OPZ i SWZ powinny być instrukcją
Jako platforma zakupowa, często wcielamy się w rolę wykonawcy i składamy oferty w postępowaniach na zakup platformy komercyjnej do szeroko rozumianych zakupów. W związku, z czym chciałabym przedstawić Wam kilka ulepszeń dokumentacji postępowania, która ułatwi złożenie oferty przez wykonawcę, a także zapobiegnie dodatkowym pytaniom, czy koniec końców ofercie, która nie będzie spełniała Waszych wymagań. A niestety, drodzy Zamawiający, czasem Wasze SWZ są po prostu nie do spełnienia. Ale o tym za chwilę. Zacznijmy od wspólnych definicji.
Ustal wspólne definicje
Wielokrotnie spotkaliśmy się z niepoprawnymi definicjami w dokumentach. Definicje te z reguły dotyczyły podpisów elektronicznych i ich weryfikacji. Właśnie, weryfikacji czy walidacji? Rozważmy tę kwestię, a Wy, drodzy Zamawiający, sprawdźcie, czego rzeczywiście potrzebujecie.
Czym jest walidacja?
Walidacja, to potocznie, kwalifikowana weryfikacja podpisów KWALIFIKOWANYCH. Nie istnieje zatem walidacja podpisów zaufanych, osobistych, czy innych. Walidacja dotyczy tylko i wyłącznie podpisów kwalifikowanych.
Czym walidacja różni się od weryfikacji? Czego potrzebuje Zamawiający?
Czym walidacja różni się od weryfikacji? Osobą odpowiedzialną za wynik badania podpisu. Przy weryfikacji, do której używamy programów zaufanych (niekwalifikowanych), odpowiedzialność za wynik leży po stronie Zamawiającego! Z kolei przy walidacji, do której to czynności używamy jedynego narzędzia dostępnego w Polsce – WebNotarius, odpowiedzialnym za wynik jest WebNotarius.
Czyż nie brzmi to uspokajająco? Zwłaszcza w przypadku walidacji kwalifikowanych podpisów zagranicznych, z którymi często są problemy.
Jeśli zatem będziecie publikować przetargi (unijne i krajowe) to powinna interesować Was WALIDACJA podpisów kwalifikowanych. Weryfikację możecie przeprowadzić sami, bez udziału platformy, z zastrzeżeniem, że odpowiedzialność za wszystko, co powie Wam program, ponosicie Wy.
Czy platformy zakupowe posiadają walidator podpisów elektronicznych?
Nie wiem, jak wygląda to u konkurencji, ale platformazakupowa.pl, czyli platforma od Open Nexus, posiada zaimplementowaną, zawsze zaktualizowaną, najnowszą wersję WebNotarius, która dla Klientów ON dostępna jest BEZPŁATNIE w wersji NIELIMITOWANEJ. Więcej informacji po kliknięciu w poniższy przycisk! 👇
A co z podpisami zaufanymi i osobistymi? Czy jesteśmy w stanie wymagać jakiegoś narzędzia?
Zacznijmy od tego, że pod żadnym pozorem nie powinniśmy wymagać jednego narzędzia do weryfikacji wszystkich rodzajów podpisów elektronicznych (kwalifikowanych, zaufanych, osobistych), bo takie narzędzie po prostu NIE ISTNIEJE! Jest więc to błąd po stronie Zamawiającego i wymóg, którego wykonawca nie jest w stanie spełnić.
Zgodnie ze sztuką, podpisy zaufane powinniśmy weryfikować na GOV.PL. Z kolei podpisy osobiste powinniśmy weryfikować przez program do weryfikacji podpisów osobistych: PRZEJDŹ.
Oczywiście możemy zweryfikować takie pliki w innych programach i nawet niekiedy uzyskamy odpowiedź. Ale czy będzie ona prawidłowa, bądź czy będzie dawała nam tyle informacji, że będziemy w stanie z całą pewnością stwierdzić, że podpis jest poprawny, bądź też nie? Odpowiedź brzmi: NIE.
Jeśli pliki podpisane podpisem zaufanym lub osobistym „zwalidujemy” w WebNotarius, otrzymamy wynik NIEOKREŚLONY.
Po wczytaniu się w raport jesteśmy w stanie określić, co to za rodzaj podpisu, kiedy podpis został złożony. I już, ponieważ NIE MOŻEMY bazować na narzędziu do walidacji podpisów kwalifikowanych w momencie, gdy potrzebujemy WERYFIKACJI podpisu zaufanego. Wynik z WebNotarius powinien być dla nas tylko i wyłącznie wskazówką, co zrobić z danym plikiem i gdzie go dalej zweryfikować.
Podobnie jest z innymi weryfikatorami. Jeśli zweryfikujemy podpis zaufany w programie Szafir, to oczywiście dostaniemy „jakiś tam” wynik. Czy będzie on prawomocny? Na pewno nie zadziałamy zgodnie ze sztuką, ponieważ ponownie powinniśmy wynik z Szafira traktować jako podpowiedź, co zrobić dalej z takim plikiem. A mianowicie należy go zweryfikować na gov.pl.
