Rejestr umów to ostatnio szeroko dyskutowany temat. Jawności gospodarowania środkami publicznymi jest jedną z najważniejszych zasad systemu finansów publicznych w Polsce. Trudno nie identyfikować się z nią, tym bardziej że system finansów publicznych postrzegamy jako naszą wspólną sprawę, wymagając od dysponentów tych środków, by wydatkować je w sposób celowy, oszczędny i racjonalny. Na temat zasady jawności gospodarowania środkami publicznymi można przeczytać TUTAJ.
Nowy rok, który jest z nami już od kilku dni. Dla przedstawicieli sektora finansów publicznych przyniósł nowe obowiązki związane z nowelizacją ustawy o finansach publicznych wprowadzającej obowiązek prowadzenia rejestru umów powyżej 500 zł.
Jak przygotować się do jego prowadzenia? Co powinno znaleźć się w rejestrze? W końcu jakie sankcje grożą za jego nieposiadanie, albo niewłaściwe prowadzenie? O tym między innymi w niniejszym artykule. Przygotowaliśmy również dla tych wszystkich, którzy są objęci obowiązkiem prowadzenia rejestru umów solidne wsparcie od Open Nexus.
Jaka jest podstawa prawna prowadzenia rejestru umów powyżej 500 pln?
W dniu 2 czerwca 2021 r. do Sejmu wpłynął poselski projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw zawierający również propozycję zmian w obszarze związanym z finansami publicznymi. W dniu 29 października 2021 r. Prezydent RP podpisał Ustawę z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw.
Ustawa powyższa wprowadza zmiany w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej ufp).
Najważniejszą zmianą wprowadzoną do powyższego aktu prawnego jest dodanie doń przepisu art. 34a i 34b. Zgodnie z treścią nowego przepisu art. 34a ust. 1 ufp Minister Finansów prowadzi rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych. Rejestr umów jest systemem teleinformatycznym w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Kto jest objęty obowiązkiem prowadzenia rejestru?
Zgodnie z treścią przepisu art. 34a ust. 1 ufp rejestr będzie dotyczył umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych. Informacje na temat wspomnianych wyżej jednostek sektora finansów publicznych znajdziemy w Rozdziale 3 ufp. Zgodnie z przepisem art. 8 ust. 1 ufp jednostki sektora finansów publicznych są tworzone w formach określonych w niniejszym rozdziale.
Podmioty tworzące sektor finansów publicznych zostały wymienione w przepisie art. 9 ufp. Zgodnie z powyższym sektor finansów publicznych tworzą:
- organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały
- jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki
- związki metropolitalne
- jednostki budżetowe
- samorządowe zakłady budżetowe
- agencje wykonawcze
- instytucje gospodarki budżetowej
- państwowe fundusze celowe
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
- Narodowy Fundusz Zdrowia
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej
- uczelnie publiczne
- Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
- państwowe i samorządowe instytucje kultury
- inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego
- Bankowy Fundusz Gwarancyjny.
Jakie informacje powinny być agregowane w rejestrze umów?
Art. 34a ust. 6 ufp wymienia enumeratywnie informacje, które winniśmy agregować tworząc rejestr umów. Należą do nich: numer umowy – o ile taki nadano, data i miejsce zawarcia umowy, okres obowiązywania umowy, oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron określenie przedmiotu umowy, wartość przedmiotu umowy, informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
Dodatkowo warto pamiętać, że w rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu. W przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w rejestrze zamieszcza się informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy.
Kto jest odpowiedzialny za wprowadzanie danych do rejestru umów?
Przepis art. 34a ust. 9 ufp stanowi wprost, że dane, o których mowa w ust. 6-8 art. 34a, wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Realnie sposób organizacji procesu agregacji danych, wprowadzania ich do rejestru umów będzie zależał od decyzji podjętej w ramach każdego z podmiotów objętych obowiązkiem prowadzenia przedmiotowego rejestru.
Warto w tym miejscu wskazać, że powyższa decyzja powinna zostać poprzedzona refleksją dotyczącą ułożenia tego procesu. Z samej ufp oczywiście nie wynika, że rejestr ten powinien zostać przypisany komórkom ds. zamówień publicznych. Wiadomym jednak jest, że z racji bardzo częstego przypisania tym jednostkom zadań związanych z udzielaniem tzw. zamówień bagatelnych to właśnie po stronie komórek ds. zamówień publicznych znajduje się najwięcej informacji, które mogą zostać wykorzystane w procesie prowadzenia rejestru umów powyżej 500 zł.
W tym przypadku można zatem wykorzystać tę oczywistą korzyść płynącą z organizacyjnej centralizacji udzielana tzw. zamówień bagatelnych u zamawiających. Oczywiście nie jest to jedyny i dominujący model związany z udzielaniem tego rodzaju zamówień, gdyż istnieją również i tacy zamawiający, u których występuje model decentralizacji tego rodzaju zamówień, przenoszący ciężar organizacyjny zamówień bagatelnych z komórek ds. zamówień publicznych na działy i pracowników merytorycznych.
Od kiedy należy prowadzić rejestr umów?
W tym miejscu mamy dość ciekawą, żeby nie napisać z lekka absurdalną zagadkę … legislacyjną bowiem z treści przepisu art. 34a ust. 10 ufp wynika, że informacje w rejestrze umów zamieszcza się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności określonej w ust. 8.
Zatem powyższa regulacja nie zostawia w zasadzie żadnej wątpliwości, że ustawodawca nie pozostawia zbyt wiele czasu na wprowadzanie informacji do rejestru umów. Mało tego, za powyższym obowiązkiem stoi bardzo poważna sankcja, zgodnie bowiem z przepisem art. 34b kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Art. 15 ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, która wprowadziła omawiane zmiany do ufp stanowi, że ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r., z wyjątkiem art. 4, art. 6 (zmiany do ufp) i art. 8, które wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2022 r. Jednak trzeba w tym miejscu zajrzeć do art. 13 ustawy zmieniającej, który mówi o tym, że w rejestrach umów, o których mowa w art. 27a ust. 1 ustawy zmienianej w art. 4 oraz art. 34a ust. 1 ustawy zmienianej w art. 6, zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Zatem prowadzenie rejestru umów powyżej 500 zł powinno rozpocząć się już od 1 stycznia tego roku, nie zaś dopiero od lipca.
Narzędzie do prowadzenia rejestru umów zamiast podsumowania
Jak prawidłowo prowadzić rejestr? Ufam, że informacje zawarte w niniejszym artykule okażą się pomocne, dodatkowo Open Nexus przygotował specjalnie dla Państwa bezpłatne narzędzie umożliwiające prowadzenie rejestru umów zgodnie z wymaganiami szczegółowo opisanymi w niniejszym artykule. Narzędzie jest dostępne TUTAJ. Polecam do wykorzystania w swoich organizacjach!
