Jak w praktyce wygląda ochrona sygnalistów? I kim w ogóle oni są? Na te (i inne!) pytania odpowiada poniżej Eryk Brodnicki! Jednocześnie zachęcamy też do obejrzenia wideo w tym temacie na naszym kanale YouTube!
Sygnaliści, znani również jako whistleblowers (dosł. „ludzie dmuchający w gwizdek”), to osoby zgłaszające naruszenia prawa w miejscu pracy. Zgłoszenia te mogą dotyczyć szerokiego spektrum nieprawidłowości, od korupcji, przez łamanie przepisów dotyczących bezpieczeństwa, po mobbing. Według Dyrektywy UE 2019/1937 sygnalista to osoba fizyczna ujawniająca informacje o naruszeniach prawa w kontekście zawodowym. Ich zgłoszenia mają na celu poprawę funkcjonowania organizacji oraz ochronę interesu publicznego.
Historia i regulacje prawne
Pierwsze regulacje dotyczące sygnalistów pojawiły się w Stanach Zjednoczonych na początku XX wieku, a w 1998 roku Wielka Brytania wprowadziła ustawę ich chroniącą. Na poziomie europejskim kluczowym aktem prawnym jest Dyrektywa 2019/1937, która nakłada na kraje członkowskie obowiązek ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa w każdym z krajów Unii Europejskiej.
19 czerwca 2024 r. Prezydent RP podpisał Ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 928) o ochronie sygnalistów, która wejdzie w życia 25 września 2024 r. Ustawa ta implementuje przepisy niniejszej dyrektywy do polskiego porządku prawnego, dając organizacjom trzy miesiące na wdrożenie jej zapisów. Obejmuje to m.in.: wypracowanie rozwiązań dotyczących wdrożenia kanałów zgłoszeniowych, kompleksowych procedur postępowania z sygnalistami, jak również działań mających na celu wyjaśnienie zgłaszanych nieprawidłowości.
Ochrona sygnalistów
Przepisy unijne
Unijne przepisy wymagają ustanowienia zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych kanałów zgłoszeń oraz procedur chroniących sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Sygnalista, który zgłasza naruszenia w dobrej wierze, ma prawo do odszkodowania w przypadku doznania szkody w ramach zgłaszanej nieprawidłowości. Warto zauważyć, że osoby zgłaszające dodatkowo są chronione przed działaniami odwetowymi, takimi jak odmowa nawiązania stosunku pracy, zwolnienie, czy obniżenie wynagrodzenia. Ochrona ta dotyczy również osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, takich jak przedsiębiorcy czy wolontariusze.
Kogo obejmuje ustawa i co z niej wynika?
Przepisy ustawy stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Pracodawcy muszą wdrożyć środki ochrony sygnalistów oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ważne jest, aby system zgłaszania naruszeń był dostępny i anonimowy, dostosowany do specyfiki organizacji.
Jakie korzyści dla firm i społeczeństwa może przynieść wdrożenie mechanizm ochrony sygnalistów?
Wdrożenie efektywnych mechanizmów ochrony sygnalistów może przynieść wiele korzyści, takich jak:
– Zwiększone bezpieczeństwo publiczne. Dzięki szybkiemu wykrywaniu i eliminacji naruszeń.
– Poprawa reputacji firmy. Pracodawcy wspierający sygnalistów są postrzegani jako odpowiedzialni społecznie.
– Efektywność operacyjna. Szybsze identyfikowanie problemów wewnętrznych pozwala na ich skuteczniejsze rozwiązywanie.
– Ochrona przed ryzykiem prawnym. Przestrzeganie przepisów dotyczących sygnalistów minimalizuje ryzyko sankcji prawnych.
Ochrona sygnalistów. Siedem fundamentalnych obowiązków pracodawców
- Wdrożenie odpowiednich kanałów zgłaszania naruszeń. Pracodawca musi zapewnić bezpieczne i poufne kanały, które umożliwią pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości. Bezpieczeństwo i poufność tych kanałów są kluczowe, aby pracownicy czuli się komfortowo i byli pewni, że ich zgłoszenia będą traktowane poważnie.
- Ochrona tożsamości sygnalistów. Jednostki zobowiązane muszą zapewnić, że tożsamość osoby zgłaszającej będzie chroniona i nie zostanie ujawniona bez jej zgody. Jest to niezbędne, aby sygnaliści mieli pewność, że ich dane osobowe są bezpieczne i że nie grozi im żadna forma represji.