Z podpisami osobistymi robimy dokładnie tak samo.
WIĘCEJ o różnicach pomiędzy walidacją a weryfikacją dowiesz się z odcinka na kanale PRZETARGowa na YouTube! 👇
Czy platformy zakupowe powinny mieć weryfikatory podpisów zaufanych i osobistych?
Nie muszą. Podobnie jak weryfikatora czy walidatora podpisów kwalifikowanych. To, że posiadają, wynika tylko i wyłącznie z decyzji firmy. Prawnie, dostawcy platform nie mają obowiązku posiadania weryfikatorów podpisów.
Czy jest to przewaga na rynku? Zdecydowanie tak. Lepiej dla Zamawiających, gdy mogą zrobić większą część procesu w jednym miejscu, niż każdy etap od publikacji postępowania do badania ofert robić gdzie indziej.
Dodatkowo WebNotarius nie udostępnia swojego narzędzia dla indywidualnych klientów. Dlatego warto wspomóc się tu platformą.
Kiedy Zamawiający potrzebuje walidacji podpisów kwalifikowanych?
Walidacja podpisów kwalifikowanych potrzebna jest wtedy, gdy Zamawiający będzie publikował przetargi. Zarówno unijne, jak i krajowe. Co prawda, w przetargach krajowych, dozwolone są trzy rodzaje podpisu elektronicznego (kwalifikowany, zaufany, osobisty). Jednak nie możemy wykluczyć podpisów kwalifikowanych i przez to zrezygnować z posiadania walidatora/weryfikatora. Jakieś narzędzie powinniśmy mieć. Pytanie jakie.
Jeśli Wasza obecna platforma, nie posiada WebNotarius, ani innych narzędzi zaufanych, możecie pobrać programy ze stron kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zaufanych dostawców znajdziecie na liście NCCERT.
Nie jest powiedziane, że każdy wydawca podpisu kwalifikowanego, zobligowany jest do posiadania weryfikatora. Dostawca może, ale nie musi udostępniać weryfikatora do swojego konkretnego podpisu. Zatem nie zawsze wszystkie podpisy kwalifikowane mają swój odpowiednik w narzędziu do ich weryfikacji.
Nie możemy również zapominać o weryfikacji online, jaką jest na przykład strona: weryfikacjapodpisu.pl. Tutaj jednak należy pamiętać, by nie weryfikować dokumentów, które zawierają tajemnicę przedsiębiorstwa czy inne dane wrażliwe. Wynika to z tego, że weryfikacja nie jest przeprowadzana stacjonarnie na komputerze, ale online, przez co pliki wysyłane są na serwery zewnętrzne weryfikatora. Zatem te dokumenty, których nie powinny oglądać osoby trzecie, nie weryfikujemy przez strony internetowe.
Jak się zabezpieczyć, jeśli Zamawiający działa na narzędziach zaufanych?
Najlepszym zabezpieczeniem jest dla nas kwalifikowane narzędzie, jednak nie zawsze mamy możliwość jego posiadania. W przypadku, gdy Zamawiający działa na weryfikatorach zaufanych, należy pamiętać o stałej aktualizacji programów. Wyjątek stanowi narzędzie Szafir, którego starsza wersja oprogramowania pomaga przy weryfikacji podpisów, które mają wygasły certyfikat. Jak zweryfikować podpis z wygasłym certyfikatem, dowiesz się z filmu na kanale PRZETARGowa na YouTube! 👇
Czy Zamawiający może coś ograniczyć w OPZ/SWZ w kwestii podpisów elektronicznych?
Przy zakupie platformy komercyjnej, nie widzę takiej potrzeby i konieczności. Możemy chcieć wybrać platformę, która posiada narzędzie sprawdzające poprawność podpisów i daje nam do niego nielimitowany dostęp. Możemy również poprosić o szkolenia (nagrane lub online) z podpisów elektronicznych. Wsparcie merytoryczne przy weryfikacji poprawności podpisu również jest mile widziane. Są to oczywiście rzeczy, których dostawca platformy nie musi zapewniać. I rzadko też kiedy te wymogi są w 100% spełnione.
Platformazakupowa.pl spełnia wszystkie powyższe założenia. Oprócz WebNotarius dostępnego dla Klientów bez limitu, posiadamy również kurs online z podpisów elektronicznych na przetargOS.pl, a także wspieramy naszych Klientów merytorycznie, czy to w postaci webinarów, czy przez rozwiązywanie przypadków, które nam podeślą.
PRZEGAPIŁEŚ Święto Zamówień Publiczych – POZAP? Szkoda, że Cię nie było! OBEJRZYJ retransmisję pierwszego dnia! 👇 A następnym razem koniecznie pamiętaj, by świętować z nami! 😉
