Jak przygotować się do kontroli? Jakimi zasadami powinny kierować się kontrole w elektronicznych zamówieniach?

Czyli zamówieniowy dekatrialog, bo i punktów 13 🙂

Oddaję w Wasze ręce opracowanie, które jest pokłosiem wielu szkoleń z zakresu elektronizacji zamówień publicznych. Jest to moje drugie podejście to tej materii, stąd też materiał zdecydowanie bardziej usystematyzowany i przemyślany, bo poparty szerokim doświadczeniem ostatnich lat elektronizacji.  

Mnogość tematów i aktów prawnych w obrębie kontroli zamówień publicznych. 

Powyższe sprawia, że zamawiającym ciężko jest odnaleźć się w gąszczu przepisów, a czasami nawet zdać sobie sprawę, że takie przepisy ich dotyczą. Żeby ułatwić przygotowanie się do kontroli, przedstawiam syntetyczne zestawienie aspektów, które powinny być poruszane podczas kontroli elektronicznych zamówień publicznych.

Zdaję sobie sprawę, że lista może być niepełna, a niektóre postulaty wymagają szerszego komentarza, dlatego na wszelkie komentarze jestem otwarty (profil na LI). Lista ta, z założenia ma charakter praktyczny, a nie akademicki. Z powodu zwięzłości materiału (co jest plusem, ale może być i minusem) proszę czytelnika, żeby każde z zagadnień rozpatrywał w całości tj. OPIS+Dobrze+Źle, nie wyrywając z kontekstu poszczególnych twierdzeń.


Na końcu dokumentu znajdują się przydatne linki i odnośniki do pobrania niezbędnego oprogramowania. 