- Zakaz działań odwetowych. Pracodawca nie może podejmować żadnych działań, które mogłyby zaszkodzić osobom zgłaszającym nieprawidłowości. Jakiekolwiek formy represji są niezgodne z prawem i mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla pracodawcy.
- Organizacja regularnych szkoleń dla pracowników. Szkolenia te zwiększają świadomość pracowników na temat systemu ochrony sygnalistów i pokazują, jak mogą z niego skorzystać.
- Przeprowadzanie postępowań wyjaśniających. Pracodawca musi zapewnić, że każde zgłoszenie jest dokładnie zbadane i odpowiednio udokumentowane. Transparentne i obiektywne postępowania są kluczowe dla utrzymania zaufania pracowników do systemu zgłaszania nieprawidłowości.
- Informowanie sygnalistów o postępach. Transparentność w komunikacji z sygnalistami buduje zaufanie i pokazuje, że zgłoszenia są traktowane poważnie.
- Zapewnienie dostępności kanałów zgłaszania. Informacje o sposobach zgłaszania nieprawidłowości muszą być łatwo dostępne i zrozumiałe. Każdy pracownik powinien wiedzieć, jak i gdzie zgłaszać nieprawidłowości bez konieczności szukania tych informacji na własną rękę.
Najważniejsze kwestie dotyczące sygnalistów
Anonimowość i poufność
Anonimowość i poufność są kluczowe dla ochrony sygnalistów. Pracodawcy muszą zagwarantować, że dane osobowe sygnalistów są bezpieczne i nie zostaną ujawnione bez ich zgody. Tylko wtedy pracownicy będą mieli odwagę zgłaszać nieprawidłowości, nie obawiając się represji.
Wewnętrzne i zewnętrzne kanały zgłoszeń
Przepisy wymagają utworzenia zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych kanałów zgłoszeń. Wewnętrzne kanały umożliwiają pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości bezpośrednio w organizacji. Jednym z wiodących rozwiązań na rynku jest produkt Centrum Audytu Bezpieczeństwa Sp. z o.o. – Kanał zgłoszeniowy, który został opracowany przez byłych oficerów służb specjalnych, licencjonowanych detektywów oraz audytorów wiodących w zakresie bezpieczeństwa informacji czy zarządzania ciągłością działania. Zewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń zaś pozwalają na zgłaszanie naruszeń do odpowiednich organów państwowych lub instytucji nadzorczych.
Ochrona przed represjami
Jednym z głównych założeń przepisów jest ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Sygnaliści nie mogą być zwalniani, zdegradowani ani karani za zgłaszanie naruszeń. Pracodawcy muszą wdrożyć mechanizmy, które zapobiegają wszelkim formom represji.
Wsparcie i odszkodowania
Sygnaliści, którzy doznają szkód w wyniku działań odwetowych, mają prawo do odszkodowania. Przepisy unijne i krajowe zapewniają im wsparcie prawne i finansowe, co ma na celu zminimalizowanie ryzyka związanego z ujawnieniem nieprawidłowości.
Promowanie kultury zaufania
Wdrożenie procedur ochrony sygnalistów ma również na celu promowanie kultury zaufania w organizacjach. Pracodawcy powinni zachęcać pracowników do zgłaszania nieprawidłowości i pokazywać, że takie działania są pożądane i wspierane.
Podsumowanie
Ochrona sygnalistów jest nieodzownym elementem budowania bezpiecznego i uczciwego środowiska pracy. Przestrzeganie siedmiu kluczowych obowiązków, które zostały przedstawione w niniejszym artykule, jest niezbędne do wdrożenia prawidłowego systemu ochrony sygnalistów. Tym samym pamiętajmy, że skuteczna ochrona osób zgłaszających naruszenia to fundament uczciwego i transparentnego środowiska pracy.
Cały katalog usług związanych z ochroną sygnalistów tj. przygotowanie procedur, wdrożenie kanału zgłoszeniowego czy przeprowadzenie szkoleń znajdziecie Państwo w ofercie Centrum Audytu Bezpieczeństwa Sp. z o.o. Ich szczegółowych zakres został umieszczony na stronie www.kanalzgloszeniowy.pl.
