępności cyfrowej: PRZEJDŹ
  2. Szafir 2.0 do weryfikacji podpisów wygasłych: PRZEJDŹ
  3. Sprawdzenie, czy podpis na pewno jest kwalifikowany, a nie zaufany, czy osobisty: PRZEJDŹ  
  4. Narzędzie do badania kontrastu tekstu: PRZEJDŹ
  5. Pełny kurs z podpisów elektronicznych oraz dostępności cyfrowej dokumentacji dostępny na przetargOS.pl: PRZEJDŹ

JESZCZE WIĘCEJ wiedzy o kontroli i jak się do niej przygotować uzyskasz oglądając nasz kanał YouTube PRZETARGowa! Nie zapomnij o subskrypcji kanału! 👇


Oceń artykuł! Czy ten artykuł był pomocny?

Dziękujemy za Twoją opinie!

Napisz artykuł na przetargowa.pl lub zgłoś dla nas temat! Skontaktuj się z nami! (kliknij tutaj).

Authors

  • Zygmunt Kopacz

    Na co dzień jestem trenerem w dziedzinie zamówień publicznych w Open Nexus oraz przetargowa.pl

    View all posts
  • Kinga Ludwikowska

    Z Open Nexus związana od 2018 roku. Przygodę ze światem zamówień publicznych zaczęła jako trener z platformy zakupowej i prawa zamówień publicznych. Następnie, jako wsparcie od podpisów i marketing na PRZETARGowa.pl. Specjalistka od weryfikacji plików beznadziejnych. Lubi wspierać wykonawców i pokazywać dobre praktyki elektronicznego podpisywania. Autorka pierwszej na rynku zamówień pigułki wiedzy o podpisie zaufanym i osobistym.

    View all posts

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj

Popularne w kategorii ludzie

Popularne w kategorii procesy

Wyróżnione w kategorii prawo