lp.ZagadnienieOPISDobrze Źle
1Plik czy papierZamawiający powinien przekazać kontroli PLIKI.
Sposób przekazania dokumentacji do ustalenia z kontrolerem (email, pendrive, płyty CD). Oferty (lub inne pliki jeżeli zamawiający również podpisuje dokumenty podpisem elektronicznym) są oryginałami jedynie jeżeli są plikami, nie wydrukami. Film z opisem zagadnienia
Zamawiający składuje/ archiwizuje pliki.Zamawiający wydrukował oferty i skasował pliki. W tej sytuacji nie posiada oryginalnej dokumentacji.
2Które pliki podlegają kontroliKontrolujący powinien zażądać oryginalnego pliku, jaki otrzymał zamawiający. Pliki mogą być spakowane, Podpisane “wokoło” podpisywanego pliku (wewnętrznie). Zamawiający przedstawiając plik “wyłuskany” z ZIP, XAdES wewnętrzny itd. mógłby przedstawić dowolny plik, twierdząc, że to jest plik/dokument wyodrębniony z Paczki. Raporty z www.platformazakupowa.pl posiadają sumy kontrolne przesłanych przez wykonawcę plików więc możliwa jest łatwa identyfikacja oryginału. Zamawiający przedstawia oryginalne pliki, tak jak do niego dotarły.Zamawiający przedstawia samo wnętrze wypakowanych plików albo co gorsze wydruki.  
3Czy zamawiający sprawdził poprawność podpisów elektronicznych?Zamawiający powinien przeprowadzić czynność weryfikacji podpisów, żeby ustalić ważność oferty. Nie ma obowiązku pobierania raportów z weryfikacji, ale jest to dobra praktyka (np. na potrzeby kontroli). Wydruk potwierdzenia weryfikacji podpisów jest dopuszczalny. Lepszym rozwiązaniem szczególnie w przypadku walidacji podpisów (WebNotarius) jest posiadanie pliku z poświadczeniem walidacji, ponieważ plik ten ma na sobie elektroniczną pieczęć dostawcy oprogramowania walidującego podpis. FILM Jak sprawdzać, czy podpis jest  kwalifikowany?FILM weryfikacja podpisów elektronicznychFILM Jak zweryfikować i odczytać plik XML1) Zamawiający posiada potwierdzenia weryfikacji podpisów kwalifikowanych lub osobistych, albo skriny z weryfikacji podpisów zaufanych z gov.pl.
2) Zamawiający może oświadczyć, że przeprowadził weryfikację, ale nie posiada dowodów. 3) Zamawiający posiada wewnętrzną notatkę lub protokół z oświadczeniem, że weryfikację przeprowadził.
Zamawiający nie ma potwierdzeń i nie oświadczył, że zweryfikował pliki. Pliki nie pozwalają na poprawną weryfikację podpisów.UWAGA certyfikaty po zazwyczaj 2 latach wygasają i kontrola w większości przypadków dostanie podpisy, które są wygasłe. Sposób weryfikacji wygasłego certyfikatu dostępny pod FILM – wygasły certyfikat.
4Formaty plikówSprawdzić jakie formaty plików zamawiający dopuszcza w SWZ. UWAGA: zapis w SWZ “ogólnodostępne formaty plików” jest bardzo nieostry i może doprowadzić do nadużyć.  “Ogólnodostępność” – zależy od czasu, miejsca i umiejętności zamawiającego do otwarcia pliku. Pliki od wykonawców są zbieżne z SWZ, ewentualnie inne, ale mimo to uwzględnione przez zamawiającego jako złożone poprawnie.1) Zamawiający odrzucił “oferty” ze względu na brak możliwości otwarcia plików, a format, w którym zostały złożone, jest zgodny z SWZ. 2) Zamawiający nie odrzucił oferty i przyjął błędne formaty plików, zastrzeżone w SWZ jako niedopuszczalne.
5Formaty podpisów w kontekście SWZ i instrukcji narzędzi do przyjmowania ofert.Należy sprawdzić jakie formaty podpisów zamawiający dopuszcza w SWZ. Powinien dopuszczać wszystkie wynikające z eIdas, czyli: PAdES, XAdES, ASIC. CAdES. Bez ograniczania formatów do wybranych, lub czy podpis ma być wewnętrzny, czy zewnętrzny.
Opinia Prawno techniczna w w.w zakresie. -dokument PDF do pobrania
Zamawiający nie ogranicza formatów. Może rekomendować wykorzystanie konkretnych formatów ze względu na wygodę czy  bezpieczeństwo (PAdES)Zamawiający ogranicza formaty do PAdES lub XAdES, lub do podpisów wewnętrznych, lub zewnętrznych. Stanowi to rażące ograniczenie konkurencyjności. 
6Składowanie dokumentów / archiwizacjaProblem przechowywania plików jest powszechny. Wielu zamawiających przetrzymuje pliki na swoich komputerach lub na dyskach współdzielonych. Również po upływie 2 lat od zakończenia sprawy. Dokumenty w postaci elektronicznej powinny być składowane i archiwizowane w sposób uniemożliwiający zmianę plików lub jakąkolwiek ingerencję w pliki.  FILM ad archiwizacja.Zamawiający przechowuje pliki w systemach typu EZD, gdzie ma zapewnione bezpieczeństwo plików dostęp ograniczony tylko do określonych osób. Podobnie na www.platformazakupowa.pl procesy są zgodne z systemami klasy EZD1) Brak plików, zostały same wydruki (ofert i oświadczeń) – brak oryginalnych dokumentów.2) Pliki zapisane na PC na dyskach zamawiającego. – nie mamy potwierdzenia skąd plik pochodzi kiedy się tam znalazł. Chyba że skonfrontujemy sumę kontrolną pliku z sumą kontrolną z raportu z systemu, w którym plik trafił do zamawiającego (o ile system wykorzystywany przez zamawiającego ma taką możliwość). 3) Pliki zapisane na dysku współdzielonym (patrz j.w.) 
7Dostępność cyfrowaZgodnie z normą  WCAG 2.1, na którą powołuje się ustawa o dostępności cyfrowej, na stronach www należy publikować wszelkie dokumenty w sposób zgodny z ww. normą. 
UWAGA: zapisy dotyczące dostępności cyfrowej nie dotyczą map i dokumentacji technicznej. Jeżeli została opublikowana dokumentacja niedostępna cyfrowo, to kontrolujący powinien sprawdzić, czy na pewno jest to, wina zamawiającego. Ponieważ może to być dokumentacji od innych podmiotów, na które zamawiający nie ma wpływu. Pełen kurs dotyczący tworzenia dokumentacji cyfrowo dostępnej znajduje się na www.przetargos.pl
FILM
UWAGA 2: procedowane są zmiany w sprawie dostępności w zamówieniach publicznych:
