Obalanie mitów
Mimo, że proces elektronizacji Zamówień Publicznych sięga października 2018 roku, to jednak nadal w obiegu funkcjonuje wiele mitów dotyczących komercyjnych rozwiązań w zakresie portali e-usług jak i rozwiązań rządowych. Niniejszy tekst ma na celu rozjaśnienie tematu szczególnie tym Zamawiającym, którzy nie wiedzą od czego rozpocząć analizę ryzyka w zakresie wyboru platformy. Z racji faktu, że MiniPortal jest najdłużej działającym systemem obsługującym procesy elektronicznie, będzie on głównym punktem odniesienia, jednak nie zabraknie również wzmianek nt. platformy e-Zamówienia. Zapraszam do lektury.
Punkt zwrotny
W 2018 roku wielu Zamawiających bało się wybrać system komercyjny do obsługi zamówień z racji komunikatu Urzędu Zamówień Publicznych, w którym argumentowano, że zakup systemu komercyjnego jest nieuzasadniony ekonomicznie. Z czasem można było zauważyć, że w wyniku błędów systemu rządowego coraz większa część Zamawiających skłania się w stronę rozwiązań komercyjnych. Jednak największym katalizatorem tego trendu okazała się kontrola MiniPortalu przez Najwyższą Izbę Kontroli. Platforma MiniPortal została oceniona jako niezgodna z ustawą PZP w zakresie dyskryminacji Wykonawców (wcześniej art. 10b starego PZP, dzisiaj art 64 PZP). O sprawie z resztą szerzej pisała gazeta prawna tutaj. W skrócie: by skorzystać z MiniPortalu Wykonawca zmuszony był do posiadania systemu operacyjnego Windows w celu dokonania szyfrowania ofert. Choć tę funkcjonalność poprawiono, to nadal obowiązkiem Wykonawcy jest posiadanie profilu zaufanego. Gdzie tu dyskryminacja? Wykonawca zagraniczny, nieposiadający przedstawicielstwa w naszym kraju, nie ma możliwości założenia profilu zaufanego, a tym samym… nie ma możliwości złożenia oferty.
Szyfrowanie ofert i przesłanie oferty
Choć szyfrowanie zostało zautomatyzowane na MiniPortalu, to nadal nastręcza sporych trudności wykonawcom. Szyfrowanie oferty w nieodpowiednim miejscu nadal powoduje brak możliwości odszyfrowania – być może najkorzystniejszej – oferty. Wiążę się to z faktem, że formularze do przesyłania ofert za pośrednictwem ePUAP wymagają od Wykonawcy posiadania dwóch niezależnych informacji – adresu skrzynki ePUAP oraz nr ogłoszenia. Niestety, podanie którejkolwiek z przytoczonych informacji błędnie, skutecznie wyklucza Wykonawcę z postępowania. Praktycznie żaden system komercyjny obecny na polskim rynku nie odnotowuje podobnych problemów. Więcej o tym mówiliśmy w ramach webinaru, który można obejrzeć tutaj.
Archiwizacja
MiniPortal, jako nakładka na ePUAP, nie zapewnia przechowywania danych, np. na potrzeby kontroli (zgodnie z ustawą PZP okres przechowywania danych wynosi dla dokumentów zamówienia min. 4 lata). Choć system jest bezpłatny, koszt skutecznego – i bezpiecznego – przechowywania danych nadal ciąży na Zamawiającym.
Odpowiedzialność
Za niedziałanie MiniPortalu odpowiada… Zamawiający. Na stronie MiniPortalu nie znajdziemy informacji o SLA, tj. gwarantowanego poziomu świadczenia usług – gdyż takiej gwarancji po prostu nie ma. Zgodnie z art. 64 ustawy PZP odpowiedzialność za udostępniane narzędzie leży po stronie instytucji Zamawiającej – w przypadku awarii, która spowoduje brak możliwości złożenia oferty, Wykonawca ma prawo wnieść odwołanie, które w przypadku uwzględnienia przez Krajową Izbę Odwoławczą – pociągną za sobą koszty po stronie Zamawiającego. W przypadku awarii platformazakupowa.pl Zamawiający otrzymuje zapisaną w umowie gwarancję, że ewentualne koszty wynikające z odwołania ponosi operator platformy.
Dla przykładu – platformazakupowa.pl gwarantuje SLA na poziomie 99,97% (system może nie działać na potrzeby aktualizacji i prac serwisowych wykonywanych w nocy przez 26 godzin w skali roku). MiniPortal w 2019 roku był nieczynny przez ponad 48 godzin, do tego w godzinach czasu pracy Zamawiających.
Czy na pewno za darmo?
To zależy. Jeżeli Zamawiający skupi się jedynie na cenie, to oczywiście MiniPortal jest jedynym bezpłatnym rozwiązaniem na rynku. Jeżeli jednak Zamawiający przeanalizuje koszt życia produktu w zakresie:
- ofert niemożliwych do odszyfrowania,
- ofert, które trafiły do innego Zamawiającego,
- przerwy w działaniu systemu (więcej: tutaj),
- braku profesjonalnego helpdesku (pomoc techniczna MiniPortalu nie zna przepisów PZP),
- odpowiedzialności, która ciąży na Zamawiającym (w przypadku rozwiązań komercyjnych – Zamawiającego zabezpieczają kary umowne i gwarancja jakości)
To może okazać się, że ze względu na utratę korzystnych cenowo ofert, oszczędność wynikająca z korzystania z MiniPortalu jest pozorna.
