Dziennik Internetowy dla Społeczności Zamówień Publicznych

Strona głównaAnalizy eksperckieProcesyRejestr umów powyżej 500 zł. Narzędzie do prowadzenia rejestru

Rejestr umów powyżej 500 zł. Narzędzie do prowadzenia rejestru

Rejestr umów to ostatnio szeroko dyskutowany temat. Jawności gospodarowania środkami publicznymi jest jedną z najważniejszych zasad systemu finansów publicznych w Polsce. Trudno nie identyfikować się z nią, tym bardziej że system finansów publicznych postrzegamy jako naszą wspólną sprawę, wymagając od dysponentów tych środków, by wydatkować je w sposób celowy, oszczędny i racjonalny. Na temat zasady jawności gospodarowania środkami publicznymi można przeczytać TUTAJ

Nowy rok, który jest z nami już od kilku dni. Dla przedstawicieli sektora finansów publicznych przyniósł nowe obowiązki związane z nowelizacją ustawy o finansach publicznych wprowadzającej obowiązek prowadzenia rejestru umów powyżej 500 zł.  
Jak przygotować się do jego prowadzenia? Co powinno znaleźć się w rejestrze? W końcu jakie sankcje grożą za jego nieposiadanie, albo niewłaściwe prowadzenie? O tym między innymi w niniejszym artykule. Przygotowaliśmy również dla tych wszystkich, którzy są objęci obowiązkiem prowadzenia rejestru umów solidne wsparcie od Open Nexus.

Jaka jest podstawa prawna prowadzenia rejestru umów powyżej 500 pln?

W dniu 2 czerwca 2021 r. do Sejmu wpłynął poselski projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw zawierający również propozycję zmian w obszarze związanym z finansami publicznymi. W dniu 29 października 2021 r. Prezydent RP podpisał Ustawę z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw.

Ustawa powyższa wprowadza zmiany w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej ufp).

Najważniejszą zmianą wprowadzoną do powyższego aktu prawnego jest dodanie doń przepisu art. 34a i 34b. Zgodnie z treścią nowego przepisu art. 34a ust. 1 ufp Minister Finansów prowadzi rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych. Rejestr umów jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Kto jest objęty obowiązkiem prowadzenia rejestru?

Zgodnie z treścią przepisu art. 34a ust. 1 ufp  rejestr będzie dotyczył umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych. Informacje na temat wspomnianych wyżej jednostek sektora finansów publicznych znajdziemy w Rozdziale 3 ufp. Zgodnie z przepisem art. 8 ust. 1 ufp  jednostki sektora finansów publicznych są tworzone w formach określonych w niniejszym rozdziale.

Podmioty tworzące sektor finansów publicznych zostały wymienione w przepisie art. 9 ufp. Zgodnie z powyższym sektor finansów publicznych tworzą:   

  1. organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały
  2. jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki
  3. związki metropolitalne
  4. jednostki budżetowe
  5. samorządowe zakłady budżetowe
  6. agencje wykonawcze
  7. instytucje gospodarki budżetowej
  8. państwowe fundusze celowe
  9. Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
  10.  Narodowy Fundusz Zdrowia
  11.  samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej
  12.  uczelnie publiczne
  13.  Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
  14. państwowe i samorządowe instytucje kultury
  15. inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego
  16. Bankowy Fundusz Gwarancyjny.

Jakie informacje powinny być agregowane w rejestrze umów?

Art. 34a ust. 6 ufp wymienia enumeratywnie informacje, które winniśmy agregować tworząc rejestr umów. Należą do nich: numer umowy – o ile taki nadano, data i miejsce zawarcia umowy, okres obowiązywania umowy, oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron określenie przedmiotu umowy, wartość przedmiotu umowy, informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Dodatkowo warto pamiętać, że w rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu. W przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w rejestrze zamieszcza się informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy. 

Kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie danych do rejestru umów?

Przepis art. 34a ust. 9 ufp stanowi wprost, że dane, o których mowa w ust. 6-8 art. 34a, wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Realnie sposób organizacji procesu agregacji danych, wprowadzania ich do rejestru umów będzie zależał od decyzji podjętej w ramach każdego z podmiotów objętych obowiązkiem prowadzenia przedmiotowego rejestru.