https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/zmiany-w-projekcie-nowelizacji-ustawy-o-dostepnosci-cyfrowej
Dokumentacja w np. doc, pdf.
NIE skan.
Dokumentacja, którą “da się słuchać” np. w NVDA. Dokumentacja nie posiada błędów wymienionych w kolumnie “Źle”
1)Skan na stronie prowadzonego postępowania — dokumentacja niedostępna cyfrowo.
2) Czcionka mniejsza niż 12
3) Czcionka szeryfowa NP. Times New Roman.
4) Justowanie tekstu.5)  Tabela, w której nagłówek nie przenosi się automatycznie na kolejną stronę.6) Wielokropki zamiast tabeli.
7) Odstępy między wierszami mniejsze niż 1,5.8) Podkreślenie tekstów niebędących linkami.9) Zbyt mały kontrast w przypadku użycia kolorów w tekście. (narzędzie do weryfikacji kontrastu)  10) Niezastosowanie tekstów alternatywnych jeżeli występują obrazy w tekście (loga herby nagłówki ad dofinansowanie etc.). 
8Jednolitość danychCzy to, co zamawiający publikuje na stronie prowadzonego postępowania, jest zbieżne z dokumentacją podpisaną przez kierownika zamawiającego. Problem zasadniczo nie istnieje w przypadku stosowania przez zamawiającego podpisów kwalifikowanych na wytwarzanej dokumentacji i publikowania podpisanych plików.Dokumenty umieszczane na stronie prowadzonego postępowania są identyczne z dokumentami podpisanymi. Dokumenty na stronach www / ezamówieniach / platformie / bip, odbiegają treścią od dokumentów podpisanych przez kierownika zamawiającego. Szczególnie często występuje przy odpowiedziach na pytania.  
9Poprawność podpisów zagranicznychBardzo często funkcjonują za granicą Polski podpisy, które nie są kwalifikowane, ale przyjęły się w codziennym życiu gospodarczym. W wielu przypadkach takie podpisy nie są zgodne z eIdas. Wszelakie podpisy kwalifikowane powinny przejść pozytywną weryfikacją na:
https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/search/file/1 
Wszystkie pliki, które mają być opatrzone podpisem KWALIFIKOWANYM wykazują po sprawdzeniu w linku obok występowanie  usług zaufania. Weryfikacja w narzędziu nie wskazuje występowania usług zaufania.
UWAGA: dotyczy to tylko podpisów kwalifikowanych, nie zaufanych, nie osobistych. 
10Forma a PostaćSprawdzić, czy w postępowaniach powyżej progów UE są zastosowane jedynie podpisy kwalifikowane. W postępowaniach powyżej progów UE dopuszczalne są tylko podpisy kwalifikowane. Wykorzystanie podpisów zaufanych lub osobistych w postępowaniach powyżej progów UE jest błędem. 
11Publikacja kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówieniaSprawdzamy, czy kwota została opublikowana. Sprawdzamy kiedy została opublikowana i czy przed rozszyfrowaniem ofert. Sposób sprawdzenia zależy od narzędzia wykorzystywanego przez zamawiającego. W przypadku większości platform komercyjnych te informacje są łatwe do pozyskania. W przypadku miniPortalu trzeba porównać dane z miniportalu, ze stroną prowadzonego postępowania gdzie następuje publikacja kwoty. Kwota została opublikowana przed rozszyfrowaniem ofert. 1) Kwota nie została opublikowana.
2) Publikacja nastąpiła po rozszyfrowaniu ofert. 
12Oryginalność plików (sumy kontrolne)Skąd mamy mieć pewność, że przedstawione pliki to faktycznie pliki z otwarcia? Zagadnienie trudne. W przypadku platform komercyjnych możemy poprosić o pobranie plików bezpośrednio z systemu. W przypadku miniPortalu takiej opcji nie ma a w przypadku e-Zamówień jest tylko przez 90 dni od zakończenia postępowania. Ciężko udowodnić oryginalność lub nie oryginalność plików. To zależy od narzędzia wykorzystywanego przez zamawiającego. FILM dotyczący sum kontrolnychRaport z platformy pokazuje, jaka jest suma kontrolna plików przesłana przez Zamawiającego. Porównanie sumy z raportu z sumą pliku gwarantuje oryginalność danych. 
13Aktualność menu / nawigacji na stronie zamawiającego- Puste strony “przetargi” na BIP/www Po przejściu przez zamawiających na e-Zamówienia lub inne platformy zakładka przetargi często pozostała niezmieniona i w konsekwencji pusta. Nie napisano, że są tam jedynie archiwalne postępowania, a aktualne znajdują się na e-Zamówieniach lub platformie. Wykonawca szukający postępowania na www po wejściu na taką pustą, źle oznaczoną stronę, nie znajdzie przekierowania do postępowań aktualnych.Odpowiednio opisane menu na stronie www, w którym Zakończone postępowania są oznaczone, a aktualne kierują do narzędzia, na którym znajdują się strony prowadzonych postępowań.Na www zamawiającego znajduje się zakładka przetargi, w której nic nie ma. A postępowania są prowadzone na eZamówieniach lub platformie komercyjnej.  

Przydatne linki i oprogramowanie

  1. NVDA – oprogramowanie do słuchania dokumentów pisanych w kontekście dostępności cyfrowej. https://www.nvda.pl/pobierz
  2. Szafir 2.0 do weryfikacji podpisów wygasłych https://www.elektronicznypodpis.pl/informacje/aplikacje/
  3. Sprawdzenie, czy podpis na pewno jest KWALIFIKOWANY 9 nie zaufany nie osobisty): https://esignature.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/search/file/1 
  4. Narzędzie do badania kontrastu tekstu https://www.tpgi.com/color-contrast-checker/ 
  5. Pełny kurs z podpisów elektronicznych oraz dostępności cyfrowej dokumentacji: www.przetargos.pl 

Pobierz artykuł

Kliknij w link, aby pobrać: https://marketing.opennexus.com/listaON

New call-to-action

Wyzwania dla samorządu terytorialnego w czasach po pandemii

Pandemia COVID-19 w sposób znaczący zdeterminowała Nasze życie społeczne, gospodarcze na przestrzeni minionych kilkunastu miesięcy zmieniając zasadniczo model pracy,...