E-zamówienia. Perspektywa lepszego jutra
W pierwszym kwartale 2022 roku zostanie udostępniony nowy moduł platformy e-Zamówienia, który ma zastąpić niedoskonały MiniPortal. Widząc wg jakich standardów budowany jest system e-Zamówienia, faktycznie można mieć nadzieję na lepsze. Reużywalność danych, rezygnacja z obciążonego EPUAPu, ogłoszenia i postępowania w jednym miejscu, automatyzacja wielu czynności natury administracyjnej to tylko niektóre z zapowiadanych zmian, które czekają Zamawiających. Nie będzie to jednak narzędzie pozbawione ryzyk. Już dzisiaj system e-Zamówienia ma spore trudności w obsłudze natężenia ruchu mimo, iż portal stosuje się jedynie do ogłoszeń. Zasadne wydają się zatem obawy, czy system wytrzyma tak spory ruch na stronie. Ponadto, nadal za niedziałanie systemu odpowiadać będzie Zamawiający, gdzie w przypadku rozwiązań komercyjnych ta odpowiedzialność cedowana jest – przynajmniej w części – na podmiot komercyjny. Tu należy postawić sobie pytania:
Czy korzystanie z systemu rządowego zapewni nam bezpieczeństwo procesu?
Jakie są plusy i minusy wypróbowania rozwiązań komercyjnych?
Analiza porównawcza
Gotowych odpowiedzi nie mam, ale w analizie powinna pomóc poniższa tabela:
| Punkty odniesienia | platforma rządowa | platformazakupowa.pl |
| Rozwiązanie obowiązkowe? | Nie | Nie |
| Odpowiedzialność | W przypadku braku możliwości złożenia oferty przez Wykonawcę to Zamawiający poniesie odpowiedzialność, wliczając koszty uwzględnionego odwołania przed KIO; brak gwarancji SLA | Open Nexus w ramach umowy zapewnia gwarancję SLA (gwarancję jakości) na poziomie 99,7%, której w przypadku niedochowania Zamawiający może naliczyć kary umowne. Do tego, Zamawiający posiada gwarancję KIO – jeśli z winy systemu Wykonawca nie będzie mógł złożyć oferty, to Open Nexus zwróci Zamawiającemu koszty postępowania odwoławczego w KIO. Ponadto, wdrożyliśmy ISO 27001 – normę w zakresie bezpieczeństwa. |
| Awaryjność | Dotąd MiniPortal oraz Ezamówienia miały szereg przerw technicznych, które bez zapowiedzi odbywały się w środku dnia pracy. | Dla przykładu – w 2019 roku MiniPortal był niedostępny przez ponad 48 godzin w skali roku, platformazakupowa.pl przez 26 godzin z czego 100% czasu wynikała z aktualizacji systemu odbywających się w godzinach wieczornych |
| Wsparcie? | Call center; obsługa stricte techniczna | Zespół wsparcia podzielony na 3 obszary – administrowanie systemem, rozwój klienta, wsparcie merytoryczne. Niezależnie w czym tkwi problem, Zamawiający znajdzie wsparcie. W skrajnych przypadkach wsparcie poza standardowym czasem pracy 8-17 pon-pt |
| Konkurencyjność | brak możliwości złożenia oferty przed podmioty spoza PL (MiniPortal) ze względu na wymagany profil zaufany | każdy może złożyć ofertę |
| Dostępność | konieczność założenia konta | brak konieczności zakładania konta |
| Szyfrowanie ofert | automatyczne | automatyczne |
| Wzory dokumentów | brak | wzory specyfikacji, regulaminów, załączników |
| Archiwizacja dokumentów | brak | łatwy dostęp do dokumentów 10letni od terminu składania ofert nawet w przypadku, gdy umowa przestała wiązać Zamawiającego |
| Dodatkowe moduły | brak | platforma edukacyjna z zakresu PZP, szkolenia, konsultacje, rejestr umów, rejestr wydatków, kompleksowa obsługa postępowań o wartości poniżej 130.000 zł netto |
| Skalowalność | za równo EPUAP, MiniPortal jak i Ezamówienia nie wytrzymują dużego natężenia ruchu. | Mimo zrealizowanych blisko 550tys postępowań, nieliczne przerwy w działaniu systemu (głównie w ramach aktualizacji systemu, pod koniec tygodnia, wieczorem) |
| Rozmiary plików | załączniki łącznie max do 150mb | nielimitowana wielkość/ilość załączników Zamawiającego, 10 załączników po 150mb max każdy po stronie Wykonawcy |
| Rozwój | do momentu realizacji założeń projektu | nieustanne usprawnienia systemu |
| Weryfikacja podpisów kwalifikowanych | brak | kwalifikowana walidacja podpisów za pośrednictwem WebNotarius |
| Komunikacja | brak korelacji między stroną postępowania a kanałem komunikacyjnym powoduje szereg przypadków, gdy oferty trafiają do niewłaściwych postępowań/niewłaściwych zamawiających | komunikacja w ramach postępowania odbywa się niezależnym kanałem, dedykowanym dla konkretnej strony prowadzonego postępowania |
Poprzednie publikacje
Gorąco zachęcam do lektury poprzednich artykułów, które zostały opublikowane na łamach PRZETARGowa.pl:
https://przetargowa.pl/wady-i-zalety-rozwiazan-miniportalu-oraz-platform-komercyjnych-w-zakresie-elektronizacji/