Warto w tym miejscu wskazać, że powyższa decyzja powinna zostać poprzedzona refleksją dotyczącą ułożenia tego procesu. Z samej ufp oczywiście nie wynika, że rejestr ten powinien zostać przypisany komórkom ds. zamówień publicznych. Wiadomym jednak jest, że z racji bardzo częstego przypisania tym jednostkom zadań związanych z udzielaniem tzw. zamówień bagatelnych to właśnie po stronie komórek ds. zamówień publicznych znajduje się najwięcej informacji, które mogą zostać wykorzystane w procesie prowadzenia rejestru umów powyżej 500 zł. 

W tym przypadku można zatem wykorzystać tę oczywistą korzyść płynącą z organizacyjnej centralizacji udzielana tzw. zamówień bagatelnych u zamawiających. Oczywiście nie jest to jedyny i dominujący model związany z udzielaniem tego rodzaju zamówień, gdyż istnieją również i tacy zamawiający, u których występuje model decentralizacji tego rodzaju zamówień, przenoszący ciężar organizacyjny zamówień bagatelnych z komórek ds. zamówień publicznych na działy i pracowników merytorycznych.        

Od kiedy należy prowadzić rejestr umów?

W tym miejscu mamy dość ciekawą, żeby nie napisać z lekka absurdalną zagadkę … legislacyjną bowiem z treści przepisu art. 34a ust. 10 ufp wynika, że informacje w rejestrze umów zamieszcza się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności określonej w ust. 8. 

Zatem powyższa regulacja nie zostawia w zasadzie żadnej wątpliwości, że ustawodawca nie pozostawia zbyt wiele czasu na wprowadzanie informacji do rejestru umów. Mało tego, za powyższym obowiązkiem stoi bardzo poważna sankcja, zgodnie bowiem z przepisem art. 34b kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Art. 15 ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, która wprowadziła omawiane zmiany do ufp stanowi, że ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r., z wyjątkiem art. 4, art. 6 (zmiany do ufp) i art. 8, które wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2022 r. Jednak trzeba w tym miejscu zajrzeć do art. 13 ustawy zmieniającej, który mówi o tym, że w rejestrach umów, o których mowa w art. 27a ust. 1 ustawy zmienianej w art. 4 oraz art. 34a ust. 1 ustawy zmienianej w art. 6, zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Zatem prowadzenie rejestru umów powyżej 500 zł powinno rozpocząć się już od 1 stycznia tego roku, nie zaś dopiero od lipca

Narzędzie do prowadzenia rejestru umów zamiast podsumowania

Jak prawidłowo prowadzić rejestr? Ufam, że informacje zawarte w niniejszym artykule okażą się pomocne, dodatkowo Open Nexus przygotował specjalnie dla Państwa bezpłatne narzędzie umożliwiające prowadzenie rejestru umów zgodnie z wymaganiami szczegółowo opisanymi w niniejszym artykule. Narzędzie jest dostępne TUTAJ. Polecam do wykorzystania w swoich organizacjach!  

Rejestr umów to HIT czy KIT?

  • Łukasz Laszczyński

    prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego, studiów podyplomowych z zakresu prawa zamówień publicznych, zarządzania projektami na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu, uczestnik studiów doktoranckich na Wydziale Prawa Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego, autor publikacji poświęconych prawu zamówień publicznych - komentarzy praktycznych dla „LEX Zamówienia Publiczne”, książek „Prawo zamówień publicznych. Regulaminy, wzorcowa dokumentacja postępowania, orzecznictwo” oraz „Prawo zamówień publicznych. Praktyczny poradnik dla zamawiających i wykonawców” (współautor). Ponad dziesięć lat doświadczenia w systemie zamówień publicznych, zarówno po stronie zamawiających jak i wykonawców.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj
Captcha verification failed!
Ocena użytkownika captcha nie powiodła się. proszę skontaktuj się z nami!

Popularne w kategorii prawo

Popularne w kategorii ludzie

Wyróżnione w kategorii procesy