Dziennik Internetowy dla Społeczności Zamówień Publicznych

Strona głównaAnalizy eksperckieProcesyZasady OCHRONY INFORMACJI firmy - TAJEMNICA przedsiębiorstwa

Zasady OCHRONY INFORMACJI firmy – TAJEMNICA przedsiębiorstwa

Informacje poufne stanowią wartościowy zasób. Prowadząc działalność gospodarczą firma regularnie wymienia informacje z innymi podmiotami.

Ochrona naszych zasobów, pomysłów, rozwiązań technologicznych, procesów, planów, ofert handlowych, wycen i innych informacji dotyczących firmy ma kluczowe znaczenie dla zarządzania naszą działalnością, utrzymania przewagi nad konkurencją oraz spełniania wymogów prawnych.

Mając świadomość, jak ważnym zasobem jest informacja, w taki sam sposób traktujemy informacje dotyczące naszych kontrahentów, współpracowników itd.Wszystkie informacje pozyskane w ramach współpracy z podmiotami, które deklarują współpracę z nami w charakterze podwykonawcy, podmiotu udostępniającego potencjał, współpracownika itd. są traktowane jako poufne.

Jeśli informacje te dotyczą zasad i zakresu współpracy, w tym wykaz osób oraz ofert cenowych, uznajemy, że taka informacja ma charakter tajemnicy przedsiębiorstwa i zostaje ona objęta ochroną. Ujawnienie tych informacji mogłoby doprowadzić do zerwania dobrych relacji z naszymi kontrahentami, które zbudowane są na zaufaniu. Dlatego wprowadzamy szereg obostrzeń w zakresie przetwarzania i przechowywania informacji zdobytych podczas kontaktów handlowych. Nasza firma szanuje poufne informacje innych firm w taki sposób, w jaki oczekuje szanowania swoich informacji poufnych przez inne firmy. Pracownicy zobowiązani są do ochrony poufnych informacji, w tym tajemnic handlowych, przed nieautoryzowanym ujawnieniem wewnątrz lub na zewnątrz firmy, zarówno celowym, jak i przypadkowym. Pracownicy nie mogą ujawniać żadnych poufnych informacji osobom spoza firmy bez uzyskania wyraźnej zgody na piśmie. Pracownicy nie mogą dzielić się poufnymi informacjami nawet z osobami wewnątrz firmy, w zakresie większym niż to niezbędne. Pracownicy muszą znać klasyfikację informacji, które tworzą  i do których mają dostęp; środki ostrożności w zakresie bezpieczeństwa, które dotyczą informacji; oraz czas przechowywania informacji oraz właściwy sposób ich usuwania.


Obejrzyj szkolenie z tajemnicy przedsiębiorstwa w nowym PZP I NIE TYLKO! Wejdź na przetargOS.pl i ciesz się wiedzą zgodną z Europejskimi Ramami Kompetencji! 👇


Firma działa na podstawie określonych procedur opracowanych w kontekście wykonywania określonych czynności lub podejmowania działań. Zasady te dotyczą wszystkich pracowników oraz może dotyczyć osób działających w jej imieniu.

Co więcej, na każdym pracowniku ciąży wymóg zachowania w poufności (tajemnicy) wszelkich informacji o kluczowym znaczeniu dla pracodawcy, których ujawnienie mogłoby go narazić na szkodę, bez względu na to, czy umowa o pracę zawiera w tym zakresie postanowienia szczególne lub czy odnoszą się do tego wewnętrzne regulacje firmowe. Jak wskazał Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 18 stycznia 1935 r. (IC 1863/34), którego teza pozostaje aktualna i na które nadal powołują się przedstawiciele doktryny: obowiązek zachowania przez pracownika tajemnicy służbowej, jako wypływający z ustawy, stanowi integralną część każdej umowy o pracę.

Według art. 100 § 2 pkt 4 kodeksu pracy pracownik ma chronić zarówno informacje, co do których pracodawca podjął działania w celu zapewnienia ich poufności, jak i wszystkie te, których podanie w jego ocenie może narazić pracodawcę na szkodę. 

Przez ujawnienie informacji należy rozumieć nie tylko przekazanie ich podmiotowi trzeciemu, ale też uzyskiwanie o nich wiedzy przez nieuprawnionego pracownika

Tak uznał SN w wyroku z 6 czerwca 2000 r. (I PKN 697 /99): Ponieważ przepisy kodeksu pracy zawierają swego rodzaju klauzulę generalną dotyczącą ochrony informacji  przedsiębiorcy, w regulaminie pracy oraz umowach o pracę zamieszczamy bardziej  szczegółowe postanowienia w tym zakresie. Rozpoczynający pracę pracownicy składają  oświadczenia, że zapoznali się z tymi zasadami. Należy jednak pamiętać, że nawet  brak takich postanowień w angażu lub w przepisach wewnętrznych nie zwalnia  pracownika z odpowiedzialności za ujawnienie informacji poufnych pracodawcy (wyrok SN z 8 sierpnia 2007 r., li PK 45/07). 

Odrębną podstawę odpowiedzialności pracownika stanowią przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jej art. 3 stanowi, że czynem nieuczciwej  konkurencji jest działanie sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, jeżeli zagraża lub narusza interes innego przedsiębiorcy lub klienta. Czynami nieuczciwej konkurencji są w szczególności: naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa.

Z art. 11 ustawy wynika, że czynem nieuczciwej konkurencji jest przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej, jeżeli zagraża lub narusza interes przedsiębiorcy. Przepis ten stosuje się też do osoby, która świadczyła pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego przez trzy lata od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej albo ustał stan tajemnicy. 

W kodeksie pracy ustawodawca posługuje się szerszym pojęciem „informacji, której ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę”. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (§ 2 pkt 4), jest szerszy niż obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa.

W wyroku z dnia 3 października 2000 r., I CKN 304/00, OSNC 2001, nr 4, poz. 59, SN wyjaśnił, że taka informacja jest tajemnicą, gdy przedsiębiorca ma wolę, choćby dorozumianą, aby pozostała ona tajemnicą i wola ta musi być dla innych osób rozpoznawalna. Informacja nie traci charakteru tajemnicy, gdy wie o niej ograniczone grono osób zobowiązanych do dyskrecji. Obowiązek przestrzegania tajemnicy nie zależy od sposobu uzyskania należycie utajnionej informacji. Decyzja o utajnieniu informacji powinna opierać się na uzasadnionym przypuszczeniu, że dana wiadomość nie jest publicznie znana, jej ujawnienie zagraża istotnym interesom przedsiębiorcy oraz że może ona być uważana za poufną w świetle zwyczajów i praktyki danej branży lub zawodu.

Dodatkowo w firmie obowiązują szczególne procedury związane z przygotowaniem i  składaniem ofert oraz wyjaśnień ich dotyczących. Poza procedurami organizacyjnymi  obejmują one również zasady poufności, jakie muszą zostać zachowane w trakcie procesu  przygotowania oferty i podczas jej składania, jak również podczas składania wyjaśnień z nią związanych. Zgodnie z obowiązującymi w firmie zasadami każdy dokument przygotowany w związku z przygotowaniem oferty musi być objęty klauzulą poufności. Wszystkie osoby zaangażowane w przygotowanie oferty zobowiązane są do zachowania w poufności informacji dotyczących, w szczególności, samego faktu jej sporządzania, informacji w niej wskazanych oraz, co istotne, ceny oraz osób wskazanych do realizacji  umowy.

Wszelkie dokumenty mogą być ujawnione tylko tym osobom w firmie (oraz ze spółek z grupy kapitałowej), które ze względu na swoje obowiązki muszą być zaznajomione z daną informacją i tylko w zakresie jaki jest konieczny. Zakazane jest ujawnianie informacji tylko w celach informacyjnych. Firma wskazuje również osoby odpowiedzialne za egzekwowanie zasad poufności. Osoby te mają obowiązek podjęcia takich środków, jakie są niezbędne w celu ochrony informacji w określonym zakresie. 

Tytułem podsumowania należy wyjaśnić, iż poszczególne informacje tj. każda informacja zawarta w zastrzeżonych dokumentach (wymienić dokumenty objęte tajemnicą, np. Lista osób, wyjaśnienie rażąco niskiej ceny, kosztorys, lub każdy inny) spełnia trzy przesłanki umożliwiające skuteczne zastrzeżenie informacji. W przypadku zastrzeżonych dokumentów Wykonawcy, ujawnienie przez Zamawiającego, chociaż ich fragmentów może stanowić podstawę do skutecznego odkodowania przez konkurencję kluczowych informacji dotyczących firmy. Określony podmiot konkurencyjny może ustalić na podstawie, z jakiego rodzaju konkurencją spotyka się na danym obszarze swojej działalności, jak kształtuje się aktywność konkurencji z punktu widzenia czasu, zespołu biorącego udział, odbiorców i przedmiotu usług i co istotne jaki jest poziom zaoferowanych rozwiązań przez konkurencję. 

Podsumowując ww. dokumenty, mają charakter organizacyjny oraz techniczny i posiadają wartość gospodarczą, gdyż Wykonawca na przygotowanie ich poniósł środki finansowe. Ponadto nigdy ich nie ujawnił poza faktem, iż przedstawił je dla Zamawiającego oraz podjął środki mające na celu ograniczenie ilości pracowników mających dostęp do ww. dokumentów w firmie celem zachowania poufności dokumentów. Wyżej wymienione dokumenty nie zostały ujawnione na zewnątrz przedsiębiorstwa.


Obejrzyj szkolenie z tajemnicy przedsiębiorstwa w nowym PZP I NIE TYLKO! Wejdź na przetargOS.pl i ciesz się wiedzą zgodną z Europejskimi Ramami Kompetencji! 👇

  • Monika Tecław

    pasjonat zamówień publicznych. Przeczytała niemalże wszystkie komentarze i nadal żyje. Ukończyła Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, kilka studiów podyplomowych. Szkoli, pomaga, wspiera, tłumaczy Pzp i wyjaśnia.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj
Captcha verification failed!
Ocena użytkownika captcha nie powiodła się. proszę skontaktuj się z nami!

Popularne w kategorii prawo

Popularne w kategorii ludzie

Wyróżnione w kategorii procesy